ใช้เทมเพลตฐานข้อมูล Access การจัดการงาน

เตรียมฐานข้อมูลสําหรับการใช้งาน

• เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลเป็นครั้งแรก Access จะแสดงฟอร์ม ยินดีต้อนรับ เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ฟอร์มนี้แสดงในครั้งถัดไปที่คุณเปิดฐานข้อมูล ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงยินดีต้อนรับเมื่อเปิดฐานข้อมูลนี้

  ปิดฟอร์มยินดีต้อนรับเพื่อเริ่มใช้ฐานข้อมูล

• เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาฐานข้อมูลทั้งหมดเปิดใช้งานอยู่ ในแถบข้อความ ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหานี้

  สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานเนื้อหาฐานข้อมูล ให้ดูบทความ การตัดสินใจว่าจะเชื่อถือฐานข้อมูลหรือไม่

ค้นหางานหรือที่ติดต่อ

กล่อง การค้นหาด่วน ช่วยให้คุณค้นหางานบนฟอร์ม รายการงาน หรือที่ติดต่อบนฟอร์ม รายการที่ติดต่อ ได้อย่างรวดเร็ว

• พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการค้นหาในกล่อง ค้นหาด่วน แล้วกด ENTER

  Access จะกรองรายการเพื่อแสดงเฉพาะระเบียนที่มีข้อความที่คุณค้นหา เมื่อต้องการกลับไปยังรายการทั้งหมด ให้คลิก ล้างการค้นหาปัจจุบัน (เป็น X ในกล่องค้นหา)

กรองรายการงาน

บนฟอร์ม รายการงาน คุณสามารถกรองรายการงาน และบันทึกตัวกรองที่คุณชื่นชอบเพื่อใช้ในอนาคตได้

1. ใช้ตัวกรองโดยการคลิกขวาที่ฟอร์ม และเลือกตัวกรองที่คุณต้องการ

2. คลิก บันทึกตัวกรอง

3. บนฟอร์ม รายละเอียดตัวกรอง ให้ใส่ชื่อตัวกรองและคําอธิบาย แล้วคลิก ปิด

4. ใช้กล่อง กรองรายการโปรด เพื่อนําตัวกรองที่บันทึกไว้ไปใช้ หรือคลิก (ล้างตัวกรอง) เพื่อนําตัวกรองออก

การแสดงหรือซ่อนคอลัมน์

เขตข้อมูลบางเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะถูกซ่อนตามค่าเริ่มต้นบนฟอร์มรายการงานและฟอร์มรายการที่ติดต่อ เมื่อต้องการเปลี่ยนเขตข้อมูลที่จะแสดง:

1. คลิก แสดง/ซ่อนเขตข้อมูล

2. ในกล่องโต้ตอบ ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ ให้เลือกปุ่ม ข้างๆ คอลัมน์แต่ละคอลัมน์ที่คุณต้องการแสดง ล้างกล่องกาเครื่องหมายเพื่อซ่อนคอลัมน์

แสดงรายละเอียดของงานหรือที่ติดต่อ

ฟอร์ม รายละเอียดงาน และฟอร์ม รายละเอียดที่ติดต่อ ช่วยให้คุณสามารถดูและใส่ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลได้ เมื่อต้องการแสดงฟอร์ม รายละเอียดงาน หรือฟอร์ม รายละเอียดที่ติดต่อ ให้ทําดังนี้

• บนฟอร์ม รายละเอียดงาน หรือฟอร์ม รายละเอียดที่ติดต่อ ให้คลิก เปิด ถัดจากรายการที่คุณต้องการดู

เพิ่มสิ่งที่แนบมา

บนฟอร์ม รายละเอียดงาน และฟอร์ม รายละเอียดที่ติดต่อ คุณสามารถเพิ่มรูปภาพและสิ่งที่แนบมาอื่นๆ ได้

• ภายใต้เฟรมรูปภาพบนฟอร์ม รายละเอียดงาน ให้คลิก เพิ่มหรือเอาสิ่งที่แนบมาออก

  ภายใต้เฟรมรูปภาพบนฟอร์ม รายละเอียดที่ติดต่อ ให้คลิก แก้ไขรูปภาพ

• ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก เพิ่ม

• ในกล่องโต้ตอบ เลือกไฟล์ ให้เรียกดูโฟลเดอร์ที่มีไฟล์

• เลือกไฟล์ที่คุณต้องการเพิ่ม แล้วคลิก เปิด

• ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก ตกลง

เพิ่มที่ติดต่อจาก Microsoft Outlook

ถ้าคุณใช้ Microsoft Outlook คุณสามารถเพิ่มที่ติดต่อหรือเจ้าของงานจากโปรแกรมนั้นได้โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลอีกครั้ง

1. บนฟอร์ม รายการที่ติดต่อ ให้คลิก เพิ่มจาก Outlook

2. ในกล่องโต้ตอบ เลือกชื่อที่จะเพิ่ม ให้เลือกชื่อที่คุณต้องการเพิ่มลงในฐานข้อมูล

3. คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ตกลง

แสดงแผนที่ของที่อยู่ของที่ติดต่อ

บนฟอร์ม รายละเอียดที่ติดต่อ ถ้าคุณได้ใส่ที่อยู่สําหรับที่ติดต่อ คุณสามารถแสดงแผนที่ของตําแหน่งที่ตั้งนั้นได้

• คลิก คลิกเพื่อแมป

แสดงรายงาน

ฐานข้อมูลงานประกอบด้วยรายงานหลายรายงาน ได้แก่ งานที่กําลังดําเนินการรายละเอียดงานสมุดรายชื่อที่ติดต่อ และอื่นๆ เมื่อต้องการแสดงรายงาน ให้ทําดังนี้

• ในบานหน้าต่างนําทาง ภายใต้ รายงาน ให้ดับเบิลคลิกที่รายงานที่คุณต้องการแสดง

คุณสามารถสร้างรายงานแบบกําหนดเองของคุณเองได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความ สร้างรายงานอย่างง่าย

เพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางงาน

1. ปิดแท็บที่เปิดอยู่ทั้งหมด

2. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกที่ตาราง งาน

3. เลื่อนไปทางขวาจนกว่าคุณจะเห็นคอลัมน์ที่ชื่อ ว่า เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วพิมพ์ชื่อเขตข้อมูล

ในครั้งแรกที่คุณใส่ข้อมูลในคอลัมน์ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลให้คุณ

การเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงาน

เมื่อเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางแล้ว คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลนั้นลงในฟอร์มหรือรายงานได้

1. คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

2. บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

3. ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการจากรายการเขตข้อมูลไปยังฟอร์มหรือรายงาน