การเก็บวันที่และเวลาเมื่อระเบียนมีการปรับเปลี่ยน

ในบทความนี้

• ภาพรวม

• ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

• ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเขตข้อมูลประทับเวลาลงในตาราง

• ขั้นตอนที่ 2: สร้างแมโครที่บันทึกวันที่และเวลา

• ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มเขตข้อมูลและแมโครลงในฟอร์มการป้อนข้อมูล

ภาพรวม

เมื่อต้องการบันทึกวันที่และเวลาที่ปรับเปลี่ยนระเบียนในตาราง คุณต้องทําตามขั้นตอนต่อไปนี้ให้เสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง    คุณต้องมีที่สําหรับเก็บวันที่และเวลาก่อนจึงจะสามารถบันทึกได้ ขั้นตอนแรกคือการสร้างเขตข้อมูลในตารางที่มีระเบียนที่คุณต้องการติดตาม เมื่อต้องการจับภาพวันที่และเวลา ให้สร้างหนึ่งเขตข้อมูลสําหรับวันที่และหนึ่งเขตข้อมูลสําหรับเวลานั้น ถ้าคุณต้องการจับภาพอย่างเดียวหรืออีกเขตข้อมูลหนึ่ง คุณสามารถสร้างได้เฉพาะเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 2: สร้างแมโครที่บันทึกวันที่และเวลา    แมโครจะมีหนึ่งหรือสองแอคชัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการบันทึกวันที่ เวลา หรือทั้งสองอย่าง เมื่อคุณเขียนแมโคร ให้ระบุเฉพาะเขตข้อมูลที่จะเก็บวันที่และเวลา เท่านั้น ไม่ใช่ตารางที่มีเขตข้อมูลเหล่านั้น ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถนําแมโครกลับมาใช้ใหม่กับตารางและฟอร์มอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มแมโครลงในฟอร์มการป้อนข้อมูล    คุณเพิ่มแมโครลงในคุณสมบัติฟอร์ม ก่อนปรับปรุง ของฟอร์มที่คุณใช้ในการแก้ไขระเบียนในตาราง ถ้าคุณใช้ฟอร์มอื่นเพื่อแก้ไขระเบียนในตาราง คุณสามารถเพิ่มแมโครลงในแต่ละฟอร์มได้ด้วยเช่นกัน ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถจับวันที่และเวลาได้ไม่ว่าคุณจะใช้ฟอร์มใดในการแก้ไขระเบียน

ด้านบนของหน้า

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่ม ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• ผู้ใช้ต้องเปิดใช้งานแมโครในฐานข้อมูล ถ้าผู้ใช้เปิดฐานข้อมูลและไม่ได้เปิดใช้งานแมโคร แมโครจะไม่ประทับเวลาระเบียน ถ้าคุณเก็บฐานข้อมูลไว้ใน ตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ แมโครจะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ

• ถ้าผู้ใช้แก้ไขระเบียน แต่ไม่ได้ใช้ฟอร์มการป้อนข้อมูลที่มีแมโครที่ประทับเวลาระเบียน ระเบียนที่ผู้ใช้แก้ไขจะไม่ถูกประทับเวลา

• เนื่องจากวันที่และเวลาถูกเก็บไว้ในเขตข้อมูลตาราง ค่าในเขตข้อมูลเหล่านั้นจะถูกเขียนทับทุกครั้งที่ระเบียนถูกปรับเปลี่ยน กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณสามารถจัดเก็บได้เฉพาะวันที่และเวลาของการปรับเปลี่ยนล่าสุดเท่านั้น

• ถ้าคุณต้องการจับภาพวันที่และเวลาที่สร้างระเบียนเพียงเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางและตั้งค่าคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของเขตข้อมูลนั้นเป็น Now() หรือ Date()

• ถ้าไฟล์ฐานข้อมูลของคุณมีรูปแบบไฟล์ที่เก่ากว่าและใช้ความปลอดภัยระดับผู้ใช้ คุณต้องมีสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงการออกแบบของตารางและฟอร์มที่ใช้ในการแก้ไขระเบียนของตาราง

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเขตข้อมูลประทับเวลาลงในตาราง

สร้างเขตข้อมูลเพื่อจัดเก็บข้อมูล

1. เปิดตารางในมุมมองออกแบบ

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่างต่อไปนี้:

   • สร้างเขตข้อมูลเพื่อจัดเก็บวันที่    ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ของหน้าต่างออกแบบ ให้พิมพ์ วันที่ปรับเปลี่ยน ในแถวใหม่ แล้วเลือก วันที่/เวลา ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล

   • สร้างเขตข้อมูลเพื่อจัดเก็บเวลา    ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ของหน้าต่างออกแบบ ให้พิมพ์ เวลาที่ปรับเปลี่ยน ในแถวใหม่ แล้วเลือก วันที่/เวลา ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล

3. กด CTRL+S เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 2: สร้างแมโครที่บันทึกวันที่และเวลา

หลังจากที่คุณสร้างเขตข้อมูลแล้ว ให้สร้างแมโครเพื่อประทับเวลาเขตข้อมูลเหล่านั้น เมื่อต้องการทําให้แมโครนํากลับมาใช้ใหม่ได้กับตารางอื่น ให้อ้างอิงเฉพาะชื่อเขตข้อมูลเท่านั้น ไม่ใช่ชื่อตาราง

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก แมโคร ถ้าคําสั่งนี้ไม่พร้อมใช้งาน ให้คลิกลูกศรที่อยู่ใต้ปุ่ม มอดูล หรือคลาสมอดูล แล้วคลิก แมโคร

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แสดงการกระทําทั้งหมด

3. ในหน้าต่างแมโคร ให้เปิดรายการแมโครแอคชัน และเลือก SetValue

   

   1. ขั้นแรก แสดงแมโครแอคชันที่พร้อมใช้งานทั้งหมด การดําเนินการ SetValue ถือว่าอาจไม่ปลอดภัยและถูกซ่อนไว้ตามค่าเริ่มต้น เนื่องจากสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

   2. จากนั้นเลือกการดําเนินการ SetValue จากรายการนี้

4. ในกล่องการกระทํา SetValue ในกล่อง รายการ ให้พิมพ์หรือวาง [วันที่ปรับเปลี่ยน]

5. ในกล่อง นิพจน์ ให้พิมพ์ Date()

6. เปิดรายการแมโครแอคชันถัดไป และเลือก SetValue

7. ในกล่องการดําเนินการ SetValue ในกล่อง รายการ ให้พิมพ์หรือวาง [เวลาที่ปรับเปลี่ยน]

8. ในกล่อง นิพจน์ ให้พิมพ์ Time()

9. กด CTRL+S จากนั้นในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ ปรับเปลี่ยนล่าสุด

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มเขตข้อมูลและแมโครลงในฟอร์มการป้อนข้อมูล

หลังจากที่คุณสร้างแมโครแล้ว ให้เพิ่มแมโครลงในฟอร์มการป้อนข้อมูลแต่ละฟอร์มที่ผู้ใช้จะใช้เพื่อใส่ข้อมูลในตารางที่เกี่ยวข้อง

1. เปิดฟอร์มการป้อนข้อมูลในมุมมองออกแบบ

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

3. ในรายการ เขตข้อมูล ภายใต้ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสําหรับมุมมองนี้ ให้ลากเขตข้อมูล วันที่ปรับเปลี่ยน และ เวลาที่ปรับเปลี่ยน ไปยังฟอร์ม ปรับขนาดและการจัดวางของเขตข้อมูลบนฟอร์มตามต้องการ

4. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

5. บนแผ่นคุณสมบัติ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ชนิดการเลือก ถูกตั้งค่าเป็น ฟอร์ม

   เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยน ชนิดการเลือก ให้คลิกชนิดการเลือกที่คุณต้องการในรายการดรอปดาวน์

6. บนแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ เหตุการณ์

7. บนแท็บ เหตุการณ์ ให้คลิกลูกศรในกล่อง ก่อนอัปเดต แล้วคลิก ปรับเปลี่ยนล่าสุด

8. ถ้าคุณใช้ฟอร์มหลายฟอร์มเพื่อแก้ไขระเบียน ให้ทําซ้ํากระบวนงานนี้สําหรับแต่ละฟอร์ม

9. เมื่อต้องการตรวจสอบว่าแมโครทํางานอย่างถูกต้อง ให้เปิดฟอร์มในมุมมองฟอร์ม แก้ไขระเบียน แล้วกด SHIFT+F9 วันที่และเวลาที่คุณแก้ไขเรกคอร์ดควรจะแสดงขึ้น

ด้านบนของหน้า