หนึ่งในขั้นตอนแรกในการจัดการโครงการคือการเพิ่มงานที่ช่วยให้โครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์ รายการงานของคุณสามารถเป็นแบบง่ายๆ เช่น รายการตรวจสอบของสิ่งที่ต้องทําให้เสร็จ หรืออาจเกี่ยวข้องกับวันที่เริ่มต้นและวันที่เสร็จสิ้น ความสัมพันธ์กับงานอื่นๆ และข้อมูลงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ทั้งรายการตรวจสอบอย่างง่ายของงานและรายการที่จัดกําหนดการไว้ของงานจะใช้รายการเดียวกันบนไซต์ของคุณ ดังนั้น คุณจึงสามารถเริ่มต้นด้วยรายการตรวจสอบอย่างง่าย แล้วเพิ่มรายละเอียดลงในงานในภายหลังเพื่อทําให้เป็นรายการที่จัดกําหนดการไว้ของงาน
เพิ่มรายการตรวจสอบอย่างง่ายของงาน
ถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้นวางแผนโครงการ หรือถ้าคุณไม่ได้คาดว่าโครงการนี้จะซับซ้อนเป็นพิเศษ รายการตรวจสอบง่ายๆ ของงานอาจเพียงพอแล้วสําหรับคุณในการจัดการโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ รายการตรวจสอบของคุณอาจมีวันครบกําหนดสําหรับงานโครงการ และงานที่มอบหมายให้กับสมาชิกในทีมโครงการ
เมื่อต้องการเพิ่มรายการตรวจสอบอย่างง่ายของงาน ให้ทําดังนี้
- บน เปิดใช้ด่วน สําหรับไซต์ของคุณ ให้คลิก งาน
- บนหน้า งาน ให้คลิก แก้ไข
- ในคอลัมน์ ชื่องาน ให้พิมพ์ชื่อสําหรับแต่ละงานที่ต้องทําให้เสร็จในโครงการของคุณ กด Enter เพื่อย้ายไปยังบรรทัดถัดไปหลังจากเพิ่มงาน
เคล็ดลับ
คุณต้องการเพิ่มงานใหม่ระหว่างสองงานที่แสดงรายการแล้วหรือไม่ คลิกช่องว่างทางด้านซ้ายของกล่องกาเครื่องหมายสําหรับงานที่มีอยู่แล้ว แล้วกด Insert แถวใหม่จะถูกเพิ่มไว้เหนืองานที่มีอยู่ที่คุณเลือก คุณยังสามารถคลิก แทรก ในกลุ่ม ลําดับชั้น บนแท็บ งาน ได้อีกด้วย
ในคอลัมน์ วันครบกําหนด ให้พิมพ์หรือเลือกวันที่ที่งานแต่ละรายการในรายการควรเสร็จสมบูรณ์ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าเมื่อใดที่งานต้องเสร็จ ให้ปล่อยคอลัมน์นี้ว่างไว้สําหรับงานนั้น
ในคอลัมน์ มอบหมายให้ ให้พิมพ์หรือเลือกชื่อของบุคคลแต่ละคนที่จะทํางานในแต่ละงานในรายการ
เคล็ดลับ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการมอบหมายคนเพียงคนเดียวในแต่ละงาน ถ้าคุณจําเป็นต้องมอบหมายบุคคลมากกว่าหนึ่งคน อาจนําไปสู่ปัญหาในการทําเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์ได้ ถ้าอัญชน์ทํางานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็สมเหตุสมผลที่เธอจะทําเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์บนหน้า งานของฉัน อย่างไรก็ตาม การดําเนินการนี้จะทําเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์สําหรับทุกคนที่ได้รับมอบหมาย ไม่ใช่แค่ Ann เท่านั้น คนอื่นในงานนี้อาจยังมีงานที่ต้องทําอยู่ ถ้าคุณตัดสินใจว่าคุณยังต้องมอบหมายงานมากกว่าหนึ่งคน คุณสามารถแยกชื่อได้ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;))
เมื่อคุณเสร็จสิ้นการเพิ่มรายการตรวจสอบอย่างง่ายของงานแล้ว ให้คลิกหยุด
อีกหนึ่งวิธีที่รวดเร็วในการเพิ่มรายการตรวจสอบแบบง่ายของงานคือการวางรายการจากเวิร์กชีต Excel ตราบใดที่คอลัมน์ที่คุณใช้ในเวิร์กชีตเรียงแถวกับคอลัมน์ที่แสดงบนหน้า งาน คุณเพียงแค่คลิกในรายการงานและวางข้อมูลในเวิร์กชีตของคุณ ชื่อจะถูกจับคู่กับบัญชี ถ้าเป็นไปได้ ในคอลัมน์ มอบหมายให้
เมื่อคุณทํางานในโครงการของคุณ คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมายข้างๆ ชื่อของแต่ละงานเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ได้
ถ้าคุณพบว่าคุณต้องการควบคุมงานในรายการตรวจสอบแบบง่ายๆ เพิ่มเติม คุณสามารถใช้ขั้นตอนในส่วนถัดไปเพื่อเพิ่มรายละเอียดให้กับงาน เพื่อสร้างรายการที่จัดกําหนดการมีเสถียรภาพมากขึ้น
เพิ่มรายการงานที่จัดกําหนดการไว้
ถ้าโครงการของคุณค่อนข้างซับซ้อน คุณอาจพบว่ารายการงานที่จัดกําหนดการไว้ช่วยให้คุณติดตามงานด้วยวิธีที่จัดการได้ง่ายยิ่งขึ้น
เมื่อต้องการเพิ่มรายการงานที่จัดกําหนดการไว้ ให้ทําดังนี้
บน เปิดใช้ด่วน สําหรับไซต์ของคุณ ให้คลิก งาน
บนหน้า งาน ให้คลิก งานใหม่ หรือ บนแท็บ งาน ของ Ribbon ให้คลิก รายการใหม่
หมายเหตุ
ถ้าคุณเริ่มแรกคุณสร้างรายการตรวจสอบง่ายๆ ของงาน แต่โครงการเริ่มเกี่ยวข้องกันมากขึ้นเล็กน้อย คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดให้กับงานที่มีอยู่ของคุณได้อย่างง่ายดาย เมื่อต้องการเลือกงาน ให้คลิกในช่องว่างทางด้านซ้ายของกล่องกาเครื่องหมายสําหรับงานนั้น จากนั้น บนแท็บ งาน ของ Ribbon ให้คลิก แก้ไขรายการ ซึ่งจะเปิดงานเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดการจัดกําหนดการเพิ่มเติม
พิมพ์ชื่อสําหรับงานของคุณในกล่อง ชื่องาน
พิมพ์หรือเลือกวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสําหรับงานของคุณในกล่อง วันที่เริ่ม และ วันครบกําหนด ถ้าคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับวันที่ทั้งสองนี้ ให้ปล่อยข้อมูลนี้ไว้ก่อน คุณสามารถกลับมาในภายหลังและเพิ่มข้อมูลโดยการแก้ไขงานได้ตลอดเวลา
พิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการให้ทํางานในกล่อง มอบหมายให้
เคล็ดลับ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการมอบหมายคนเพียงคนเดียวในแต่ละงาน ถ้าคุณจําเป็นต้องมอบหมายบุคคลมากกว่าหนึ่งคน อาจนําไปสู่ปัญหาในการทําเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์ได้ ถ้าอัญชน์ทํางานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็สมเหตุสมผลที่เธอจะทําเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์บนหน้า งานของฉัน อย่างไรก็ตาม การดําเนินการนี้จะทําเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์สําหรับทุกคนที่ได้รับมอบหมาย ไม่ใช่แค่ Ann เท่านั้น คนอื่นในงานนี้อาจยังมีงานที่ต้องทําอยู่ ถ้าคุณตัดสินใจว่าคุณยังต้องมอบหมายงานมากกว่าหนึ่งคน คุณสามารถแยกชื่อได้ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;))
ถ้างานนั้นได้เริ่มขึ้นแล้ว ให้ใส่เปอร์เซ็นต์ในกล่อง % ที่เสร็จสมบูรณ์ เพื่อระบุการทํางานที่เสร็จแล้วโดยประมาณและสิ่งที่ต้องทํา
เคล็ดลับ
นี่เป็นฟิลด์ที่ยอดเยี่ยมสําหรับสมาชิกในทีมของโครงการของคุณในการอัปเดตเป็นประจํา ซึ่งสามารถช่วยให้คุณเข้าใจความคืบหน้าของงานในโครงการของคุณ และดูว่าโครงการของคุณเป็นไปตามกําหนดเวลาหรือไม่
พิมพ์คําอธิบายสั้นๆ ของงานในกล่อง คําอธิบาย ถ้าคุณต้องการให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้อาจเป็นประโยชน์สําหรับผู้บริหารหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ที่พยายามทําความเข้าใจโครงการของคุณ
ใช้กล่องและปุ่มที่อยู่ถัดจาก งานที่ต้องทําก่อน เพื่อกําหนดงานในโครงการของคุณที่จําเป็นต้องทําให้เสร็จก่อนจึงจะสามารถเริ่มงานปัจจุบันได้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณสร้างงานที่เรียกว่า "เผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์" ซึ่งไม่สามารถเริ่มต้นได้จนกว่างาน "เขียนข่าวประชาสัมพันธ์" จะเสร็จสิ้น เลือกงาน "เขียนข่าวประกาศ" จากกล่องทางด้านซ้าย แล้วคลิก เพิ่ม เพื่อย้ายไปยังกล่องทางด้านขวา ซึ่งบ่งชี้ว่างาน "เขียนข่าวประกาศ" เป็นงานที่ต้องทําก่อนหน้า (นั่นคือนําหน้า) งาน "เผยแพร่ข่าวประกาศ"เลือกระดับความสําคัญที่เหมาะสมจากรายการลําดับความสําคัญ
เลือกระดับสถานะที่เหมาะสมจากรายการ สถานะงาน
เคล็ดลับ
นี่คืออีกเขตข้อมูลหนึ่งที่เป็นประโยชน์สําหรับสมาชิกทีมโครงการของคุณในการอัปเดตอย่างสม่ําเสมอ ซึ่งสามารถช่วยให้คุณติดตามงานที่ขัดขวาง ความล่าช้าในกําหนดการ และปัญหาการจัดกําหนดการที่สําคัญอื่นๆ
คลิก บันทึก
ทํางานกับรายการงานของคุณ
ขณะที่คุณทํางานกับรายการงานของคุณ งานที่มีวันครบกําหนดแสดงเป็นสีแดงจะล่าช้า เมื่อคุณทําเครื่องหมายงานที่ล่าช้าเป็นเสร็จสมบูรณ์โดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากงาน วันครบกําหนดจะไม่ปรากฏเป็นข้อความสีแดงอีกต่อไป
นอกจากนี้ คุณยังสามารถสลับไปมาระหว่างมุมมองต่างๆ ของรายการงานของคุณได้โดยการคลิกลิงก์มุมมองด้านบนของรายการ คุณสามารถเลือกจาก งานทั้งหมดCalendar เสร็จสมบูรณ์แล้ว แผนภูมิแกนต์ งานล่าช้างานของฉัน และกําลังจะมาถึง หรือคุณสามารถปรับเปลี่ยนมุมมองที่มีอยู่ หรือสร้างมุมมองรายการงานของคุณเอง ถ้ามุมมองที่คุณต้องการใช้ไม่ได้แสดงรายการอยู่เหนือรายการงาน ให้คลิกคลิก เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม (...) ที่อยู่ถัดจากลิงก์มุมมอง แล้วเลือกมุมมองที่คุณต้องการใช้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างมุมมองของคุณเอง ให้ดู สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมองรายการหรือไลบรารี
หลังจากที่คุณเพิ่มงานแบบละเอียดไปยังโครงการของคุณแล้ว คุณอาจต้องการ: