ความสามารถในการจัดการระเบียนบนไซต์ใดก็ตามจะให้การควบคุมระเบียนที่มีการจัดการระเบียนทางธุรกิจและกฎหมายที่มีค่าระยะยาว การจัดการระเบียน "ในสถานที่" นอกจากนี้ยังเปิดใช้งานระเบียนเหล่านี้เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กสเปซการทำงานร่วมกันที่อาศัยอยู่ควบคู่ไปกับเอกสารอื่นๆที่คุณกำลังทำงานอยู่
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์กรของโซลูชันการจัดการระเบียนของคุณคุณสามารถเปิดใช้งานในการจัดการระเบียนที่ระดับไซต์คอลเลกชันและคุณสามารถปิดใช้งานการประกาศด้วยตนเองของระเบียนที่ระดับรายการหรือไลบรารีได้ อย่างไรก็ตามค่าเริ่มต้นสำหรับรายการและไลบรารีจะมีการเปิดใช้งานการประกาศด้วยตนเองเมื่อมีการเปิดใช้งานฟีเจอร์ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน
หมายเหตุ: ใน SharePoint Online เราได้แนะนำโซลูชันการจัดการระเบียนของ Microsoft ๓๖๕ใน ศูนย์การปฏิบัติตามนโยบายซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถใช้ป้ายการเก็บข้อมูลเพื่อประกาศเนื้อหาเป็นระเบียนได้อย่างมีประสิทธิภาพซึ่งจะแทนที่จำเป็นต้องใช้ศูนย์ระเบียนหรือฟีเจอร์การจัดการระเบียนที่มีอยู่ ถ้าคุณกำลังใช้ศูนย์ระเบียนคุณสามารถใช้งานได้ต่อไปในการใช้งานควบคู่ไปกับป้ายการเก็บข้อมูล แต่การย้ายไปข้างหน้าสำหรับวัตถุประสงค์ของการจัดการระเบียนเราขอแนะนำให้ใช้โซลูชันศูนย์การปฏิบัติตามนโยบายแทนที่จะเป็นศูนย์ระเบียน
เปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ใน SharePoint
ถ้ายังไม่ได้ทำคุณจำเป็นต้องเปิดใช้งานในการจัดการระเบียนที่มีอยู่ก่อนที่คุณจะสามารถทำงานเหล่านี้ได้ ถ้าคุณเปิดใช้งานแล้วให้ข้ามขั้นตอนเหล่านี้
-
นำทางไปยังไซต์ระดับบนสุด
-
คลิก การตั้งค่า
ในไซต์ที่เชื่อมต่อกับกลุ่ม SharePoint ให้คลิกการตั้งค่าคลิกเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์
-
ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชันให้คลิกฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน
-
ในฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชันให้ค้นหาในการจัดการระเบียนที่มีอยู่แล้วคลิกเปิดใช้งาน
กำหนดค่าในการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับไซต์คอลเลกชัน
ถ้าโซลูชันการจัดการระเบียนของคุณครอบคลุมระหว่างไซต์หลายไซต์คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าการจัดการระเบียนได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:
-
ระบุชนิดของข้อจำกัดที่จะวางบนเอกสารเมื่อมีการประกาศเป็นระเบียน
-
ระบุว่ารายการหรือไลบรารีทั้งหมดในไซต์อนุญาตสำหรับการประกาศระเบียนด้วยตนเองหรือไม่
-
ระบุว่าใครสามารถประกาศและยกเลิกเอกสารเป็นระเบียนได้ด้วยตนเอง
เมื่อต้องการกำหนดค่าในการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับไซต์คอลเลกชัน
หมายเหตุ: คุณต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์การจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชันก่อนที่คุณจะสามารถทำขั้นตอนนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ได้
-
นำทางไปยังไซต์ระดับบนสุด
-
คลิก การตั้งค่า
ในไซต์ที่เชื่อมต่อกับกลุ่ม SharePoint ให้คลิกการตั้งค่าคลิกเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์
-
ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชันให้คลิกการตั้งค่าการประกาศระเบียน
-
บนหน้าการตั้งค่าการประกาศระเบียนในส่วน ข้อจำกัดของระเบียน ให้เลือกตัวเลือกที่ระบุชนิดของข้อจำกัดที่จะถูกวางลงในรายการเมื่อมีการประกาศระเบียน การตั้งค่านี้ไม่มีผลต่อรายการที่ประกาศเป็นระเบียนแล้ว
-
ไม่มีข้อจำกัด เพิ่มเติม ข้อจำกัดนี้มีประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการให้ระเบียนมีนโยบายการเก็บข้อมูลแยกต่างหากที่ไม่ใช่ระเบียนแต่ไม่ต้องการบล็อกระเบียนจากการถูกลบหรือแก้ไข
-
ลบบล็อก นี่คือข้อจำกัดเริ่มต้นสำหรับศูนย์ระเบียน
-
บล็อกแก้ไขและลบ ข้อจำกัดนี้มีประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการล็อกเอกสารทั้งหมดเพื่อไม่ให้สามารถแก้ไขหรือลบเอกสารได้ ไอคอน "กุญแจ" เชื่อมโยงกับเอกสารเพื่อแสดงให้เห็นว่ารายการถูกล็อก
-
-
ในส่วนการตรวจสอบความ พร้อมใช้งานของระเบียน ให้เลือกตัวเลือกที่ระบุว่ารายการหรือไม่สามารถประกาศเป็นระเบียนได้ด้วยตนเองในรายการและไลบรารีตามค่าเริ่มต้น ถ้ามีการเลือกตัวเลือก ไม่พร้อมใช้งานในตำแหน่งที่ตั้งทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น รายการจะสามารถประกาศเป็นระเบียนได้ผ่านนโยบายหรือเวิร์กโฟลว์เท่านั้น
หนึ่งตัวเลือกในส่วนความ พร้อมใช้งานการประกาศระเบียน จะช่วยให้คุณสามารถยกเลิกระเบียนได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ในรายละเอียดการปฏิบัติตามกฎระเบียบถัดจากสถานะระเบียนให้คลิกระเบียนยกเลิก คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันว่าคุณต้องการยกเลิกรายการเป็นระเบียน
หมายเหตุ: ตัวเลือกยกเลิกจะปรากฏเฉพาะรายการที่ประกาศไว้ก่อนหน้านี้เป็นระเบียน
-
ในส่วน บทบาทการประกาศ ให้ระบุชนิดของผู้ใช้ที่สามารถประกาศหรือยกเลิกรายการเป็นระเบียนได้
-
ผู้สนับสนุนและผู้ดูแลรายการทั้งหมด ผู้ใช้ใดๆที่มีสิทธิ์ "แก้ไขรายการ" ไปยังรายการสามารถประกาศและพลเมืองรายการเป็นระเบียนได้
-
เฉพาะผู้ดูแลรายการเท่านั้น เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ "จัดการรายชื่อ" ไปยังรายการเท่านั้นที่สามารถประกาศและยกเลิกรายการเป็นระเบียนได้
-
การดำเนินการเฉพาะนโยบายเท่านั้น เฉพาะการกระทำของนโยบายหรือโค้ดแบบกำหนดเองที่ทำงานเป็นบัญชีผู้ใช้ของระบบเท่านั้นที่สามารถประกาศและยกเลิกรายการเป็นระเบียนได้
-
-
คลิก ตกลง
กำหนดค่าในการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับรายการหรือไลบรารี
คุณสามารถกำหนดค่าการตั้งค่าการจัดการระเบียนเพื่ออนุญาตหรือป้องกันการสร้างระเบียนภายในรายการหรือไลบรารีที่เฉพาะเจาะจงบนไซต์ นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดค่ารายการและไลบรารีเพื่อให้รายการทั้งหมดที่เพิ่มลงในระเบียนเหล่านั้นได้รับการประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติ
เมื่อต้องการกำหนดค่าในการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับรายการหรือไลบรารี
-
ไปที่รายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการกำหนดค่าสำหรับการจัดการระเบียน
-
สำหรับไลบรารีภายใต้เครื่องมือไลบรารีให้คลิกแท็บไลบรารี สำหรับรายการภายใต้เครื่องมือรายการให้คลิกแท็บรายการ
-
บน Ribbon ของไลบรารีให้คลิกการตั้งค่าไลบรารี สำหรับรายการให้คลิกการตั้งค่ารายการ
ใน SharePoint Online ให้คลิกการตั้งค่าแล้วคลิกการตั้งค่ารายการหรือการตั้งค่าไลบรารี
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นปุ่ม ribbon ที่อ้างอิงในกระบวนงานนี้คุณอาจจำเป็นต้องปรับความละเอียดของหน้าจอหรือขนาดหน้าต่างเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อขยายปุ่ม ribbon ที่พร้อมใช้งานทั้งหมด คุณยังสามารถคลิกปุ่มกลุ่มเพื่อขยายส่วนที่เลือกปุ่มของกลุ่มนั้นได้
-
บนหน้าการตั้งค่ารายการให้คลิกบันทึกการตั้งค่าการประกาศ
-
บนหน้าการ ตั้งค่าการประกาศระเบียน ในส่วนความ พร้อมใช้งานการประกาศระเบียนด้วยตนเอง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
เลือกว่าคุณต้องการใช้การตั้งค่าเริ่มต้นของไซต์คอลเลกชันหรือไม่
-
อนุญาตสำหรับการประกาศด้วยตนเองของระเบียนสำหรับรายการหรือไลบรารีนี้
-
ไม่อนุญาตให้มีการประกาศระเบียนด้วยตนเองสำหรับรายการหรือไลบรารีนี้
-
-
ในส่วนการ ประกาศอัตโนมัติ ให้เลือกว่าคุณต้องการให้รายการที่ถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีนี้จะได้รับการประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติหรือไม่
-
คลิก ตกลง
หมายเหตุ: เฉพาะรายการที่มีขนาดใหญ่กว่า0ไบต์เท่านั้นที่จะได้รับการประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติ
