กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาเป็นฟีเจอร์ SharePoint ที่สามารถจัดการงานไลบรารีที่สําคัญบางงานได้โดยอัตโนมัติ การทําเช่นนี้ไม่เพียงประหยัดเวลา แต่ยังสามารถช่วยตรวจให้แน่ใจว่าไลบรารีเอกสารถูกจัดการอย่างสม่ําเสมอ

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถทำอะไรได้บ้าง

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถทำงานต่อไปนี้ได้

• กําหนดทิศทางเอกสารไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์อื่น อันที่จริงแล้ว ตัวจัดระเบียบเนื้อหาทําหน้าที่เป็นผู้เฝ้าประตูสําหรับเอกสาร ทุกครั้งที่เอกสารถูกอัปโหลด ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะใช้กฎที่คุณสร้างเพื่อกําหนดว่าควรย้ายเอกสารไปที่ไหน จากนั้นจะกําหนดทิศทางเอกสารไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์ที่ถูกต้องซึ่งอาจมีตําแหน่งในไซต์คอลเลกชันอื่น กฎสามารถอ้างอิงกับชนิดเนื้อหาและ Metadata รวมกัน
• อัปโหลดเอกสารทั้งหมดไปที่ไลบรารีสําหรับปล่อย คุณสามารถกําหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อวางเอกสารที่ถูกอัปโหลดทั้งหมดลงในไลบรารีสําหรับปล่อยที่ซึ่งสามารถใส่ Metadata และทําให้กระบวนการส่งเสร็จสมบูรณ์ได้

• จัดการขนาดโฟลเดอร์ คุณสามารถกําหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อตรวจสอบจํานวนรายการในโฟลเดอร์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีโฟลเดอร์ใดที่มีจํานวนรายการมากกว่าที่ระบุไว้ ตามค่าเริ่มต้น ขีดจํากัดนี้คือ 2500 รายการ และเมื่อมาถึงรายการที่ 2501 ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะสร้างโฟลเดอร์ใหม่และวางเอกสารในโฟลเดอร์นั้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถระบุจํานวนหัวข้อที่ตัวจัดระเบียบเนื้อหาอนุญาตในโฟลเดอร์เดียว
• จัดการการส่งซ้ําซ้อน เมื่อเอกสารที่ถูกอัปโหลดมีอยู่แล้วในไลบรารี คุณสามารถทําให้ตัวจัดระเบียบเนื้อหาใช้รุ่น SharePoint หรือเปลี่ยนชื่อไฟล์โดยการเพิ่มอักขระที่ไม่ซ้ํา การทําเช่นนี้ทําให้มั่นใจได้ว่าทั้งเอกสารที่มีอยู่และเอกสารซ้ําซ้อนจะถูกเก็บรักษาไว้
• การบำรุงรักษาบันทึกการตรวจสอบ ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถเก็บไฟล์บันทึกการตรวจสอบเกี่ยวกับเอกสารที่ถูกเก็บไว้หลังจากที่เอกสารนั้นถูกเปลี่ยนเส้นทาง

เปิดใช้งานฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหาบนไซต์

คุณต้องมีสิทธิ์ เจ้าของไซต์ เป็นอย่างน้อย และต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์การประกาศ

เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสำหรับไซต์หนึ่ง

1. นำทางไปยังหน้าที่คุณต้องการกำหนดค่า

2. คลิก แล้วเลือกการตั้งค่าไซต์จากเมนูดรอปดาวน์
   สําหรับ SharePoint ให้คลิก การตั้งค่า คลิก เนื้อหาไซต์ จากนั้นคลิก การตั้งค่าไซต์

3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ในกลุ่ม การกระทําในไซต์ ให้คลิก จัดการฟีเจอร์ของไซต์

4. ถัดจากชื่อฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหา ให้คลิก เปิดใช้งาน เมื่อฟีเจอร์ถูกเปิดใช้งาน คําว่า ใช้งานอยู่ จะปรากฏในคอลัมน์สถานะ

   

การกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

1. นำทางไปยังไซต์ที่คุณต้องการกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่ระบุโดยอัตโนมัติ

2. คลิก แล้วเลือกการตั้งค่าไซต์จากเมนูดรอปดาวน์
   สําหรับ SharePoint ให้คลิก การตั้งค่า คลิก เนื้อหาไซต์ จากนั้นคลิก การตั้งค่าไซต์

3. ในกลุ่ม การดูแลไซต์ ให้เลือก การตั้งค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหา

   หมายเหตุ

   ลิงก์การตั้งค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะปรากฏต่อเมื่อฟีเจอร์ถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์นี้เท่านั้น

4. ในส่วน เปลี่ยนเส้นทางผู้ใช้ไปยังไลบรารีสําหรับปล่อย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อบังคับใช้ตัวจัดระเบียบเนื้อหา การดําเนินการนี้จะเปลี่ยนเส้นทางผู้ใช้ไปที่ไลบรารีสําหรับปล่อยโดยอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้พยายามอัปโหลดเอกสาร

5. ในส่วน การส่งไปยังไซต์อื่น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการอนุญาตให้กฎกำหนดทิศทางเอกสารไปยังไซต์อื่น

6. ในส่วน การทำพาร์ติชันโฟลเดอร์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างโฟลเดอร์ย่อยหลังจากตำแหน่งที่ตั้งเป้าหมายมีจำนวนรายการมากเกินไป เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยโดยอัตโนมัติหลังจากที่ตำแหน่งที่ตั้งมีรายการเกินจำนวนที่กำหนดไว้

   • ในกล่อง จำนวนรายการในหนึ่งโฟลเดอร์ ให้พิมพ์จำนวนเอกสารที่สามารถเก็บไว้ในโฟลเดอร์หนึ่งๆ ก่อนที่จะต้องสร้างโฟลเดอร์ใหม่
   • ในกล่อง รูปแบบของชื่อโฟลเดอร์ ให้ระบุข้อตกลงการตั้งชื่อสำหรับโฟลเดอร์ใหม่ที่จะถูกสร้างขึ้น

7. ในส่วน การส่งที่ซ้ำกัน ให้เลือกว่าคุณต้องการให้ส่วนที่ซ้ำใช้ฟีเจอร์การกำหนดรุ่น หรือต้องการให้ส่วนที่ซ้ำมีอักขระเฉพาะแนบอยู่กับชื่อไฟล์ของรายการเสมอ

8. ในส่วน คงค่าบริบท ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการบันทึกบันทึกการตรวจสอบหรือ Metadata เป็นรายการตรวจสอบสำหรับรายการหรือเอกสารที่ส่ง

9. ในส่วน ผู้จัดการกฎ ให้ใส่ชื่อผู้ใช้ที่จะทําหน้าที่เป็นผู้จัดการกฎในองค์กรของคุณ ผู้จัดการกฎต้องมีสิทธิ์ จัดการเว็บไซต์ เพื่อเข้าถึงหน้าการตั้งค่ากฎตัวจัดระเบียบเนื้อหา สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างกฎตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกําหนดเส้นทางเอกสาร

10. เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่เหมาะสมเพื่อให้ข้อความทางอีเมลถูกส่งไปยังผู้จัดการกฎโดยอัตโนมัติ ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถส่งข้อความทางอีเมลเมื่อการส่งไม่ตรงกับกฎ หรือเมื่อเนื้อหาใดก็ตามถูกส่งไปที่ตัวจัดระเบียบเนื้อหา

    หมายเหตุ

    อีเมลต้องได้รับการกําหนดค่าโดยผู้ดูแลระบบ SharePoint หรือผู้ดูแลระบบเครือข่ายของคุณสําหรับเซิร์ฟเวอร์หรือบริการเพื่อให้กล่องกาเครื่องหมายเหล่านี้เปิดใช้งาน

11. ในส่วน จุดการส่ง ให้ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับไซต์อื่นหรือซอฟต์แวร์การส่งข้อความทางอีเมลอื่นที่สามารถส่งเนื้อหาไปที่ไซต์ปัจจุบันได้

    เคล็ดลับ

    ส่วนนี้จะให้ URL ของบริการเว็บเพื่อให้คุณส่งเนื้อหาไปยังไซต์นั้นในกรณีที่คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์หรือโซลูชันแบบกำหนดเองเพื่อส่งเอกสารจากระบบอีเมล