ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลขององค์กรใน Microsoft OneNote

เมื่อปกป้องข้อมูลขององค์กร มีความเสี่ยงและข้อจํากัดบางอย่างเมื่อใช้ฟีเจอร์ใน Microsoft OneNote ที่ส่งผ่านบริการ OneNote และแสดงในมุมมองเว็บ ความเสี่ยงและข้อจํากัดเหล่านี้นําไปใช้กับสภาพแวดล้อมที่ได้รับการป้องกันขององค์กร เช่น Windows Information Protection (WIP) หรือ Microsoft Intune สําหรับการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่

ข้อจำกัด

ในสภาพแวดล้อมที่ได้รับการป้องกันขององค์กร ฟีเจอร์บางอย่างใน OneNote จะไม่ได้รับการป้องกันเนื่องจากมีข้อจํากัดในเทคโนโลยีเว็บ ตัวอย่างต่อไปนี้ช่วยให้ผู้ใช้ถ่ายโอนข้อมูลองค์กรไปยังตําแหน่งที่ตั้งส่วนบุคคลโดยไม่มีการป้องกันขององค์กร

เมื่อมุมมองเว็บแสดงข้อมูลขององค์กรในข้อความที่เลือกได้ ผู้ใช้สามารถเลือกที่จะคัดลอกข้อมูลนั้น แล้ววางลงในสมุดบันทึก OneNote ส่วนบุคคลหรือลงในแอปส่วนบุคคลอื่นๆ ได้
เมื่อมุมมองเว็บแสดงข้อมูลส่วนบุคคล แต่ OneNote แสดงข้อมูลขององค์กร ผู้ใช้สามารถคัดลอกข้อมูลจาก OneNote แล้ววางลงในมุมมองเว็บโดยไม่มีการป้องกันขององค์กร

นอกจากการคัดลอกและวางแล้ว ยังมีกลไกอื่นๆ ในระบบปฏิบัติการบางระบบที่สามารถถ่ายโอนข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น ใน Windows และใน iOS ผู้ใช้สามารถลากแล้วปล่อยเพื่อถ่ายโอนข้อมูลได้

ตัวอย่างใน OneNote

ข้อจํากัดดังกล่าวมีผลกระทบกับฟีเจอร์ต่อไปนี้ใน OneNote:

รายละเอียดการประชุม
เครื่องมือค้นคว้า
โปรแกรมช่วยอ่าน
บันทึกย่อช่วยเตือน
Add-in สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน
Microsoft Translator
Copilot ใน OneNote

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างของผู้ใช้ที่คัดลอกชื่อเรื่องและเวลาของคําเชิญเข้าร่วมประชุมโดยใช้ฟีเจอร์รายละเอียดการประชุมใน OneNote สําหรับ Windows 10 แล้ววางข้อมูลนั้นลงในสมุดบันทึกส่วนบุคคล

ใน OneNote สําหรับ Windows 10 ให้คลิก แทรก > รายละเอียดการประชุม
ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีผู้ใช้ขององค์กรของคุณ แล้วรอจนกว่าการประชุมของคุณจะถูกโหลดลงในมุมมองเว็บ
เลือกข้อความบางข้อความในมุมมองเว็บ แล้วคัดลอกข้อความ (Ctrl+C)
เปิดสมุดบันทึกส่วนบุคคลที่จัดเก็บไว้บน OneDrive แล้ววางข้อความลงในสมุดบันทึก

ตัวอย่างถัดไปแสดงวิธีที่ผู้ใช้สามารถคัดลอกข้อมูลจากสมุดบันทึกที่ทํางาน แล้ววางลงในบันทึกย่อช่วยเตือนส่วนบุคคล

ใน OneNote บน iPad ให้เปิดสมุดบันทึกจากบัญชีที่ทํางานของคุณ
คัดลอกเนื้อหางานจากสมุดบันทึก
แตะ Sticky Notes > หน้าแรก
วางเนื้อหาลงในบันทึกย่อช่วยเตือนใหม่

หมายเหตุ: ขั้นตอนก่อนหน้านี้ใช้ได้กับ Microsoft OneNote เวอร์ชัน iPad เท่านั้น ไม่มีปัญหาใน OneNote บน iPhone

แก้ไข ปัญหา

เมื่อต้องการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ผู้ดูแลระบบ IT สามารถจํากัดการเข้าถึงฟีเจอร์ OneNote ได้โดยใช้ URL ต่อไปนี้

ฟีเจอร์	URL ที่จําเป็นต้องถูกจํากัด
รายละเอียดการประชุม	https://www.onenote.com/officeaddins/*
เครื่องมือค้นคว้า	https://entity.osi.office.net/officeentity/web/views/juno.agave.cshtml
โปรแกรมช่วยอ่าน	https://www.onenote.com/officeaddins/*
บันทึกย่อช่วยเตือน	https://www.onenote.com/officeaddins/*
Add-in สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน	https://www.onenote.com/officeaddins/*
Microsoft Translator	https://ogma.osi.office.net/TradukoApi/*

สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณกําลังคัดลอกและวาง URL ข้างต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่เครื่องหมายดอกจันต่อท้าย ( * ) ตามที่ระบุไว้

วิธีอื่นโดยใช้ Microsoft Intune

ผู้ดูแลระบบ IT ยังสามารถปิดใช้งานฟีเจอร์ Add-in ของ OneNote ได้โดยใช้บริการ Microsoft Intune เพื่อปรับใช้การตั้งค่าแอปหรืออุปกรณ์กับ OneNote Intune จัดการบนแพลตฟอร์มที่ได้รับการสนับสนุน

OneNote บน iOS

โปรดดูคําแนะนําในคู่มือ Intuneและระบุการกําหนดค่าแอปต่อไปนี้

คีย์	ค่า	ชนิดการลงทะเบียนอุปกรณ์
com.microsoft.onenote.DisableOfficeAddins	ค่าที่ยอมรับ: True, FalseDefault ถ้าไม่ได้ระบุ: False	แอปที่มีการจัดการ

OneNote บน Windows 10

โปรดดูคําแนะนําในคู่มือ Intuneและระบุการกําหนดค่าอุปกรณ์ต่อไปนี้

OMA-URI	ค่า	ชนิดการลงทะเบียนอุปกรณ์
./User/Vendor/MSFT/EnterpriseModernAppManagement/AppManagement/AppStore/Microsoft.Office.OneNote_8wekyb3d8bbwe/AppSettingPolicy/DisableOfficeAddins	ชนิดวันที่: สตริง ค่า: จริง ค่าเริ่มต้นถ้าไม่ได้ระบุ: เท็จ	อุปกรณ์ที่มีการจัดการ

OMA-URI

ค่า

ชนิดการลงทะเบียนอุปกรณ์

./User/Vendor/MSFT/EnterpriseModernAppManagement/AppManagement/AppStore/Microsoft.Office.OneNote_8wekyb3d8bbwe/AppSettingPolicy/DisableOfficeAddins

ชนิดวันที่: สตริง

ค่า: จริง

ค่าเริ่มต้นถ้าไม่ได้ระบุ: เท็จ

อุปกรณ์ที่มีการจัดการ

OneNote บน Mac

OneNote บน Mac ไม่สนับสนุน Intune ในขณะนี้

OneNote บนแพลตฟอร์มอื่น

OneNote บนแพลตฟอร์มอื่นไม่สามารถใช้ได้ เนื่องจากไม่มีฟีเจอร์ที่ให้บริการณ จุดนี้

ความช่วยเหลือเพิ่มเติม

มีความช่วยเหลือด้านเทคนิคเพิ่มเติมใน ฟอรั่ม OneNote บน Microsoft Community ซึ่งคุณสามารถติดต่อกับทีมผลิตภัณฑ์ OneNote เพื่อรายงานปัญหาและรับข้อมูลเกี่ยวกับคําถามของคุณ