การค้นหาระเบียนที่มีวันที่ล่าสุดหรือวันที่เก่าที่สุด

กฎสําหรับการสร้างและการใช้คิวรีค่าสูงสุด

คุณสร้างคิวรีที่มีค่าสูงสุดโดยการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลก่อน ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ ให้คุณนําลําดับการจัดเรียงไปใช้กับคิวรี หรือคุณแปลงคิวรีเป็นคิวรีผลรวม ถ้าคุณแปลงคิวรี ให้คุณใช้ฟังก์ชันการรวม เช่น Max หรือ Min เพื่อส่งกลับค่าสูงสุดหรือต่ําสุด หรือ ชื่อ หรือ นามสกุล เพื่อส่งกลับวันที่แรกสุดหรือล่าสุด คุณใช้คิวรีผลรวมและฟังก์ชันการรวมเฉพาะเมื่อคุณต้องการค้นหาข้อมูลที่อยู่ในกลุ่มหรือประเภท ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการค้นหาหมายเลขการขายสําหรับวันที่ที่กําหนดสําหรับแต่ละเมืองที่บริษัทของคุณดําเนินงานอยู่ ในกรณีดังกล่าว เมืองจะกลายเป็นประเภท (คุณต้องค้นหาข้อมูลต่อเมือง) คุณจึงใช้คิวรีผลรวมได้

ขณะที่คุณดําเนินการ โปรดจําไว้ว่า คิวรีของคุณต้องใช้เขตข้อมูลที่มีข้อมูลอธิบาย เช่น ชื่อลูกค้า และเขตข้อมูลที่มีค่าวันที่ที่คุณต้องการค้นหาโดยไม่คํานึงถึงชนิดคิวรี นอกจากนี้ ค่าวันที่ต้องอยู่ในชุดเขตข้อมูลเป็นชนิดข้อมูลวันที่/เวลา คิวรีที่บทความนี้อธิบายว่าล้มเหลวถ้าคุณพยายามเรียกใช้คิวรีกับค่าวันที่ในเขตข้อมูลข้อความสั้น นอกจากนี้ ถ้าคุณต้องการใช้คิวรีแบบใช้หาผลรวม เขตข้อมูลข้อมูลของคุณต้องมีข้อมูลประเภท เช่น เมืองหรือเขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาค

การเลือกระหว่างคิวรีที่มีค่าสูงสุดและตัวกรอง

เมื่อต้องการกําหนดว่าคุณควรสร้างคิวรีค่าสูงสุดหรือนําตัวกรองไปใช้ ให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• ถ้าคุณต้องการส่งกลับระเบียนที่มีวันที่ล่าสุดหรือวันที่ล่าสุดในเขตข้อมูล และคุณไม่ทราบค่าวันที่ที่แน่นอน หรือไม่สําคัญ ให้คุณสร้างคิวรีที่มีค่าสูงสุด

• ถ้าคุณต้องการส่งกลับระเบียนทั้งหมดที่ตรงกับวันที่ หรือก่อนวันที่ที่ระบุ ให้ใช้ตัวกรอง ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูวันที่สําหรับยอดขายระหว่างเดือนเมษายนและกรกฎาคม ให้คุณใช้ตัวกรอง การอภิปรายที่สมบูรณ์ของตัวกรองอยู่นอกหัวข้อนี้

  สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการใช้ตัวกรอง ให้ดูบทความ นําตัวกรองไปใช้เพื่อดูระเบียนที่เลือกในฐานข้อมูล Access

ด้านบนของหน้า

สร้างคิวรีค่าสูงสุดพื้นฐาน

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. ในกล่องโต้ตอบ ให้คลิกตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรี คลิก เพิ่ม เพื่อวางตารางในส่วนบนของตัวออกแบบ แล้วคลิก ปิด

   หรือ

   ดับเบิลคลิกที่ตาราง แล้วคลิก ปิด

   ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่างที่แสดงอยู่ในส่วนก่อนหน้า ให้เพิ่มตาราง พนักงาน ลงในคิวรี

3. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณลงในตารางออกแบบ คุณสามารถดับเบิลคลิกที่แต่ละเขตข้อมูล หรือลากแล้วปล่อยแต่ละเขตข้อมูลบนเซลล์ว่างในแถว เขตข้อมูล

   ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง ให้เพิ่มเขตข้อมูล ชื่อ นามสกุล และ วันเกิด

4. ในเขตข้อมูลที่มีค่าสูงสุดหรือค่าต่ําสุดของคุณ (เขตข้อมูล วันเกิด ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง) ให้คลิกแถว เรียงลําดับ แล้วเลือก จากน้อยไปหามาก หรือ จากมากไปหาน้อย

   ลําดับการจัดเรียงจากมากไปหาน้อยจะส่งกลับวันที่ล่าสุด และลําดับการจัดเรียงจากน้อยไปหามากจะส่งกลับวันที่แรกสุด

   สิ่งสำคัญ: คุณต้องตั้งค่าในแถว เรียงลําดับ เท่านั้น สําหรับเขตข้อมูลที่มีวันที่ของคุณ ถ้าคุณระบุลําดับการจัดเรียงสําหรับเขตข้อมูลอื่น คิวรีจะไม่ส่งกลับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

5. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจาก ทั้งหมด (รายการ ค่าสูงสุด ) แล้วใส่จํานวนระเบียนที่คุณต้องการดู หรือเลือกตัวเลือกจากรายการ

6. คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

7. บันทึกคิวรีและเปิดไว้ใช้ในขั้นตอนถัดไป

คุณจะเห็นว่าคิวรีที่มีค่าสูงสุดชนิดนี้สามารถตอบคําถามพื้นฐาน เช่น ใครคือบุคคลที่เก่าที่สุดหรืออายุน้อยที่สุดในบริษัท ขั้นตอนถัดไปจะอธิบายวิธีการใช้นิพจน์และเกณฑ์อื่นๆ เพื่อเพิ่มพลังและความยืดหยุ่นให้กับคิวรี เกณฑ์ที่แสดงในขั้นตอนถัดไปจะส่งกลับวันเกิดของพนักงานสามคนถัดไป

เพิ่มเกณฑ์ลงในคิวรี

1. สลับคิวรีที่คุณสร้างในขั้นตอนก่อนหน้านี้ไปยังมุมมองออกแบบ

2. ในตารางออกแบบคิวรี ในคอลัมน์ทางด้านขวาของคอลัมน์ วันเกิด ให้คัดลอกและวางหรือพิมพ์นิพจน์นี้: นิพจน์ 1: DatePart("m",[Birth Date]) จากนั้นคลิก เรียกใช้

   ฟังก์ชัน DatePart จะแยกส่วนเดือนของเขตข้อมูล Birth Date

3. สลับไปยังมุมมองออกแบบ

4. ทางด้านขวาของนิพจน์แรกของคุณ ให้วางหรือพิมพ์นิพจน์นี้: นิพจน์ 2: DatePart("d",[Birth Date]) จากนั้นคลิก เรียกใช้

   ในกรณีนี้ ฟังก์ชัน DatePart จะแยกส่วนวันที่ของเขตข้อมูล Birth Date

5. สลับไปยังมุมมองออกแบบ

6. ล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดง สําหรับแต่ละนิพจน์สองนิพจน์ที่คุณเพิ่งใส่ คลิกแถว เรียงลําดับ สําหรับแต่ละนิพจน์ แล้วเลือก จากน้อยไปหามาก

7. คลิก เรียกใช้

8. อีกทางหนึ่งคือ คุณสามารถระบุเกณฑ์เพื่อจํากัดขอบเขตของคิวรี เมื่อคุณระบุเกณฑ์ คิวรีจะเรียงลําดับเฉพาะระเบียนที่ตรงตามเกณฑ์ และจะระบุค่าเขตข้อมูลด้านบนหรือด้านล่างจากรายการที่เรียงลําดับ

   เมื่อต้องการดําเนินการต่อกับข้อมูลตัวอย่าง ให้สลับไปยังมุมมองออกแบบ จากนั้น ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ วันเกิด ให้พิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   นิพจน์นี้จะดําเนินการดังต่อไปนี้ ส่วน Month([Birth Date]) > Month(Date()) จะตรวจสอบวันเกิดของพนักงานแต่ละคนเพื่อดูว่าจะอยู่ในเดือนในอนาคตหรือไม่ และถ้าเป็นจริง จะรวมระเบียนเหล่านั้นไว้ในคิวรีด้วย ส่วน Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>ส่วนของ Day(Date()) ของนิพจน์จะตรวจสอบวันเกิดที่เกิดขึ้นในเดือนปัจจุบันเพื่อดูว่าวันเกิดตรงกับหรือหลังวันปัจจุบันหรือไม่ ถ้าเงื่อนไขนั้นเป็นจริง ฟังก์ชันจะรวมระเบียนเหล่านั้นในคิวรี เมื่อต้องการสรุป: นิพจน์นี้จะละเว้นระเบียนใดๆ ที่วันเกิดอยู่ระหว่างวันที่ 1 มกราคมและวันที่ที่คุณเรียกใช้คิวรีของคุณ

   เมื่อต้องการดูตัวอย่างเพิ่มเติมของนิพจน์เกณฑ์คิวรี ให้ดูบทความ ตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

9. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจาก ทั้งหมด (รายการ ค่าสูงสุด ) แล้วใส่จํานวนระเบียนที่คุณต้องการดู หรือเลือกตัวเลือกจากรายการ

   เมื่อต้องการดูวันเกิดสามวันเกิดถัดไป ให้พิมพ์ 3

10. คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างคิวรีแบบใช้หาผลรวม

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ แต่ละตารางจะปรากฏในส่วนบนของตัวออกแบบคิวรี

   ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่างที่แสดงด้านบน ให้เพิ่มตาราง เหตุการณ์ และ ชนิดเหตุการณ์

3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มเฉพาะเขตข้อมูลกลุ่มหรือประเภทและเขตข้อมูลค่าลงในคิวรีที่จุดนี้

   ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่างที่แสดงในตารางก่อนหน้านี้สามตาราง ให้คุณเพิ่มเขตข้อมูล ชนิดเหตุการณ์ จากตาราง ชนิดเหตุการณ์ หรือเขตข้อมูล วันที่เหตุการณ์ จากตาราง เหตุการณ์

4. หรือ คุณสามารถระบุเกณฑ์ที่จํากัดขอบเขตของคิวรีได้ เฉพาะระเบียนที่ตรงกับเงื่อนไขเท่านั้นที่จะถูกเรียงลําดับ และค่าเขตข้อมูลบนสุดและล่างสุดจะถูกระบุภายในรายการที่เรียงลําดับนี้

   ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการส่งกลับเหตุการณ์ในประเภท ฟังก์ชันส่วนตัว ให้คุณพิมพ์นิพจน์นี้ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ ชนิดเหตุการณ์<>"ฟังก์ชันส่วนตัว"

   เมื่อต้องการดูตัวอย่างเพิ่มเติมของนิพจน์เกณฑ์คิวรี ให้ดูบทความ ตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

5. แปลงคิวรีเป็นคิวรีแบบใช้หาผลรวม โดยทําดังต่อไปนี้

   บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม

   แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบ

6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถว ผลรวม ของแต่ละกลุ่มหรือเขตข้อมูลประเภทถูกตั้งค่าเป็น จัดกลุ่มตาม แล้วตั้งค่าแถว ผลรวม ของเขตข้อมูลค่า (เขตข้อมูลที่มีค่าบนสุดหรือค่าต่ําสุด) เป็น ค่ามากที่สุด หรือ ค่าต่ําสุด

   ค่ามากที่สุด จะส่งกลับค่าที่มากที่สุดในเขตข้อมูลตัวเลขและค่าวันที่หรือเวลาล่าสุดในเขตข้อมูล วันที่/เวลา ค่า Min จะส่งกลับค่าที่น้อยที่สุดในเขตข้อมูลตัวเลขและค่าวันที่หรือเวลาแรกสุดในเขตข้อมูล วันที่/เวลา

7. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจาก ทั้งหมด (รายการ ค่าสูงสุด ) แล้วใส่จํานวนระเบียนที่คุณต้องการดู หรือเลือกตัวเลือกจากรายการ

   ในกรณีนี้ ให้เลือก ทั้งหมด แล้วคลิก เรียกใช้ เพื่อแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

   หมายเหตุ:  Access เปลี่ยนชื่อของเขตข้อมูลค่าในคิวรีเป็น MaxOfFieldName หรือ MinOfFieldName ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับฟังก์ชันที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 6 ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง Access เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลวันที่ MaxOfEvent หรือวันที่ MinOfEvent

8. บันทึกคิวรีและไปยังขั้นตอนถัดไป

ผลลัพธ์คิวรีจะไม่แสดงชื่อผลิตภัณฑ์หรือข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ เมื่อต้องการดูข้อมูลเพิ่มเติม คุณจําเป็นต้องสร้างคิวรีที่สองที่รวมคิวรีที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น ขั้นตอนถัดไปจะอธิบายวิธีการดําเนินการนี้

สร้างคิวรีที่สองเพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. คลิกแท็บ คิวรี แล้วดับเบิลคลิกคิวรีผลรวมที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้า

3. คลิกแท็บ ตาราง แล้วเพิ่มตารางที่คุณใช้ในคิวรีผลรวมของคุณ และเพิ่มตารางใดๆ ที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ด้วย ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่างสามตารางก่อนหน้า ให้เพิ่มตารางชนิดเหตุการณ์ เหตุการณ์ และตารางลูกค้าลงในคิวรีใหม่ของคุณ

4. รวมเขตข้อมูลในคิวรีแบบใช้หาผลรวมกับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางแม่ เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้ลากแต่ละเขตข้อมูลในคิวรีผลรวมไปยังเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง

   ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่างจากสามตาราง ให้ลากคอลัมน์ ชนิดเหตุการณ์ ในคิวรีผลรวมไปยังเขตข้อมูล ชนิดเหตุการณ์ ในตาราง ชนิดเหตุการณ์ จากนั้นคุณลากคอลัมน์ วันที่ MaxOfEvent ในคิวรีผลรวมไปยังเขตข้อมูล วันที่เหตุการณ์ ในตาราง เหตุการณ์ การสร้างการรวมเหล่านี้จะช่วยให้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลใหม่ของคุณรวบรวมข้อมูลในคิวรีผลรวมและข้อมูลในตารางอื่นๆ

5. เพิ่มเขตข้อมูลอธิบายเพิ่มเติมจากตารางอื่นๆ ในคิวรี

   ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่างจากสามตาราง คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลบริษัทและที่ติดต่อจากตารางลูกค้าได้

6. อีกทางหนึ่งคือ ระบุลําดับการจัดเรียงสําหรับคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการแสดงรายการประเภทตามลําดับตัวอักษร ให้ตั้งค่าแถว เรียงลําดับ ของคอลัมน์ ชนิดเหตุการณ์ เป็น จากน้อยไปหามาก

7. บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

   ผลลัพธ์ของคิวรีจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า

สร้างคิวรีแบบใช้สร้างตาราง

1. เมื่อคิวรีค่าสูงสุดของคุณเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ:

   บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก สร้างตาราง

   กล่องโต้ตอบ สร้างตาราง จะปรากฏขึ้น

2. ในกล่อง ชื่อตาราง ให้พิมพ์ชื่อสําหรับตารางที่จะเก็บระเบียนด้านบนและระเบียนด้านล่าง ตัวอย่างเช่น พิมพ์ ระเบียนบนสุดและล่างสุด แล้วคลิก ตกลง

   ทุกครั้งที่คุณเรียกใช้คิวรี แทนที่จะแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล คิวรีจะสร้างตารางและแทนที่ค่าสูงสุดด้วยข้อมูลปัจจุบัน

3. บันทึกและปิดคิวรี

สร้างคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

1. ด้วยคิวรีที่มีค่าต่ําสุดของคุณในมุมมองออกแบบ:

   บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก ผนวก

2. กล่องโต้ตอบ ผนวก จะปรากฏขึ้น

3. พิมพ์ชื่อเดียวกันกับที่คุณพิมพ์ในกล่องโต้ตอบ สร้างตาราง

   ตัวอย่างเช่น พิมพ์ ระเบียนบนสุดและล่างสุด แล้วคลิก ตกลง ทุกครั้งที่คุณเรียกใช้คิวรี แทนที่จะแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล คิวรีจะผนวกระเบียนไปยังตารางระเบียนด้านบนและด้านล่าง

4. บันทึกและปิดคิวรี

เรียกใช้คิวรี

• ขณะนี้คุณพร้อมที่จะเรียกใช้คิวรีสองรายการแล้ว ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกที่คิวรีค่าสูงสุด แล้วคลิก ใช่ เมื่อ Access พร้อมท์คุณ จากนั้นดับเบิลคลิกที่คิวรี ค่าต่ําสุด แล้วคลิก ใช่ เมื่อ Access พร้อมท์คุณ

• เปิดตารางระเบียนบนสุดและล่างสุดในมุมมองแผ่นข้อมูล

การกระทำหรือเหตุการณ์นี้ถูกบล็อกโดยโหมดปิดใช้งาน

หากคุณเห็นข้อความนั้น ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้:

• เลือก เปิดใช้งานเนื้อหานี้ แล้วคลิก ตกลง

• เรียกใช้คิวรีของคุณอีกครั้ง

ด้านบนของหน้า