วางแผนชุดเอกสารใน SharePoint Server

สรุป: เรียนรู้เกี่ยวกับฟีเจอร์ชุดเอกสารใน SharePoint Server 2013 วิธีดูแลชุดเอกสาร และวางแผนสําหรับชนิดเนื้อหาของชุดเอกสาร

บทความนี้จะอธิบายถึงชุดเอกสาร และให้คําแนะนําเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถรวมชุดเอกสารกับโซลูชันการจัดการเอกสาร SharePoint Server 2016 ของคุณ

ในบทความนี้:

• เกี่ยวกับชุดเอกสาร
• การดูแลชุดเอกสาร
• ชนิดเนื้อหาชุดเอกสาร การวางแผน
• เวิร์กชีต

เกี่ยวกับชุดเอกสาร

ชุดเอกสาร เป็นฟีเจอร์ใน SharePoint Server 2016 ที่ทําให้องค์กรสามารถจัดการผลลัพธ์หรือ ผลงานของงานเดียว ซึ่งสามารถรวมถึงเอกสารหรือไฟล์หลายไฟล์ ชุดเอกสารเป็นโฟลเดอร์ชนิดพิเศษที่รวมแอตทริบิวต์เฉพาะของชุดเอกสาร แอตทริบิวต์ และลักษณะการทํางานของโฟลเดอร์และเอกสาร และมีส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI) เมตาดาต้า และองค์ประกอบโมเดลวัตถุเพื่อช่วยจัดการทุกด้านของผลิตภัณฑ์การทํางาน

สําหรับทีมและผู้ใช้ในหลายองค์กร จําเป็นต้องมีชุดเอกสารหรือผลการทํางานในการจัดการโครงการหรือผลที่ได้รับให้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ทีมกฎหมายอาจต้องรวบรวม สร้าง และจัดการเอกสาร รูปถ่าย และไฟล์เสียงต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับคดีใดคดีหนึ่ง หรือทีมขายอาจต้องการรวบรวมเอกสารจากแหล่งต่างๆ เพื่อสร้างและจัดการคําขอข้อเสนอ (RFP) สําหรับลูกค้าที่มีศักยภาพ ชุดเอกสารช่วยให้ทีมและผู้ใช้เหล่านั้นสามารถจัดการชุดเอกสารเหล่านั้นเป็นคอลเลกชันเดียว ผลลัพธ์ หรือผลงาน เจ้าของชุดเอกสารสามารถสร้างหน้าต้อนรับแบบกําหนดเองที่สามารถแสดงรายการที่รวมอยู่และข้อมูลสําคัญเกี่ยวกับผลิตผลของที่ทํางาน

ใน SharePoint Server 2016 องค์กรที่ต้องการสร้างและจัดการชุดเอกสารอย่างสอดคล้องสามารถกําหนดค่าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารสําหรับแต่ละผลงานที่พวกเขามักจะสร้างได้ จากนั้นชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารสามารถกําหนดชนิดเนื้อหา แอตทริบิวต์ รายการเริ่มต้น คอลัมน์ เวิร์กโฟลว์ และนโยบายที่ได้รับการอนุมัติได้ จากนั้นสามารถสร้างชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารแบบกําหนดเองเพิ่มเติมจากชนิดเนื้อหาแม่ ซึ่งแต่ละชนิดจะสืบทอดคุณสมบัติและการตั้งค่ามาจากชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารแม่ หลังจากที่ชนิดเนื้อหาถูกเพิ่มลงในไลบรารี ผู้ใช้สามารถสร้างชุดเอกสารที่สืบทอดแอตทริบิวต์ของชนิดเนื้อหาชุดเอกสารโดยใช้คําสั่ง สร้าง ชนิดเนื้อหาชุดเอกสารจะมีการตั้งค่าเพิ่มเติมที่ทําให้คุณสามารถระบุชนิดเนื้อหาที่อนุญาต เนื้อหาเริ่มต้น คอลัมน์ที่แชร์ คอลัมน์หน้าต้อนรับ และมุมมองหน้าต้อนรับเริ่มต้น

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดเนื้อหา ให้ดูที่ วางแผนชนิดเนื้อหาและเวิร์กโฟลว์ (SharePoint Server 2010)

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างและจัดการชุดเอกสารใน SharePoint Server 2016 ให้ดูที่ การสร้างและกําหนดค่าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารใหม่ ในวิธีใช้ SharePoint Server 2016

การดูแลชุดเอกสาร

ชุดเอกสารใน SharePoint Server 2016 แชร์แอตทริบิวต์และคุณสมบัติเดียวกันกับโฟลเดอร์จํานวนมาก อย่างไรก็ตาม มีข้อควรพิจารณาที่สําคัญบางประการที่คุณควรทราบเมื่อวางแผนโซลูชันชุดเอกสาร

• ไม่มีการจํากัดจํานวนเอกสารที่มีอยู่ในชุดเอกสาร อย่างไรก็ตาม เวลาในการโหลดจอแสดงผลอาจถูกจํากัดด้วยค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ ซึ่งตามค่าเริ่มต้นจะถูกตั้งค่าไว้ที่ 5,000 รายการ โฟลเดอร์ได้รับอนุญาตในชุดเอกสาร แต่ไม่สามารถใช้การนําทาง Metadata ในชุดเอกสารได้ ดังนั้น จึงเป็นเรื่องสําคัญที่จะต้องพิจารณาถึงความเป็นไปได้ที่จะเกินค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการและข้อกังวลด้านการออกแบบการนําทางเมื่อคุณกําหนดจํานวนรายการที่ควรมีอยู่ในชุดเอกสาร นอกจากนี้ เมื่อคุณใช้ฟีเจอร์ ส่งไปยัง กับชุดเอกสาร ผลรวมของเอกสารทั้งหมดในชุดเอกสารจะต้องไม่เกิน 50MB สําหรับคอลเลกชันหรือผลงานที่มีจํานวนรายการจํานวนมาก โครงสร้างโฟลเดอร์ในไลบรารีเอกสารอาจเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ดีกว่า
• ไม่มีการจํากัดจํานวนชุดเอกสารที่สามารถอยู่ในไลบรารีเอกสาร อย่างไรก็ตาม จํานวนชุดเอกสารที่จะปรากฏในรายการจะถูกจํากัดด้วยค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ
• เมื่อใช้ Metadata ที่แชร์ ถ้ามีมากกว่า 10 รายการที่ใช้ Metadata ที่แชร์ในชุดเอกสาร การอัปเดต Metadata จะทํางานโดยตัวจับเวลางานทุกๆ 15 นาที ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเอกสาร 10 รายการในระดับบนสุดของไลบรารี และมีเอกสารเดียวในชุดเอกสารที่มี Metadata ที่แชร์ งานเวลาจะไม่ทํางาน แต่ถ้าคุณเพิ่มชุดเอกสารอื่นที่มีเอกสารอีก 9 รายการ ตัวจับเวลางานจะทํางาน
• เมื่อใช้การกําหนดเส้นทางของชุดเอกสาร ชุดเอกสารที่ถูกส่งไปยังตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะยังคงอยู่ในไลบรารีสําหรับปล่อยและถูกย้ายไปยังตําแหน่งที่ตั้งที่เหมาะสมโดยตัวจัดระเบียบเนื้อหาประมวลผลตัวจับเวลา ซึ่งตามค่าเริ่มต้นจะทํางานทุกวัน

เมื่อต้องการใช้ชุดเอกสารในไซต์คอลเลกชัน คุณต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์ชุดเอกสาร

เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์ชุดเอกสารสําหรับไซต์คอลเลกชัน

1. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก ฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน
2. บนหน้า คุณลักษณะ สําหรับชุดเอกสาร ให้คลิก เปิดใช้งาน

หลังจากเปิดใช้งานฟีเจอร์ชุดเอกสารแล้ว คุณจะสามารถสร้างชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารได้

ชนิดเนื้อหาชุดเอกสาร การวางแผน

คุณสามารถวางแผนชนิดเนื้อหาชุดเอกสารสําหรับโซลูชันของคุณได้โดยใช้เวิร์กชีตการวิเคราะห์การใช้เอกสาร ซึ่งคุณสามารถทําให้เสร็จสมบูรณ์ได้โดยใช้บทความ ระบุผู้ใช้และวิเคราะห์การใช้เอกสารใน SharePoint 2013 จากนั้นคุณสามารถใช้ เวิร์กชีตชนิดเนื้อหา (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) เพื่อบันทึกการตัดสินใจเกี่ยวกับชนิดเนื้อหาชุดเอกสารใหม่แต่ละชนิดที่คุณจะใช้ในโซลูชันของคุณ

เมื่อต้องการวางแผนเอกสาร ชุดชนิดเนื้อหา โดยใช้เวิร์กชีต ชนิดเนื้อหา

1. ใส่ใน Document Set เขตข้อมูล ชนิดเนื้อหา ของเวิร์กชีตชนิดเนื้อหา

2. ใส่ URL ของไซต์ที่จะกําหนดชนิดเนื้อหาชุดเอกสารใหม่ โปรดสังเกตว่า ชนิดเนื้อหาจะพร้อมใช้งานในไซต์ที่มีการกําหนดชนิดเนื้อหาเหล่านั้น และในไซต์ทั้งหมดที่อยู่ใต้ไซต์นั้น

3. ระบุชนิดเนื้อหาแม่ ใส่ชนิดเนื้อหาชุดเอกสารแม่ในเขตข้อมูล ชนิดเนื้อหาแม่ ของเวิร์กชีตชนิดเนื้อหา ซึ่งจะเป็นชนิดเนื้อหาชุดเอกสารหลักหรือชนิดเนื้อหาชุดเอกสารแบบกําหนดเองที่คุณวางแผนไว้แล้ว

4. กําหนดการตั้งค่าชุดเอกสาร กําหนดและระบุการตั้งค่าชุดเอกสารต่อไปนี้ในเวิร์กชีตชนิดเนื้อหา

   1. กําหนดชนิดเนื้อหาที่อนุญาต ระบุชนิดเนื้อหาเริ่มต้นที่จะอนุญาตให้ใช้ในชนิดเนื้อหาชุดเอกสารนี้
   2. กําหนดเนื้อหาเริ่มต้น ถ้าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารที่คุณกําลังสร้างจะถูกกําหนดค่าให้สร้างเนื้อหาเริ่มต้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสาร คุณสามารถเพิ่มไฟล์ลงในชุดเอกสารด้วยตนเองได้ เฉพาะไฟล์ของชนิดเนื้อหาที่อนุญาตสําหรับชุดเอกสารเท่านั้นที่สามารถเพิ่มได้
   3. กําหนดคอลัมน์ที่แชร์ ระบุว่าค่าคอลัมน์สําหรับชุดเอกสารควรซิงโครไนซ์กับเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในชุดโดยอัตโนมัติหรือไม่
   4. กําหนดคอลัมน์ หน้าต้อนรับ ระบุว่าคอลัมน์ใดควรแสดงบนหน้า ยินดีต้อนรับ สําหรับแต่ละชุดเอกสาร
   5. กําหนดมุมมอง หน้ายินดีต้อนรับ ระบุมุมมองเพื่อแสดงเนื้อหาของชุดเอกสารบน หน้ายินดีต้อนรับ

5. กําหนดคอลัมน์และลําดับคอลัมน์ ในตาราง คอลัมน์แผน ของเวิร์กชีตชนิดเนื้อหา ให้ทําดังนี้

   1. ใส่คอลัมน์แต่ละคอลัมน์ที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาแม่ ในคอลัมน์ ใหม่ใช่ไหม ให้พิมพ์ No สําหรับแต่ละรายการ
   2. สําหรับคอลัมน์เพิ่มเติมแต่ละคอลัมน์ ให้ใส่ชื่อของคอลัมน์ที่กําหนดไว้ล่วงหน้าหรือของคอลัมน์ที่คุณจะสร้างขึ้น ใส่ชื่อของคอลัมน์เพิ่มเติม ชนิดของคอลัมน์ และระบุว่าเป็นคอลัมน์ใหม่หรือไม่

6. ในส่วน เทมเพลตแผน ของเวิร์กชีต ให้พิมพ์None

7. การกําหนดเวิร์กโฟลว์ ถ้ามีเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานที่เกี่ยวข้องกับชนิดเนื้อหาชุดเอกสาร คุณสามารถเลือกเชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์นั้นกับชนิดเนื้อหาได้ เวิร์กโฟลว์สามารถเริ่มบนข้อมูลในรายการใดๆ ของชนิดเนื้อหานั้นได้ สําหรับคําอธิบายที่สมบูรณ์เกี่ยวกับการวางแผนเวิร์กโฟลว์ ให้ดูที่ วางแผนเวิร์กโฟลว์ หลังจากที่รีวิวเวิร์กโฟลว์และกําหนดเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานแล้ว ให้ใส่เวิร์กโฟลว์แต่ละเวิร์กโฟลว์เพื่อสัมพันธ์กับชนิดเนื้อหาในตาราง วางแผนเวิร์กโฟลว์ ของเวิร์กชีต ชนิดเนื้อหา ถ้าเวิร์กโฟลว์ไม่ได้สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาแม่ ให้ใส่ข้อมูลนั้นในคอลัมน์ใหม่หรือไม่

8. กําหนดนโยบาย นโยบายคือชุดของกฎสําหรับเนื้อหาชนิดหนึ่ง ฟีเจอร์นโยบายจะให้รายละเอียดของแต่ละกฎ เช่น สามารถพิมพ์รายการของชนิดเนื้อหาได้หรือไม่ หรือการกระทําใดที่ควรตรวจสอบข้อมูลนั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนนโยบาย ให้ดูที่ แผนนโยบายการจัดการข้อมูลใน SharePoint Server 2013 หลังจากที่ตรวจทานนโยบายและกําหนดฟีเจอร์ของนโยบายและเทมเพลตนโยบายที่พร้อมใช้งานแล้ว ในส่วน วางแผนนโยบาย ของเวิร์กชีต ชนิดเนื้อหา ให้ทําดังต่อไปนี้

   1. ถ้าชนิดเนื้อหาแม่มีการตั้งค่านโยบาย การตั้งค่าเหล่านั้นจะถูกนําไปใช้โดยไม่เปลี่ยนแปลงในชนิดเนื้อหาใหม่ สิ่งนี้ทําให้มั่นใจได้ว่า หลังจากกําหนดนโยบายแล้ว จะถูกบังคับใช้ในชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ถ้าชนิดเนื้อหาปัจจุบันสืบทอดการตั้งค่านโยบายจากชนิดหลัก ในส่วน วางแผนนโยบาย ของเวิร์กชีตชนิดเนื้อหา ให้ตอบ Yes คําถามที่ว่า "นโยบายถูกกําหนดไว้ในชนิดเนื้อหาแม่หรือไม่"
   2. ถ้าชนิดเนื้อหาปัจจุบันกําลังสืบทอดนโยบายโดยยึดตามชนิดเนื้อหาแม่ ในเขตข้อมูล บันทึกชื่อนโยบาย ของส่วน วางแผนนโยบาย ให้พิมพ์ชื่อของเทมเพลตนโยบาย ในทํานองเดียวกัน ถ้าชนิดเนื้อหาปัจจุบันไม่ได้สืบทอดนโยบาย และคุณต้องการนําเทมเพลตนโยบายไปใช้ ในเขตข้อมูล บันทึกชื่อนโยบาย ของส่วน วางแผนนโยบาย ให้พิมพ์ชื่อของเทมเพลตนโยบาย
   3. ถ้าชนิดเนื้อหาปัจจุบันสืบทอดฟีเจอร์ของนโยบายอย่างน้อยหนึ่งฟีเจอร์จากชนิดเนื้อหาแม่ ให้ใส่ฟีเจอร์นโยบายแต่ละรายการในตาราง ฟีเจอร์ ในส่วน วางแผนนโยบาย ของเวิร์กชีต ในทางกลับกัน ถ้าชนิดเนื้อหาปัจจุบันไม่สืบทอดนโยบาย และคุณต้องการเชื่อมโยงฟีเจอร์นโยบายกับชนิดเนื้อหาปัจจุบัน ให้ใส่ฟีเจอร์นโยบายเหล่านั้นลงในตารางฟีเจอร์ โปรดสังเกตว่า คุณไม่สามารถเชื่อมโยงฟีเจอร์ของนโยบายแต่ละฟีเจอร์และนโยบายตามชื่อเข้ากับชนิดเนื้อหาได้

เวิร์กชีต

ใช้เวิร์กชีตต่อไปนี้เพื่อบันทึกข้อมูลที่กล่าวถึงในบทความนี้

• เวิร์กชีตชนิดเนื้อหา (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409)
• วิเคราะห์เวิร์กชีตการใช้งานเอกสาร (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165873&clcid=0x409)

ระบุผู้ใช้และวิเคราะห์การใช้เอกสาร (SharePoint Server 2010)วางแผนชนิดเนื้อหาและเวิร์กโฟลว์ (SharePoint Server 2010)