คู่มือการส่งออก eDiscovery สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน

บทนำ 

สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน, Staff Notebook, Skype การส่งออกเนื้อหาของสมุดบันทึกสามารถมีได้สองวิธี: 

1. สําหรับครูและนักเรียน: ประสบการณ์การใช้งานในแอปเพื่อบันทึกสําเนาไปยังบัญชี Enterprise หรือ Education หรือบัญชี Microsoft สําหรับผู้บริโภค Microsoft 365  นี่คือเอกสารในสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนIn-App คู่มือการส่งออก

2. สําหรับผู้ดูแลระบบ: eDiscovery สําหรับการส่งออกเนื้อหา Microsoft 365 จํานวนมากหรือที่เลือก

เอกสารนี้มีรายละเอียดการส่งออก eDiscovery ของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนสําหรับการส่งออกจํานวนมาก การเปิดใช้งานคิวรีที่ยืดหยุ่นสําหรับเนื้อหาเฉพาะบทบาทสําหรับครูหรือนักเรียน  สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนจะบังคับใช้สิทธิ์เนื้อหาตามบทบาทที่นําไปใช้กับโครงสร้างเฉพาะของสมุดบันทึก  ดังนั้น โครงสร้าง บทบาท และสิทธิ์สําหรับเนื้อหาที่ส่งออกต้องคงอยู่ในคําขอส่งออกของผู้ใช้ตามที่ระบุไว้ในเอกสารนี้  

โปรดดูคู่มือ Microsoft 365 สําหรับ eDiscovery สําหรับการแนะนําข้อมูลพื้นฐานสําหรับ การค้นหา และ ส่งออก

ส่วนแรกของเอกสารนี้จะแนะนําโครงสร้างและรูปแบบสิทธิ์ของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน ตามด้วยขั้นตอนโดยละเอียดเพื่อส่งออกโดยใช้ eDiscovery 

พื้นหลัง

รูปแบบที่เก็บข้อมูลOneNote

• สมุดบันทึก (โฟลเดอร์ ใน SharePoint Online สอดคล้องกับ SPFolder)

  • ส่วน (ไฟล์ ใน SharePoint Online สอดคล้องกับ SPFile)

  • …

  • กลุ่มส่วน (โฟลเดอร์ ใน SharePoint Online จะสอดคล้องกับ SPFolder)

    • ส่วน (ไฟล์ ใน SharePoint Online สอดคล้องกับ SPFile)

    • …

  • …

ถ้าสมุดบันทึกOneNoteเป็นโฟลเดอร์ กลุ่มส่วนจะเป็นโฟลเดอร์ย่อยภายใต้โฟลเดอร์สมุดบันทึก ส่วนคือไฟล์ (ที่มีนามสกุล .one)  หน้าไม่มีการแสดงทางกายภาพใน SharePoint แต่หน้าเป็นเนื้อหาของไฟล์ส่วนแทน

สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนคืออะไร

สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนเป็นเทมเพลตที่อนุญาตให้ครูสามารถเข้าถึงสมุดบันทึกทั้งหมดแบบ R/W ในขณะที่นักเรียนมีสิทธิ์เข้าถึง R/W (ไปยังกลุ่มส่วนของตนเอง) และการเข้าถึง R/O ไปยังกลุ่มส่วนที่แชร์กับครู กลุ่มส่วนในระดับที่สองของทรีด้านล่างสามารถมีกลุ่มส่วนได้เอง (ครูเพิ่มเข้ามาในภายหลัง)

รูปแบบสิทธิ์ของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน

ทุกโฟลเดอร์และไฟล์ใน SharePoint Online มีสิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง:

• สืบทอดมาจากแม่
  ซึ่งเรียกว่าการสืบทอดสิทธิ์ นั่นหมายความว่าสิทธิ์ของผู้ปกครองจะถูกส่งต่อไปยังลูกๆ

• นิยามไว้ที่โฟลเดอร์/ไฟล์
  ไฟล์หรือโฟลเดอร์สามารถตัดสายการสืบทอดนี้จากแม่ไปยังโฟลเดอร์ลูกได้ ในขั้นตอนนี้ สิทธิ์ของลูกจะไม่ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของแม่ SharePoint Online อนุญาตให้เพิ่ม แก้ไข และเอาสิทธิ์ออกได้ และการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะไม่มีผลกับพาเรนต์ดั้งเดิม

โฟลเดอร์รากของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนและกลุ่มส่วนของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน (ไลบรารี_Content _Collaboration Space _Teacherเท่านั้น กลุ่มส่วนส่วนตัวของนักเรียน) ทั้งหมดมีสิทธิ์ที่กําหนดไว้สําหรับตนเอง นี่หมายความว่าสิทธิ์ของพวกเขาถูกตัดขาดจากห่วงโซ่ของการสืบทอดและพวกเขามีสิทธิ์ของตนเอง

ส่วนสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนจะสืบทอดสิทธิ์จากกลุ่มส่วน

หลังจากที่เราได้เห็นว่าสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนมีลักษณะอย่างไร แล้ว สิทธิ์ต่อไปนี้จะถูกมอบให้กับผู้ใช้:

• โฟลเดอร์สมุดบันทึกให้สิทธิ์แก่ครูในการอ่าน/เขียน และให้นักเรียนอ่านอย่างเดียว

• "ไลบรารี_Content" ให้สิทธิ์แก่ครูในการอ่าน/เขียน และให้นักเรียนอ่านอย่างเดียว โฟลเดอร์ "_Collaboration Space" ให้สิทธิ์แก่ครูในการอ่านและเขียน นักเรียนยังได้อ่านและเขียนสิทธิ์

• กลุ่มส่วนนักเรียนส่วนตัวแต่ละกลุ่มจะให้สิทธิ์การเข้าถึงการอ่าน/เขียนแก่ครูและเฉพาะนักเรียนของกลุ่มส่วน

สิทธิ์ที่สอดคล้องกันใน SharePoint Online ตามบทบาท

อินคาเนชันของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน

Incarnations ปัจจุบันของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนประกอบด้วย:

• สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน (สําหรับครู)

• Skype Notebook (ใช้โดย Skype edu)

• Staff Notebook (สําหรับผู้ดูแลระบบของโรงเรียน)

 
สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนและSkypeเป็นไปตามโครงสร้างที่กล่าวไว้ข้างต้น สําหรับสมุดบันทึกสําหรับเจ้าหน้าที่ จะมีโครงสร้างที่คล้ายคลึงกันกับป้ายชื่อที่แตกต่างกัน ครูมีชื่อว่าผู้นํานักเรียนคือสมาชิกที่มีชื่อ

ดังนั้นโครงสร้างจะมีลักษณะดังนี้

สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนจะถูกเก็บไว้ในไซต์ออนไลน์ของ SharePoint:

สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนจะถูกเก็บไว้ในไซต์SharePoint รายการเริ่มต้นทั้งหมดภายใต้โฟลเดอร์ "สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน", "สมุดบันทึกสําหรับเจ้าหน้าที่" และ "Skypeสมุดบันทึก" ชื่อโฟลเดอร์เหล่านี้จะถูกแปลโดยยึดตามภาษาของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน

สําหรับTeamsสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน จะมีสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนหนึ่งเล่มสําหรับแต่ละทีม นอกจากนี้ยังมีการเตรียมใช้งานให้เป็นสมุดบันทึกเริ่มต้นที่จัดเก็บไว้ในไลบรารีแอสเซท

สําหรับOneNoteดั้งเดิม ของแอป ตัวสร้างสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน SharePoint Store สมุดบันทึกจะถูกเก็บไว้ในรายการที่มีชื่อเรื่องว่า "EduOneNoteAppDocuments" ครูแต่ละคนจะมีโฟลเดอร์ย่อยที่มีชื่อเรื่องว่า "<อีเมล>_Courses" ที่จัดเก็บสมุดบันทึกของเขา

ตัวอย่าง:  

EduOneNoteAppDocuments  

                         <JohnDoe>@contoso.org_Courses 

คู่มือ eDiscovery ขั้นตอนพอร์ทัลAdmin

1. เข้าสู่ระบบพอร์ทัลผู้ดูแลระบบแบบส่วนตัวโดยใช้เบราว์เซอร์ Edge

2. เลือก Admin
   

3. เลือก ศูนย์Admin
   

4. ขยายดรอปดาวน์จากศูนย์Admin จากนั้นเลือก ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามนโยบาย
   

5. ภายใต้ดรอปดาวน์ ให้เลือก ค้นหา& การตรวจสอบ จากนั้นเลือก eDiscovery
   

6.  เลือก สร้างกรณีและปัญหา เพื่อป้อนชื่อและคําอธิบายของกรณีและปัญหา
   หมายเหตุ:
   

   • คิวรีแต่ละคิวรีสําหรับข้อมูลต้องสร้างขึ้นภายในตัวพิมพ์ eDiscovery

   • ใช้การตั้งชื่อนี้เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วฟังก์ชันผู้ดูแลระบบนี้จะใช้ในบริบทของคดีทางกฎหมายหรือคดีขององค์กร 

7. ตัวพิมพ์ที่สร้างขึ้นใหม่จะถูกบันทึกไว้ด้านล่าง
   

8. เลือก เปิด แล้วเลือก ส่งออก จากนั้นเลือก + เพื่อสร้างคิวรีการค้นหาใหม่
   

9. ใส่ชื่อสําหรับคิวรีของคุณ แล้วเลือกแป้นเปลี่ยนค่า ค้นหาทุกที่ 

10. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย "SharePoint" จากนั้นเลือก ถัดไป 
    

11. เลือกชื่อของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนหรือชื่อนักเรียนเพื่อรับโฟลเดอร์ของเขา/เธอ  ลําดับชั้นของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนจะใช้โฟลเดอร์ไลบรารีเอกสารSharePointที่ชื่อของชั้นเรียนเป็นโฟลเดอร์ระดับบนสุด ดังนั้นการระบุว่าจะให้ผลลัพธ์เป็นโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด นั่นคือโฟลเดอร์ย่อยหนึ่งโฟลเดอร์ต่อนักเรียน  ดังนั้น การระบุชื่อนักเรียนในคิวรีนี้จะส่งกลับผลลัพธ์สําหรับโฟลเดอร์ย่อยสําหรับส่วนของนักเรียนคนนั้น   ในกรณีนี้ เรากําลังค้นหาสมุดบันทึกทั้งหมด "Test Class 1 6-20"  กด ถัดไป
    

12. คิวรีจะถูกบันทึก (ถูกเน้น) และผลลัพธ์ในบานหน้าต่างด้านขวา  โปรดสังเกตว่ามี 9 รายการในรายการ เลือก "แสดงตัวอย่างผลลัพธ์การค้นหา"
    

13. ผลลัพธ์การค้นหาจะแสดงรายการ 9 รายการ  การคลิกที่รายการใดรายการหนึ่งในรายการบนบานหน้าต่างด้านซ้ายจะแสดงข้อมูลของรายการนั้น   สําหรับสมุดบันทึกที่เลือกด้านล่าง นั่นคือเส้นทางโฟลเดอร์บนSharePointสําหรับโฟลเดอร์รากสําหรับสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน   คัดลอกเส้นทางโฟลเดอร์นั้นไปยังคลิปบอร์ดขณะที่เราจะใช้ในคิวรีที่สองสําหรับเนื้อหาภายในโฟลเดอร์นั้น  หมายเหตุ คุณไม่สามารถดาวน์โหลดรายการนี้เนื่องจากเป็นเพียงโฟลเดอร์   ปิดหน้าต่างนี้
    

14. การปิดหน้าต่างจะย้อนกลับไปยังหน้าการค้นหาก่อนหน้า  คลิกที่ดินสอเพื่อแก้ไขคิวรี
    

15. เพิ่มเงื่อนไขใหม่ลงในคิวรีด้วยการคลิกปุ่ม:
    

16. คลิกที่ "แสดงรายการคําสําคัญ" เพื่อปรับปรุงคิวรีเพื่อรวมเส้นทางโฟลเดอร์รากสําหรับสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียนในขั้นตอนก่อนหน้า  การทําเช่นนี้จะดรอปดาวน์รายการคําสําคัญ   คุณจะต้องแทนที่คิวรี "Test Class 1 6-20" ด้วยเส้นทางโฟลเดอร์ของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน โดยใช้คําสําคัญ เส้นทาง:"<เส้นทางไปยังโฟลเดอร์สมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน/"   โปรดสังเกตว่าเส้นทางต้องอยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศตามด้านล่าง และต้องลงท้ายด้วยเครื่องหมายทับ  ถ้าไม่มีเครื่องหมายทับในเส้นทาง แบบสอบถามจะล้มเหลว
    

17. เลือก "เพิ่มเงื่อนไข" จากด้านบนเพื่อปรับปรุงการค้นหาเป็นไฟล์ One Note (.one) เท่านั้น  คุณจะเห็นรายการดรอปดาวน์ของชนิดเงื่อนไข  เลือก "ชนิดไฟล์" ที่เน้นด้านล่าง
    

18. เลือกชนิดไฟล์ "หนึ่ง" เนื่องจากเป็นส่วนขยายสําหรับไฟล์OneNote  จากนั้นคลิก ค้นหา
    

19. แบบสอบถามนี้จะส่งกลับผลลัพธ์ของแฟ้ม .one ทั้งหมดในโฟลเดอร์ ในกรณีนี้คือ 14 รายการ  คลิกที่ "แสดงตัวอย่างผลลัพธ์การค้นหา" เพื่อดูรายการไฟล์ .one ในโฟลเดอร์:
    

20. โปรดสังเกตรายการผลลัพธ์ที่มีไฟล์ .one ทั้งหมดในลําดับชั้นทั้งหมดด้านล่างเส้นทางโฟลเดอร์รากของสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน  ซึ่งจะมีโฟลเดอร์สําหรับนักเรียนแต่ละคน     หากคุณต้องการเลือกไฟล์ SINGLE .one ก็สามารถทําได้โดยใช้ "โปรดคลิกที่นี่"  คุณสามารถเลือกได้ครั้งละหนึ่งไฟล์เท่านั้นโดยใช้ตัวเลือกนี้ ถ้าต้องการ แต่ลําดับชั้นโฟลเดอร์/ไฟล์ของสมุดบันทึกจะไม่แสดงถ้าดาวน์โหลดไฟล์ .one ไฟล์เดียว   และโปรดทราบว่าไฟล์ .one ไม่สามารถเปิดใน OneNote เนื่องจากไม่ใช่ไฟล์OneNoteเสร็จสมบูรณ์ที่ถูกต้องเนื่องจากจําเป็นต้องใช้ TOC ภายในลําดับชั้นให้เป็นไฟล์ที่ถูกต้อง (ทีมOneNoteจะให้การนําเข้าไปยังสมุดบันทึกที่ไฮเดรตใหม่จาก ลําดับชั้นเดียว)
    

21. ปิดกล่องโต้ตอบเพื่อกลับไปยังหน้าคิวรี   คุณจะต้องคลิกลูกศรลงที่เน้นไว้ (โฮเวอร์จะแสดง"ส่งออก") เพื่อเริ่มส่งออกลําดับชั้นโฟลเดอร์ทั้งหมดสําหรับทั้งสมุดบันทึก  การคลิกลูกศรลงจะป็อปอัพ "ส่งออกผลลัพธ์"  เลือกตัวเลือกนั้น
    

22. หน้าจะปรากฏขึ้นเพื่อขอตัวเลือกการส่งออก  เลือกปุ่มตัวเลือกที่ 1 "รายการทั้งหมดไม่รวมที่มีรูปแบบที่ไม่รู้จัก..." และคลิก "เริ่มส่งออก"
     

23. เมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ ผลลัพธ์จะแสดงในบานหน้าต่างทางด้านขวา  ตอนนี้เลือก "ดาวน์โหลดผลลัพธ์ที่ส่งออก"
    

24. หน้าจะแสดงการยืนยันการดาวน์โหลดผลลัพธ์ และแสดงคีย์การส่งออกที่ต้องคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดเพื่อใช้ภายในแอปส่งออก eDiscovery ในขั้นตอนต่อไปนี้  หลังจากคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด เลือก "ดาวน์โหลดผลลัพธ์"
    

25. เมื่อคุณคลิก "ดาวน์โหลดผลลัพธ์" คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ติดตั้งเครื่องมือส่งออก eDiscovery ถ้าคุณยังไม่ได้เรียกใช้การส่งออกก่อนหน้านี้  เลือก ติดตั้ง
    

26. จากนั้นคลิก "เปิด" บนพร้อมท์การตรวจสอบความปลอดภัยด้านล่างเพื่อเริ่มการดาวน์โหลด
    

27. หลังจากเปิดเครื่องมือส่งออก คุณจะได้รับพร้อมท์ให้วางคีย์จากด้านบน และเลือกดาวน์โหลดไฟล์:
    

28. เครื่องมือส่งออกจะรายงานความคืบหน้าในระหว่างกระบวนการ ซึ่งอาจใช้เวลาสักครู่ขึ้นอยู่กับจํานวนไฟล์ที่จะดาวน์โหลด
    

29. ผลลัพธ์ของการส่งออกจะอยู่ในโฟลเดอร์ที่เลือก ซึ่งมีโฟลเดอร์ย่อยหลายโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ย่อยแรกจะมีสรุปการส่งออก และโฟลเดอร์ "SharePoint" มีเนื้อหาไฟล์OneNoteที่โฟลเดอร์โหนดโหนดใบไม้:
    

30. การนําทางไปยังโฟลเดอร์ "แอสเซทของไซต์" จะมีโฟลเดอร์รากสําหรับสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน ซึ่งแสดงโฟลเดอร์สําหรับกลุ่มส่วนแต่ละกลุ่มในสมุดบันทึก และหน้ายินดีต้อนรับภายในส่วนสมุดบันทึกแรก  ด้านล่างของพื้นที่การทํางานร่วมกันและไลบรารีเนื้อหาเป็นเนื้อหาที่แชร์สําหรับสมุดบันทึก และมีโฟลเดอร์สําหรับนักเรียนแต่ละคน (Student 48 Victor และ Student 50 X-Ray คือนักเรียน 2 คน)
    

31. การนําทางไปยังโฟลเดอร์ (กลุ่มส่วน) สําหรับ "Student 48 Victor" จะแสดงส่วน (ไฟล์ .one) ภายในกลุ่มส่วนของนักเรียน
    

เมื่อต้องการสร้างสมุดบันทึกของพวกเขาใหม่ นักเรียนสามารถทําตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เปิดOneNote 2016และสร้างสมุดบันทึกใหม่ (ควรอยู่บน OneDrive)

2. เปิดแต่ละส่วน .one ใน OneNote 2016 โดยทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ .one

   • ใน 2016 ให้ไปที่ ไฟล์ > เปิด> เรียกดู > ดูไฟล์ทั้งหมด (*.*) > เลือก หนึ่งไฟล์>คลิก เปิด

3. คัดลอกส่วนไปยังสมุดบันทึกใหม่ของคุณโดยทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • การคลิกและการลากส่วนลงในสมุดบันทึกใหม่ของคุณ

   • คลิกขวาที่แท็บส่วน แล้วเลือก ย้ายหรือคัดลอก เลือกสมุดบันทึกใหม่ของคุณ แล้วคลิก คัดลอก

OneNoteเรื่องราวเชิงพาณิชย์ของวิธีการเปิดของผู้ใช้คือที่ใด หนึ่งไฟล์

หมายเหตุ: สิทธิ์ API OneNoteอนุญาตให้ผู้ใช้ตั้งค่าสิทธิ์เฉพาะกับโครงสร้างของเอกสารOneNote ดังนั้นมันจึงเป็นเหมือนสมุดบันทึกสําหรับชั้นเรียน