วิธีการ: ใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างรายการเรียงลำดับตามประเภทใน Word 2000

วิธีการตั้งค่าแฟ้มข้อมูล

เรียงลำดับแฟ้มข้อมูลของคุณเพื่อให้ระเบียนทั้งหมดที่ มีค่าเดียวกันสำหรับคีย์ฟิลด์ประเภท (เขตข้อมูลที่คุณให้ยึดการเรียงลำดับ) เข้าด้วยกัน ดังที่แสดงไว้ในแฟ้มข้อมูลตัวอย่างต่อไปนี้ปรากฏขึ้น รายการตัวอย่างต่อไปนี้จะเรียงลำดับตามเขตข้อมูลCity (เมืองเป็นฟิลด์คีย์ในตัวอย่างนี้):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

วิธีการตั้งค่าเอกสารหลัก

ป้อนหมายเหตุ: < > กำหนดเครื่องหมายย่อหน้าในตัวอย่างต่อไปนี้ เมื่อต้องการพิมพ์เครื่องหมายย่อหน้า กด ENTER

เมื่อต้องการตั้งค่าเอกสารหลักของคุณเป็นแค็ตตาล็อก ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดเอกสารเปล่าใหม่ และจากนั้น บนเมนูเครื่องมือคลิกจดหมายเวียน

2. ในตัวช่วยเหลือจดหมายเวียน คลิกสร้างแล้ว คลิ กแค็ตตาล็อก

3. คลิกเอกสารหลักใหม่เมื่อได้รับพร้อมท์

4. ในตัวช่วยเหลือจดหมายเวียน คลิกรับข้อมูลแล้ว คลิ กเปิดแหล่งที่มาข้อมูลที่จะแนบแฟ้มข้อมูล (ใช้แฟ้มตัวอย่างที่คุณสร้างไว้ในส่วน "วิธีการตั้งค่าแบบข้อมูลแฟ้ม" ของบทความนี้)

5. แทรกเขตข้อมูลต่อไปนี้เพื่อเปรียบเทียบเนื้อหาของแต่ละระเบียนเขตข้อมูลคีย์ที่ มีเนื้อหาของฟิลด์คีย์ระเบียนถัดไปเพื่อตรวจสอบว่า เนื้อหาของฟิลด์คีย์เปลี่ยนแปลงจากระเบียนข้อมูลหนึ่งไปยัง

หมายเหตุ: ตัวอย่างนี้ใช้ข้อมูลตัวอย่างจากส่วน "วิธีการตั้งค่าแบบข้อมูลแฟ้ม" ของบทความนี้ เมื่อต้องการแทรกฟิลด์วงเล็บ กด CTRL + F9

{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD เมือง}" "" }< ENTER >
{ Place1 ชุด{ MERGEFIELD เมือง} }< ENTER >
{ถ้า Place2 { Place1 <> { } }"< ENTER >
{ MERGEFIELD เมือง}< ENTER >
<ENTER>
{พนักงาน MERGEFIELD } {ขาย MERGEFIELD }""{ MERGEFIELD พนักงาน} {ขาย MERGEFIELD }" } { Place2 ชุด MERGEFIELD เมือง{ } }< ENTER >
เขตข้อมูลที่แสดงในตัวอย่างนี้จัดทำแค็ตตาล็อกแสดงรายการบนเพจเดียวกัน ดังนี้:

แอตแลนต้า

Smith 3000 ดอลลาร์
Gates $50000
นเดอร์ $10000

ยังเซิร์ฟเวอร์ก่อนตาม

Jones $8,000
Kelley $9000
Peterson $0

วิธีการบังคับให้แต่ละประเภทไปยังเพจใหม่

ฟิลด์คีย์ในตัวอย่างนี้คือ{ MERGEFIELD เมือง} เมื่อค่าของเมืองที่เปลี่ยนแปลงในแฟ้มข้อมูลเพื่อเขียน หน้าใหม่ถูกเพิ่มเข้าไปผลลัพธ์ที่ผสาน และการดำเนินการผสานต่อไปที่ด้านบนของหน้าถัดไป เมื่อต้องการแทรกฟิลด์วงเล็บ กด CTRL + F9

{ถ้า{ MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD เมือง}" ""}< ENTER >
{ Place1 ชุด{ MERGEFIELD เมือง} }< ENTER >
{ถ้า Place2 { Place1 <> { } }"< ENTER >
---ตัวแบ่งหน้า---
{ MERGEFIELD เมือง}< ENTER >
<ENTER>
{พนักงาน MERGEFIELD } {ขาย MERGEFIELD }""{ MERGEFIELD พนักงาน} {ขาย MERGEFIELD }" } { Place2 ชุด MERGEFIELD เมือง{ } }< ENTER >
หมายเหตุ: เมื่อต้องการแทรกตัวแบ่งหน้า อย่างใดอย่างหนึ่งกด CTRL + ENTER หรือคลิกตัวแบ่งบนเมนูแทรกเลือกตัวแบ่งหน้าและจากนั้น คลิกตกลง

เขตข้อมูลที่แสดงในตัวอย่างนี้จัดทำแค็ตตาล็อกแสดงรายการบนหน้าแยกต่างหากเป็นดังนี้:

แอตแลนต้า

Smith 3000 ดอลลาร์
Gates $50000
นเดอร์ $10000

---ตัวแบ่งหน้า---
ยังเซิร์ฟเวอร์ก่อนตาม

Jones $8,000
Kelley $9000
Peterson $0

วิธีการจัดรูปแบบฟิลด์คีย์

ฟิลด์คีย์ในตัวอย่างนี้คือ {MERGEFIELD เมือง } การจัดรูปแบบผลลัพธ์ของ {MERGEFIELD เมือง} เป็นตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด คุณสามารถแทรกสวิตช์การจัดรูปแบบของ\ * ด้านบนได้ เมื่อต้องการแทรกฟิลด์วงเล็บ กด CTRL + F9

{ถ้า{ MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD เมือง \ * มุมบน}" "" }< ENTER >
{ Place1 ชุด{ MERGEFIELD เมือง} }< ENTER >
{ IF Place2 { Place1 <> { } }"< ENTER >
{ MERGEFIELD เมือง \ * มุมบน}< ENTER >
<ENTER>
{พนักงาน MERGEFIELD } {ขาย MERGEFIELD }""{ MERGEFIELD พนักงาน} {ขาย MERGEFIELD }" } { Place2 ชุด MERGEFIELD เมือง{ } }< ENTER >
เขตข้อมูลวางเค้าโครงในนี้ผลิตตัวอย่างแค็ตตาล็อกแสดงรายการบนเพจเดียวกัน กับเมืองปรากฏเป็นตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เป็นดังนี้:

แอตแลนต้า

Smith 3000 ดอลลาร์
Gates $50000
นเดอร์ $10000

ยังเซิร์ฟเวอร์ก่อนตาม

Jones $8,000
Kelley $9000
Peterson $0
หมายเหตุ: คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบที่แตกต่างกันไปเขตข้อมูลคีย์ เมืองเขตข้อมูลผสาน{ }เลือกฟิลด์ทั้งหมด (รวมทั้งวงเล็บปีกกาฟิลด์{}), และการจัดรูปแบบฟิลด์ที่จะกำหนดลักษณะของคุณได้ การจัดรูปแบบฟิลด์ คลิกแบบอักษรบนเมนูรูปแบบ

วิธีการทำงานของกระบวนการนี้

เขตข้อมูล IF แรกในตัวอย่างเหล่านี้แทรกชื่อเมืองและอักขระส่งคืน (< ENTER >) เฉพาะสำหรับเรกคอร์ดแรกในจดหมายเวียน สำหรับทุกเรกคอร์ดในเวลาต่อมา IF เขตแทรกสิ่งใด ("") ดังกล่าวรู้จักระเบียนแรกของจดหมายเวียน โดยการเปรียบเทียบฟิลด์ MERGESEQ (ซึ่งส่งกลับค่าหมายเลขลำดับสำหรับเร็กคอร์ดปัจจุบัน) เป็นตัวเลข "1"

ที่สองถ้าเขตข้อมูลแทรกอักขระส่งคืน (หรือแบ่งหน้า ถ้าจะบังคับให้แต่ละเมืองไปยังเพจใหม่), ชื่อเมือง สองมากส่งกลับอักขระ ชื่อพนักงาน และยอดขาย (ตามลำดับ), ก็ต่อเมื่อเขตข้อมูลกำหนดว่า ระเบียนปัจจุบันมีเมือง ชื่อที่แตกต่างจากระเบียนก่อนหน้านี้ กรณีที่พิจารณาแล้วว่า ระเบียนปัจจุบันประกอบด้วยชื่อเมืองที่เหมือนกับในระเบียนก่อนหน้านี้ แทรกชื่อพนักงานถัดไปและยอดขาย

เขตข้อมูล IF นี้รู้จักชื่อเมืองใหม่ โดยการเปรียบเทียบข้อความของที่คั่นหน้าเว็บที่ระบุในฟิลด์ชุดสอง ข้อความของคั่นหน้า "Place1" อยู่เสมอเท่ากับเขตข้อมูลCityของเร็กคอร์ดปัจจุบัน และข้อความของคั่นหน้า "Place2" เท่ากับฟิลด์เมืองก่อนหน้านี้ของเรกคอร์ด