การใช้คิวรีทําให้การดู เพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูล Access ของคุณง่ายขึ้น เหตุผลอื่นๆ ในการใช้คิวรีมีดังนี้
-
ค้นหาข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงอย่างรวดเร็วโดยการกรองตามเกณฑ์ที่ระบุ (เงื่อนไข)
-
คํานวณหรือสรุปข้อมูล
-
ทํางานด้านการจัดการข้อมูลโดยอัตโนมัติ เช่น การตรวจสอบข้อมูลล่าสุดเป็นประจําเป็นประจํา
คิวรีช่วยให้คุณค้นหาและทํางานกับข้อมูลของคุณ
ในฐานข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดี ข้อมูลที่คุณต้องการนําเสนอผ่านฟอร์มหรือรายงานมักจะอยู่ในหลายตาราง คิวรีสามารถดึงข้อมูลจากตารางต่างๆ และประกอบสําหรับแสดงในแบบฟอร์มหรือรายงาน แบบสอบถามอาจเป็นการร้องขอผลลัพธ์จากฐานข้อมูลของคุณ หรือสําหรับการกระทํากับข้อมูล หรือทั้งสองอย่าง คิวรีสามารถให้คําตอบสําหรับคําถามง่ายๆ ทําการคํานวณ รวมข้อมูลจากตารางต่างๆ เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลจากฐานข้อมูล เนื่องจากคิวรีมีประโยชน์มาก จึงมีคิวรีหลายชนิด และคุณจะสร้างคิวรีชนิดหนึ่งโดยยึดตามงาน
ชนิดคิวรีหลัก |
ใช้ |
---|---|
เลือก |
เมื่อต้องการเรียกใช้ข้อมูลจากตารางหรือทําการคํานวณ |
การดำเนินการ |
เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูล แต่ละงานมีคิวรีแอคชันชนิดใดชนิดหนึ่ง |
สร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล
ถ้าคุณต้องการตรวจทานข้อมูลจากบางเขตข้อมูลในตารางเท่านั้น หรือตรวจทานข้อมูลจากหลายตารางพร้อมกัน หรืออาจเพียงแค่ดูข้อมูลตามเกณฑ์ที่กําหนด ชนิดคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลจะเป็นตัวเลือกของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลอย่างง่าย
ตรวจทานข้อมูลจากเขตข้อมูลที่เลือก
ตัวอย่างเช่น ถ้าฐานข้อมูลของคุณมีตารางที่มีข้อมูลจํานวนมากเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ และคุณต้องการตรวจทานรายการผลิตภัณฑ์และราคา ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อส่งกลับเฉพาะชื่อผลิตภัณฑ์และราคาที่เกี่ยวข้อง:
-
เปิดฐานข้อมูล และบนแท็บ สร้าง ให้คลิก ออกแบบคิวรี
-
บนแท็บ ตาราง ให้ดับเบิลคลิกที่ตาราง ผลิตภัณฑ์
-
ในตารางผลิตภัณฑ์ สมมติว่าคุณมีเขตข้อมูลชื่อผลิตภัณฑ์และราคารายการ ดับเบิลคลิกที่ ชื่อผลิตภัณฑ์ และ ราคาตลาด เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในคิวรี ตารางออกแบบ
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทํางาน และแสดงรายการผลิตภัณฑ์และราคา
รีวิวข้อมูลจากหลายตารางที่เกี่ยวข้องกันพร้อมๆ กัน
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีฐานข้อมูลสําหรับร้านค้าที่ขายสินค้าอาหาร และคุณต้องการตรวจสอบคําสั่งซื้อสําหรับลูกค้าที่อาศัยอยู่ในเมืองใดเมืองหนึ่ง สมมติว่าข้อมูลเกี่ยวกับคําสั่งซื้อและข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าถูกจัดเก็บในตารางสองตารางที่ชื่อว่า ลูกค้า และ คําสั่งซื้อ ตามลําดับ ถ้าแต่ละตารางมีฟิลด์ ID ลูกค้า ซึ่งจะเป็นพื้นฐานของ ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ระหว่างสองตาราง คุณสามารถสร้างคิวรีที่ส่งคืนคําสั่งซื้อสําหรับลูกค้าในเมืองหนึ่งๆ ตัวอย่างเช่น Las Vegas โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:
-
เปิดฐานข้อมูล บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ออกแบบคิวรี
-
บนแท็บ ตาราง ให้ดับเบิลคลิกลูกค้าและใบสั่งซื้อ
หมายเหตุบรรทัด (เรียกว่าการรวม) ที่เชื่อมต่อเขตข้อมูล ID ในตารางลูกค้าและเขตข้อมูล ID ลูกค้าในตารางใบสั่งซื้อ เส้นนี้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสองตาราง
-
ในตาราง ลูกค้า ให้ดับเบิลคลิก ที่ บริษัท และ เมือง เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในตารางออกแบบคิวรี
-
ในตารางออกแบบคิวรี ในคอลัมน์ เมือง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดง
-
ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ เมือง ให้พิมพ์ Las Vegas
การล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดง จะป้องกันไม่ให้คิวรีแสดงเมืองในผลลัพธ์ ของคิวรี และการพิมพ์ Las Vegas ในแถว เกณฑ์ จะระบุว่าคุณต้องการดูเฉพาะระเบียนที่ค่าของเขตข้อมูล เมือง คือ Las Vegas ในกรณีนี้ คิวรีจะส่งกลับเฉพาะลูกค้าที่อยู่ในลาสเวกัส คุณไม่จําเป็นต้องแสดงเขตข้อมูลเพื่อใช้กับเกณฑ์
-
ในตาราง ใบสั่งซื้อ ให้ดับเบิลคลิก ID คําสั่งซื้อ และ วันที่สั่งซื้อ เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในสองคอลัมน์ถัดไปของตารางออกแบบคิวรี
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทํางาน แล้วแสดงรายการคําสั่งซื้อสําหรับลูกค้าใน Las Vegas
-
กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี
สร้างพารามิเตอร์แบบสอบถาม
ถ้าคุณต้องการเรียกใช้ชุดรูปแบบของแบบสอบถามใดแบบสอบถามหนึ่งบ่อยๆ ให้พิจารณาใช้แบบสอบถามพารามิเตอร์ เมื่อคุณเรียกใช้คิวรีพารามิเตอร์ คิวรีจะพร้อมท์คุณสําหรับค่าเขตข้อมูล แล้วใช้ค่าที่คุณใส่เพื่อสร้างเกณฑ์สําหรับคิวรีของคุณ
ดําเนินการต่อจากตัวอย่างก่อนหน้าที่คุณเรียนรู้การสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่ส่งกลับคําสั่งซื้อสําหรับลูกค้าที่อยู่ใน Las Vegas คุณสามารถปรับเปลี่ยนคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อพร้อมท์ให้คุณระบุเมืองทุกครั้งที่คุณเรียกใช้คิวรีได้ เมื่อต้องการติดตาม ให้เปิดฐานข้อมูลที่คุณสร้างในตัวอย่างก่อนหน้า:
-
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่คิวรีที่ชื่อ Orders by City (ที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้า) แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
-
ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ เมือง ให้ลบ Las Vegas แล้วพิมพ์ [สําหรับเมืองอะไร]
สตริง [สําหรับเมืองอะไร] คือพร้อมท์พารามิเตอร์ของคุณ วงเล็บเหลี่ยมระบุว่าคุณต้องการให้คิวรีขอการป้อนข้อมูล และข้อความ (ในกรณีนี้ สําหรับเมืองใด) คือคําถามที่พร้อมท์พารามิเตอร์แสดง
หมายเหตุ: ไม่มีจุด (.) และเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) สามารถใช้เป็นข้อความในพร้อมท์พารามิเตอร์ได้
-
เลือกกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดง ของคอลัมน์ เมือง เพื่อให้ผลลัพธ์คิวรีแสดงเมือง
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะพร้อมท์ให้คุณใส่ค่าสําหรับ เมือง
-
พิมพ์ นิวยอร์ก แล้วกด ENTER เพื่อดูคําสั่งซื้อสําหรับลูกค้าในนิวยอร์ก
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ทราบว่าคุณสามารถระบุค่าใดได้บ้าง คุณสามารถใช้อักขระตัวแทนเป็นส่วนหนึ่งของพร้อมท์:
-
บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
-
ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ เมือง ให้พิมพ์ Like [สําหรับเมืองอะไร] &"*"
ในพร้อมท์พารามิเตอร์นี้ คําสําคัญ Like เครื่องหมายและ (&) และเครื่องหมายดอกจัน (*) ที่อยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศช่วยให้ผู้ใช้สามารถพิมพ์อักขระรวมกันรวมถึงอักขระตัวแทนเพื่อส่งกลับผลลัพธ์ที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้ใช้พิมพ์ * คิวรีจะส่งกลับเมืองทั้งหมด ถ้าผู้ใช้พิมพ์ L คิวรีจะส่งกลับเมืองทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร "L;" และถ้าผู้ใช้พิมพ์ *s* คิวรีจะส่งกลับเมืองทั้งหมดที่มีตัวอักษร "s"
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ และที่พร้อมท์คิวรี ให้พิมพ์ ใหม่ แล้วกด ENTER
คิวรีจะทํางาน แล้วแสดงใบสั่งซื้อสําหรับลูกค้าในนิวยอร์ก
ระบุชนิดข้อมูลของพารามิเตอร์
คุณยังสามารถระบุชนิดของข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับได้ คุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลสําหรับพารามิเตอร์ใดๆ ก็ได้ แต่การตั้งค่าชนิดข้อมูลสําหรับข้อมูลตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่/เวลาเป็นสิ่งสําคัญอย่างยิ่ง เมื่อคุณระบุชนิดข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับ ผู้ใช้จะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่มีประโยชน์มากขึ้นถ้าพวกเขาใส่ชนิดข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เช่น การใส่ข้อความเมื่อคาดว่าสกุลเงินจะเกิดขึ้น
ถ้าตั้งค่าพารามิเตอร์เพื่อยอมรับข้อมูลประเภทข้อความ การใส่ข้อมูลใดๆ จะถูกตีความเป็นข้อความ และไม่แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด
เมื่อต้องการระบุชนิดข้อมูลสําหรับพารามิเตอร์ในแบบสอบถาม ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้:
-
เมื่อเปิดคิวรีในมุมมองออกแบบ บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก พารามิเตอร์
-
ในกล่องโต้ตอบ พารามิเตอร์คิวรี ในคอลัมน์ พารามิเตอร์ ให้พิมพ์พร้อมท์สําหรับแต่ละพารามิเตอร์ที่คุณต้องการระบุชนิดข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละพารามิเตอร์ตรงกับพร้อมท์ที่คุณใช้ในแถว เกณฑ์ ของตารางออกแบบคิวรี
-
ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละพารามิเตอร์
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การใช้พารามิเตอร์เพื่อขอข้อมูลป้อนเข้าเมื่อเรียกใช้คิวรี
สร้างคิวรีแบบใช้หาผลรวม
แถว ผลรวม ในแผ่นข้อมูลมีประโยชน์มาก แต่สําหรับคําถามที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณจะใช้คิวรีแบบใช้หาผลรวม คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลคือคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่ช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มและสรุปข้อมูลได้ เช่น เมื่อคุณต้องการดูยอดขายรวมต่อผลิตภัณฑ์ ในคิวรีแบบใช้หาผลรวม คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Sum (ฟังก์ชันการรวม) เพื่อดูยอดขายรวมต่อผลิตภัณฑ์
ใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อปรับเปลี่ยนคิวรี ผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์ ที่คุณสร้างในตัวอย่างก่อนหน้าเพื่อให้สรุปผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์ตามผลิตภัณฑ์
-
บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก มุมมอง > มุมมองออกแบบ
คิวรี ผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์ จะเปิดขึ้นในมุมมองออกแบบ
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม
แถว ผลรวม จะแสดงในตารางออกแบบคิวรี
หมายเหตุ: แม้ว่าจะมีชื่อคล้ายกัน แต่แถว ผลรวม ในตารางออกแบบและแถว ผลรวม ในแผ่นข้อมูลจะไม่เหมือนกัน:
-
คุณสามารถจัดกลุ่มตามค่าเขตข้อมูลโดยใช้แถว ผลรวม ในตารางออกแบบ
-
คุณสามารถเพิ่มแถว ผลรวม ในแผ่นข้อมูลไปยังผลลัพธ์ของคิวรีแบบใช้หาผลรวมได้
-
เมื่อคุณใช้แถว ผลรวม ในตารางออกแบบ คุณต้องเลือกฟังก์ชันการรวมสําหรับแต่ละเขตข้อมูล ถ้าคุณไม่ต้องการทําการคํานวณในเขตข้อมูล คุณสามารถจัดกลุ่มตามเขตข้อมูลได้
-
ในคอลัมน์ที่สองของตารางออกแบบ ในแถว ผลรวม ให้เลือก ผลรวม จากรายการดรอปดาวน์
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทํางาน แล้วแสดงรายการผลิตภัณฑ์ที่มีผลรวมย่อย
-
กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี เปิดคิวรีทิ้งไว้
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลโดยใช้แถว ผลรวม
ทําการคํานวณตามข้อมูลของคุณ
คุณมักจะไม่ใช้ตารางเพื่อเก็บค่าจากการคํานวณ เช่น ผลรวมย่อย แม้ว่าค่าเหล่านั้นจะยึดตามข้อมูลในฐานข้อมูลเดียวกัน ก็ตาม เนื่องจากค่าจากการคํานวณอาจล้าสมัยได้ถ้าค่าเหล่านั้นยึดตามการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น คุณจะไม่จัดเก็บอายุของบุคคลไว้ในตาราง เนื่องจากทุกปีคุณจะต้องอัปเดตค่า คุณเก็บวันเกิดของบุคคลนั้นแทน แล้วใช้คิวรีเพื่อคํานวณอายุของบุคคลนั้น
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีฐานข้อมูลสําหรับผลิตภัณฑ์บางอย่างที่คุณต้องการขาย ฐานข้อมูลนี้มีตารางที่เรียกว่า รายละเอียดใบสั่งซื้อ ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ในเขตข้อมูล เช่น ราคาของแต่ละผลิตภัณฑ์และปริมาณ คุณสามารถคํานวณผลรวมย่อยโดยใช้คิวรีที่คูณปริมาณของผลิตภัณฑ์แต่ละตัวด้วยราคาต่อหน่วยของผลิตภัณฑ์นั้น คูณปริมาณของแต่ละผลิตภัณฑ์ด้วยราคาต่อหน่วยและส่วนลดสําหรับผลิตภัณฑ์นั้น แล้วลบส่วนลดรวมจากราคาต่อหน่วยรวม ถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลตัวอย่างในตัวอย่างก่อนหน้า ให้เปิดฐานข้อมูลและทําตามไปพร้อมกัน:
-
บนแท็บ สร้าง คลิก ออกแบบคิวรี
-
บนแท็บ ตาราง ให้ดับเบิลคลิกที่ รายละเอียดการสั่งซื้อ
-
ในตาราง รายละเอียดใบสั่งซื้อ ให้ดับเบิลคลิก ที่ ID ผลิตภัณฑ์ เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ลงในคอลัมน์แรกของตารางออกแบบคิวรี
-
ในคอลัมน์ที่สองของเส้นตาราง ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล แล้วคลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด
-
ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางดังต่อไปนี้: ผลรวมย่อย: ([ปริมาณ]*[ราคาต่อหน่วย])-([ปริมาณ]*[ราคาต่อหน่วย]*[ส่วนลด])
-
คลิก ตกลง
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทํางาน แล้วแสดงรายการผลิตภัณฑ์และผลรวมย่อยต่อการสั่งซื้อ
-
กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี แล้วตั้งชื่อคิวรี ว่า ผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลโดยใช้แถว ผลรวม
แสดงข้อมูลสรุปหรือข้อมูลที่รวม
เมื่อคุณใช้ตารางเพื่อบันทึกธุรกรรมหรือจัดเก็บข้อมูลตัวเลขที่เกิดขึ้นเป็นประจํา การสามารถตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวรวมได้ เช่น ผลรวมหรือค่าเฉลี่ย จะเป็นประโยชน์มาก ใน Access คุณสามารถเพิ่มแถว ผลรวม ลงใน แผ่นข้อมูล ได้ แถวผลรวมคือแถวที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูลที่สามารถแสดงผลรวมสะสมหรือค่าการรวมอื่นๆ
-
เรียกใช้คิวรี ผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์ ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ และเปิดผลลัพธ์ทิ้งไว้ใน มุมมองแผ่นข้อมูล
-
บนแท็บ หน้าแรก คลิก ผลรวม แถวใหม่จะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูล โดยมีคําว่า ผลรวม ในคอลัมน์แรก
-
คลิกเซลล์ในแถวสุดท้ายของแผ่นข้อมูลที่ชื่อ ผลรวม
-
คลิกลูกศรเพื่อดูฟังก์ชันการรวมที่พร้อมใช้งาน เนื่องจากคอลัมน์มีข้อมูลข้อความ คุณจึงมีตัวเลือกเพียงสองตัวเลือก คือ ไม่มี และ นับจํานวน
-
เลือก นับจํานวน เนื้อหาของเซลล์จะเปลี่ยนจาก ผลรวม เป็นจํานวนค่าของคอลัมน์
-
คลิกเซลล์ที่อยู่ติดกัน (คอลัมน์ที่สอง) โปรดทราบว่าลูกศรจะปรากฏในเซลล์
-
คลิกลูกศร แล้วคลิก ผลรวม เขตข้อมูลจะแสดงผลรวมของค่าคอลัมน์
-
เปิดคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูลทิ้งไว้
สร้างคิวรีแบบตาราง
ในตอนนี้ สมมติว่าคุณต้องการตรวจทานผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ แต่คุณยังต้องการรวมตามเดือน เพื่อให้แถวแต่ละแถวแสดงผลรวมย่อยสําหรับผลิตภัณฑ์ และแต่ละคอลัมน์แสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์สําหรับเดือน เมื่อต้องการแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์และแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์สําหรับเดือน หนึ่งเดือน ให้ใช้ คิวรีแบบตาราง
คุณสามารถปรับเปลี่ยนคิวรี ผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์ อีกครั้งเพื่อให้คิวรีส่งกลับแถวของผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์และคอลัมน์ของผลรวมย่อยรายเดือน
-
บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
-
ในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิก เพิ่มตาราง
-
ดับเบิลคลิกที่ คําสั่งซื้อ แล้วคลิก ปิด
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก ตาราง ในตารางออกแบบ แถว แสดง จะถูกซ่อน และแถว แบบตาราง จะแสดงขึ้น
-
ในคอลัมน์ที่สามของเส้นตารางออกแบบ ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล แล้วคลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด กล่อง ย่อ/ขยาย จะเปิดขึ้น
-
ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางรายการต่อไปนี้: เดือน: "เดือน " & DatePart("m", [วันที่สั่งซื้อ])
-
คลิก ตกลง
-
ในแถว แบบตาราง ให้เลือกค่าต่อไปนี้จากรายการดรอปดาวน์: ส่วนหัวของแถว สําหรับคอลัมน์แรก ค่า สําหรับคอลัมน์ที่สอง และ ส่วนหัวของคอลัมน์ สําหรับคอลัมน์ที่สาม
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทํางาน และแสดงผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์ ที่รวมตามเดือน
-
กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคิวรีแบบแท็บไขว้ ให้ดูที่ การทําให้ข้อมูลสรุปอ่านง่ายขึ้นโดยใช้คิวรีแบบแท็บไขว้
การสร้างคิวรีแบบใช้สร้างตาราง
คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้สร้างตารางเพื่อสร้างตารางใหม่จากข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางอื่นได้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการส่งข้อมูลสําหรับคําสั่งซื้อ Chicago ไปยังคู่ค้าทางธุรกิจของชิคาโกที่ใช้ Access เพื่อจัดเตรียมรายงาน แทนที่จะส่งข้อมูลคําสั่งซื้อของคุณทั้งหมด คุณต้องการจํากัดข้อมูลที่คุณส่งไปยังข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงสําหรับคําสั่งซื้อของชิคาโก
คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่ประกอบด้วยข้อมูลลําดับของชิคาโก แล้วใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อสร้างตารางใหม่โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:
-
เปิดฐานข้อมูลตัวอย่างจากตัวอย่างก่อนหน้า
เมื่อต้องการเรียกใช้คิวรีแบบใช้สร้างตาราง คุณอาจจําเป็นต้องเปิดใช้งานเนื้อหาของฐานข้อมูล
หมายเหตุ: ถ้าคุณเห็นข้อความใต้ Ribbon เกี่ยวกับการเปิดใช้งานฐานข้อมูล ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหาถ้าฐานข้อมูลของคุณอยู่ในตําแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้อยู่แล้ว คุณจะไม่เห็นแถบข้อความ
-
บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ออกแบบคิวรี
-
ดับเบิลคลิกที่ รายละเอียดการสั่งซื้อ และ ใบสั่งซื้อ
-
ในตาราง ใบสั่งซื้อ ให้ดับเบิลคลิก ID ลูกค้า และ เมืองที่จัดส่ง เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในตารางออกแบบ
-
ในตาราง รายละเอียดการสั่งซื้อ ให้ดับเบิลคลิกที่ ID คําสั่งซื้อ, รหัสผลิตภัณฑ์, ปริมาณ, ราคาต่อหน่วย และ ส่วนลด เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในตารางออกแบบ
-
ในคอลัมน์ เมืองจัดส่ง ของตารางออกแบบ ให้ล้างกล่องในแถว แสดง ในแถว เกณฑ์ ให้พิมพ์ 'Chicago' (ใส่เครื่องหมายอัญัญภาคเดี่ยว) ตรวจสอบผลลัพธ์คิวรีก่อนที่คุณจะใช้ในการสร้างตาราง
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้
-
กด Ctrl + S เพื่อบันทึกคิวรี
-
ในกล่อง ชื่อคิวรี ให้พิมพ์ คิวรีใบสั่งซื้อของชิคาโก แล้วคลิก ตกลง
-
บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก สร้างตาราง
-
ในกล่องโต้ตอบ สร้างตาราง ในกล่อง ชื่อตาราง ให้พิมพ์ ใบสั่งซื้อจากชิคาโก แล้วคลิก ตกลง
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้
-
ในกล่องโต้ตอบการยืนยัน ให้คลิก ใช่ แล้วดูตารางใหม่ที่แสดงในบานหน้าต่างนําทาง
หมายเหตุ: ถ้ามีตารางที่มีชื่อเดียวกันกับที่คุณระบุอยู่แล้ว Access จะลบตารางนั้นก่อนที่จะเรียกใช้คิวรี
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้คิวรีแบบใช้สร้างตาราง ให้ดูที่ สร้างคิวรีแบบใช้สร้างตาราง
สร้างคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล
คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง และเพิ่มข้อมูลนั้นลงในตารางอื่น
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณสร้างตารางเพื่อแชร์กับผู้ร่วมธุรกิจในชิคาโก แต่คุณตระหนักว่าผู้ร่วมงานทํางานกับลูกค้าในพื้นที่ Milwaukee ด้วย คุณต้องการเพิ่มแถวที่มีข้อมูลพื้นที่ Milwaukee ลงในตารางก่อนที่คุณจะแชร์ตารางกับผู้ร่วมงานของคุณ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลพื้นที่ Milwaukee ลงในตารางใบสั่งซื้อของ Chicago โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:
-
เปิดคิวรีที่ชื่อ "คิวรีใบสั่งซื้อ Chicago" ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้าในมุมมองออกแบบ
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก ผนวก กล่องโต้ตอบ ผนวก จะเปิดขึ้น
-
ในกล่องโต้ตอบ ผนวก ให้คลิกลูกศรในกล่อง ชื่อตาราง เลือก ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ จากรายการดรอปดาวน์ แล้วคลิก ตกลง
-
ในตารางออกแบบ ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ เมืองเรือ ให้ลบ 'ชิคาโก' แล้วพิมพ์ 'Milwaukee'
-
ในแถว ผนวกไปยัง ให้เลือกเขตข้อมูลที่เหมาะสมสําหรับแต่ละคอลัมน์
ในตัวอย่างนี้ ค่าแถว ผนวกไปยัง ควรตรงกับค่าแถว เขตข้อมูล แต่ไม่จําเป็นสําหรับคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลในการทํางาน
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้
หมายเหตุ: ในขณะที่เรียกใช้คิวรีที่ส่งกลับข้อมูลจํานวนมาก คุณอาจได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ระบุว่าคุณจะไม่สามารถเลิกทําคิวรีได้ ลองเพิ่มขีดจํากัดของส่วนหน่วยความจําเป็น 3MB เพื่ออนุญาตให้คิวรีทํางานได้
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล ให้ดูที่ เพิ่มระเบียนลงในตารางโดยการใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวก
สร้างคิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูล
คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางของคุณ และคุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อใส่เกณฑ์เพื่อระบุแถวที่ควรอัปเดต คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลจะให้โอกาสคุณตรวจทานข้อมูลที่อัปเดตก่อนที่คุณจะทําการอัปเดต
สิ่งสำคัญ: คิวรีแอคชันไม่สามารถเลิกทําได้ คุณควรพิจารณาทําการสํารองข้อมูลของตารางใดๆ ที่คุณจะอัปเดตโดยใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูล
ในตัวอย่างก่อนหน้า คุณผนวกแถวไปยังตารางใบสั่งซื้อของชิคาโก ในตารางใบสั่งซื้อของชิคาโก เขตข้อมูล ID ผลิตภัณฑ์จะแสดง ID ผลิตภัณฑ์ที่เป็นตัวเลข เมื่อต้องการทําให้ข้อมูลในรายงานมีประโยชน์มากขึ้น คุณสามารถแทนที่รหัสผลิตภัณฑ์ด้วยชื่อผลิตภัณฑ์ ได้ ให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:
-
เปิดตาราง ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ ในมุมมองออกแบบ
-
ในแถว รหัสผลิตภัณฑ์ ให้เปลี่ยน ชนิดข้อมูล จาก ตัวเลข เป็น ข้อความ
-
บันทึกและปิดตารางใบสั่งซื้อของชิคาโก
-
บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ออกแบบคิวรี
-
ดับเบิลคลิกที่ คําสั่งซื้อและผลิตภัณฑ์จากชิคาโก
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก อัปเดต
-
ในตารางออกแบบ แถว เรียงลําดับ และ แสดง จะหายไป และแถว อัปเดตเป็น จะปรากฏขึ้น
-
ในตาราง ใบสั่งซื้อของชิคาโก้ ให้ดับเบิลคลิก ID ผลิตภัณฑ์ เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ลงในตารางออกแบบ
-
ในตารางออกแบบ ในแถว อัปเดตเป็น ของคอลัมน์ ID ผลิตภัณฑ์ ให้พิมพ์หรือวางดังต่อไปนี้[ ผลิตภัณฑ์][ ชื่อผลิตภัณฑ์]
เคล็ดลับ: คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อลบค่าเขตข้อมูลโดยใช้สตริงว่าง ("") หรือ NULL ในแถว อัปเดตเป็น
-
ในแถว เกณฑ์ ให้พิมพ์หรือวางต่อไปนี้: [รหัสผลิตภัณฑ์] ชอบ ([ผลิตภัณฑ์].[ ID])
-
คุณสามารถตรวจทานว่าค่าใดที่จะถูกเปลี่ยนแปลงโดยคิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลโดยการดูคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก มุมมอง > มุมมองแผ่นข้อมูล คิวรีส่งกลับรายการของรหัสผลิตภัณฑ์ที่จะได้รับการอัปเดต
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ให้คลิก เรียกใช้
เมื่อคุณเปิดตารางใบสั่งซื้อของ Chicago คุณจะเห็นว่าค่าตัวเลขในเขตข้อมูลรหัสผลิตภัณฑ์ถูกแทนที่ด้วยชื่อผลิตภัณฑ์จากตารางผลิตภัณฑ์
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล ให้ดูที่ การสร้างและเรียกใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล
สร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล
คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อลบข้อมูลจากตารางของคุณ และคุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อใส่เกณฑ์เพื่อระบุแถวที่ควรถูกลบได้ คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลจะให้โอกาสคุณตรวจทานแถวที่จะถูกลบก่อนที่คุณจะดําเนินการลบ
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าในขณะที่คุณกําลังเตรียมส่งตาราง ใบสั่งซื้อจาก Chicago จากตัวอย่างก่อนหน้า ไปยังความสัมพันธ์ทางธุรกิจในชิคาโกของคุณ คุณจะสังเกตเห็นว่าแถวบางแถวมีเขตข้อมูลว่างจํานวนหนึ่ง คุณตัดสินใจที่จะเอาแถวเหล่านี้ออกก่อนที่คุณจะส่งตาราง คุณสามารถเปิดตารางและลบแถวด้วยตนเองได้ แต่ถ้าคุณมีแถวที่จะลบหลายแถว และคุณมีเกณฑ์ที่ชัดเจนสําหรับแถวที่ควรถูกลบ คุณอาจพบว่าการใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลมีประโยชน์
คุณสามารถใช้คิวรีเพื่อลบแถวในตารางใบสั่งซื้อของชิคาโกที่ไม่มีค่าสําหรับ ID คําสั่งซื้อโดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:
-
บนแท็บ สร้าง คลิก ออกแบบคิวรี
-
ดับเบิลคลิกที่ ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก ลบ ในตารางออกแบบ แถว เรียงลําดับ และ แสดง จะหายไป และแถว ลบ จะปรากฏขึ้น
-
ในตาราง ใบสั่งซื้อของชิคาโก้ ให้ดับเบิลคลิก ID คําสั่งซื้อ เพื่อเพิ่มลงในเส้นตาราง
-
ในตารางออกแบบ ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ ID คําสั่งซื้อ ให้พิมพ์ Is Null
-
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล ให้ดูที่ สร้างและเรียกใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล