ใช้การตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูลใน Outlook Web App เพื่อนํานโยบายไปใช้กับข้อความและโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณ นโยบายการเก็บข้อมูลจะควบคุมระยะเวลาที่ข้อความของคุณถูกบันทึกไว้ นโยบาย Archive จะควบคุมระยะเวลาที่ข้อความอยู่ในโฟลเดอร์อีเมลก่อนที่จะถูกย้ายไปยังที่เก็บถาวร
คุณอาจเพิ่มหรือลบนโยบายการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรที่ให้เลือกได้ซึ่งถูกตั้งค่าโดยผู้ที่จัดการกล่องจดหมายของคุณ นโยบายที่จําเป็นจะไม่สามารถลบออกได้
หมายเหตุ
การจัดการนโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวรสําหรับบัญชีผู้ใช้ของคุณเป็นฟีเจอร์ที่มีหรือไม่มีก็ได้ และอาจไม่พร้อมให้คุณใช้งาน
| บทความนี้มีไว้สําหรับ Outlook Web App ซึ่งใช้โดยองค์กรที่จัดการเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ใช้ Exchange Server 2013 หรือ 2010 ถ้าคุณใช้ Microsoft 365 หรือ Exchange Server 2016 หรือ 2019 โปรแกรมอีเมลของคุณคือ Outlook บนเว็บ สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับ Outlook บนเว็บ ดูที่ รับความช่วยเหลือเกี่ยวกับ Outlook บนเว็บ |
|---|
กำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวร
โดยทั่วไปนโยบายการเก็บข้อมูลจะครอบคลุมช่วงเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ในรูปด้านล่าง นโยบายที่พร้อมใช้งาน ได้แก่ การลบ 1 สัปดาห์ (7 วัน) และการลบ 1 เดือน (1 เดือน) นอกจากนี้ยังมีนโยบายระยะยาว เช่น การลบ 1 ปี (1 ปี) และการลบ 5 ปี (5 ปี) สําหรับข้อความหรือโฟลเดอร์ที่สําคัญมาก ให้เลือก ไม่ลบ (ไม่ต้องลบ)
นโยบาย Archive สามารถมีตั้งแต่ ส่วนบุคคล 1 ปี ย้ายไปยังที่เก็บถาวร (1 ปี) ไปจนถึง ส่วนบุคคล 5 ปี ย้ายไปยังที่เก็บถาวร (5 ปี) นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือก ส่วนบุคคล ไม่ต้องย้ายไปยังที่เก็บถาวร (ไม่ต้อง) ได้อีกด้วย
หมายเหตุ
องค์กรของคุณจะควบคุมนโยบายที่พร้อมใช้งานสําหรับการใช้งานของคุณ
เมื่อต้องการกําหนดการเก็บรักษาหรือนโยบายการเก็บถาวรให้กับข้อความหรือโฟลเดอร์ คุณจะต้องไปยังข้อความของคุณ
ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้ลงชื่อเข้าใช้ Outlook Web App โดยใช้ URL ที่ให้โดยผู้ที่จัดการอีเมลสําหรับองค์กรของคุณ ใส่ชื่อผู้ใช้ของคุณและรหัสผ่าน จากนั้นเลือก ลงชื่อเข้าใช้
ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่ข้อความหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการนำนโยบายไปใช้ และเลือก กำหนดนโยบาย
เลือกนโยบายการเก็บถาวรหรือการเก็บข้อมูลที่คุณต้องการกําหนดให้กับข้อความหรือโฟลเดอร์
เคล็ดลับ
ถ้าคุณต้องการให้ข้อความเป็นไปตามนโยบายเดียวกันกับโฟลเดอร์ที่ข้อความนั้นอยู่ ให้เลือกใช้นโยบายโฟลเดอร์หลัก
จะเกิดอะไรขึ้นกับข้อความที่ถูกนําออกโดยนโยบาย
นโยบายการเก็บข้อมูลอาจลบข้อความอย่างถาวร หรืออาจย้ายข้อความเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของคุณ ถ้าคุณเห็นคําอธิบายนโยบายการเก็บข้อมูลที่ระบุว่า ลบ (สามารถกู้คืนได้ชั่วคราว) คุณสามารถใช้ กู้คืนรายการที่ลบ เพื่อกู้คืนข้อความได้ ระยะเวลาที่จะสามารถกู้คืนรายการได้นั้นจะได้รับการจัดการโดยผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ ระยะเวลาเริ่มต้นคือ 30 วัน ดู กู้คืนและคืนค่ารายการที่ถูกลบใน Outlook สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม
เมื่อคุณกู้คืนรายการที่ถูกลบโดยนโยบายการเก็บข้อมูลหรือนโยบายการเก็บถาวร คุณต้องวางรายการนั้นลงในโฟลเดอร์ที่ไม่มีนโยบายเกี่ยวข้องด้วย หรือเอานโยบายออกจากรายการนั้นหลังจากที่คุณกู้คืนแล้ว มิฉะนั้น รายการอาจถูกนําออกอีกครั้ง
ฉันต้องรู้อะไรอีก
- คุณไม่สามารถจัดการนโยบายการเก็บข้อมูลสําหรับปฏิทินของคุณได้
- นโยบายการเก็บข้อมูลจะถูกสร้างและจัดการโดยผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ
- นโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวรจะถูกประมวลผลหนึ่งครั้งในเจ็ดวัน