Lync Web Scheduler

สร้างการประชุม Lync

1. ไปที่หน้า Web Scheduler ที่จัดให้คุณโดยทีมสนับสนุนของบริษัทของคุณ

2. เข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ

3. คลิก สร้างการประชุมใหม่

1. พิมพ์ เรื่อง สำหรับการประชุมของคุณ

2. คุณสามารถปล่อยสถานที่ประชุมไว้เป็น การประชุม Lync หรือเพิ่มตำแหน่งที่ตั้ง เช่น ห้องประชุม ถ้าคุณมีผู้ที่เข้าร่วมประชุมด้วยตัวเอง

3. พิมพ์ข้อความสั้นๆ หรือวาระการประชุมในกล่อง ข้อความ (เลือกได้)

4. เลือก โซนเวลา, วันที่/เวลา เริ่มต้น และ สิ้นสุด ของการประชุม

5. ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนรวมถึงบุคคลภายนอกบริษัทของคุณสามารถเลี่ยงผ่านล็อบบี้ ซึ่งเป็นพื้นที่รอแบบเสมือนที่ให้คุณรับบุคคลให้เข้าร่วมหรือปฏิเสธการเข้าถึงได้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนตัวเลือก ให้ดูที่ การเข้าถึงและผู้นำเสนอ

6. ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนจากบริษัทของคุณจะได้รับสิทธิ์ผู้นำเสนอ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนตัวเลือกให้ดูที่ การเข้าถึงและผู้นำเสนอ

7. ภายใต้ ผู้เข้าร่วมและเสียง ให้เพิ่มชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ได้รับเชิญ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;)

8. คลิก ตรวจสอบชื่อ เพื่อตรวจสอบว่าคุณมีชื่อที่ถูกต้อง

สำหรับผู้ได้รับเชิญที่เป็นบุคคลภายนอกบริษัทของคุณ ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลแบบเต็ม เช่น contoso@contoso.com

1. ถ้าบัญชีผู้ใช้ของคุณถูกตั้งค่าด้วยผู้ให้บริการการประชุมทางเสียง การเชิญเข้าร่วมประชุมจะมีหมายเลขโทรฟรี หมายเลขคิดค่าโทร และโค้ดผู้เข้าร่วมอยู่ด้วย ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถใช้เสียงคอมพิวเตอร์ หรือโทรเข้าร่วมการประชุมก็ได้

2. คลิก บันทึก

ด้านบนของหน้า

ส่งการเชิญไปยังผู้เข้าร่วมประชุม

เมื่อต้องการส่งการเชิญเข้าร่วมการประชุม ให้เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้

1. ส่งการเชิญโดยใช้โปรแกรมอีเมลของคุณ

ด้วยวิธีการนี้ คุณคัดลอกข้อมูลการประชุมจาก Web Scheduler และวางลงในการเรียกประชุมที่คุณสร้างขึ้นจากโปรแกรมอีเมลโปรดของคุณ

1. เมื่อสร้างการประชุมเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก

2. หน้าต่างพร้อมด้วยข้อมูลการประชุมจะเปิดขึ้น

1. เน้นข้อมูลการประชุมรวมถึง URL การประชุม หมายเลขการประชุมทางเสียง และ ID การประชุม

2. คลิกขวาที่ข้อความ แล้วคลิก คัดลอก

3. เปิดโปรแกรมอีเมลใดๆ ก็ได้และสร้างการเรียกประชุมทั่วไป

4. วางรายละเอียดการประชุม Lync (ที่คัดลอกในขั้นตอนที่ 4) ลงในการเรียกประชุม

5. เพิ่มผู้เข้าร่วม ตรวจสอบวันที่/เวลาการประชุม พิมพ์วาระการประชุม และส่งการเรียกประชุม

6. ส่งการเชิญโดยใช้ iCalendar

iCalendar ช่วยให้ผู้ใช้ที่ใช้ระบบอีเมลต่างกันสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลปฏิทินได้ ผู้รับการเชิญทาง iCalendar ต้องมีซอฟต์แวร์ที่ได้รับการสนับสนุนเพื่อเปิดและตอบกลับการเรียกประชุมนี้

1. ในส่วน การประชุมของฉัน ให้เลือกการประชุมตามหัวเรื่อง แล้วคลิก ส่งออกเป็น iCalendar

1. คลิก เปิด เมื่อได้รับพร้อมท์โดยโปรแกรมอีเมลของคุณ

2. เมื่อรายการปฏิทินเปิดขึ้น ให้ส่งต่อไปยังบุคคลที่คุณได้เพิ่มเป็นผู้เข้าร่วมในขณะจัดกำหนดการการประชุม

3. ถึงตอนนี้ผู้ได้รับเชิญสามารถเปิดและบันทึกไฟล์ iCalendar ด้วยโปรแกรมอีเมลที่ต้องการได้ เช่น Outlook, Notes, iCal และอื่นๆ

ด้านบนของหน้า

การเข้าถึงและผู้นำเสนอ

ตัวเลือกการประชุมเริ่มต้นเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมทีมทั่วไป คุณสามารถกำหนดตัวเลือกการประชุมของคุณได้เอง เพื่อให้เหมาะกับความต้องการ ชนิดการประชุม และผู้เข้าร่วม

เมื่อคุณกำลังสร้างการประชุมใหม่ ภายใต้ การเข้าถึงและผู้นำเสนอ ให้เลือกคนที่จะเลี่ยงผ่านล็อบบี้ได้และผู้ที่สามารถเป็นผู้นำเสนอ

เข้าร่วมการประชุม Lync

คลิกลิงก์การประชุมในการเรียกประชุมเพื่อลงชื่อเข้าใช้

หรือคุณสามารถใช้แท็บ เข้าร่วมประชุม ใน Web Scheduler ดังนี้

1. ภายใต้ การประชุมของฉัน ให้เลือกการประชุมที่คุณต้องการเข้าร่วม

2. ที่ด้านขวาของหน้า ให้คลิก เข้าร่วมประชุม

3. ไคลเอ็นต์ Lync ที่เหมาะสมจะเปิดขึ้นและลงชื่อคุณเข้าในการประชุม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เข้าร่วมการประชุม Lync

ดูหรือแก้ไขการประชุมที่มีอยู่แล้วของคุณ

คุณสามารถดูการประชุมทั้งหมดที่คุณจัดขึ้นมาได้ภายใต้ การประชุมของฉัน ใน Web Scheduler โปรดทราบว่า Web Scheduler จะแสดงเฉพาะรายการการประชุมที่คุณได้จัดขึ้น ไม่ใช่การประชุมที่คุณได้รับการเชิญ

1. ไปที่ การประชุมของฉัน แล้วคลิกหัวข้อการประชุมเพื่อเปิดหน้ารายละเอียด

1. คลิก แก้ไขการประชุม

2. ทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการ แล้วคลิก บันทึก

3. คลิก ตกลง บนการแจ้งเตือนว่าทำสำเร็จ และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง

• ถ้าคุณใช้ iCalendar ในการส่งการเชิญ ให้คลิก ส่งออกเป็น iCalendar อีกครั้ง เพื่อเปิดการเชิญและส่งการอัปเดต

• ถ้าคุณได้คัดลอกรายละเอียดการประชุม Lync ในการเรียกประชุมทั่วไปไว้ ให้เปิดการเชิญนั้นขึ้นมา แล้วอัปเดตด้วยรายละเอียดการประชุมใหม่ และส่งไปยังผู้เข้าร่วมของคุณอีกครั้ง

ด้านบนของหน้า

ลบหรือยกเลิกการประชุม

การประชุมของคุณจะหมดอายุใน 14 วันนับจากเวลาสิ้นสุดที่ได้กำหนดไว้ แต่คุณสามารถลบการประชุมได้ถ้าคุณต้องการล้างข้อมูล Web Scheduler หรือยกเลิกการประชุมของคุณ

1. ภายใต้แท็บ การประชุมของฉัน ให้คลิกการประชุมที่คุณต้องการลบ

2. บนหน้ารายละเอียดการประชุม ให้คลิกแท็บ ลบการประชุม

3. คลิก ใช่ ในกล่องการยืนยัน

   สิ่งสำคัญ:  คุณจะต้องส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกให้ผู้เข้าร่วมของคุณ เนื่องจาก Web Scheduler ไม่ได้อัปเดตปฏิทินของคุณให้โดยอัตโนมัติ

4. ถ้าคุณใช้ iCalendar เพื่อส่งการเรียกประชุม ให้เปิดการเชิญนั้น แล้วคลิก ยกเลิก การทำเช่นนี้จะส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกไปยังผู้รับ

5. ถ้าคุณได้คัดลอกรายละเอียดการประชุม Lync ในการเรียกประชุมทั่วไปไว้ ให้เปิดการเชิญนั้น แล้วคลิก ยกเลิก เพื่อส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกไปยังผู้ได้รับเชิญ