การแก้ไขและการประกาศฐานข้อมูลบนเว็บบน SharePoint 2010

ในบทความนี้ / คุณต้องการทําอะไร /ฉันอยากจะ

• ภาพรวม

  • วิธีการทำงาน

    • ฟอร์มและรายการทำงานในเบราว์เซอร์

    • ข้อมูลเก็บอยู่ในรายการ SharePoint

    • คิวรีและแมโครข้อมูลทำงานบนเซิร์ฟเวอร์

    • อินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต

• แก้ไขฐานข้อมูลบนเว็บ

ภาพรวม

Access Services (คอมโพเนนต์เพิ่มเติมของ SharePoint) มีแพลตฟอร์มสําหรับให้คุณสร้างฐานข้อมูลที่คุณสามารถใช้บนเว็บได้ คุณออกแบบและประกาศฐานข้อมูลบนเว็บโดยใช้ Access และ SharePoint และบุคคลที่มีบัญชี SharePoint จะใช้ฐานข้อมูลบนเว็บในเว็บเบราว์เซอร์

แก้ไขฐานข้อมูลบนเว็บ

ส่วนนี้แสดงขั้นตอนสําหรับงานออกแบบพื้นฐานที่คุณสามารถทําได้ในฐานข้อมูลบนเว็บ

ในส่วนนี้

• ก่อนเริ่มต้น

  • ข้อแตกต่างในการออกแบบระหว่างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปและฐานข้อมูลบนเว็บ

  • ฟีเจอร์สําหรับเดสก์ท็อปเท่านั้นที่ไม่มีคู่หูฐานข้อมูลบนเว็บ

• เปิดฐานข้อมูลบนเว็บใน Access

• สร้างตารางบนเว็บ

• เพิ่มเขตข้อมูล

• เปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของเขตข้อมูล

• เพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณ

• ตั้งค่ากฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

  • ตั้งค่ากฎและข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล

  • ตั้งค่ากฎและข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน

• สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางบนเว็บสองตาราง

  • สร้างเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองแผ่นข้อมูล

• ปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองแผ่นข้อมูล

• รักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลด้วยการใช้แมโครข้อมูล

• สร้างคิวรีเว็บ

• สร้างฟอร์มบนเว็บ

• การสร้างรายงานบนเว็บ

• สร้างฟอร์มการนำทางและตั้งค่าเป็นฟอร์มเริ่มต้นเพื่อแสดงตั้งแต่เริ่มต้น

  • ตั้งค่าฟอร์มการนำทางเป็นฟอร์มที่แสดงบนเว็บเริ่มต้น

• ประกาศฐานข้อมูลบนเว็บ

• ซิงโครไนซ์ฐานข้อมูลบนเว็บ

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีงานบางอย่างที่คุณควรดําเนินการก่อนที่คุณจะเริ่มออกแบบฐานข้อมูลเว็บของคุณ นอกจากนี้ยังมีความแตกต่างด้านการออกแบบระหว่างฐานข้อมูลเว็บและฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปที่คุณควรทราบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นนักพัฒนา Access ที่มีประสบการณ์

• กำหนดวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูลของคุณ    วางแผนให้ชัดเจนเพื่อที่คุณจะสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องเมื่อกำหนดรายละเอียดการออกแบบ

• ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ต้องการ    คุณไม่สามารถใช้ตารางที่ลิงก์ในฐานข้อมูลบนเว็บได้ ข้อมูลใดๆ ที่คุณต้องการใช้จะไม่มีที่มาในฐานข้อมูลนั้นจะต้องถูกนําเข้าก่อนที่คุณจะประกาศ หากคุณจัดเรียงข้อมูลของคุณก่อนที่จะเริ่มออกแบบ คุณสามารถหลีกเลี่ยงความจําเป็นที่จะต้องปรับการออกแบบของคุณให้เข้ากับความท้าทายของข้อมูลที่ไม่คาดคิด

• ระบุไซต์ SharePoint ที่คุณจะใช้ประกาศ    คุณไม่สามารถประกาศเลยโดยไม่มี SharePoint ได้ ถ้าคุณต้องการทดสอบการออกแบบของคุณในเบราว์เซอร์ในขณะที่คุณออกแบบ (ไม่ใช่ความคิดที่ไม่ดี) คุณต้องเผยแพร่ก่อน

• วางแผนความปลอดภัยของคุณ    คุณสามารถใช้ประโยชน์จากความปลอดภัยของ SharePoint เพื่อควบคุมการเข้าถึงฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ วางแผนการรักษาความปลอดภัยก่อนใครเพื่อให้คุณสามารถสร้างไว้ในการออกแบบของคุณได้

เปิดฐานข้อมูลบนเว็บใน Access

คุณสามารถเปิดฐานข้อมูลบนเว็บได้สองวิธี ได้แก่ จากเบราว์เซอร์ หรือจาก Access

เมื่อต้องการเปิดจากเบราว์เซอร์    เรียกดูเว็บไซต์ฐานข้อมูลบนเว็บ และที่มุมซ้ายบนของฟอร์มการนําทางหลัก (ด้านล่างพื้นที่แถบเครื่องมือของเบราว์เซอร์) ให้คลิก ตัวเลือก แล้วคลิก เปิดใน Access

เมื่อต้องการเปิดจาก Access    เปิดไฟล์เหมือนกับที่คุณเปิดไฟล์ฐานข้อมูลใดๆ – กด Ctrl + O และใช้กล่องโต้ตอบ เปิด

สร้างตารางบนเว็บ

เมื่อฐานข้อมูลบนเว็บของคุณเปิดอยู่ใน Access บน Ribbon ให้คลิก สร้าง จากนั้นในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง

เมื่อคุณสร้างตารางเป็นครั้งแรก ตารางจะมีหนึ่งเขตข้อมูล คือ เขตข้อมูล AutoNumber ID คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลใหม่เพื่อเก็บรายการข้อมูลที่กําหนดโดยชื่อเรื่องของตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่เก็บวันที่ที่คุณเริ่มติดตามบางอย่าง

เพิ่มเขตข้อมูล

คุณสามารถเลือกจากเขตข้อมูลสําเร็จรูปที่หลากหลายเพื่อเพิ่มลงในตารางของคุณ มีสองวิธีที่ง่ายเท่าเทียมกัน:

• บน Ribbon ให้คลิก เขตข้อมูล จากนั้นในกลุ่ม เพิ่ม & ลบ ให้คลิกชนิดเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

• หรือบนแผ่นข้อมูลตาราง ให้คลิก คลิกเพื่อเพิ่ม แล้วเลือกชนิดเขตข้อมูล

เปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของเขตข้อมูล

การจัดรูปแบบและคุณสมบัติจะกําหนดลักษณะการทํางานของเขตข้อมูล เช่น ชนิดของข้อมูลที่สามารถจัดเก็บ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้เพื่อให้เขตข้อมูลทํางานตามที่คุณต้องการได้

1. เลือกเขตข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบและคุณสมบัติที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ เขตข้อมูล

3. ใช้คำสั่งในกลุ่ม การจัดรูปแบบ และ คุณสมบัติ เพื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า

เพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่แสดงค่าที่คํานวณจากข้อมูลอื่นในตารางเดียวกันได้ ไม่สามารถใช้ข้อมูลจากตารางอื่นเป็นแหล่งข้อมูลสําหรับข้อมูลจากการคํานวณได้ บางนิพจน์ไม่ได้รับการสนับสนุนโดยเขตข้อมูลจากการคํานวณ

1. ในขณะที่ตารางเปิดอยู่ ให้คลิก คลิกเพื่อเพิ่ม

2. ชี้ไปที่ เขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วจึงคลิกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการสำหรับเขตข้อมูล

   ตัวสร้างนิพจน์จะเปิดขึ้น

3. ใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างการคํานวณสําหรับเขตข้อมูล โปรดจําไว้ว่าคุณสามารถใช้เขตข้อมูลอื่นจากตารางเดียวกันเป็นแหล่งข้อมูลสําหรับการคํานวณเท่านั้น สําหรับวิธีใช้ตัวสร้างนิพจน์ ให้ดูบทความ สร้างนิพจน์

ตั้งค่ากฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

คุณสามารถใช้นิพจน์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลป้อนเข้าสําหรับเขตข้อมูลส่วนใหญ่ได้ คุณยังสามารถใช้นิพจน์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลป้อนเข้าสําหรับตารางได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนเข้าสําหรับเขตข้อมูลที่ไม่สนับสนุนการตรวจสอบความถูกต้อง หรือถ้าคุณต้องการตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนลงในเขตข้อมูลโดยยึดตามค่าของเขตข้อมูลอื่นๆ ในตาราง สําหรับคําอธิบายโดยละเอียดเพิ่มเติมของการตรวจสอบ ความถูกต้อง ให้ดูบทความ จํากัดการใส่ข้อมูลโดยใช้กฎการตรวจสอบ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุข้อความที่จะแสดงขึ้นเมื่อกฎการตรวจสอบไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลได้ หรือที่รู้จักกันว่าข้อความแสดงการตรวจสอบความถูกต้อง

สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางบนเว็บสองตาราง

ความสัมพันธ์ของตารางคือวิธีที่คุณระบุว่าสองตารางมีข้อมูลเหมือนกัน โดยตารางหนึ่งใช้ข้อมูลจากอีกตารางหนึ่ง และอาจในทางกลับกันด้วย ตัวอย่างเช่น สมมติว่าทุกงานมีพนักงานที่รับผิดชอบ และข้อเท็จจริงนี้แสดงอยู่ในตาราง งาน โดยเขตข้อมูล รหัสพนักงาน ซึ่งเป็นคีย์หลักของตารางพนักงาน เมื่อคุณดูข้อมูลเกี่ยวกับงาน คุณสามารถใส่ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่รับผิดชอบได้โดยการค้นหาในตาราง พนักงาน โดยใช้รหัสพนักงาน หรือ Access ทําหน้าที่แทนคุณ

เมื่อต้องการสร้างความสัมพันธ์ในฐานข้อมูลบนเว็บ ให้คุณใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหาเพื่อสร้างเขตข้อมูลการค้นหา เขตข้อมูลการค้นหาจะไปที่ตารางที่อยู่ด้านกลุ่มของความสัมพันธ์ และชี้ไปยังตารางที่อยู่ด้านเดียวของความสัมพันธ์

ปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองแผ่นข้อมูล

1. เปิดตารางที่มีเขตข้อมูลการค้นหาที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน

2. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม คุณสมบัติ ให้คลิก ปรับเปลี่ยนการค้นหา

   • คลิกขวาที่เขตข้อมูลการค้นหา แล้วคลิก ปรับเปลี่ยนการค้นหา

3. ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างการค้นหา

รักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลด้วยการใช้แมโครข้อมูล

คุณสามารถใช้การอัปเดตและการลบที่เกี่ยวข้องได้โดยใช้แมโครข้อมูล คุณสามารถใช้คําสั่งบนแท็บ ตาราง เพื่อสร้างแมโครฝังตัวที่ปรับเปลี่ยนข้อมูลได้

การสร้างคิวรีเว็บ

คุณสามารถใช้คิวรีเป็นแหล่งข้อมูลสําหรับแบบฟอร์มและรายงานได้ คิวรีทํางานบนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งช่วยลดปริมาณการใช้งานเครือข่ายให้เหลือน้อยที่สุด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้ฐานข้อมูลเว็บเพื่อติดตามการบริจาคเพื่อการกุศล คุณต้องการดูว่าใครบริจาคเงินบ้างขณะเกิดเหตุการณ์ คุณสามารถใช้การสอบถามเพื่อเลือกข้อมูลและเตรียมข้อมูลสําหรับใช้ในแบบฟอร์มและรายงาน

กระบวนงานนี้ใช้เทมเพลตการบริจาคเพื่อการกุศลเป็นตัวอย่าง คุณสามารถทําตามถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่โดยใช้เทมเพลตฐานข้อมูลการบริจาคเพื่อการกุศล

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก คิวรี

2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางแต่ละตารางที่คุณต้องการรวมไว้ จากนั้นคลิก ปิด

   ในตัวอย่างนี้ ให้ดับเบิลคลิกที่ องค์ประกอบ การบริจาค เหตุการณ์ และ ผู้เข้าร่วมงาน

3. สร้างการรวมใดๆ ที่ต้องการโดยการลากเขตข้อมูลจากวัตถุหนึ่งไปยังอีกวัตถุหนึ่งในหน้าต่างการออกแบบคิวรี

   ในตัวอย่างนี้ ให้ลากเขตข้อมูล ID จาก Constituents ไปยังเขตข้อมูล DonorConstituentID ใน Donations จากนั้นลากเขตข้อมูล DonorConstituentID จาก Donations ไปยังเขตข้อมูล ConstituentID ใน EventAttendees

4. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถลากเขตข้อมูลไปยังเส้นตาราง หรือคุณสามารถดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลได้

   ในตัวอย่างนี้ ให้เพิ่ม Event จากตาราง Events, DonationDate จากตาราง Donations และ Greeting, FirstName และ LastName จากตาราง Constituents

5. เพิ่มเกณฑ์ต่างๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้

   ในตัวอย่างนี้ คุณต้องการจํากัด DonationDate เพื่อให้วันที่บริจาคอยู่ระหว่างวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของเหตุการณ์ ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เกณฑ์ ภายใต้ วันที่บริจาค ให้พิมพ์ >=[วันที่เริ่มต้น] และ <=[วันที่สิ้นสุด]

การสร้างฟอร์มบนเว็บ

Forms เป็นวิธีหลักในการใส่และแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ และยังมีประโยชน์สําหรับการรีวิวข้อมูลอีกด้วย Forms ทํางานในเบราว์เซอร์ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทํางาน เมื่อคุณเปิดฟอร์ม เบราว์เซอร์ของคุณจะดึงข้อมูลที่จําเป็นจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint คุณสามารถกรองและเรียงลําดับข้อมูลในฟอร์มได้โดยไม่ต้องเรียกใช้ข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีกครั้ง

1. เลือกตารางหรือคิวรีเพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูล

   หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ให้ข้ามขั้นตอนนี้

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ฟอร์ม ให้เลือกคลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งต่อไปนี้

   • ฟอร์ม    สร้างฟอร์มง่ายๆ ที่แสดงครั้งละหนึ่งระเบียน โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

     หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

   • รายการหลายรายการ    สร้างฟอร์มที่แสดงครั้งละหลายระเบียน โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

     หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

   • ฟอร์มเปล่า    สร้างฟอร์มที่ไม่มีข้อมูลใดๆ

   • แผ่นข้อมูล    สร้างฟอร์มที่มีลักษณะหน้าตาและการทำงานเหมือนกับแผ่นข้อมูล โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

     หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

การสร้างรายงานบนเว็บ

รายงานเป็นวิธีหลักในการรีวิวหรือพิมพ์ข้อมูลจากฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ รายงานทํางานในเบราว์เซอร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทํางาน เมื่อคุณเปิดรายงาน เบราว์เซอร์ของคุณจะดึงข้อมูลที่จําเป็นจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint คุณสามารถกรองและเรียงลําดับข้อมูลในรายงานได้โดยไม่ต้องเรียกใช้ข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีกครั้ง

1. เลือกตารางหรือคิวรีเพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูล

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้เลือกคลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งต่อไปนี้

   • รายงาน    สร้างรายงานพื้นฐานโดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

   • รายงานเปล่า    สร้างรายงานที่ไม่มีข้อมูลใดๆ

สร้างฟอร์มการนำทางและตั้งค่าเป็นฟอร์มเริ่มต้นที่จะแสดงเมื่อเริ่มทำงาน

People ต้องการวิธีนําทางในแอปพลิเคชันของคุณ โปรดจําไว้ว่า บานหน้าต่างนําทางไม่พร้อมใช้งานในเว็บเบราว์เซอร์ เพื่อให้บุคคลใช้วัตถุฐานข้อมูลของคุณ คุณต้องระบุวิธีการให้พวกเขา คุณสามารถสร้างฟอร์มการนําทางและระบุว่าจะแสดงเมื่อใดก็ตามที่มีคนเปิดแอปพลิเคชันของคุณในเว็บเบราว์เซอร์ ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าคุณไม่ระบุฟอร์มที่จะแสดงเมื่อเริ่มต้นแอปพลิเคชัน แบบฟอร์มจะไม่เปิด ซึ่งทําให้ใครๆ ก็ใช้แอปพลิเคชันได้ยาก

คุณอาจต้องรอจนถึงขั้นสุดท้ายในการสร้างฟอร์มนำทาง เพื่อที่คุณจะสามารถเพิ่มวัตถุทั้งหมดของคุณลงในฟอร์มได้เมื่อคุณสร้างฟอร์ม

1. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ สร้าง

2. ในกลุ่ม ฟอร์ม ให้คลิก การนำทาง แล้วเลือกเค้าโครงการนำทางจากรายการ

3. เมื่อต้องการเพิ่มรายการ ให้ลากรายการจากบานหน้าต่างนำทางลงในตัวควบคุมการนำทาง

   หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มได้เฉพาะฟอร์มและรายงานลงในตัวควบคุมการนำทางเท่านั้น

4. เพิ่มตัวควบคุมอื่นๆ ที่คุณต้องการลงในเนื้อความของฟอร์มการนําทาง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ฟังก์ชันการค้นหาในฟอร์มทั้งหมดโดยการเพิ่มตัวควบคุมบางตัวลงในฟอร์มการนําทางของคุณ

ประกาศและซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงไปยังแอปพลิเคชันของคุณ