Microsoft Office Excel มีฟีเจอร์มากมายที่ทําให้ง่ายต่อการจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล เมื่อต้องการใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์เหล่านี้อย่างเต็มที่ สิ่งสําคัญคือคุณต้องจัดระเบียบและจัดรูปแบบข้อมูลใน เวิร์กชีต ตามแนวทางต่อไปนี้
ในบทความนี้
แนวทางการจัดระเบียบข้อมูล
การใส่รายการที่คล้ายกันลงในคอลัมน์เดียวกัน ออกแบบข้อมูลเพื่อให้แถวทั้งหมดมีรายการที่คล้ายกันในคอลัมน์เดียวกัน
แยกช่วงของข้อมูลไว้ต่างหาก เว้นคอลัมน์ว่างอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์และแถวว่างหนึ่งแถวระหว่างช่วงข้อมูลที่เกี่ยวข้องและข้อมูลอื่นๆ บนเวิร์กชีต จากนั้น Excel สามารถตรวจหาและเลือกช่วงได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณเรียงลําดับ กรอง หรือแทรกผลรวมย่อยอัตโนมัติ
จัดตําแหน่งข้อมูลสําคัญไว้ด้านบนหรือด้านล่างของช่วง หลีกเลี่ยงการวางข้อมูลสําคัญไว้ทางด้านซ้ายหรือขวาของช่วง เนื่องจากข้อมูลอาจถูกซ่อนไว้เมื่อคุณกรองช่วง
หลีกเลี่ยงแถวและคอลัมน์ว่างในช่วง หลีกเลี่ยงการใส่แถวและคอลัมน์ว่างไว้ภายในช่วงของข้อมูล ทําเช่นนี้เพื่อให้แน่ใจว่า Excel สามารถตรวจหาและเลือกช่วงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น
แสดงแถวและคอลัมน์ทั้งหมดในช่วง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวหรือคอลัมน์ใดๆ ที่ซ่อนอยู่แสดงอยู่ก่อนที่คุณจะทําการเปลี่ยนแปลงช่วงของข้อมูล เมื่อแถวและคอลัมน์ในช่วงไม่แสดง คุณสามารถลบข้อมูลได้โดยไม่ได้ตั้งใจ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ซ่อนหรือแสดงแถวและคอลัมน์
แนวทางรูปแบบข้อมูล
ใช้ป้ายชื่อคอลัมน์เพื่อระบุข้อมูล สร้างป้ายชื่อคอลัมน์ในแถวแรกของช่วงข้อมูลโดยนํารูปแบบอื่นไปใช้กับข้อมูล จากนั้น Excel สามารถใช้ป้ายชื่อเหล่านี้เพื่อสร้างรายงาน และเพื่อค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลได้ ใช้ฟอนต์ การจัดแนว รูปแบบ รูปแบบ เส้นขอบ หรือสไตล์ตัวพิมพ์ใหญ่สําหรับป้ายชื่อคอลัมน์ที่แตกต่างจากรูปแบบที่คุณกําหนดให้กับข้อมูลในช่วง จัดรูปแบบเซลล์เป็นข้อความก่อนที่คุณจะพิมพ์ป้ายชื่อคอลัมน์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู วิธีจัดรูปแบบเวิร์กชีต
ใช้เส้นขอบเซลล์เพื่อแยกความแตกต่างของข้อมูล เมื่อคุณต้องการแยกป้ายชื่อจากข้อมูล ให้ใช้เส้นขอบเซลล์ ไม่ใช่แถวว่างหรือเส้นประ เพื่อแทรกเส้นใต้ป้ายชื่อ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู นําเส้นขอบเซลล์บนเวิร์กชีตไปใช้หรือเอาเส้นขอบเซลล์ออก
หลีกเลี่ยงช่องว่างนําหน้าหรือต่อท้ายเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด หลีกเลี่ยงการแทรกช่องว่างที่จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของเซลล์เพื่อเยื้องข้อมูล ช่องว่างเพิ่มเติมเหล่านี้อาจส่งผลต่อการเรียงลําดับ การค้นหา และรูปแบบที่นําไปใช้กับเซลล์ คุณสามารถใช้คําสั่ง เพิ่มการเยื้อง ภายในเซลล์แทนการพิมพ์ช่องว่างเพื่อเยื้องข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู จัดตําแหน่งข้อมูลในเซลล์ใหม่
ขยายรูปแบบข้อมูลและสูตร เมื่อคุณเพิ่มแถวข้อมูลใหม่ไปยังจุดสิ้นสุดของช่วงข้อมูล Excel จะขยายการจัดรูปแบบและสูตรที่สอดคล้องกัน เซลล์สามจากห้าเซลล์ก่อนหน้าต้องใช้รูปแบบเดียวกันสําหรับรูปแบบนั้นเพื่อขยาย สูตรก่อนหน้านี้ทั้งหมดต้องสอดคล้องกันสําหรับสูตรที่จะขยาย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เติมข้อมูลในเซลล์เวิร์กชีตโดยอัตโนมัติ
ใช้รูปแบบตาราง Excel เพื่อทํางานกับข้อมูลที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถเปลี่ยนช่วงเซลล์ที่อยู่ติดกันบนเวิร์กชีตของคุณให้เป็นตาราง Excel ได้ ข้อมูลที่กําหนดโดยตารางสามารถจัดการได้อย่างอิสระจากข้อมูลภายนอกตาราง และคุณสามารถใช้ฟีเจอร์เฉพาะของตารางเพื่อเรียงลําดับ กรอง ผลรวม หรือคํานวณข้อมูลในตารางได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถใช้ฟีเจอร์ตารางเพื่อรวมชุดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันโดยการจัดระเบียบข้อมูลนั้นในหลายตารางบนเวิร์กชีตเดียว สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ภาพรวมของตาราง Excel
