การบันทึกอัตโนมัติเป็นฟีเจอร์ใหม่ที่พร้อมใช้งานใน Excel, Word และ PowerPoint for Microsoft 365 สมาชิกที่จะบันทึกไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติทุกๆ สองสามวินาทีขณะที่คุณทํางาน
การบันทึกอัตโนมัติจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นใน Microsoft 365 เมื่อไฟล์ถูกจัดเก็บบน OneDrive, OneDrive for Business หรือ SharePoint Online
สำคัญ
คุณใช้ บันทึก ไฟล์>เป็น หลังจากทําการเปลี่ยนแปลงเอกสารหรือเทมเพลตต้นฉบับหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น เราขอแนะนําให้ใช้ บันทึก ไฟล์>สําเนาก่อน ทําการเปลี่ยนแปลงของคุณ ด้วยวิธีนั้น การบันทึกอัตโนมัติจะไม่เขียนทับไฟล์ต้นฉบับด้วยการเปลี่ยนแปลง ถ้าการบันทึกอัตโนมัติเขียนทับไฟล์ด้วยการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้ดูที่ส่วนทางด้านล่าง “ฉันไม่ต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของฉัน ฉันจะย้อนกลับได้อย่างไร”
บน Windows การบันทึกอัตโนมัติจะพร้อมใช้งานใน Excel Word และ PowerPoint for Microsoft 365 สมาชิก นี่คือคำถามที่ถามบ่อยบางส่วน
ฉันไม่ต้องการให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของฉัน ฉันจะย้อนกลับได้อย่างไร
คุณสามารถกู้คืนไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าได้โดยใช้ประวัติเวอร์ชัน
|
ที่ด้านบนของหน้าต่าง ให้คลิกที่ชื่อไฟล์ จากนั้นคลิก ประวัติเวอร์ชัน ตรวจทานวันที่และเวลาเพื่อค้นหาเวอร์ชันที่คุณต้องการคืนค่า จากนั้นคลิก เปิดเวอร์ชัน หน้าต่างที่สองจะเปิดขึ้นเพื่อแสดงไฟล์เวอร์ชันนั้น เมื่อต้องการย้อนกลับไปยังเวอร์ชันนี้ ให้คลิกปุ่ม คืนค่า ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประวัติเวอร์ชันที่ ดูไฟล์ Office เวอร์ชันในอดีต |
|---|
เมื่อคุณเปิดไฟล์และทำการเปลี่ยนแปลงครั้งแรกๆ การบันทึกอัตโนมัติจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น และเพิ่มเวอร์ชันใหม่ของไฟล์ลงในประวัติเวอร์ชัน หลังจากนั้นแม้ว่าบันทึกอัตโนมัติจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยังไฟล์เป็นปกติ แต่เวอร์ชันใหม่เท่านั้นจะถูกเพิ่มเข้าในประวัติเวอร์ชันเป็นระยะ (ประมาณทุก 10 นาที) สำหรับเซสชันการแก้ไขที่เหลือของคุณ
ฉันจะแชร์ไฟล์โดยไม่ให้บุคคลนั้นทำการเปลี่ยนโดยไม่ได้ตั้งใจได้อย่างไร
ถ้าคุณเป็นเจ้าของไฟล์ คุณสามารถตั้งค่าไฟล์ให้เปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเสมอ เมื่อมีคนเปิดไฟล์ด้วยการตั้งค่านี้ ก็จะไม่สามารถบันทึกการแก้ไขลงในไฟล์ได้ นอกเสียจากว่าจะเปิดใช้งานการแก้ไขโดยเฉพาะ เมื่อต้องการเปิดการตั้งค่านี้สําหรับไฟล์ ให้ไปที่ข้อมูล>ไฟล์>ป้องกันเอกสาร>เปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเสมอ เพื่อปิดอีกครั้งในภายหลัง เพียงแค่ทำซ้ำกระบวนการนั้น
ยังมีวิธีอื่นที่จะช่วยป้องกันไฟล์ไม่ให้ถูกแก้ไข ถ้าไฟล์อยู่บน OneDrive คุณสามารถเปลี่ยนสิทธิ์การใช้งานสำหรับไฟล์ ถ้าไฟล์อยู่บน SharePoint คุณสามารถตั้งค่าไลบรารีเพื่อให้ต้องเช็คเอาท์ได้
เกิดอะไรขึ้นกับ 'บันทึกแฟ้ม > เป็น'
|
บันทึกเป็นไม่ได้อยู่บนเมนูไฟล์เมื่อคุณเปิดเอกสารจาก OneDrive, OneDrive for Business หรือ SharePoint Online ในกรณีเหล่านี้ คำสั่ง บันทึกสำเนา จะปรากฏขึ้นบนเมนูไฟล์แทน |
|---|
คุณใช้ บันทึกเป็น บ่อยหรือไม่ หลายคนคุ้นเคยกับการทํางานกับไฟล์ แล้วใช้ ไฟล์ > บันทึกเป็น เพื่อเก็บการเปลี่ยนแปลงในสําเนาไม่ใช่ต้นฉบับ อย่างไรก็ตาม เมื่อบันทึกอัตโนมัติเปิดอยู่ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกไปยังต้นฉบับอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น เราขอแนะนําให้ใช้ บันทึก ไฟล์>สําเนาก่อนที่คุณจะทําการเปลี่ยนแปลงใดๆ ถ้าคุณต้องการให้นําการเปลี่ยนแปลงของคุณไปใช้กับสําเนา ไม่ใช่ต้นฉบับ
ฉันไม่เห็นบันทึกอัตโนมัติ ฉันจะแน่ใจได้อย่างไรว่าไฟล์ถูกบันทึกเสร็จสิ้นแล้ว
การบันทึกอัตโนมัติจะปรากฏที่มุมบนซ้าย บนแถบชื่อเรื่อง ถ้าคุณเป็นสมาชิก Microsoft 365 และคุณมี Excel, Word และ PowerPoint สําหรับ Windows เวอร์ชันล่าสุดติดตั้งอยู่ โปรดทราบว่าถ้าคุณมีบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน ผู้ดูแลระบบของคุณอาจควบคุมว่าคุณสามารถติดตั้ง Office เวอร์ชันใดได้ และอาจไม่ใช่เวอร์ชันล่าสุด ดู ฉันจะรับฟีเจอร์ใหม่ล่าสุดใน Microsoft 365 ได้เมื่อใด
ถ้าคุณไม่ใช่ผู้สมัครใช้งาน ก็ไม่ต้องกังวล ยังมีการกู้คืนอัตโนมัติ การกู้คืนอัตโนมัติช่วยปกป้องไฟล์ในกรณีที่เกิดหยุดทำงาน ถ้าคุณเปิดไฟล์ขึ้นใหม่หลังจากเกิดการหยุดทำงาน เวอร์ชันของไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของคุณจะปรากฏขึ้นในบานหน้าต่างการกู้คืนเอกสาร สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเปิด ให้ดู ช่วยปกป้องไฟล์ของคุณในกรณีที่เกิดการหยุดทำงาน
และแน่นอนว่าคุณสามารถบันทึกด้วยตนเองในแบบที่คุณทําอยู่ได้ตลอดเวลา โดยการกด CTRL+S คลิกปุ่ม บันทึก หรือไปที่บันทึกไฟล์>
ฉันเป็นสมาชิกที่มี Office เวอร์ชันล่าสุด ทำไมการบันทึกอัตโนมัติถึงปิดใช้งาน
การบันทึกอัตโนมัติจะเปิดใช้งานเมื่อคุณทำงานบนไฟล์ที่บันทึกไปยัง OneDrive, OneDrive for Business หรือ SharePoint Online ถ้าไฟล์บันทึกไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่น (หรือถ้ายังไม่ได้บันทึกเลย) การบันทึกอัตโนมัติก็จะถูกปิดใช้งาน ซึ่งจะเกิดขึ้นถ้าไฟล์ของคุณอยู่ในไซต์ SharePoint สำหรับองค์กร เซิร์ฟเวอร์ไฟล์ บางบริการที่จัดเก็บข้อมูลแบบคลาวด์ หรือบันทึกอยู่ในพาธภายในเครื่อง เช่น C:\
ยังมีเหตุผลอื่นๆ ที่การบันทึกอัตโนมัติอาจถูกปิดใช้งานด้วยเช่นกัน ต่อไปนี้เป็นสาเหตุทั่วไปบางประการที่ทำให้ปิดการใช้งาน:
- ไฟล์ของคุณจะอยู่ในรูปแบบเก่า อย่างเช่น .xls, .ppt หรือ .doc
- ไฟล์ของคุณอยู่ในโฟลเดอร์ OneDrive ในเครื่อง และการซิงโครไนซ์ OneDrive หยุดชั่วคราว
- ไฟล์ของคุณกําลังถูกซิงค์โดยแอป การซิงค์สำหรับ OneDrive เวอร์ชันที่เก่ากว่า สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอัปเดต OneDrive โปรดดู ซิงค์ไฟล์กับ OneDrive ใน Windows
- ไฟล์ของคุณฝังอยู่ภายในไฟล์ Office อื่น
- งานนำเสนอของคุณอยู่ในโหมดการนำเสนอสไลด์
ถ้าคุณกำลังใช้ Excel และลองทำตามวิธีข้างต้นแล้ว คุณอาจมีไฟล์ที่มีฟีเจอร์ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนโดยการบันทึกอัตโนมัติ ให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้เพื่อเปิดใช้งาน:
หมายเหตุ: เมื่อปิดการบันทึกอัตโนมัติ การทํางานร่วมกันอาจมีประสิทธิภาพน้อยลง ใช้เวลานานขึ้นในการรวมการอัปเดตของผู้อื่นและเพิ่มความเป็นไปได้ที่จะเกิดความขัดแย้ง ดังนั้น ถ้าคุณวางแผนที่จะทํางานร่วมกันบนไฟล์ ขอแนะนําให้ทําตามคําแนะนําด้านล่างเพื่อเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติอีกครั้ง
- ปิด ฟีเจอร์เวิร์กบุ๊กที่แชร์ ฟีเจอร์นี้คือวิธีเก่าในการแชร์ ซึ่งมีข้อจำกัดมากมาย และถูกแทนที่ด้วยการเขียนร่วม
- ถ้าเป็นไปได้ ให้แทนที่การเข้ารหัสลับรหัสผ่านด้วยป้ายชื่อระดับความลับ ก่อนอื่น ให้นํารหัสผ่านออก: ไปที่ป้องกันเวิร์กบุ๊กข้อมูล>ไฟล์> จากนั้น ลบรหัสผ่าน แล้วคลิก ตกลง หลังจากนั้น ให้ใช้ป้ายชื่อที่เหมาะสมกับหนังสือ: > ระดับความลับ>ที่บ้าน เลือกป้ายชื่อที่ถูกต้อง
- ถ้าเป็นไปได้ ให้แทนที่การเข้าถึงที่จํากัดด้วยป้ายชื่อระดับความลับ ก่อนอื่นให้เอาการเข้าถึงที่จํากัดออก: ไปที่ข้อมูล>ไฟล์>ป้องกันเวิร์กบุ๊ก>จํากัดการเข้าถึง แล้วคลิก การเข้าถึงที่ไม่จํากัด จากนั้นใช้ป้ายชื่อที่เหมาะสมกับหนังสือ: ระดับความลับ>ที่บ้าน > เลือกป้ายชื่อที่ถูกต้อง
- ถ้าคุณกำลังเปิดสแนปช็อตเวิร์กชีตจาก SharePoint ให้เลือกเพื่อเปิดไฟล์แทนที่จะเปิดสแนปช็อต
- ปิดใช้งาน Add-in ที่ทำให้การบันทึกอัตโนมัติถูกปิดใช้งาน เลือกAdd-inตัวเลือก>ไฟล์>Add-in> ของ > Excelไป แล้วล้างกล่องกาเครื่องหมายสําหรับ Add-in นั้น
- เอาการตรวจสอบความเข้ากันได้ออก: ข้อมูล>ไฟล์ > ตรวจสอบความเข้ากันได้ในการตรวจสอบเวิร์กบุ๊ก> จากนั้นยกเลิกการเลือก ตรวจสอบความเข้ากันได้เมื่อบันทึกเวิร์กบุ๊กนี้
- ถ้าไฟล์มีวัตถุฝังตัว ให้พิจารณาแทนที่วัตถุเหล่านั้นด้วยลิงก์ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่นี่
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฉันต้องการทําการเปลี่ยนแปลง "จะเกิดอะไรขึ้น" ที่ฉันไม่ต้องการให้ผู้อื่นเห็นอย่างรวดเร็ว
วิธีที่ง่ายที่สุดคือปิดสวิตช์ การบันทึกอัตโนมัติ ก่อนที่คุณจะเปลี่ยนแปลง ถ้าการเปลี่ยนแปลงหมายถึงการเปลี่ยนแปลงชั่วคราวและไม่ถูกบันทึก ให้ปิดไฟล์ จากนั้นคลิก ไม่ เมื่อคุณถูกถามให้บันทึก ถ้าคุณตัดสินใจว่าต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลง เพียงแค่เปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติอีกครั้ง
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฉันปิดการบันทึกอัตโนมัติในไฟล์นี้
ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกอย่างต่อเนื่องและคุณไม่ต้องการแสดงการเปลี่ยนแปลงของคุณให้ผู้อื่นเห็น คุณสามารถปิดการบันทึกอัตโนมัติได้ จากนั้น เมื่อคุณพร้อม ให้คลิก บันทึก (หรือกด CTRL+S) เพื่อบันทึกและแสดงการเปลี่ยนแปลงของคุณต่อบุคคลอื่นที่ทํางานบนไฟล์ (หรือคุณยังสามารถเปลี่ยนกลับเป็นเปิด การบันทึกอัตโนมัติ แล้วแชร์การเปลี่ยนแปลงของคุณได้)
ค่าเริ่มต้นสำหรับการบันทึกอัตโนมัติคือ เปิด สำหรับไฟล์ที่อยู่บน Microsoft Cloud เสมอ แต่ถ้าคุณ ปิด การบันทึกอัตโนมัติสำหรับแต่ละไฟล์ โปรแกรมจะจำและจะปิดไว้ทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์นั้นอีกครั้ง ถ้าคุณสลับกลับเป็น เปิด สำหรับไฟล์ โปรแกรมจะจำและเปิดบันทึกอัตโนมัติทุกครั้งสำหรับไฟล์ดังกล่าว
เมื่อปิดการบันทึกอัตโนมัติ การกู้คืนอัตโนมัติจะยังคงทำงานในกรณีที่ระบบหยุดทำงานในขณะที่ไฟล์ของคุณเปิดอยู่
ฉันจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นไม่บันทึกอัตโนมัติได้อย่างไร
ถ้าคุณ ปิด การบันทึกอัตโนมัติสำหรับแต่ละไฟล์ โปรแกรมจะจำว่าให้ปิดไว้ทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์นั้นอีกครั้ง ถ้าคุณสลับกลับเป็น เปิด สำหรับแต่ละไฟล์ โปรแกรมจะจำว่าให้เปิดบันทึกอัตโนมัติทุกครั้งสำหรับไฟล์ดังกล่าว
ถ้าคุณต้องการปิดการบันทึกอัตโนมัติตามค่าเริ่มต้นสําหรับไฟล์ทั้งหมด ให้ไปที่ตัวเลือก>ไฟล์>บันทึก และยกเลิกการเลือกกล่องที่อยู่ถัดจาก บันทึกไฟล์ OneDrive และ SharePoint Online อัตโนมัติตามค่าเริ่มต้นบน<แอปพลิเคชัน>
รีสตาร์ต Word (หรือแอปพลิเคชันใดก็ตามที่คุณใช้อยู่) และการเปลี่ยนแปลงจะแสดงผล
หมายเหตุ
- ถ้าคุณต้องการปิดการบันทึกอัตโนมัติตามค่าเริ่มต้นสำหรับแอปพลิเคชัน Office ทั้งหมดของคุณ เช่น PowerPoint และ Excel คุณจะต้องทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้สำหรับแต่ละโปรแกรม
- ถ้าคุณต้องการให้ไฟล์ที่แยกต่างหากยังคงถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปิดไฟล์เหล่านั้นด้วยตัวเอง แล้วเปิดการบันทึกอัตโนมัติกลับสำหรับไฟล์เหล่านั้น
