ใช้เทมเพลตฐานข้อมูล Projects Access

เตรียมฐานข้อมูลสําหรับการใช้งาน

เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาฐานข้อมูลทั้งหมดเปิดใช้งานอยู่ ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้

• เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาฐานข้อมูลทั้งหมดเปิดใช้งานอยู่ ในแถบข้อความ ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหานี้

  สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานเนื้อหาฐานข้อมูล ให้ดูบทความ การตัดสินใจว่าจะเชื่อถือฐานข้อมูลหรือไม่

เพิ่มพนักงาน

เมื่อต้องการเริ่มใช้เทมเพลตฐานข้อมูลโครงการ ขั้นตอนแรกคือการเพิ่มพนักงาน เพื่อให้คุณมีคนมอบหมายโครงการและงานให้ ใช้ขั้นตอนนี้เพื่อเพิ่มพนักงานด้วยตนเอง หรือดูที่ส่วนถัดไปเพื่อเพิ่มพนักงานจากที่ติดต่อ Outlook ของคุณ

1. บนฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิก รายการพนักงาน

2. บนฟอร์ม รายชื่อพนักงาน ให้กรอกรายละเอียดของพนักงานแต่ละคน

3. เมื่อต้องการป้อนข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับพนักงาน ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อของพนักงานในแบบฟอร์ม รายการพนักงาน แล้วใส่ข้อมูลในฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน

4. คลิก ปิด เพื่อกลับไปยังฟอร์ม รายการโครงการ

เพิ่มที่ติดต่อจาก Microsoft Outlook

ถ้าคุณใช้ Microsoft Outlook คุณสามารถเพิ่มพนักงานจากโปรแกรมนั้นได้โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลอีกครั้ง

1. บนฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิก รายการพนักงาน

2. บนฟอร์ม รายการพนักงาน ให้คลิก เพิ่มจาก Outlook

3. ในกล่องโต้ตอบ เลือกชื่อที่จะเพิ่ม ให้เลือกชื่อที่คุณต้องการเพิ่มลงในฐานข้อมูล

4. คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ตกลง

เพิ่มโครงการใหม่

1. บนฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิก โครงการใหม่

2. บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ให้กรอกรายละเอียดของโครงการ แล้วคลิก ปิด

แก้ไขโครงการที่มีอยู่

1. บนฟอร์ม รายการโครงการ ให้ดับเบิลคลิกโครงการที่คุณต้องการแก้ไข

2. บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ให้เพิ่มหรือแก้ไขรายละเอียดของโครงการ

   เพิ่มงาน

   • บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ให้คลิก เพิ่มงาน

   • บนฟอร์ม รายละเอียดงาน ให้กรอกรายละเอียดของงาน แล้วคลิก ปิด

     Access จะแสดงโครงการใหม่ในรายการ งานโครงการ บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ

     แก้ไขงาน

   • บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ให้คลิกแท็บ งานโครงการ

   • ดับเบิลคลิกที่งานที่คุณต้องการแก้ไข

   • บนฟอร์ม รายละเอียดงาน ให้แก้ไขรายละเอียดของงาน แล้วคลิก ปิด

     เพิ่มงานทั่วไป

     งานทั่วไปคืองานที่ใช้บ่อยในหลายโครงการ เช่น การจัดทํางบประมาณหรือการฝึกอบรม หลังจากที่คุณใส่งานทั่วไปแล้ว งานนั้นจะสามารถเพิ่มลงในโครงการใดๆ ในฐานข้อมูลโครงการได้โดยไม่ต้องใส่รายละเอียดของงานอีกครั้ง

   • บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ให้คลิก งานทั่วไป

   • เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากงานทั่วไปแต่ละงานที่คุณต้องการเพิ่มลงในโครงการ เพิ่มงานทั่วไปใหม่ลงในส่วนท้ายของรายการ

   • คลิก ปิด เพื่อกลับไปยังฟอร์ม รายละเอียดโครงการ

กรองรายการโครงการ

บนฟอร์ม รายการโครงการ คุณสามารถกรองรายการของโครงการ และบันทึกตัวกรองที่คุณชื่นชอบเพื่อใช้ในอนาคตได้

1. ใช้ตัวกรองโดยการคลิกขวาที่ฟอร์ม และเลือกตัวกรองที่คุณต้องการ

2. คลิก บันทึกตัวกรอง

3. บนฟอร์ม รายละเอียดตัวกรอง ให้ใส่ชื่อตัวกรองและคําอธิบาย แล้วคลิก ปิด

4. ใช้กล่อง กรองรายการโปรด เพื่อนําตัวกรองที่บันทึกไว้ไปใช้ หรือคลิก (ล้างตัวกรอง) เพื่อนําตัวกรองออก

แสดงรายละเอียดโครงการหรือพนักงาน

ฟอร์ม รายละเอียดโครงการ และฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน ช่วยให้คุณสามารถดูและป้อนข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการหรือพนักงานได้ เมื่อต้องการแสดงฟอร์ม รายละเอียดโครงการ หรือฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน ให้ทําดังนี้

• บนฟอร์ม รายการโครงการ หรือฟอร์ม รายการพนักงาน ให้ดับเบิลคลิกที่รายการที่คุณต้องการดู

เพิ่มสิ่งที่แนบมา

บนฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ฟอร์ม รายละเอียดงาน และฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน คุณสามารถเพิ่มรูปภาพและสิ่งที่แนบมาอื่นๆ ได้

• บนฟอร์ม รายละเอียด ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูล สิ่งที่แนบมา (บนฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน ให้ดับเบิลคลิกที่ไอคอนรูปภาพ)

• ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก เพิ่ม

• ในกล่องโต้ตอบ เลือกไฟล์ ให้เรียกดูโฟลเดอร์ที่มีไฟล์

• เลือกไฟล์ที่คุณต้องการเพิ่ม แล้วคลิก เปิด

• ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก ตกลง

แสดงรายงาน

ฐานข้อมูลโครงการประกอบด้วยรายงานหลายรายงาน รวมถึง เปิดโครงการรายละเอียดงานสมุดรายชื่อพนักงาน และอื่นๆ เมื่อต้องการแสดงรายงาน ให้ทําดังนี้

• บนฟอร์ม รายการโครงการ ให้เลือกรายงานที่คุณต้องการแสดงจากรายการ รายงาน

เมื่อต้องการพิมพ์รายงาน

• คลิก ไฟล์ > พิมพ์

คุณสามารถสร้างรายงานแบบกําหนดเองของคุณเองได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความ สร้างรายงานอย่างง่าย