ด้วย บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange รายการ Outlook ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange และซิงโครไนซ์กับ Outlook อย่างสม่ําเสมอ ซึ่งทําให้คุณสามารถเข้าถึงรายการจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นและเรียกสําเนาบนเซิร์ฟเวอร์ของรายการของคุณได้ ถ้าฮาร์ดดิสก์ของคุณเสียหาย
สําหรับบัญชีผู้ใช้ IMAP และ POP รายการ อื่นนอกเหนือไปจาก ข้อความอีเมล จะถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ไม่ใช่ในเซิร์ฟเวอร์อีเมล ถ้าคุณใช้บัญชีหลายประเภทใน Outlook เช่น Exchange และ IMAP คุณอาจเห็นโฟลเดอร์ที่มีป้ายชื่อ "บนคอมพิวเตอร์ของฉัน" ในบานหน้าต่างนําทาง รายการในโฟลเดอร์เหล่านี้จะถูกบันทึกบนคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น และจะไม่ซิงโครไนซ์กับเซิร์ฟเวอร์จดหมาย
ป้าย "บนคอมพิวเตอร์ของฉัน" ระบุว่ารายการในโฟลเดอร์นั้นสามารถเข้าถึงได้ผ่านแอปพลิเคชัน Outlook เท่านั้น ไม่สามารถเข้าถึงได้ผ่านตัวค้นหาบนคอมพิวเตอร์ของคุณ แม้ว่า "บนคอมพิวเตอร์ของฉัน" อาจแนะนําว่าคุณสามารถค้นหาไฟล์เหล่านี้ได้โดยการค้นหาในคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่ป้ายกํากับเพียงบ่งบอกว่ารายการในโฟลเดอร์ไม่ได้อยู่บนเซิร์ฟเวอร์จดหมาย
ถ้าคุณไม่ทราบว่าคุณมีบัญชีชนิดใด
- บนแท็บ เครื่องมือ ให้คลิก บัญชี
- ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของกล่องตอบโต้ บัญชี ให้คลิกบัญชี ชนิดบัญชีจะปรากฏพร้อมกับคําอธิบายบัญชีในบานหน้าต่างด้านขวา บัญชีในภาพประกอบต่อไปนี้ เป็นบัญชี IMAP
ถ้าคุณมีบัญชี IMAP ข้อความจากบัญชีจะซิงค์กับเซิร์ฟเวอร์ IMAP ในรายการโฟลเดอร์มุมมองจดหมาย คุณจะเห็นกล่องขาเข้าสําหรับบัญชี IMAP แต่ละบัญชีแยกต่างหาก
ถ้าคุณมีบัญชี POP บัญชีเดียว ข้อความจะดาวน์โหลดไปยังกล่องขาเข้า บนคอมพิวเตอร์ของฉัน ถ้าคุณมีบัญชี POP หลายบัญชี ข้อความทั้งหมดจากบัญชีเหล่านั้นจะถูกดาวน์โหลดไปยังกล่องขาเข้า บนคอมพิวเตอร์ของฉัน กล่องเดียวกัน เนื่องจากบัญชี POP ไม่อนุญาต Outlook ให้ซิงค์กับเซิร์ฟเวอร์จดหมาย ข้อความจากบัญชี POP ทั้งหมดจะไปยังกล่องขาเข้า บนคอมพิวเตอร์ของฉัน สําเนาของแต่ละข้อความจะถูกดาวน์โหลดลงใน Outlook
หมายเหตุ
เมื่อต้องการเก็บรักษาจดหมายแยกต่างหากสําหรับบัญชี POP คุณสามารถสร้างกฏใน Outlook ซึ่งจะนําข้อความไปยังโฟลเดอร์ต่างๆ ตามแอดเดรสของผู้รับโดยอัตโนมัติ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎ ให้ดู สร้างกฎใน Outlook for Mac
ถ้าคุณมีเฉพาะบัญชี Exchange ใน Outlook โฟลเดอร์ บนคอมพิวเตอร์ของฉัน จะถูกซ่อนตามค่าเริ่มต้น ซึ่งช่วยทําให้โครงสร้างโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนําทางง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถช่วยป้องกันไม่ให้คุณบันทึกรายการโดยไม่ได้ตั้งใจในโฟลเดอร์ที่ไม่ได้ซิงโครไนซ์กับเซิร์ฟเวอร์ Exchange อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเลือกที่จะแสดงโฟลเดอร์ บนคอมพิวเตอร์ของฉัน ในบานหน้าต่างนําทางได้ คุณอาจต้องการทําเช่นนี้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการสร้างกลุ่มที่ติดต่อ การแสดงโฟลเดอร์ บนคอมพิวเตอร์ของฉัน จําเป็นต้องมีการสร้างกลุ่มที่ติดต่อ เนื่องจากกลุ่มไม่ซิงค์กับเซิร์ฟเวอร์ Exchange
เคล็ดลับ
เมื่อต้องการแสดงโฟลเดอร์ บนคอมพิวเตอร์ของฉัน ในบานหน้าต่างนําทาง ในเมนู Outlook ให้คลิก การกําหนดลักษณะ ภายใต้ การตั้งค่าส่วนบุคคล ให้คลิก ทั่วไป จากนั้นภายใต้แถบด้านข้าง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ซ่อนโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของฉัน
ดูเพิ่มเติม
IMAP และ POP คืออะไร ควรลิงก์ไปยัง https://support.office.com/en-US/article/What-are-IMAP-and-POP-ca2c5799-49f9-4079-aefe-ddca85d5b1c9