ที่เก็บข้อมูลถาวรออนไลน์ หรือที่เรียกว่ากล่องจดหมายเก็บถาวร คือที่ที่คุณสามารถจัดเก็บข้อความอีเมลเก่าเพื่อให้มีพื้นที่มากขึ้นในกล่องจดหมายหลักของคุณ ผู้ดูแลระบบ IT หรือ Microsoft 365 ของคุณจะสร้างกล่องจดหมายเก็บถาวรให้คุณ
หมายเหตุ
เมื่อต้องการใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณด้วย Outlook for Mac ทั้งกล่องจดหมายเก็บถาวรและกล่องจดหมายหลักจะต้องอยู่บน Exchange Server (ภายในองค์กร) หรือ Exchange Online ใน Microsoft 365 (ระบบคลาวด์) ตัวอย่างเช่น ถ้ากล่องจดหมายหลักของคุณอยู่บน Exchange Server และบัญชีที่เก็บข้อมูลถาวรของคุณอยู่ใน Exchange Online ใน Microsoft 365 คุณจะไม่สามารถใช้ที่เก็บข้อมูลถาวรออนไลน์ของคุณได้ ปรึกษาฝ่าย IT หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณเกี่ยวกับการระบุตําแหน่งพร้อมกัน
หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการย้ายจดหมายของคุณเพื่อเก็บถาวร
แม้ว่าคุณจะสามารถย้ายแต่ละข้อความจาก Outlook for Mac ไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณได้ทีละข้อความ (คุณไม่สามารถย้ายหรือคัดลอกหลายรายการพร้อมกันได้) วิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณถูกเก็บถาวรแล้วคือการใช้นโยบายการเก็บถาวรและการเก็บข้อมูลของ Outlook Web App
นโยบาย Archive และการเก็บข้อมูลจะถูกตั้งขึ้นโดยผู้ดูแลระบบ IT หรือ Microsoft 365 ของคุณ นโยบายการเก็บถาวรจะควบคุมระยะเวลาที่ข้อมูลอยู่ในโฟลเดอร์อีเมลก่อนที่จะถูกย้ายไปยังที่เก็บข้อมูลถาวร นโยบายการเก็บข้อมูลจะควบคุมควบคุมระยะเวลาที่ข้อมูลถูกบันทึกไว้ แม้ว่าผู้ดูแลระบบจะตั้งนโยบายสำหรับทั้งองค์กร คุณสามารถเขียนทับนโยบายให้ตรงกับความต้องการของคุณได้ ดู นโยบายการเก็บข้อมูลและเก็บถาวรในแอป Outlook Web App สำหรับคำแนะนำ
ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรหลายข้อความพร้อมกันและไม่มีนโยบายการเก็บถาวรและการเก็บข้อมูล ให้ใช้ Outlook Web App เพื่อย้ายข้อความจากกล่องจดหมายหลักของคุณไปยังที่เก็บข้อมูลถาวร คุณจะไม่สามารถย้ายโฟลเดอร์ แต่จะสามารถย้ายข้อความทั้งหมดในโฟลเดอร์พร้อมกัน
เลือกกล่องที่อยู่ถัดจากข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการเก็บถาวร
ลากไปยังโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนําทางที่ชื่อ Personal Archive - <ชื่อ>ของคุณ
หมายเหตุ
ถ้าโฟลเดอร์ รายการปฏิทิน ที่ติดต่อ งาน หรือบันทึกย่อถูกย้ายไปยังที่เก็บข้อมูลถาวรของคุณใน Outlook เวอร์ชันอื่น เช่น Outlook for Windows คุณจะไม่สามารถย้ายหรือดูรายการเหล่านั้นในกล่องจดหมายเก็บถาวรโดยใช้ Outlook for Mac ได้
เคล็ดลับเพิ่มเติม
- เมื่อต้องการค้นหาภายในที่เก็บข้อมูลถาวร ให้เลือกโฟลเดอร์เก็บถาวรในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ คุณไม่สามารถค้นหากล่องจดหมายของคุณและที่เก็บข้อมูลถาวรพร้อมกันได้
- คุณสามารถสร้างกฎกล่องจดหมายเข้าเพื่อเก็บข้อความลงในโฟลเดอร์ กำหนดข้อความให้เป็นหมวดหมู่ หรือย้ายข้อความไปยังบัญชีอื่นโดยอัตโนมัติ กฎเหล่านี้จะไม่มีผลกับกล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถย้ายข้อความไปยังที่เก็บข้อมูลถาวรของคุณโดยใช้กฎกล่องจดหมายเข้าได้