การเพิ่มข้อมูลที่รวบรวมผ่านอีเมลลงในฐานข้อมูล Access ของคุณ

ก่อนเริ่มดำเนินการ

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณรวบรวมข้อมูลโดยใช้ข้อความอีเมล ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตั้งแอปพลิเคชันต่อไปนี้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ:

   • Access 2007 หรือ Access 2010

   • Outlook 2007 หรือ Outlook 2010 คุณต้องติดตั้งและกําหนดค่า Outlook บนคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้ส่งข้อความอีเมล ถ้าคุณได้ติดตั้ง Outlook แต่ยังไม่ได้กําหนดค่า ให้เริ่ม Outlook และทําตามคําแนะนําในตัวช่วยสร้างการเริ่มต้น Outlook สําหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวช่วยสร้าง ให้ดู วิธีใช้ Outlook

   • ถ้าคุณวางแผนที่จะใช้ฟอร์ม InfoPath ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตั้ง InfoPath 2007 หรือรุ่นที่ใหม่กว่าแล้ว และผู้รับของคุณจะต้องติดตั้ง InfoPath บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขาด้วย

   • ผู้รับอีเมลต้องมี InfoPath หรือไคลเอ็นต์อีเมลที่สนับสนุนรูปแบบ HTML ติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์เพื่อให้สามารถดูและแก้ไขฟอร์มได้

     ฟอร์มที่ใช้รวบรวมข้อมูลผ่านทางข้อความอีเมลไม่ใช่ฟอร์ม Access ตัวช่วยสร้างจะสร้างฟอร์มพิเศษในรูปแบบ HTML หรือ InfoPath

     ระบุฐานข้อมูลปลายทาง ฐานข้อมูลสามารถอยู่ในรูปแบบ .mdb หรือ .accdb ก็ได้ นอกจากนี้ ไฟล์ .mde และ .accde ยังได้รับการสนับสนุนอีกด้วย ถ้าคุณไม่ต้องการใช้ฐานข้อมูลที่มีอยู่ คุณต้องสร้างฐานข้อมูลใหม่

2. ระบุหรือสร้างตารางที่คุณต้องการเติมข้อมูลด้วยการตอบกลับอีเมล ถ้าคุณกําลังรวบรวมข้อมูลสําหรับตารางที่มีอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และคุณมีสิทธิ์ที่จําเป็นในการเพิ่มหรืออัปเดตเนื้อหาในตาราง

ถ้าการดําเนินการรวบรวมข้อมูลของคุณสร้างตารางอย่างน้อยสองตาราง คุณต้องสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลและใช้เป็นแหล่งระเบียนของฟอร์ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคิวรีมีเขตข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดจากตารางพื้นฐาน ถ้าคุณกําลังใช้คิวรีที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคิวรีไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และคุณมีสิทธิ์ที่จําเป็นในการเพิ่มหรืออัปเดตเนื้อหาของคิวรี สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างคิวรีที่ยึดตามตารางอย่างน้อยสองตาราง ให้ดูบทความ บทนําสู่คิวรี

จัดเก็บข้อมูลเป็นระเบียนใหม่ในสถานการณ์ต่อไปนี้

• ถ้าข้อมูลจะใส่ข้อมูลลงในหลายตาราง

• ถ้าตารางปลายทางไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลัก ค่าคีย์หลักจําเป็นต้องแมปการตอบกลับแต่ละครั้งไปยังระเบียนที่มีอยู่ ถ้าตารางปลายทางของคุณไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลัก ให้เพิ่มทันที หรือกําหนดเขตข้อมูลที่มีอยู่ที่มีค่าที่ไม่ซ้ํากันเป็นคีย์หลัก

• ถ้าตารางปลายทางไม่มีระเบียนใดๆ ถ้าตารางว่างเปล่า ตัวช่วยสร้างจะถือว่าคุณต้องการเพิ่มระเบียน

• ถ้าที่อยู่อีเมลของผู้รับไม่ได้ถูกจัดเก็บเป็นเขตข้อมูลในฐานข้อมูล เมื่อรวบรวมข้อมูลเพื่ออัปเดตระเบียน คุณจะไม่สามารถพิมพ์ที่อยู่ในข้อความที่สร้างโดยตัวช่วยสร้างด้วยตนเองได้ เขตข้อมูลที่อยู่ต้องอยู่ในตารางปลายทาง หรือในตารางที่มีความสัมพันธ์กับตารางปลายทาง

ด้านบนของหน้า

การเริ่มต้นใช้งาน

1. เปิดฐานข้อมูลที่จะเก็บข้อมูลที่รวบรวมไว้

2. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลลงในตารางเดียว ให้เลือกตารางในบานหน้าต่างนําทาง เมื่อต้องการใส่ข้อมูลในตารางที่เกี่ยวข้องหลายตาราง ให้เลือกคิวรีที่ผูกอยู่กับตารางเหล่านี้

3. เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้าง:

   • บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม รวบรวมข้อมูล ให้คลิก สร้างอีเมล

   • คลิกขวาที่ตารางหรือคิวรี แล้วคลิก รวบรวมและอัปเดตข้อมูลทางอีเมล

     หมายเหตุ: ถ้าตารางไม่มีเขตข้อมูลใดๆ หรือมีเฉพาะชนิดเขตข้อมูล AutoNumber, วัตถุ OLE, สิ่งที่แนบมา หรือการค้นหาแบบหลายค่า Access จะแสดงข้อความต่อไปนี้: ตารางหรือคิวรีที่เลือกไม่มีเขตข้อมูลใดๆ ที่สนับสนุนการรวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมล

ถ้าตารางมีเขตข้อมูลที่สนับสนุนการรวบรวมข้อมูล ตัวช่วยสร้างจะเริ่มทํางาน ถ้าตารางปลายทางสนับสนุนทั้งการเพิ่มและการอัปเดตข้อมูล ตัวช่วยสร้างจะแนะนําคุณตลอดขั้นตอนที่จําเป็นในการรวบรวมข้อมูลผ่านข้อความอีเมล

ใช้ส่วนต่อไปนี้เป็นการอ้างอิงสําหรับคําถามใดๆ ที่คุณอาจมีผ่าน 7 ขั้นตอนหลักๆ ต่อไปนี้ของกระบวนการ

1. เลือกชนิดของฟอร์มการป้อนข้อมูลที่คุณต้องการส่ง

2. เลือกว่าจะรวบรวมข้อมูลใหม่หรืออัปเดตข้อมูลที่มีอยู่

3. ระบุข้อมูลที่คุณต้องการรวบรวม

4. ระบุการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง

5. เลือกวิธีที่คุณต้องการระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ

6. ตรวจทานและระบุรายชื่อผู้รับ

7. สร้างและส่งข้อความอีเมล

ด้านบนของหน้า

เลือกชนิดของฟอร์มการป้อนข้อมูลที่คุณต้องการส่ง

เลือกชนิดของแบบฟอร์มตามความง่ายในการใช้งานสําหรับตัวคุณเองและผู้รับของคุณ

เลือกฟอร์ม HTML    ผู้ใช้ใดๆ ที่ไคลเอ็นต์อีเมลสนับสนุน HTML สามารถดูและแก้ไขฟอร์ม HTML ได้

เลือกฟอร์ม Microsoft InfoPath    คุณจะเห็นตัวเลือกนี้เฉพาะเมื่อมีการติดตั้ง InfoPath บนคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น เลือกตัวเลือกนี้เฉพาะเมื่อผู้รับของคุณทั้งหมดมี InfoPath และ Outlook ติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ของพวกเขา ฟอร์ม InfoPath มีสภาพแวดล้อมการใส่ข้อมูลและการแก้ไขที่ดียิ่งขึ้น

หน้าตัวช่วยสร้างที่แสดงถัดไปขึ้นอยู่กับว่าวัตถุปลายทางสนับสนุนการอัปเดตข้อมูลหรือไม่ ถ้าวัตถุเป็นคิวรีที่ยึดตามตารางอย่างน้อยสองตาราง หรือถ้าเป็นตารางที่ไม่มีเขตข้อมูลคีย์หลักหรือไม่มีระเบียนใดๆ ตัวช่วยสร้างจะถือว่าคุณต้องการเพิ่มระเบียนใหม่ และพร้อมท์ให้คุณเลือกเขตข้อมูลฟอร์ม ในกรณีอื่นๆ ทั้งหมด ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณระบุว่าคุณต้องการเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูลก่อนที่จะขอให้คุณเลือกเขตข้อมูลฟอร์มหรือไม่

ด้านบนของหน้า

เลือกว่าจะรวบรวมข้อมูลใหม่หรืออัปเดตข้อมูลที่มีอยู่

ระบุสิ่งที่คุณต้องการทํากับข้อมูล ชนิดของฟอร์มที่คุณกําลังใช้อยู่จะมีผลต่อจํานวนของระเบียนใหม่ที่ผู้รับสามารถส่งถึงคุณได้ในการตอบกลับครั้งเดียว เมื่ออัปเดตข้อมูล จํานวนระเบียนที่ต้องอัปเดตโดยผู้รับจะระบุจํานวนฟอร์มที่กรอกข้อมูลไว้ล่วงหน้าที่จะรวมอยู่ในข้อความ

ด้านบนของหน้า

ระบุข้อมูลที่คุณต้องการรวบรวม

เมื่อเลือกเขตข้อมูลที่จะรวมไว้ในฟอร์มของคุณ คุณไม่จําเป็นต้องรวมทุกเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางหรือคิวรีพื้นฐานในแบบฟอร์ม อย่างไรก็ตามต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

• เขตข้อมูลที่จําเป็น:    เขตข้อมูลที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) เป็นเขตข้อมูลที่จําเป็น ถ้าคุณกําลังรวบรวมระเบียนใหม่ ตัวช่วยสร้างจะรวมเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณสมบัติ จําเป็น ถูกตั้งค่าเป็น ใช่ โดยอัตโนมัติ ถ้าเขตข้อมูลที่ต้องการของระเบียนใดๆ ว่างเปล่า Access จะไม่สามารถเพิ่มระเบียนลงในตารางได้

• ชนิดเขตข้อมูลที่ไม่ได้รับการสนับสนุน:    คุณจะไม่สามารถรวมเขตข้อมูลบางชนิดลงในฟอร์มได้ เช่น AutoNumber, Attachment, OLE Object หรือเขตข้อมูลการค้นหาแบบหลายค่า

• เขตข้อมูลคีย์หลัก:    อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้จะสามารถพิมพ์ค่าในเขตข้อมูลได้เมื่อเพิ่มระเบียน การตอบกลับจะไม่ได้รับการประมวลผลถ้ามีการใช้ค่าที่ระบุอยู่แล้ว

  หมายเหตุ: สําหรับแต่ละเขตข้อมูลที่รวมอยู่ ภายใต้ คุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้ระบุป้ายชื่อ แล้วคลิก อ่านอย่างเดียว ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อมูลในเขตข้อมูลนั้น

ด้านบนของหน้า

ระบุการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง

คุณสามารถเลือกการประมวลผลข้อความตอบกลับอัตโนมัติหรือด้วยตนเองได้ การประมวลผลอัตโนมัติหมายความว่าเมื่อคุณได้รับการตอบกลับ Outlook และ Access จะทํางานร่วมกันเพื่อส่งออกข้อมูลไปยังตารางปลายทางในฐานข้อมูลของคุณ การประมวลผลอัตโนมัติสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายาม การประมวลผลด้วยตนเองเท่านั้น หมายความว่าคุณเริ่มต้นการดําเนินการส่งออกเพื่อถ่ายโอนข้อมูลจากโฟลเดอร์ที่ระบุใน Outlook ไปยังตารางปลายทางใน Access

การตอบกลับจะถูกส่งออกไปยังตารางปลายทางเรียบร้อยแล้ว ตราบใดที่เป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้ในเวลาที่การตอบกลับมาถึงกล่องจดหมายของคุณ:

• Outlook ต้องทํางานบนคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่แล้ว ถ้า Outlook ไม่ได้ทํางานอยู่ การประมวลผลจะเริ่มต้นในครั้งถัดไปที่คุณเริ่ม Outlook

• การเข้าถึงต้องไม่ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน และไม่ควรเปิดในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ชื่อหรือที่ตั้งของฐานข้อมูลต้องไม่เปลี่ยนแปลงนับตั้งแต่ที่คุณส่งข้อความอีเมล

• ชื่อของตารางและคิวรี และคุณสมบัติของฟิลด์ที่รวมอยู่ในแบบฟอร์ม ต้องไม่เปลี่ยนแปลงนับตั้งแต่ที่คุณส่งข้อความอีเมล

• คุณต้องมีสิทธิ์ที่จําเป็นในการเพิ่มหรืออัปเดตเนื้อหาของตารางและคิวรีพื้นฐาน

  หมายเหตุ: ถ้าการประมวลผลอัตโนมัติล้มเหลว ให้ลองแก้ไขปัญหาแล้วส่งออกการตอบกลับที่ล้มเหลวด้วยตนเอง ข้อความตอบกลับใดๆ ที่ไปถึงกล่องขาเข้าของคุณหลังจากที่คุณแก้ไขปัญหายังคงได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ

เลือกวิธีที่คุณต้องการระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ

หากคุณกําลังรวบรวมข้อมูลใหม่เท่านั้น คุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลได้สองวิธี:

• พิมพ์ที่อยู่อีเมลทีละรายการในข้อความอีเมล Outlook หรือเลือกที่อยู่จากสมุดรายชื่อ

• ใช้เขตข้อมูลที่อยู่อีเมลในตารางหรือแบบสอบถามของฐานข้อมูล Access ปัจจุบัน

  หมายเหตุ: เมื่อรวบรวมข้อมูลเพื่ออัปเดตระเบียนที่มีอยู่ คุณจะไม่เห็นกล่องโต้ตอบนี้ เนื่องจากที่อยู่อีเมลของผู้รับต้องพร้อมใช้งานเป็นเขตข้อมูลในฐานข้อมูลก่อน

ตรวจทานและระบุรายชื่อผู้รับ

ขั้นตอนหลักสุดท้ายเกี่ยวข้องกับการแสดงตัวอย่างและการกําหนดข้อความอีเมลปรับแต่งรายชื่อผู้รับของคุณ แล้วส่งข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูลของคุณ

สร้างและส่งข้อความอีเมล

เมื่อตัวช่วยสร้างแจ้งให้คุณทราบว่าขณะนี้คุณสามารถสร้างข้อความอีเมล และแสดงวิธีการดูสถานะอีเมลโดยใช้คําสั่ง จัดการการตอบกลับ ข้อความเตือนบางอย่างอาจปรากฏขึ้น ตารางต่อไปนี้อธิบายคําเตือนแต่ละรายการและการดําเนินการที่คุณสามารถดําเนินการเพื่อแก้ไขคําเตือนนั้น:

หลังจากที่คุณดูตัวอย่างและกําหนดข้อความเองแล้ว คุณสามารถกรองเขตข้อมูลที่อยู่อีเมลและเลือกผู้รับของคุณได้ เลือกที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการใช้โดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่เกี่ยวข้อง ถ้าคุณเห็นกล่องโต้ตอบแสดงที่อยู่อีเมลไม่ถูกต้อง ให้จดบันทึกที่อยู่ในรายการแล้วคลิก ออก ตรวจสอบที่อยู่ที่ไม่ถูกต้อง ทําการแก้ไขที่จําเป็น แล้วลองส่งข้อความอีกครั้ง

ด้านบนของหน้า