เมื่อสร้างข้อความสําหรับผู้ชมภายใน มีข้อควรพิจารณาที่ต้องพิจารณาเพื่อกําหนดวิธีการสื่อสารระหว่างองค์กรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1 ทําความเข้าใจชนิดผู้ชมภายในองค์กรของคุณ
เมื่อสร้างข้อความสําหรับผู้ชมภายใน สิ่งสําคัญคือต้องเข้าใจว่าผู้ชมของคุณคือใคร ซึ่งจะช่วยให้คุณกําหนดภาษา โทน สี และรายละเอียดที่เหมาะสมที่จะเข้าไปเมื่อสร้างข้อความสําหรับแคมเปญการติดต่อสื่อสารของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณระบุส่วนของข้อมูลที่สําคัญที่สุด
ผู้ชมภายในสามารถถูกจัดกลุ่มตามโครงสร้างองค์กร ความสนใจ ความสามารถทางเทคนิค ตําแหน่งที่ตั้ง ภาษา และอื่นๆ พิจารณาประเภทของผู้ชมต่อไปนี้เมื่อพิจารณาว่าผู้ชมของคุณคือใคร
ลําดับชั้นขององค์กร
พิจารณาขอบเขตความรับผิดชอบของผู้ชมของคุณ สมาชิกบางรายขององค์กรให้ความสําคัญกับเรื่องต่างๆ ของธุรกิจในระดับสูงกว่าองค์กรอื่นๆ สมาชิกขององค์กรบางคนมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ส่งผลกระทบต่อกิจกรรมประจําวันของพวกเขาในที่ทํางาน
บทบาท
ผู้ชมภายในยังสามารถแบ่งตามบทบาทได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานประจําอาจได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงภายในที่ไม่ส่งผลกระทบต่อพนักงานประจํา พนักงานในโครงการอาจต้องการข้อความที่เน้นไปที่รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ หรือแก้ไขปัญหาโดยตรง ในขณะที่พนักงานคนอื่นๆ เพียงแค่ต้องการการอัปเดตทั่วไปที่ไม่มีรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ มากเกินไป
แผนก
นอกจากนี้ยังอาจเป็นประโยชน์ในการแบ่งกลุ่มผู้ชมของคุณตามแผนก สมาชิกของแผนก IT อาจได้รับผลกระทบจากเหตุการณ์เฉพาะที่ไม่ส่งผลกระทบต่อสมาชิกของแผนกการตลาด ให้คิดว่าข้อความของคุณมีจุดประสงค์เพื่อใคร และปรับแต่งข้อความของคุณให้เหมาะสม
ภาษาหรือตําแหน่งที่ตั้ง
ในองค์กรขนาดใหญ่ ตําแหน่งที่ตั้งทางภูมิศาสตร์มีบทบาทสําคัญในชนิดของผลกระทบต่อข้อความของคุณซึ่งอาจมีหรือไม่มีในกลุ่มบุคคลต่างๆ เมื่อเตรียมข้อความที่ส่งผลกระทบต่อทั้งองค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับเหตุการณ์และสิ่งที่อาจส่งผลกระทบต่อบางสถานที่ วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยง (เสียงหูหนวก) เมื่อสร้างข้อความ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณปรับแต่งข้อความของคุณได้ดีขึ้นเมื่อพูดกับผู้ชมที่เฉพาะเจาะจงของภาษาและสถานที่ที่แตกต่างกันเท่านั้น
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างเนื้อหาที่สามารถเข้าถึงได้
ขั้นตอนที่ 2 ทําความเข้าใจอุปกรณ์ที่ใช้เพื่อเข้าถึงการสื่อสารภายใน
องค์กรส่วนใหญ่รวมถึงชนิดผู้ชมที่หลากหลาย ซึ่งประกอบด้วยพนักงานระดับแนวหน้า พนักงานในสํานักงาน และพนักงานทางไกล
พนักงานแนวหน้ามักจะทํางานจากอุปกรณ์เคลื่อนที่และแท็บเล็ตและไม่นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์เพื่อทํางานส่วนใหญ่ให้เสร็จสมบูรณ์ เมื่อสร้างข้อความสําหรับพนักงานระดับแนวหน้า ให้ทําให้ข้อความของคุณกระชับ เข้าถึงได้ง่าย และดูน่าสนใจ
ในทางกลับกันพนักงานในสํานักงานและพนักงานระยะไกลมักจะนั่งอยู่ที่โต๊ะในสํานักงานแบบดั้งเดิมและใช้คอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปเพื่อเข้าถึงและมีส่วนร่วมในการสื่อสารขององค์กร ผู้ชมรายนี้ยังอาจใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อเข้าถึงและมีส่วนร่วมในการติดต่อสื่อสารขององค์กรเป็นครั้งคราว ข้อความสําหรับกลุ่มนี้ควรครอบคลุมเพื่อรองรับกําหนดการการทํางานที่หลากหลาย การเข้าถึงอินเทอร์เน็ต ภาษา และโซนเวลา ในพนักงานสํานักงานมักจะติดต่อกันด้วยตนเอง เมื่อกําหนดเป้าหมายพนักงานในสํานักงาน ให้ทําให้ข้อความกระชับ ให้ข้อมูล และสั้นๆ
เมื่อสื่อสารกับพนักงานแนวหน้าและพนักงานระยะไกล ให้พิจารณาใช้ช่องทางการจัดจําหน่ายมากกว่าหนึ่งช่องทางเพื่อเข้าถึงพนักงานแต่ละคนด้วยรูปแบบการทํางานที่หลากหลาย นอกจากนี้ยังสร้างโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในการสนทนา แชร์มุมมองและเครือข่ายของพวกเขากับผู้อื่นเพื่อให้พวกเขารู้สึกเชื่อมต่อกัน
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาขนาดและตําแหน่งที่ตั้งของผู้ชมของคุณ
ใช้ขนาดและตําแหน่งที่ตั้งของผู้ชมเพื่อกําหนดวิธีการและช่องทางการแจกจ่ายที่เหมาะสมเพื่อใช้ในการเข้าถึงและสนับสนุนการมีส่วนร่วม ตัวอย่างเช่น การประกาศด่วนที่ดําเนินการกับแผนก IT ทั้งหมดหรือชุมชนภายในของผู้ที่ชื่นชอบเทคโนโลยีอาจเหมาะสมกว่าในฐานะโพสต์ Viva Engage ในขณะที่ข้อความจํานวนมากที่มีหลายส่วนสําหรับทั้งองค์กรอาจเหมาะสมกว่าที่จะเผยแพร่เป็นหน้า SharePoint
องค์กรขนาดใหญ่ต้องให้ความสําคัญกับการสร้างความมั่นใจว่าการรับส่งข้อความและภาษาที่ใช้ในแคมเปญการสื่อสารของพวกเขาครอบคลุมและทํางานได้ดีสําหรับการพิจารณาหลายชาติ พิจารณาตําแหน่งที่ตั้งของผู้ชมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาภายในข้อความของคุณจะแปลได้ดีและคํานึงถึงเหตุการณ์ปัจจุบันในตําแหน่งที่ตั้งที่ผู้ชมที่คุณกําลังสร้างข้อความของคุณอยู่
ขั้นตอนที่ 4 เลือกช่องทางการแจกจ่ายของคุณ
ตอนนี้คุณเข้าใจกลุ่มผู้ชมของคุณแล้ว อุปกรณ์ที่พวกเขาใช้เพื่อเข้าถึงและมีส่วนร่วมในการติดต่อสื่อสารขององค์กร รวมถึงขนาดและตําแหน่งที่ตั้งของผู้ชมของคุณ ให้ใช้ข้อมูลนั้นเพื่อเลือกช่องทางการแจกจ่ายที่เหมาะสมสําหรับแคมเปญการสื่อสารของคุณ
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Microsoft Viva Amplify เพื่อสื่อสารผ่านช่องทางต่างๆ
