สร้างนโยบายการลบเอกสารใน SharePoint Server 2016

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

องค์กรที่มักจำเป็นต้องมีการเก็บรักษาไว้เอกสารสำหรับระยะเวลาได้เนื่องจากการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ทางกฎหมาย หรือข้อบังคับอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม การเก็บรักษาเอกสารนานเกินกว่าจำเป็นสามารถแสดงองค์กรเพื่อความเสี่ยงทางกฎหมาย

ด้วยนโยบายการลบเอกสาร คุณสามารถวางลดความเสี่ยง โดยลบเอกสารในไซต์หลังจากระยะเวลาเฉพาะเจาะจง — ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลบออกโดยอัตโนมัติเอกสารใน OneDrive ของผู้ใช้สำหรับธุรกิจไซต์ครบห้าปีหลังจากที่เอกสารถูกสร้างขึ้นได้

หลังจากที่คุณสร้างนโยบายการลบเอกสาร คุณสามารถกำหนดไว้ในไซต์คอลเลกชันเทมเพลตเป็น เพื่อให้พร้อมใช้งานสำหรับทุกไซต์คอลเลกชันสร้างจากเทมเพลนโยบาย คุณยังสามารถกำหนดนโยบายเฉพาะในไซต์คอลเลกชัน ซึ่งแทนนโยบายใด ๆ ที่อาจถูกมอบหมายให้กับต้นแบบสำหรับไซต์คอลเลกชัน

ศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เทมเพลตนโยบาย

คุณสามารถสร้างนโยบายการลบเอกสารตั้งแต่ หรือคุณสามารถใช้นโยบายอย่างหนึ่ง ศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบรวมนโยบายตัวอย่างที่คุณสามารถใช้เป็น หรือคุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นแล้วเปลี่ยนชื่อ หรือปรับเปลี่ยนได้ อีกด้วย

เทมเพลตนโยบาย

ตัวอย่างของวิธีใช้นโยบายการลบเอกสาร

เทมเพลตไซต์คอลเลกชันหรือไซต์คอลเลกชันสามารถมีที่กำหนดให้กับนโยบายมากกว่าหนึ่ง และแต่ละมีนโยบายเหล่านั้นสามารถมีอย่าง น้อยหนึ่งกฎ อย่างไรก็ตาม สามารถนโยบายเดียวเท่านั้นที่จะเปิดใช้งานสำหรับแต่ละไซต์ และสามารถลบเพียงหนึ่งกฎที่ใช้งานอยู่ตลอดเวลาสำหรับไลบรารีภายในไซต์

ไดอะแกรมที่แสดงนโยบายและกฎ

นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกนโยบายเป็นบังคับหรือเริ่มต้น และคุณสามารถเลือกการลบกฎเป็นกฎเริ่มต้น:

นโยบายการบังคับนั่นคือเมื่อนโยบายถูกทำเครื่องหมายบังคับ นโยบายเดียวเท่านั้นคุณสามารถกำหนดให้กับไซต์คอลเลกชันหรือเทมเพลได้ นโยบายต้องทำเครื่องหมายเป็นค่าเริ่มต้น และจะถูกนำไปใช้กับไซต์ทั้งหมด เจ้าของไซต์ไม่สามารถเลือกออกจากนโยบาย
นโยบายเริ่มต้นนั่นคือเมื่อนโยบายถูกตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น นโยบายที่จะใช้งานโดยอัตโนมัติในไซต์ทั้งหมดที่ได้ถูกมอบหมายให้กับการดำเนินการที่จำเป็นเจ้าของไซต์
กฎเริ่มต้นนั่นคือเมื่อการลบกฎถูกตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น นั่นคือโดยอัตโนมัตินำไปใช้กับไลบรารีทั้งหมดในไซต์ที่ใช้นโยบาย

ตัวอย่างต่อไปนี้อธิบายเมื่อคุณอาจต้องการใช้นโยบายบังคับ หรือนโยบายเริ่มต้น และกฎ

ตัวอย่างที่ 1: นำนโยบายเดียวกับกฎเดียวลงในเทมเพลไซต์คอลเลกชัน

คุณอาจต้องการบังคับใช้นโยบายการลบเอกสารคลุมเนื้อหาที่ไม่มีโครงสร้าง เช่นทั้งหมด OneDrive for Business ไซต์หรือไซต์ทีมทั้งหมดหลากหลาย ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่า นโยบายการลบเอกสารเดียวที่ใช้งานอยู่ในไซต์ทั้งหมดที่สร้างจากเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถ:

สร้างนโยบายเดียว ด้วยการลบกฎเริ่มต้นเดียว
ตั้งค่านโยบายเป็นบังคับและเริ่มต้น
กำหนดนโยบายให้เทมเพลตไซต์คอลเลกชัน

ในตัวอย่างนี้ เริ่มต้นการลบกฎจะถูกนำไปใช้กับไลบรารีทั้งหมดในคอลเลกชันไซต์ทั้งหมดที่สร้างจากเทมเพล และเจ้าของไซต์ไม่สามารถเลือกออกจากนโยบาย นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการอย่างแพร่หลาย และ rigidly บังคับใช้นโยบายการลบเอกสาร

ไดอะแกรมของนโยบายบังคับเดียวและกฎ

ตัวอย่างที่ 2: นโยบายเดียวกับกฎหลายนำไปใช้กับเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน

เจ้าของไซต์มักจะทราบว่ามีดีที่สุดเนื้อหาชนิดใดไซต์ของพวกเขา เพื่อให้คุณอาจเลือกที่จะอนุญาตให้เจ้าของไซต์เพื่อเลือกลบกฎที่ดีที่สุดที่เกี่ยวข้องกับไซต์ของพวกเขา คุณอาจต้องการอนุญาตให้เจ้าของไซต์เพื่อเข้าร่วมทั้งหมดออกจากนโยบาย

ในเวลาเดียวกัน คุณยังคงจากส่วนกลางสามารถสร้าง และจัดการนโยบาย คุณยังสามารถเลือกนโยบายและกฎหนึ่งเป็นค่าเริ่มต้น เพื่อให้นโยบายมักมีผลจนกระทั่งเจ้าของไซต์เลือกอื่น หรืองานออกได้ ถ้าคุณต้องการความยืดหยุ่นดังกล่าวให้กับเจ้าของไซต์ คุณสามารถ:

สร้างนโยบายเดียว ด้วยการลบกฎหลาย และตั้งค่ากฎหนึ่งเป็นค่าเริ่มต้น
ตั้งค่านโยบายเป็นนโยบายเริ่มต้น
กำหนดนโยบายให้เทมเพลตไซต์คอลเลกชัน

เจ้าของไซต์สามารถเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งของกฎการลบแบบสลับเว้น เลือกออกจากนโยบาย หรือทำสิ่งใด และจะขึ้นอยู่กับนโยบายเริ่มต้นและกฎ

ไดอะแกรมของนโยบายเดียวกับกฎมากมาย

ตัวอย่างที่ 3: นโยบายหลายอย่าง น้อยหนึ่งกฎนำไปใช้กับไซต์คอลเลกชัน

ตัวอย่างนี้มีความยืดหยุ่นมากที่สุดกับเจ้าของไซต์ได้เนื่องจากพวกเขาสามารถเลือกจากนโยบายหลาย และหลังจากเลือกนโยบาย พวกเขาสามารถมักจะเลือกจากหลาย ๆ กฎ นโยบายและกฎหนึ่งถูกตั้งค่าไว้เป็นค่าเริ่มต้น เพื่อให้นโยบายมักมีผลจนกระทั่งเจ้าของไซต์เลือกอื่น หรืองานออก โปรดสังเกตว่า ถ้าคุณไม่ได้ตั้งค่านโยบายและกฎเป็นค่าเริ่มต้น แล้วไม่นโยบายหรือกฎจะใช้งานสำหรับไลบรารีเอกสารในไซต์จนกว่าเจ้าของไซต์จะดำเนินการเลือก และนำไปใช้

ไม่เหมือนกับสองตัวอย่างข้าง นโยบายเหล่านี้ถูกกำหนดให้กับเฉพาะไซต์คอลเลกชันซึ่งไม่แม่แบบไซต์คอลเลกชัน นั่นหมายความว่า นโยบายสามารถถูกปรับเพิ่มเติมโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเนื้อหาในคอลเลกชันไซต์ที่เฉพาะเจาะจง

นโยบายและกฎจะสืบทอดมา เจ้าของไซต์สามารถเลือกนโยบายและกฎสำหรับไซต์ของพวกเขา และไซต์ย่อยทั้งหมดนโยบายการสืบทอดมาจากรายการแม่ อย่างไรก็ตาม เจ้าของไซต์ย่อยสามารถตัดการสืบทอด โดยการเลือกนโยบายอื่นและกฎ ซึ่งจะใช้กับไซต์ย่อยทั้งหมดจนกว่าการสืบทอดสิทธิ์จะใช้งานไม่ได้อีกครั้ง

เมื่อต้องการตั้งค่าสถานการณ์นี้ คุณสามารถ:

สร้างนโยบายหลายว่า แต่ละรายการประกอบด้วยมากกว่า หนึ่งกฎ
ตั้งค่านโยบายและกฎเป็นค่าเริ่มต้น
กำหนดนโยบายการรักษาความกับเฉพาะไซต์คอลเลกชัน

นอกจากนี้ นโยบายและกฎถูกปรับให้เข้ากับเฉพาะไซต์คอลเลกชัน ที่เจ้าของไซต์สามารถตัดการสืบทอด ด้วยการเลือกนโยบายและกฎที่ดีที่สุดนำไปใช้กับไซต์ของพวกเขา

ไดอะแกรมมีนโยบายจำนวนมากกับกฎมากมาย