บทนำสู่รายงานใน Access

ในบทความนี้

• ภาพรวมของรายงานใน Access

• สร้างรายงานใน Access

• เพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวม

• เน้นข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

• การกำหนดสีและฟอนต์

• เพิ่มโลโก้หรือรูปภาพพื้นหลัง

• ดูตัวอย่างและพิมพ์รายงาน

ภาพรวมของรายงานใน Access

สร้างรายงานใน Access

คุณสามารถสร้างรายงานสำหรับฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปของคุณ โดยทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้

การเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวม

วิธีที่เร็วที่สุดในการเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวมลงในรายงานฐานข้อมูลเดสก์ท็อป คือ คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดกลุ่ม เรียงลำดับ หรือเพิ่มผลรวม แล้วคลิกคำสั่งที่ต้องการบนเมนูทางลัด

คุณยังสามารถเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวมได้ด้วยการใช้บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ในขณะที่เปิดรายงานอยู่ในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ

1. ถ้าบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม ไม่ได้เปิดอยู่ บนแท็บ ออกแบบรายงาน ในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม ให้คลิก จัดกลุ่ม & เรียงลําดับ

2. คลิกที่ เพิ่มกลุ่ม หรือ เพิ่มการเรียงลำดับ แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดกลุ่มหรือเรียงลำดับ

3. คลิก เพิ่มเติม บนบรรทัดการจัดกลุ่มหรือการเรียงลำดับเพื่อตั้งค่าตัวเลือกเพิ่มเติม และเพิ่มผลรวม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และผลรวม ให้ดูบทความ สร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มหรือรายงานสรุป

ด้านบนของหน้า

เน้นข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

Access มีเครื่องมือสําหรับการเน้นข้อมูลในรายงาน คุณสามารถเพิ่มกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสําหรับตัวควบคุมแต่ละตัวหรือกลุ่มตัวควบคุมแต่ละกลุ่ม และในรายงานไคลเอ็นต์ คุณยังสามารถเพิ่มแถบข้อมูลเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลได้ด้วย

เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขให้กับตัวควบคุม:

1. คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

2. เลือกตัวควบคุมที่จำเป็นและบนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม การจัดรูปแบบตัวควบคุม ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

   เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเลือกตัวควบคุมหลายตัว ให้กดปุ่ม CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกตัวควบคุม

3. ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่

4. ในกล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ ให้เลือกค่าภายใต้ เลือกชนิดกฎ

   • เมื่อต้องการสร้างกฎที่ใช้ประเมินแยกกันสำหรับแต่ละระเบียน ให้เลือก เลือกค่าในระเบียนปัจจุบันหรือใช้นิพจน์

   • เมื่อต้องการสร้างกฎที่ใช้เปรียบเทียบระหว่างระเบียนต่างๆ โดยใช้แถบข้อมูล ให้คลิก เปรียบเทียบกับระเบียนอื่น

5. ภายใต้ แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้ระบุกฎสำหรับการจัดรูปแบบที่จะนำไปใช้ รวมถึงการจัดรูปแบบที่จะนำไปใช้แล้วคลิก ตกลง

6. เมื่อต้องการสร้างกฎเพิ่มเติมสำหรับตัวควบคุมหรือชุดของตัวควบคุมเดียวกัน ให้ทำซ้ำตั้งแต่ขั้นตอนที่ 4

ด้านบนของหน้า

การกำหนดสีและฟอนต์เอง

ลองใช้ตัวเลือก ธีมแอป ในการกำหนดสีและฟอนต์

1. เปิดรายงานในมุมมองเค้าโครงด้วยการคลิกขวาที่รายงานนั้นในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

2. บนแท็บ ออกแบบเค้าโครงรายงาน ให้คลิก ธีม และชี้เคอร์เซอร์เหนือธีมต่างๆ ในแกลเลอรีเพื่อแสดงตัวอย่างเอฟเฟ็กต์ คลิกที่ธีมเพื่อเลือก จากนั้นบันทึกรายงานของคุณ

3. ใช้แกลเลอรี สี หรือ ฟอนต์ เพื่อตั้งค่าสีหรือฟอนต์

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มโลโก้หรือรูปพื้นหลัง

คุณสามารถเพิ่มโลโก้หรือรูปพื้นหลังลงในรายงานได้ และถ้าคุณทำการอัปเดตรูป การอัปเดตนั้นจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติในทุกที่ที่มีการใช้รูปนั้นในฐานข้อมูล

เมื่อต้องการเพิ่มหรือเอารูปออกให้ทำดังต่อไปนี้

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

2. ในรายงาน ให้คลิกตําแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มรูป และบนแท็บ ออกแบบเค้าโครงรายงาน ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ให้คลิก โลโก้

3. นําทางไปยังรูปภาพ แล้วคลิก เปิด Access จะเพิ่มรูปลงในรายงาน

4. เมื่อต้องการเอารูปออก ให้คลิกขวาที่รูปแล้วคลิก ลบ จากเมนูทางลัด

เมื่อต้องการเพิ่มรูปพื้นหลัง

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

2. บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม พื้นหลัง ให้คลิก รูปพื้นหลัง

3. เลือกรูปจากรายการ แกลเลอรีรูป หรือคลิก เรียกดู เลือกรูปแล้วคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

การแสดงตัวอย่างและพิมพ์รายงาน