การสร้างและใช้รายงานย่อย

ฟอร์มย่อยในรายงาน

รายงานหลักสามารถมีฟอร์มย่อยนอกเหนือจากรายงานย่อย และสามารถรวมฟอร์มย่อยและรายงานย่อยได้มากเท่าที่คุณต้องการ นอกจากนี้ รายงานหลักสามารถมีฟอร์มย่อยและรายงานย่อยได้ถึงเจ็ดระดับ ตัวอย่างเช่น รายงานสามารถมีรายงานย่อย และรายงานย่อยนั้นสามารถมีฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยและอื่นๆ ได้สูงสุดเจ็ดระดับ

ถ้าคุณเพิ่มฟอร์มย่อยลงในรายงาน แล้วเปิดรายงานในมุมมองรายงาน คุณสามารถใช้ฟอร์มย่อยเพื่อกรองและนําทางผ่านระเบียนต่างๆ ได้ โค้ด Visual Basic for Applications (VBA) และแมโครฝังตัวที่แนบมากับฟอร์มและตัวควบคุมจะยังคงทํางานอยู่ แม้ว่าบางเหตุการณ์จะถูกปิดใช้งานในบริบทนี้ คุณไม่สามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบระเบียนโดยใช้ฟอร์มย่อยในรายงาน

การเชื่อมโยงรายงานไปยังฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย

เมื่อคุณแทรกฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในรายงานหลัก ตัวควบคุมรายงานย่อยต้องเชื่อมโยงกับรายงานหลัก ลิงก์นี้ช่วยให้มั่นใจว่าระเบียนที่แสดงในฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยสอดคล้องกับระเบียนที่พิมพ์ในรายงานหลักอย่างถูกต้อง

เมื่อคุณสร้างฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยโดยการใช้ตัวช่วยสร้าง หรือ โดยการลากวัตถุจากบานหน้าต่างนำทางไปยังรายงาน Access จะเชื่อมโยงฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยกับรายงานหลักโดยอัตโนมัติ ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขใดๆ ต่อไปนี้

• คุณสามารถกำหนดความสัมพันธ์สำหรับตารางที่คุณเลือก หรือกำหนดความสัมพันธ์สำหรับตารางเบื้องต้นของคิวรีที่คุณเลือก

• รายงานหลักจะยึดตามตารางที่มี คีย์หลัก และฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยยึดตามตารางที่มีเขตข้อมูลที่มีชื่อเดียวกันกับคีย์หลักนั้น และมี ชนิดข้อมูล เดียวกันหรือเข้ากันได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคีย์หลักของตารางที่มีความสําคัญน้อยกว่ารายงานหลักเป็นเขตข้อมูล AutoNumber และคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล ถูกตั้งค่าเป็น Long Integer เขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางที่เป็นฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยต้องเป็นเขตข้อมูลตัวเลขที่ตั้งค่าคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล เป็น Long Integer ถ้าคุณเลือกแบบสอบถามหนึ่งหรือหลายแบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียนของฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย

ด้านบนของหน้า

ใช้ตัวช่วยสร้างรายงานย่อยเพื่อสร้างรายงานย่อย

กระบวนงานนี้ถือว่าคุณมีรายงานที่คุณต้องการเพิ่มรายงานย่อยแล้ว สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างรายงาน ให้ดูบทความ สร้างรายงานอย่างง่าย หรือ สร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มหรือรายงานสรุป

1. ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเพิ่มรายงานย่อย จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้เปิดแกลเลอรี ตัวควบคุม โดยการคลิกลูกศรลงที่มุมล่างขวา:

   

3. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้แน่ใจว่าได้เลือก ใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม ไว้

4. เปิดแกลเลอรีตัวควบคุมอีกครั้ง จากนั้คลิกฟอร์มย่อย/รายงานย่อย

5. ในรายงาน คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรายงานย่อย

6. ถ้ากล่องโต้ตอบการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัยปรากฏขึ้น ให้คลิก เปิด เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้าง

7. ในหน้าแรกของตัวช่วยสร้างรายงานย่อย ถ้าคุณต้องการสร้างฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยใหม่และยึดตามตารางหรือคิวรี ให้คลิก ใช้ตารางและคิวรีที่มีอยู่ ถ้ามีรายงานหรือฟอร์มอยู่แล้วที่คุณต้องการใช้เป็นรายงานย่อย ให้คลิก ใช้รายงานหรือฟอร์มที่มีอยู่ เลือกรายงานหรือฟอร์มในรายการ แล้วคลิก ถัดไป

   

   หมายเหตุ:  ถ้าไม่มีรายงานหรือฟอร์มในฐานข้อมูลอื่น รายการจะว่างเปล่า และตัวเลือก ใช้ฟอร์มหรือรายงานที่มีอยู่ จะไม่พร้อมใช้งาน

8. ถ้าคุณเลือก ใช้รายงานหรือฟอร์มที่มีอยู่ บนหน้าก่อนหน้าของตัวช่วยสร้าง ให้ข้ามขั้นตอนนี้และไปยังขั้นตอนที่ 9 โดยตรง มิฉะนั้น จากรายการ ตาราง/คิวรี ให้เลือกตารางหรือคิวรีที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมในรายงานย่อย แล้วดับเบิลคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการในรายการ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน เพื่อเพิ่มลงในรายงานย่อย

   

   ถ้าคุณวางแผนที่จะเชื่อมโยงรายงานย่อยไปยังรายงานหลัก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมเขตข้อมูลที่จะใช้สร้างลิงก์ แม้ว่าคุณไม่ต้องการให้แสดงเขตข้อมูลเหล่านั้น โดยปกติฟิลด์ที่เชื่อมโยงจะเป็นฟิลด์ ID ในภาพประกอบก่อนหน้า ตาราง ใบสั่งซื้อ คือแหล่งระเบียนสําหรับรายงานย่อย และตาราง ลูกค้า เป็นแหล่งระเบียนสําหรับรายงานหลัก เนื่องจากตารางใบสั่งซื้อสัมพันธ์กับตารางลูกค้าตามเขตข้อมูล ID ลูกค้า เขตข้อมูลนั้นจะถูกเพิ่มลงในรายการ เขตข้อมูลที่เลือก

   หมายเหตุ: คุณสามารถรวมเขตข้อมูลจากหลายตารางและคิวรีบนรายงานย่อยของคุณได้ เมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหนึ่งเสร็จแล้ว ให้เลือกตารางหรือคิวรีถัดไปจากรายการ ตาราง/คิวรี แล้วเพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

   เลือก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ

9. ในหน้านี้ของตัวช่วยสร้าง คุณจะกําหนดวิธีการเชื่อมโยงรายงานย่อยกับรายงานหลัก ถ้า Access พบเขตข้อมูลที่เหมาะสมสําหรับการเชื่อมโยงรายงานย่อยกับรายงานหลัก ตัวช่วยสร้างจะแสดงรายการคําแนะนําการลิงก์ที่เป็นไปได้

   

   คุณสามารถเลือกคําแนะนําการเชื่อมโยงที่เหมาะสมที่สุดสําหรับสถานการณ์ของคุณ หรือถ้าคุณไม่ต้องการให้รายงานย่อยเชื่อมโยงกับรายงานหลัก ให้เลือก ไม่มี ถ้าคุณต้องการเชื่อมโยงรายงานย่อยกับรายงานหลัก แต่ไม่มีคําแนะนําที่เหมาะสม ให้คลิก กําหนดรายงานของฉันเอง

   หมายเหตุ: ถ้าตัวช่วยสร้างไม่สามารถค้นหาเขตข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับการเชื่อมโยง จะไม่มีรายการของคำแนะนำการเชื่อมโยง และจะเลือก กำหนดเอง โดยอัตโนมัติ

   

   เมื่อเลือกตัวเลือก กำหนดเอง ตัวช่วยสร้างจะแสดงรายการสองชุด

   • ภายใต้ เขตข้อมูลฟอร์ม/รายงาน ให้เลือกเขตข้อมูลจากรายงานหลักที่คุณต้องการใช้เพื่อเชื่อมโยงรายงานหลักไปยังฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลได้สูงสุดสามเขตข้อมูล และแต่ละเขตข้อมูลที่คุณเลือกต้องตรงกับเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องในแหล่งข้อมูลของฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย

   • ภายใต้ เขตข้อมูลฟอร์มย่อย/รายงานย่อย ให้เลือกเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันหรือเขตข้อมูลจากฟอร์มย่อย หรือรายงานย่อยที่เชื่อมโยงไปยังเขตข้อมูลรายงานหลักที่คุณเลือก

   • เมื่อต้องการออกจากฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่เชื่อมโยงกับรายงานหลัก ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดว่างเปล่า

     เลือก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ

10. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้พิมพ์ชื่อสำหรับฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อย หรือเพียงคลิก เสร็จสิ้น เพื่อยอมรับค่าเริ่มต้น

    

Access เพิ่มตัวควบคุมรายงานย่อยลงในรายงานของคุณ และผูกตัวควบคุม (ซึ่งจะตั้งค่าคุณสมบัติ วัตถุต้นฉบับ ของตัวควบคุม) ดังต่อไปนี้:

• ถ้าคุณเลือก ใช้ฟอร์มหรือรายงานที่มีอยู่ บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง Access ผูกตัวควบคุมรายงานย่อยลงในรายงานหรือฟอร์มที่คุณระบุ

• ถ้าคุณเลือก ใช้ตารางและคิวรีที่มีอยู่ บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง Access จะสร้างวัตถุรายงานใหม่ในบานหน้าต่างนําทาง แล้วผูกตัวควบคุมรายงานย่อยไว้ ชื่อของวัตถุรายงานใหม่จะเหมือนกับชื่อที่คุณพิมพ์ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง

เพิ่มตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานลงในรายงานเป็นรายงานย่อย

วิธีที่รวดเร็วในการเพิ่มรายงานย่อยลงในรายงานคือการเปิดรายงานหลักในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ แล้วลากวัตถุจากบานหน้าต่างนําทาง ถ้าคุณต้องการให้รายงานย่อยเชื่อมโยงกับรายงานหลัก ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแหล่งระเบียนพื้นฐานมีความเกี่ยวข้อง และแหล่งระเบียนมีเขตข้อมูลที่จะใช้ในการเชื่อมโยงฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยกับรายงานหลัก

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการใช้เป็นรายงานหลัก แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. ลากตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานอื่นจากบานหน้าต่างนำทางไปยังส่วนของรายงานหลักที่คุณต้องการให้รายงานย่อยปรากฏขึ้น

Access จะดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• ถ้า Access สามารถกําหนดวิธีการเชื่อมโยงวัตถุสองวัตถุ Access จะเพิ่มตัวควบคุมรายงานย่อยลงในรายงาน ถ้าคุณเพิ่มฟอร์มหรือรายงาน Access จะผูกตัวควบคุมรายงานย่อยเข้ากับวัตถุนั้น ถ้าคุณเพิ่มตารางหรือคิวรี Access จะสร้างวัตถุรายงานก่อน แล้วผูกตัวควบคุมรายงานย่อยเข้ากับวัตถุใหม่นั้น

• ถ้า Access ไม่สามารถระบุวิธีการเชื่อมโยงวัตถุสองวัตถุตัวช่วยสร้างรายงานย่อยจะปรากฏขึ้น เมื่อต้องการดําเนินการต่อ ให้ทําตามขั้นตอนในส่วน ใช้ตัวช่วยสร้างรายงานย่อยเพื่อสร้างรายงานย่อย โดยเริ่มต้นด้วยขั้นตอนที่ 9

  หลังจากที่คุณดำเนินการตัวช่วยสร้างจนเสร็จสิ้น Access จะเพิ่มรายงานย่อยลงในรายงาน

ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบอีกครั้งว่าฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยเชื่อมโยงกับรายงานหลักอย่างถูกต้อง

1. คลิกตัวควบคุมรายงานย่อยเพื่อเลือก

2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

3. ในแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตรวจสอบคุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก และ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง

   • สำหรับฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่ไม่ได้เชื่อมโยง คุณสมบัติทั้งสองนี้ควรจะว่างเปล่า

   • สําหรับฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยที่เชื่อมโยง คุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก และ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง ควรแสดงเขตข้อมูลที่เชื่อมโยงวัตถุทั้งสองเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น ถ้ารายงานหลักแสดงข้อมูลจากตารางพนักงานและฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยแสดงข้อมูลจากตารางใบสั่งซื้อ คุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก ควรแสดงเขตข้อมูล ID จากตารางพนักงาน และคุณสมบัติ เชื่อมโยงเขตข้อมูลรอง ควรแสดงเขตข้อมูล ID พนักงานจากตารางใบสั่งซื้อ

คุณอาจพบว่าคุณสมบัติเหล่านี้จําเป็นต้องถูกแก้ไขสําหรับฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยเพื่อให้ทํางานได้อย่างถูกต้อง ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

1. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกกล่องคุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก จากนั้นคลิกปุ่ม รุ่น

   กล่องโต้ตอบ ตัวลิงก์เขตข้อมูลฟอร์มย่อย จะปรากฏขึ้น

   

2. ในรายการ เขตข้อมูลหลัก และ เขตข้อมูลรอง ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการลิงก์กับรายงาน ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้เขตข้อมูลใด ให้คลิก แนะนํา เพื่อให้ Access พยายามกําหนดเขตข้อมูลที่ลิงก์ เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง

   ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เชื่อมโยงรายงาน คุณจําเป็นต้องแก้ไขแหล่งระเบียนของรายงานหลักหรือของฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยเพื่อให้แน่ใจว่ามีเขตข้อมูลที่เชื่อมโยง ตัวอย่างเช่น ถ้ารายงานยึดตามคิวรี คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลการเชื่อมโยงแสดงอยู่ในผลลัพธ์คิวรี

3. บันทึกรายงานหลัก และสลับไปยังมุมมองรายงาน แล้วตรวจสอบว่า รายงานทำงานตามที่คุณคาดหวัง

เพิ่มตารางหรือคิวรีไปยังรายงานเป็นแผ่นข้อมูล

แผ่นข้อมูลเป็นการแสดงข้อมูลแบบเป็นภาพอย่างง่าย ซึ่งคล้ายกับสเปรดชีต แต่ละคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลแสดงถึงเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีต้นฉบับ และแต่ละแถวแสดงระเบียน คุณสามารถใช้ตัวควบคุม ฟอร์มย่อย/รายงานย่อย เพื่อแสดงแผ่นข้อมูลในรายงานได้ นี่เป็นเทคนิคที่ดีที่จะใช้ในสถานการณ์ที่คุณต้องการแสดงข้อมูลแบบกะทัดรัด แต่ไม่ต้องการความสามารถในการจัดรูปแบบของวัตถุฟอร์มหรือวัตถุรายงาน เมื่อต้องการเพิ่มแผ่นข้อมูลลงในรายงาน ให้ทําดังนี้

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการใช้เป็นรายงานหลัก แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุมกลุ่ม เปิดแกลเลอรีตัวควบคุม โดยการคลิกลูกศรลงที่มุมล่างขวา:
   
   
   

3. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือก ใช้ตัวช่วยสร้างการควบคุม

4. เปิดแกลเลอรีตัวควบคุมอีกครั้ง จากนั้นคลิกฟอร์มย่อย/รายงานย่อย

5. ในรายงาน คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรายงานย่อย

6. ถ้าตัวช่วยสร้างรายงานย่อยเริ่มต้น ให้คลิก ยกเลิก เพื่อปิด

7. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

8. ในรายงาน คลิกตัวควบคุมรายงานย่อยใหม่เเพื่อเลือก

9. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกลูกศรในกล่องคุณสมบัติ วัตถุต้นฉบับ แล้วคลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการแสดงในตัวควบคุมรายงานย่อย ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการแสดงตาราง Orders ให้คลิก Table.Orders

   Access พยายามเชื่อมโยงแผ่นข้อมูลไปยังรายงานหลัก โดยยึดตามความสัมพันธ์ที่กำหนดไว้ในฐานข้อมูล

10. ในแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตรวจสอบคุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก และ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง

    • สำหรับแผ่นข้อมูลที่ไม่ได้เชื่อมโยง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติทั้งสองนี้ว่างเปล่า

    • สําหรับแผ่นข้อมูลที่เชื่อมโยง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก และ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง แสดงเขตข้อมูลที่เชื่อมโยงรายงานหลักกับแผ่นข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้ารายงานหลักแสดงข้อมูลจากตาราง พนักงาน และแผ่นข้อมูลแสดงข้อมูลจากตาราง ใบสั่งซื้อ คุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก จะแสดงเขตข้อมูล ID จากตารางพนักงาน และคุณสมบัติ ลิงก์เขตข้อมูลรอง ควรแสดงเขตข้อมูลรหัสพนักงานจากตารางใบสั่งซื้อ

ในบางกรณี คุณอาจต้องตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลลิงก์ด้วยตัวคุณเอง คุณสามารถทําได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

1. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกกล่องคุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลัก จากนั้นคลิกปุ่ม รุ่น

2. ถ้ากล่องโต้ตอบการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัยปรากฏขึ้น ให้คลิก เปิด

   กล่องโต้ตอบ ตัวลิงก์เขตข้อมูลฟอร์มย่อย จะปรากฏขึ้น

   

3. ในรายการ เขตข้อมูลหลัก และ เขตข้อมูลรอง ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เพื่อลิงก์รายงานหลักไปยังแผ่นข้อมูล ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้เขตข้อมูลใด ให้คลิก แนะนํา เพื่อให้ Access พยายามกําหนดเขตข้อมูลที่ลิงก์ เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง

   ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในการลิงก์ คุณจําเป็นต้องแก้ไขแหล่งระเบียนของรายงานหลักหรือแผ่นข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่ามีเขตข้อมูลที่เชื่อมโยง ตัวอย่างเช่น ถ้าแผ่นข้อมูลยึดตามคิวรี คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลการเชื่อมโยงแสดงอยู่ในผลลัพธ์คิวรี

4. บันทึกรายงานหลัก และสลับไปยังมุมมองรายงาน แล้วตรวจสอบว่า รายงานทำงานตามที่คุณคาดหวัง

ด้านบนของหน้า

เปิดฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยในหน้าต่างใหม่ในมุมมองออกแบบ

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการออกแบบฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยในขณะที่คุณกำลังทำงานกับรายงานหลักในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเปิดฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยในหน้าต่างแยกได้

1. คลิกฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยเพื่อเลือก

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก รายงานย่อยในหน้าต่างใหม่

แสดงผลรวมย่อยจากรายงานย่อยในรายงานหลัก

สมมติว่าคุณใช้รายงานย่อยที่ชื่อว่า รายงานย่อยใบสั่งซื้อ ซึ่งมีกล่องข้อความที่ชื่อว่า ผลรวมค่าธรรมเนียมการจัดส่ง และกล่องข้อความนั้นจะคํานวณผลรวมของคอลัมน์ ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง เมื่อต้องการแสดงผลรวมจากรายงานย่อยในรายงานหลัก คุณต้องเพิ่มกล่องข้อความลงในรายงานหลัก แล้วใช้นิพจน์เพื่ออ้างอิงไปยังกล่องข้อความผลรวมค่าธรรมเนียมการจัดส่งในรายงานย่อย คุณสามารถทําได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

1. คลิกขวาที่รายงานหลักในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก กล่องข้อความ

3. ในรายงานหลัก คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางกล่องข้อความใหม่

4. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

5. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ให้พิมพ์นิพจน์ดังต่อไปนี้

   =IIf(IsError([Orders subreport].[Report]![Shipping Fee Total]),0,[Orders subreport].[Report]![Shipping Fee Total])

   หมายเหตุ: 

   • ในตัวอย่างนี้ คุณสามารถใช้นิพจน์ที่ง่ายกว่า =[รายงานย่อยใบสั่งซื้อ][ รายงาน]! [ยอดรวมค่าธรรมเนียมการจัดส่ง] แต่ถ้ารายงานย่อยไม่มีข้อมูลใดๆ ตัวควบคุมในรายงานหลักจะแสดง #Error การใช้ฟังก์ชัน IsError ภายในฟังก์ชัน IIf ตามที่แสดงในนิพจน์แรก จะทําให้แน่ใจได้ว่ากล่องข้อความในรายงานหลักจะแสดงศูนย์ (0) ถ้ารายงานย่อยไม่ส่งกลับข้อมูลใดๆ

   • คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างนิพจน์ในการคลิกปุ่ม สร้าง ในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม

6. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ เป็นค่าที่เหมาะสม (ในกรณีนี้เป็น สกุลเงิน)

7. บันทึกรายงาน และสลับไปยังมุมมองรายงานเพื่อตรวจสอบว่าการคำนวณไปเป็นตามที่คุณคาดไว้

ด้านบนของหน้า