หนึ่งในขั้นตอนแรกในการจัดการโครงการคือการเพิ่มงานที่ทําให้โครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์ รายการของงานของคุณอาจเป็นรายการตรวจสอบของสิ่งต่างๆ ที่จําเป็นต้องทําให้เสร็จ หรืออาจเกี่ยวข้องมากขึ้น ด้วยวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด ความสัมพันธ์กับงานอื่นๆ และข้อมูลงานที่เกี่ยวข้องอื่นๆ รายการตรวจสอบอย่างง่ายของงานและรายการงานที่จัดกําหนดการไว้จะใช้รายการเดียวกันบนไซต์ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นด้วยรายการตรวจสอบอย่างง่าย แล้วเพิ่มรายละเอียดให้กับงานในภายหลังเพื่อทําให้เป็นรายการงานที่จัดกําหนดการไว้
เพิ่มรายการตรวจสอบอย่างง่ายของงาน
ถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งานการวางแผนโครงการหรือถ้าคุณไม่ได้คาดหวังว่าโครงการนี้จะซับซ้อนเป็นพิเศษ รายการตรวจสอบอย่างง่ายของงานอาจเพียงพอสําหรับคุณในการจัดการโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ รายการตรวจสอบของคุณอาจมีวันครบกําหนดสําหรับงานของโครงการและงานที่มอบหมายให้กับสมาชิกในทีมโครงการ
เมื่อต้องการเพิ่มรายการตรวจสอบอย่างง่ายของงาน:
- บน เปิดใช้ด่วน สําหรับไซต์ของคุณ ให้คลิก งาน
- บนหน้า งาน ให้คลิก แก้ไข
- ในคอลัมน์ ชื่องาน ให้พิมพ์ชื่อสําหรับแต่ละงานที่จําเป็นต้องทําให้เสร็จในโครงการของคุณ กด Enter เพื่อย้ายไปยังบรรทัดถัดไปหลังจากเพิ่มงาน
เคล็ดลับ
คุณต้องการเพิ่มงานใหม่ระหว่างงานสองงานที่แสดงอยู่แล้วหรือไม่ คลิกช่องว่างทางด้านซ้ายของกล่องกาเครื่องหมายสําหรับงานที่มีอยู่ แล้วกด แทรก แถวใหม่จะถูกเพิ่มเหนืองานที่มีอยู่ที่คุณเลือก คุณยังสามารถคลิก แทรก ในกลุ่ม ลําดับชั้น บนแท็บ งาน
ในคอลัมน์ วันครบกําหนด ให้พิมพ์หรือเลือกวันที่ที่แต่ละงานในรายการควรเสร็จสมบูรณ์ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่างานจําเป็นต้องเสร็จสมบูรณ์เมื่ออะไร ให้ปล่อยคอลัมน์นี้ว่างไว้สําหรับงานนั้น
ในคอลัมน์ มอบหมายให้ ให้พิมพ์หรือเลือกชื่อของแต่ละคนที่จะทํางานแต่ละงานในรายการ
เคล็ดลับ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการกําหนดบุคคลหนึ่งคนให้กับแต่ละงาน ถ้าคุณต้องการมอบหมายงานมากกว่าหนึ่งคน สิ่งนี้อาจนําไปสู่ปัญหาเกี่ยวกับการทําเครื่องหมายงานเป็นเสร็จสมบูรณ์ ถ้า Ann ทํางานของเธอเสร็จในงาน นั้นจะทําให้เธอสามารถทําเครื่องหมายเป็นเสร็จสมบูรณ์บนหน้า งานของฉัน ได้ อย่างไรก็ตาม การทําเช่นนี้จะทําเครื่องหมายงานเป็นเสร็จสมบูรณ์สําหรับทุกคนที่ได้รับมอบหมาย ไม่ใช่แค่ Ann คนอื่นในงานอาจยังมีงานที่ต้องทําอยู่ ถ้าคุณตัดสินใจว่าคุณยังคงต้องการมอบหมายงานให้กับบุคคลมากกว่าหนึ่งคน คุณสามารถแยกชื่อด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;)) ได้
เมื่อคุณเพิ่มรายการตรวจสอบงานอย่างง่ายของคุณเสร็จแล้ว ให้คลิก หยุด
วิธีที่รวดเร็วอีกวิธีหนึ่งในการเพิ่มรายการตรวจสอบอย่างง่ายของงานคือการวางรายการจากเวิร์กชีต Excel ตราบใดที่คอลัมน์ที่คุณใช้ในเวิร์กชีตอยู่ในแนวเดียวกับคอลัมน์ที่แสดงบนหน้า งาน คุณสามารถคลิกในรายการงานและวางข้อมูลเวิร์กชีตของคุณ ชื่อจะถูกจับคู่กับบัญชี ถ้าเป็นไปได้ ในคอลัมน์ มอบหมายให้
เมื่อคุณทํางานในโครงการของคุณ คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ด้านข้างของชื่องานแต่ละชื่อเมื่องานเสร็จสมบูรณ์
ถ้าคุณพบว่าคุณต้องการควบคุมงานในรายการตรวจสอบอย่างง่ายของคุณมากขึ้น คุณสามารถใช้ขั้นตอนในส่วนถัดไปเพื่อเพิ่มรายละเอียดให้กับงานของคุณ เพื่อสร้างรายการตามกําหนดการที่มีเสถียรภาพมากขึ้น
เพิ่มรายการงานที่จัดกําหนดการไว้
ถ้าโครงการของคุณค่อนข้างซับซ้อน คุณอาจพบว่ารายการงานตามกําหนดการจะช่วยให้คุณติดตามงานด้วยวิธีที่จัดการได้มากขึ้น
เมื่อต้องการเพิ่มรายการงานที่จัดกําหนดการไว้:
บน เปิดใช้ด่วน สําหรับไซต์ของคุณ ให้คลิก งาน
บนหน้า งาน ให้คลิก งานใหม่ หรือบนแท็บ งาน ของ Ribbon ให้คลิก รายการใหม่
หมายเหตุ
ถ้าคุณเริ่มต้นสร้างรายการตรวจสอบอย่างง่ายของงาน แต่โครงการมีส่วนร่วมมากขึ้นเล็กน้อย คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมลงในงานที่มีอยู่ของคุณได้อย่างง่ายดาย เมื่อต้องการเลือกงาน ให้คลิกที่ช่องว่างทางด้านซ้ายของกล่องกาเครื่องหมายของงานนั้น จากนั้น บนแท็บ งาน ของ Ribbon ให้คลิก แก้ไขรายการ การทําเช่นนี้จะเปิดงานเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดการจัดกําหนดการได้มากขึ้น
พิมพ์ชื่อสําหรับงานของคุณในกล่อง ชื่องาน
พิมพ์หรือเลือกวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสําหรับงานของคุณในกล่อง วันที่เริ่มต้น และ วันครบกําหนด ถ้าคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับวันที่เหล่านี้ ให้ปล่อยข้อมูลนี้ทิ้งไว้ในขณะนี้ คุณสามารถกลับมาในภายหลังและเพิ่มข้อมูลได้โดยการแก้ไขงาน
พิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการทํางานในกล่อง มอบหมายให้
เคล็ดลับ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการกําหนดบุคคลหนึ่งคนให้กับแต่ละงาน ถ้าคุณต้องการมอบหมายงานมากกว่าหนึ่งคน สิ่งนี้อาจนําไปสู่ปัญหาเกี่ยวกับการทําเครื่องหมายงานเป็นเสร็จสมบูรณ์ ถ้า Ann ทํางานของเธอเสร็จในงาน นั้นจะทําให้เธอสามารถทําเครื่องหมายเป็นเสร็จสมบูรณ์บนหน้า งานของฉัน ได้ อย่างไรก็ตาม การทําเช่นนี้จะทําเครื่องหมายงานเป็นเสร็จสมบูรณ์สําหรับทุกคนที่ได้รับมอบหมาย ไม่ใช่แค่ Ann คนอื่นในงานอาจยังมีงานที่ต้องทําอยู่ ถ้าคุณตัดสินใจว่าคุณยังคงต้องการมอบหมายงานให้กับบุคคลมากกว่าหนึ่งคน คุณสามารถแยกชื่อด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;)) ได้
ถ้างานเริ่มทํางานแล้ว ให้ใส่เปอร์เซ็นต์ในกล่อง % เสร็จสมบูรณ์ เพื่อระบุจํานวนงานที่ทําเสร็จแล้วโดยประมาณ และสิ่งที่ต้องทําที่เหลืออยู่
เคล็ดลับ
นี่คือเขตข้อมูลที่ยอดเยี่ยมสําหรับสมาชิกในทีมโครงการของคุณเพื่ออัปเดตเป็นประจํา ซึ่งช่วยให้คุณเข้าใจว่าโครงการของคุณกําลังคืบหน้าอย่างไร และโครงการของคุณอยู่ระหว่างการติดตามเพื่อให้เสร็จทันเวลาหรือไม่
พิมพ์คําอธิบายสั้นๆ ของงานในกล่อง คําอธิบาย ถ้าคุณต้องการให้รายละเอียดเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้องมากขึ้น ซึ่งอาจเป็นประโยชน์สําหรับผู้บริหารหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ที่พยายามทําความเข้าใจโครงการของคุณ
ใช้กล่องและปุ่มที่อยู่ถัดจาก งาน ที่ต้องทําก่อน เพื่อระบุงานที่ต้องทําในโครงการของคุณให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่งานปัจจุบันจะสามารถเริ่มต้นได้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณสร้างงานที่เรียกว่า "เผยแพร่ข่าวประกาศ" ซึ่งไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างาน "เขียนข่าวประกาศ" จะเสร็จสมบูรณ์ เลือกงาน "เขียนข่าวประกาศ" จากกล่องทางด้านซ้าย แล้วคลิก เพิ่ม เพื่อย้ายไปยังกล่องทางด้านขวา ซึ่งระบุว่างาน "เผยแพร่แบบกดเขียน" เป็นงานที่ต้องทําก่อน (นั่นคือก่อนหน้า) งาน "เผยแพร่การเผยแพร่การเผยแพร่"เลือกระดับความสําคัญที่เหมาะสมจากรายการ ลําดับความสําคัญ
เลือกระดับสถานะที่เหมาะสมจากรายการ สถานะงาน
เคล็ดลับ
นี่คืออีกเขตข้อมูลหนึ่งที่เป็นประโยชน์สําหรับให้สมาชิกในทีมโครงการของคุณอัปเดตเป็นประจํา ซึ่งจะช่วยให้คุณไม่พลาดปัญหาการหยุดทํางาน ความล่าช้าของกําหนดการ และปัญหาการจัดกําหนดการที่สําคัญอื่นๆ
คลิก บันทึก
ทํางานกับรายการงานของคุณ
เมื่อคุณทํางานกับรายการงานของคุณ งานที่มีวันครบกําหนดแสดงเป็นสีแดงจะล่าช้า เมื่อคุณทําเครื่องหมายงานที่ล่าช้าเป็นเสร็จสมบูรณ์โดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากงานวันครบกําหนดจะไม่ปรากฏเป็นข้อความสีแดงอีกต่อไป
นอกจากนี้ คุณสามารถสลับระหว่างมุมมองต่างๆ ของรายการงานของคุณได้โดยการคลิกลิงก์มุมมองด้านบนรายการ คุณสามารถเลือกจาก งานทั้งหมด, Calendar, เสร็จสมบูรณ์, แผนภูมิแกนต์, งานที่ล่าช้า, งานของฉัน และ กําลังจะมาถึง หรือคุณสามารถปรับเปลี่ยนมุมมองที่มีอยู่หรือสร้างมุมมองของรายการงานของคุณเองก็ได้ ถ้ามุมมองที่คุณต้องการใช้ไม่แสดงอยู่เหนือรายการงาน ให้คลิก คลิกเพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม (...) ที่อยู่ถัดจากลิงก์มุมมอง แล้วเลือกมุมมองที่คุณต้องการใช้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างมุมมองของคุณเอง ให้ดูที่ สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมองของรายการหรือไลบรารี
หลังจากที่คุณเพิ่มงานโดยละเอียดลงในโครงการของคุณแล้ว คุณอาจต้องการ: