SharePoint มอบประสบการณ์การใช้งานฟีเจอร์ที่เข้มข้นและสามารถปรับขนาดได้สําหรับการจัดการเนื้อหา ถ้าคุณมีไฟล์จํานวนมากที่ต้องการจัดการ ให้พิจารณาใช้เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสาร เทมเพลตนี้ได้รับการปรับให้เหมาะสมสําหรับการจัดการเอกสารขนาดใหญ่ ช่วยประหยัดเวลาและช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เวอร์ชัน, ID ของเอกสาร, ชุดเอกสาร, การนําทางเมตาดาต้า และชนิดเนื้อหาจะรวมอยู่ในเทมเพลต
ไซต์ศูนย์เอกสารใช้งานได้ทั้งสองสถานการณ์สมมติ
- สภาพแวดล้อมการเขียน ในสภาพแวดล้อมการเขียนศูนย์เอกสาร ผู้ใช้สามารถสร้างและแก้ไขเอกสารหรือแอสเซทสื่อหลายพันรายการซึ่งเก็บไว้ในที่เก็บส่วนกลาง
- เก็บถาวรเนื้อหา ในการเก็บถาวรเนื้อหา เช่น ฐานความรู้ ผู้ใช้จะจัดเก็บหรือดูเอกสาร
บทความนี้จะบอกคุณเกี่ยวกับฟีเจอร์ในเทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสาร
เมื่อต้องการสร้างศูนย์เอกสาร ให้ดูที่ การใช้เทมเพลตเพื่อสร้างไซต์ SharePoint ประเภทต่างๆ
มีอะไรในไซต์ศูนย์เอกสาร
เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสารมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การสร้างและจัดการเอกสารชุดใหญ่ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในกรณีส่วนใหญ่ เจ้าของไซต์สามารถเพิ่มแต่ละฟีเจอร์เหล่านี้แยกกัน เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสารจะเปิดใช้งานฟีเจอร์การจัดการเอกสารที่แนะนําโดยอัตโนมัติ ส่วนต่อไปนี้อธิบายฟีเจอร์เหล่านี้โดยสังเขป
คุณสามารถใช้ไซต์ศูนย์เอกสารเป็นสภาพแวดล้อมสําหรับการเขียน หรือที่เก็บถาวรสําหรับเนื้อหาได้ ในสภาพแวดล้อมสําหรับการเขียน ผู้ใช้สามารถเช็คอินหรือเช็คเอาต์ไฟล์ได้ตลอดเวลา และสามารถสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์สําหรับไฟล์เหล่านี้ได้ การกําหนดเวอร์ชันจะถูกเปิดใช้งาน และเวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสารแต่ละรายการจะถูกเก็บไว้ นอกจากนี้ เวิร์กโฟลว์ยังสามารถควบคุมวงจรชีวิตของเอกสารได้ด้วย
ในทางกลับกัน การเขียนเกิดขึ้นน้อยมากๆ ในที่เก็บถาวรเนื้อหา ผู้ใช้จะได้เฉพาะดูหรืออัปโหลดเอกสารเท่านั้น เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสารสนับสนุนการสร้างชนิดการเก็บถาวรเนื้อหาที่เรียกว่าที่เก็บถาวรฐานความรู้ โดยปกติแล้ว ฐานความรู้จะมีเอกสารเวอร์ชันเดียว และไซต์สามารถปรับสัดส่วนได้นับล้านไฟล์ ในบางกรณี เช่น ศูนย์การสนับสนุนทางเทคนิคสําหรับองค์กรขนาดใหญ่ ผู้คนหลายพันคนอาจเข้าถึงเนื้อหา ส่วนใหญ่เพื่ออ่านเนื้อหา มีเพียงบางคนเท่านั้นที่จะอัปโหลดเนื้อหาใหม่ไปยังไซต์
รายการต่อไปนี้อธิบายถึงฟีเจอร์บางอย่างของ SharePoint ที่คุณสามารถรวมไว้ในไซต์ศูนย์เอกสารได้ นอกเหนือจากความสามารถเหล่านี้ บางองค์กรยังกําหนดลักษณะและการนําทางของศูนย์เอกสารเอง บางรายการจะเพิ่ม Web Part แบบกําหนดเอง
การนําทาง Metadata
Metadata ที่มีการจัดการคือระบบที่กําหนดบางคําให้กับเอกสารใน SharePoint จากนั้น คุณสามารถใช้คําเหล่านั้นเพื่อจัดประเภทเอกสารได้ คุณยังสามารถใช้ Metadata เพื่อสร้างเครื่องมือการนําทางที่มีประสิทธิภาพสําหรับผู้ใช้ที่สามารถช่วยพวกเขาค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบริษัทของคุณมีฐานความรู้ที่มีบทความที่ช่วยให้บุคคลแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ คุณสามารถสร้างคํา Metadata ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกรองข้อมูลตามผลิตภัณฑ์ ตามชนิดของปัญหา หรือคุณสมบัติอื่นๆ
ID ของเอกสาร
ในไซต์ศูนย์เอกสาร เนื้อหาแต่ละส่วนจะมี ID ที่ไม่ซ้ํากันที่ไม่เกี่ยวข้องกับตําแหน่งที่ตั้งเอกสาร เหมือนกับลิงก์ URL ซึ่งหมายความว่าหากคุณย้ายหรือเปลี่ยนชื่อเอกสาร ID จะยังคงเหมือนเดิม คุณสามารถใช้ ID เพื่อสร้างลิงก์ถาวรสําหรับเอกสาร และลดลิงก์ที่ใช้งานไม่ได้ให้น้อยที่สุด
เวอร์ชัน
เวอร์ชันต่างๆ จะถูกเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติในไซต์ศูนย์เอกสาร ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีประวัติของไฟล์เวอร์ชันต่างๆ ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการตรวจทานเอกสาร สิ่งนี้หมายความว่าคุณมีระเบียนของการอัปเดตทั้งหมดที่ใส่ไว้ระหว่างรอบการรีวิว คุณสามารถติดตามการอัปเดต ติดต่อผู้ตอบกลับ และอื่นๆ นอกจากนี้ ถ้ามีปัญหาเกิดขึ้นกับบทความเวอร์ชันปัจจุบัน คุณสามารถแปลงกลับเป็นเวอร์ชันที่ทราบล่าสุดได้อย่างรวดเร็ว
ชนิดเนื้อหา
ชนิดเนื้อหาคือชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงพร้อมกับกลุ่มของการตั้งค่าสําหรับเนื้อหานั้น เมื่อมีคนสร้างเอกสารของชนิดเนื้อหาที่กําหนด เอกสารนั้นจะได้รับการตั้งค่าที่เหมาะสมทั้งหมดสําหรับชนิดเนื้อหานั้นโดยอัตโนมัติ ศูนย์เอกสารอาจมีคอลเลกชันของชนิดเนื้อหา เช่น เอกสารชนิดต่างๆ วิดีโอ เทมเพลต และอื่นๆ
ตัวจัดระเบียบเนื้อหา
ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะไม่รวมอยู่ในไซต์ศูนย์เอกสารโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้หลายคนเพิ่มตัวจัดระเบียบเนื้อหา ตัวจัดระเบียบเนื้อหาเป็นฟีเจอร์ SharePoint ที่ช่วยให้คุณจัดการการจัดระเบียบและโครงสร้างของรายการโดยรวมได้ เมื่อใช้ Metadata หรือชนิดเนื้อหา ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถกําหนดทิศทางเอกสารและรายการอื่นๆ ไปยังตําแหน่งที่ตั้งที่เฉพาะเจาะจงได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ในฐานความรู้ คุณอาจให้ตัวจัดระเบียบเนื้อหากําหนดเส้นทางการส่งใหม่ทั้งหมดไปยังไลบรารีพิเศษที่รวบรวมบทความสําหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะโดยอัตโนมัติ