กลุ่ม Microsoft 365 ทําให้การแชร์ไฟล์เป็นเรื่องง่ายโดยการรวมไลบรารีเฉพาะ ซึ่งเป็นตําแหน่งหลักสําหรับการจัดเก็บไฟล์กลุ่มทั้งหมดของคุณ
เมื่อคุณสร้างไฟล์หรือโฟลเดอร์ในไลบรารีของกลุ่ม สมาชิกทั้งหมดของกลุ่มจะสามารถเข้าถึงได้ เมื่อคุณเพิ่มสมาชิกใหม่ลงในกลุ่ม รวมถึงผู้เยี่ยมชม (ผู้ใช้ภายนอก) พวกเขาจะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้เช่นกัน ตามค่าเริ่มต้น สมาชิกกลุ่มจะมีสิทธิ์ในการดู/แก้ไขไฟล์ ในขณะที่ทุกคนในองค์กรของคุณมีสิทธิ์ในการดู
ด้วยกลุ่มใน Outlook คุณสามารถทํางานร่วมกันและแชร์เอกสารและไฟล์อื่นๆ กับสมาชิกกลุ่มได้อย่างง่ายดาย
-
มุมมองล่าสุดแสดงเอกสารกลุ่มทั้งหมดของคุณ - มุมมองไฟล์ล่าสุดทําให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ทั้งหมดที่แชร์กับกลุ่ม รวมถึงไฟล์ที่แชร์เป็นสิ่งที่แนบมาในอีเมล ไฟล์ที่เก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ของกลุ่ม และไฟล์ที่แชร์จาก OneDrive หรือไลบรารีเอกสาร SharePoint อื่นๆ
-
เขียนร่วมและสื่อสารการอัปเดตได้อย่างรวดเร็ว – แก้ไขเอกสารและตอบกลับทางอีเมลแบบเคียงข้างกันใน Outlook ไม่จําเป็นต้องสลับบริบทเพื่ออัปเดตเอกสารและสื่อสารเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกับผู้ร่วมงานของคุณ
-
เข้าถึงอีเมลที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว – เข้าถึงไฟล์ที่แชร์กับคุณทางอีเมลแทนการเลื่อนผ่านกล่องขาเข้าของกลุ่ม
หมายเหตุ: ฟีเจอร์เหล่านี้จะพร้อมใช้งานสําหรับบุคคลที่ใช้บัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียนที่มีการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเท่านั้น
แชร์ไฟล์ในกลุ่มในOutlook ใหม่
-
เปิด Outlook ใหม่
-
มีสองวิธีในการค้นหากลุ่มของคุณ:
-
เลือก กลุ่ม ในแถบแอปที่อยู่ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง
-
ในรายการโฟลเดอร์กล่องจดหมาย ให้เลือก ไปที่กลุ่ม
-
-
ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ภายใต้ กลุ่ม ให้เลือกกลุ่มที่คุณต้องการแชร์ไฟล์
แนบไฟล์ที่แชร์ลงในข้อความอีเมล
-
เปิด Outlook แบบคลาสสิก มีสองวิธีในการค้นหากลุ่มของคุณ
-
จากแถบนําทาง ให้เลือก แอปเพิ่มเติม > กลุ่ม (เมื่อต้องการปักหมุด ให้คลิกขวา
จาก หน้าแรก กลุ่ม คุณสามารถดูกลุ่มทั้งหมดของคุณได้พร้อมกัน
-
ในรายการโฟลเดอร์กล่องจดหมาย ภายใต้ กลุ่ม ให้เลือกกลุ่มของคุณ
-
-
จากกลุ่มของคุณ ให้เริ่มการสนทนา
-
เลือก แนบไฟล์
-
เลือกแหล่งข้อมูลของไฟล์ของคุณ ตัวเลือกรวมถึง ไฟล์ล่าสุด ตําแหน่งที่ตั้งเว็บ และพีซีเครื่องนี้ ตําแหน่งที่ตั้งเว็บประกอบด้วย One Drive, ไซต์ SharePoint, ไฟล์กลุ่ม และแหล่งข้อมูลอื่นๆ
-
ถ้าคุณเลือกตําแหน่งที่ตั้งเว็บ ให้เลือก แนบเป็นสําเนา หรือ แชร์เป็นลิงก์ OneDrive การแนบเป็นสําเนาจะให้สําเนาของไฟล์แก่ผู้รับแต่ละรายเพื่อรีวิว การแชร์ลิงก์ OneDrive ช่วยให้สมาชิกกลุ่มสามารถดูการเปลี่ยนแปลงล่าสุดและเขียนร่วมแบบเรียลไทม์
-
ถ้าคุณเลือกไฟล์จากพีซีของคุณ ไฟล์จะถูกแนบเป็นสําเนา
-
การเข้าถึงไฟล์ของคุณ
เมื่อต้องการเข้าถึงไฟล์ของคุณในไคลเอ็นต์ Outlook บนเว็บ ให้คลิก ไฟล์ ในส่วนหัวของกลุ่ม
ในมุมมองนี้ คุณจะเห็นสองส่วน: ล่าสุด และ เอกสาร ส่วน ล่าสุด แสดงไฟล์ที่แชร์ล่าสุด 5 อันดับแรกในกลุ่ม ไฟล์เหล่านี้มีทั้งไฟล์ที่แชร์เป็นสิ่งที่แนบมาในข้อความที่โพสต์ไปยังกล่องจดหมายเข้าที่แชร์และไฟล์ที่แชร์ไปยังกลุ่มจาก OneDrive หรือ SharePoint ไฟล์จะถูกเรียงลําดับตามลําดับเวลาโดยยึดตามเวลาที่แชร์ครั้งล่าสุดผ่านทางอีเมล ปรับเปลี่ยนหรืออัปโหลดไปยังไลบรารีครั้งล่าสุด ส่วน เอกสาร จะแสดงไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดที่มีอยู่ในไซต์ Sharepoint ของกลุ่มในโครงสร้างไฟล์โฟลเดอร์ที่คล้ายกัน
การอัปโหลดหรือการสร้างไฟล์
เมื่อต้องการอัปโหลดไฟล์ใหม่ไปยังไลบรารี ให้คลิกปุ่ม อัปโหลด ในแถบเครื่องมือเหนือส่วนหัวของกลุ่ม เมื่อต้องการสร้างไฟล์หรือโฟลเดอร์ใหม่ ให้ใช้ปุ่ม ใหม่ ในส่วนหัวของกลุ่ม แล้วเลือกจากรายการดรอปดาวน์
การลบหรือการเปลี่ยนชื่อไฟล์ของคุณ
คุณสามารถลบหรือเปลี่ยนชื่อไฟล์จากมุมมองเอกสารได้อย่างง่ายดาย เลือกไฟล์ที่คุณต้องการลบหรือเปลี่ยนชื่อในรายการ เอกสาร แล้วเลือก ลบ หรือ เปลี่ยนชื่อ ตามความเหมาะสมจากแถบเครื่องมือเหนือส่วนหัวของกลุ่ม ถ้าไฟล์อยู่ในมุมมองไฟล์ ล่าสุด ก่อนที่จะลบ ไฟล์ล่าสุดจะอัปเดตหลังจากการลบเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลง
การแชร์ไฟล์ของคุณ
การแชร์ไฟล์จากมุมมองไฟล์ใน Outlook บนเว็บ เป็นเรื่องง่าย ถ้าคุณต้องการส่งไฟล์ใดไฟล์หนึ่งจากไฟล์ล่าสุดเป็นสิ่งที่แนบมาในอีเมล เพียงคลิกเพื่อเปิดไฟล์และจาก Ribbon คุณสามารถเลือกที่จะ แชร์ทางอีเมลได้
ถ้าคุณต้องการแชร์หนึ่งในไฟล์จากส่วน เอกสาร ให้เลือกไฟล์แล้วคลิก แชร์ แถบเครื่องมือ เหนือส่วนหัวของกลุ่มเพื่อแชร์ กล่องโต้ตอบการแชร์ที่คุ้นเคยจะปรากฏขึ้น และคุณสามารถเลือกบุคคลที่จะแชร์ด้วยได้
การทํางานกับสิ่งที่แนบมากับอีเมล
ประสบการณ์การใช้งานไฟล์ใหม่มีวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทํางานกับไฟล์ที่แนบมากับอีเมล เมื่ออีเมลถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเข้าที่แชร์ของกลุ่มซึ่งมี Word Excel หรือสิ่งที่แนบมาใน PowerPoint ที่คุณต้องการแก้ไขและส่งกลับไปยังผู้เขียนต้นฉบับ:
-
ไปที่ ไฟล์ เปิดไฟล์แล้วเลือก แก้ไข แล้วตอบกลับ จาก Ribbonไฟล์จะถูกเก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ของกลุ่มและเปิดในเวอร์ชันออนไลน์ของแอปพลิเคชัน Office ที่เกี่ยวข้อง
-
อีเมลตอบกลับสามารถส่งไปยังผู้ส่งเดิมพร้อมลิงก์ไปยังสําเนาของไฟล์ที่จัดเก็บไว้
-
เมื่อคุณแก้ไขเสร็จแล้ว ให้เพิ่มข้อคิดเห็นของคุณลงในอีเมล แล้วคลิก ส่ง
นําทางไปยังไลบรารีเอกสาร SharePoint ของคุณ
มุมมอง ไฟล์ ช่วยให้คุณสามารถดูไฟล์ทั้งหมดที่มีอยู่ในไซต์ Sharepoint ได้ แต่ถ้าคุณต้องการไปที่ไซต์ Sharepoint คุณสามารถนําทางไปยังโดยใช้บัตรกลุ่มหรือจากส่วนหัวของกลุ่มได้ เลือก ... จากส่วนหัวของกลุ่ม แล้วเลือก ไซต์ จากไซต์ ให้เลือก เอกสาร เพื่อไปยังไลบรารีเอกสาร
ดูเพิ่มเติม
แนบไฟล์ที่แชร์ลงในข้อความอีเมล
-
จากกลุ่มของคุณ ให้เริ่มการสนทนา
-
ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างการสนทนา ให้เลือก
-
เลือกแหล่งข้อมูลของไฟล์ของคุณ ตัวเลือกต่างๆ รวมถึง OneDrive, ไฟล์กลุ่ม, คอมพิวเตอร์ และแหล่งข้อมูลอื่นๆ ด้วยเช่นกัน
-
ถ้าคุณเลือก OneDrive ให้เลือก แนบเป็นสําเนา หรือ แชร์เป็นลิงก์ OneDrive การแนบเป็นสําเนาจะให้สําเนาของไฟล์แก่ผู้รับแต่ละรายเพื่อรีวิว การแชร์ลิงก์ OneDrive ช่วยให้สมาชิกกลุ่มสามารถดูการเปลี่ยนแปลงล่าสุดและเขียนร่วมแบบเรียลไทม์
-
ถ้าคุณเลือกกลุ่มเป็นแหล่งข้อมูลของคุณ ให้เลือกไฟล์ที่คุณต้องการแนบ
-
ถ้าคุณเลือก คอมพิวเตอร์ เป็นแหล่งข้อมูล ให้เลือก แนบเป็นสําเนา หรือ อัปโหลดไปยังไฟล์กลุ่ม การอัปโหลดไปยังไฟล์กลุ่มช่วยให้สมาชิกกลุ่มสามารถดูการเปลี่ยนแปลงล่าสุดและเขียนร่วมแบบเรียลไทม์ได้ การแนบเป็นสําเนาจะให้สําเนาของไฟล์แก่ผู้รับแต่ละรายเพื่อรีวิว
-
ถ้าคุณเลือกแหล่งอื่น ให้เข้าสู่ระบบแหล่งข้อมูลนั้น และทําตามพร้อมท์
-
การเข้าถึงไฟล์ของคุณ
เมื่อต้องการเข้าถึงไฟล์ของคุณในไคลเอ็นต์ Outlook บนเว็บ ให้คลิก ไฟล์ ในส่วนหัวของกลุ่ม
ในมุมมองนี้ คุณจะเห็นไฟล์ที่ถูกอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสารของกลุ่ม คุณจะเห็นไฟล์ที่แชร์เป็นสิ่งที่แนบมาในข้อความที่โพสต์ไปยังกล่องจดหมายเข้าที่แชร์และไฟล์ที่แชร์ไปยังกลุ่มจาก OneDrive หรือ SharePoint ไฟล์จะถูกเรียงลําดับตามลําดับเวลาโดยยึดตามเวลาที่แชร์ครั้งล่าสุดผ่านทางอีเมล ปรับเปลี่ยนหรืออัปโหลดไปยังไลบรารีครั้งล่าสุด คุณไม่สามารถเปลี่ยนการเรียงลําดับนี้ได้ แต่ถ้าคุณต้องการดูไฟล์ตามลําดับเวลาอื่น ให้ไปที่ไลบรารีเอกสาร SharePoint โดยการคลิก เรียกดูไลบรารี ใกล้กับมุมขวาบน
หมายเหตุ: . URL, MSG และ ไฟล์ ASPX จะไม่แสดงในมุมมองไลบรารีเอกสารกลุ่ม เมื่อต้องการดูไฟล์เหล่านั้น ให้ไปที่มุมมองไลบรารีเอกสาร SharePoint โดยการคลิก เรียกดูไลบรารี ที่มุมขวาบน
เมื่อต้องการอัปโหลดไฟล์ใหม่ไปยังไลบรารี เพียงคลิกลิงก์ อัปโหลด ในแถบเครื่องมือด้านบนรายการไฟล์ ถ้าคุณต้องการค้นหาไลบรารีไฟล์ของคุณ เพียงแค่พิมพ์คําสําคัญของคุณลงในกล่องค้นหาที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง แล้วกด Enter
การลบหรือการเปลี่ยนชื่อไฟล์ของคุณ
เมื่อต้องการลบหรือเปลี่ยนชื่อไฟล์ ก่อนอื่นให้นําทางไปยังไลบรารีเอกสาร SharePoint โดยการคลิก เรียกดูไลบรารี ที่มุมขวาบน คลิกขวาที่ไฟล์ที่คุณต้องการลบหรือเปลี่ยนชื่อ แล้วเลือก ลบ หรือ เปลี่ยนชื่อ ตามความเหมาะสม
การทํางานกับสิ่งที่แนบมากับอีเมล
ประสบการณ์การใช้งานไฟล์ใหม่มีวิธีใหม่ที่มีประสิทธิภาพในการทํางานกับไฟล์ที่แนบมากับอีเมล เมื่ออีเมลถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเข้าที่แชร์ของกลุ่มที่มี Word Excel หรือสิ่งที่แนบมาของ PowerPoint ที่คุณต้องการแก้ไขและส่งกลับไปยังผู้สร้างเดิม ให้ไปที่ส่วน ไฟล์ ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดไฟล์ แล้วเลือก "แก้ไขและตอบกลับ" จาก Ribbon ไฟล์จะถูกเก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ของกลุ่มและเปิดในแอป Office ที่เกี่ยวข้องเวอร์ชันออนไลน์ นอกจากนี้ อีเมลตอบกลับจะถูกส่งไปยังผู้ส่งเดิมที่มีลิงก์ไปยังสําเนาของไฟล์ที่จัดเก็บไว้ เมื่อคุณแก้ไขเสร็จแล้ว ให้เพิ่มข้อคิดเห็นของคุณลงในอีเมล แล้วคลิก ส่ง
นําทางไปยังไลบรารี SharePoint ของคุณ
นอกเหนือจากการปรับปรุงที่เราได้กล่าวถึงข้างต้นแล้ว เรายังทําให้ง่ายต่อการเข้าถึงไลบรารีเอกสาร SharePoint ของคุณโดยตรงอีกด้วย เมื่อคุณอยู่ในส่วน ไฟล์ ของกลุ่มของคุณ คุณจะเห็น เรียกดูไลบรารี ที่ด้านบนขวา คลิกที่กลุ่มและไลบรารีเอกสาร SharePoint ของคุณสําหรับกลุ่มนี้จะเปิดในเบราว์เซอร์
โพสต์ไฟล์ไปยังไลบรารีกลุ่ม
เมื่อใดก็ตามที่คุณโพสต์ไฟล์ไปยังไลบรารีเอกสารของกลุ่ม สมาชิกกลุ่มทั้งหมดจะสามารถเข้าถึงไฟล์นั้นได้ เพียงแค่ลากจากคอมพิวเตอร์ของคุณไปยังไลบรารีของกลุ่ม สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ อัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารี
ถ้าไฟล์ที่คุณต้องการแชร์อยู่ในไลบรารีเอกสารของคุณอยู่แล้ว คุณสามารถเก็บไฟล์ไว้ในตําแหน่งที่แชร์และเชิญกลุ่มได้
ดูเพิ่มเติม
เรียนรู้เกี่ยวกับกลุ่ม Microsoft 365
