เมื่อคุณกําลังส่งจดหมายไปยังรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ คุณสามารถกําหนดข้อความเองได้ ตัวอย่างเช่น ใส่คําว่า "เลยกําหนด" สําหรับผู้รับบางรายโดยยึดตามค่าในบางเขตข้อมูลของแหล่งข้อมูล การกําหนดเองจะยึดตามกฎที่ทํางานเมื่อคุณทําการผสาน
ตัวอย่าง "เลยกําหนด" จะใช้ If... แล้ว กฎอื่น ที่ระบุให้รวมข้อความ "เลยกําหนด" สําหรับผู้รับที่ค่าของเขตข้อมูลวันครบกําหนดอยู่ในอดีต
การตั้งค่ากฎจะเสร็จสิ้นหลังจากเลือกผู้รับสําหรับจดหมายเวียน และหลังจากแทรกเขตข้อมูลผสานในเอกสาร
ไปที่กฎการส่ง>จดหมาย แล้วเลือกกฎตามคําอธิบายด้านล่าง
ถาม
ตัวอย่างเช่น คุณกําลังส่งคําเชิญเดียวกันสําหรับการประชุมรายไตรมาส แหล่งข้อมูลของคุณจะไม่จัดเก็บวันที่ประชุม และวันที่ประชุมจะปรากฏมากกว่าหนึ่งครั้งในการเชิญ
ด้วยการวางบุ๊กมาร์กในเอกสารของคุณและใส่เขตข้อมูล Ask คุณจะสามารถเรียกใช้การผสานเดียวกันสําหรับแต่ละการประชุมได้ สิ่งเดียวที่คุณจะต้องพิมพ์คือวันที่ประชุม และคุณจะพิมพ์เพียงครั้งเดียว
- ในเอกสารผสาน ให้กด Ctrl+F9 แล้วพิมพ์ชื่อเพื่อสร้างบุ๊กมาร์ก ทําซ้ําขั้นตอนนี้โดยใช้ชื่อเดียวกันในทุกที่ที่คุณต้องการให้การตอบกลับเขตข้อมูล Ask ปรากฏในเอกสาร
- วางเคอร์เซอร์ของคุณที่ตําแหน่งใดที่หนึ่งในเอกสาร ก่อนบุ๊กมาร์กแรกที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น
- ไปที่กฎ>การส่งจดหมาย ถาม>
- เลือกบุ๊กมาร์กที่คุณเพิ่งสร้าง (หรือพิมพ์ชื่อ) แล้วใส่พร้อมท์ เช่น "วันที่จัดเหตุการณ์ใช่หรือไม่" ในกล่อง พร้อมท์
- เลือก ตกลง จากนั้น เลือก ตกลง อีกครั้ง
- ที่ส่วนท้ายของกระบวนการ เมื่อคุณเลือก เสร็จสิ้น & ผสาน ให้เลือก แก้ไขแต่ละเอกสาร คุณจะได้รับพร้อมท์สําหรับการตอบกลับสําหรับผู้รับแต่ละราย การตอบกลับนั้นจะถูกแทรกลงในบุ๊กมาร์กที่คุณระบุ ในเอกสารที่เป็นผลลัพธ์จากการผสาน
ข้อมูลเพิ่มเติม: โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล Ask
Fill-in
ตัวอย่างเช่น คุณกําลังส่งคําเชิญเดียวกันสําหรับการประชุมรายไตรมาส แหล่งข้อมูลของคุณจะไม่จัดเก็บวันที่ประชุม และวันที่ประชุมจะปรากฏเพียงครั้งเดียวในการเชิญ
ด้วยการวางเขตข้อมูล Fill-in ในเอกสาร คุณสามารถเรียกใช้การผสานเดียวกันสําหรับแต่ละการประชุมได้ สิ่งเดียวที่คุณจะต้องพิมพ์คือวันที่ประชุม
- วางเคอร์เซอร์ของคุณในตําแหน่งที่คุณต้องการใส่ข้อความเติม
- ในแท็บ การส่งจดหมาย ให้ไปที่การเติมกฎ>
- ใส่พร้อมท์ เช่น "วันที่ของเหตุการณ์ใช่หรือไม่" ในกล่อง พร้อมท์
- เลือก ตกลง จากนั้น เลือก ตกลง อีกครั้ง
- ที่ส่วนท้ายของกระบวนการ เมื่อคุณกด เสร็จสิ้น & ผสาน ให้เลือก แก้ไขแต่ละเอกสาร คุณจะได้รับพร้อมท์สําหรับการตอบกลับสําหรับผู้รับแต่ละราย คําตอบนั้นจะถูกแทรกลงในเขตข้อมูล Fill-in ในเอกสารที่เป็นผลจากการผสาน
ข้อมูลเพิ่มเติม: โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล Fill-In
ถ้า แล้ว อื่น
ตัวอย่างเช่น คุณกําลังส่งการติดต่อไปยังรายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุมที่เดินทางทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ เขตข้อมูล ประเทศ/ภูมิภาค ในแหล่งข้อมูลของคุณอาจว่างเปล่าสําหรับผู้เข้าร่วมประชุมภายในประเทศ คุณสามารถใช้ If... แล้ว อื่น เพื่อปรับข้อความให้เป็นแบบส่วนบุคคลสําหรับผู้รับทั้งหมด ผู้รับที่มีเขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาคว่างเปล่าอาจเห็น "คุณจะได้รับการต้อนรับที่ประตูขึ้นเครื่องเมื่อมาถึง" ในขณะที่ผู้รับรายอื่นทั้งหมดอาจเห็น "คุณจะได้รับการต้อนรับที่โต๊ะใกล้ศุลกากร"
- วางเคอร์เซอร์ของคุณในตําแหน่งที่คุณต้องการวางข้อความตามเงื่อนไข
- ไปที่กฎ>การส่ง>จดหมายถ้า... แล้ว อย่างอื่น
- ในรายการ ชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่จะกําหนดข้อความตามเงื่อนไข
- ในรายการ การเปรียบเทียบ ให้เลือกวิธีเปรียบเทียบค่าข้อมูล
- ในกล่อง เปรียบเทียบกับ ให้ใส่ค่าการเปรียบเทียบ (ข้ามไปตัวเลือกนี้ถ้าคุณเลือก ว่าง หรือไม่ ว่าง เป็นการเปรียบเทียบ)
- ในกล่องข้อความ แทรกข้อความนี้ ให้ใส่ข้อความที่จะใส่ในเอกสารเมื่อเป็นไปตามเกณฑ์การเปรียบเทียบ
- ในกล่อง มิฉะนั้น ให้แทรกข้อความนี้ ให้ใส่ข้อความที่ไปในเอกสารเมื่อไม่เป็นไปตามเกณฑ์การเปรียบเทียบ
- เลือก ตกลง
ข้อมูลเพิ่มเติม: โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล IF
Merge Record #
ตัวอย่างเช่น คุณต้องการให้การติดต่อกันแสดงตําแหน่งผู้รับแต่ละรายในรายการรอ คุณสามารถเรียงลําดับรายชื่อผู้รับตามลําดับเวลาของการลงทะเบียน แล้วใช้กฎ ผสานระเบียน # เพื่อแสดงตําแหน่งลําดับเลขของผู้รับในรายการ
หมายเลขระเบียนจะแสดงการเรียงลําดับหรือการกรองใดๆ ที่คุณนําไปใช้กับแหล่งข้อมูลก่อนการผสาน
เคล็ดลับ
ใช้กฎ ผสาน rec # ถัดจากเขตข้อมูล วันที่พิมพ์ เพื่อสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน
- วางเคอร์เซอร์ของคุณในตําแหน่งที่คุณต้องการให้หมายเลขระเบียนปรากฏขึ้น
- ไปที่ระเบียนผสานกฎ>การส่ง>จดหมาย #
ข้อมูลเพิ่มเติม: โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล MergeRec
Merge Sequence #
ตัวอย่างเช่น คุณต้องการให้การติดต่อกันแสดงจํานวนรวมของบุคคลที่ลงทะเบียนสําหรับเหตุการณ์แก่ผู้รับแต่ละราย กฎ ลําดับการผสาน # ทําให้คุณนับจํานวนระเบียนในเอกสารที่ผสาน
- วางเคอร์เซอร์ของคุณในตําแหน่งที่คุณต้องการให้หมายเลขระเบียนปรากฏขึ้น
- ไปที่ลําดับการผสานกฎ>การส่ง>จดหมาย #
ข้อมูลเพิ่มเติม: โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล MergeSeq
Next Record
ตัวอย่างเช่น คุณกําลังใช้จดหมายเวียนเพื่อพิมพ์รายการที่ติดต่อของคุณบนแผ่นกระดาษแผ่นเดียว ใช้กฎ ระเบียนถัดไป เพื่อบอก Word เพื่อดําเนินการต่อไปยังระเบียนถัดไปโดยไม่ต้องเริ่มหน้าใหม่
หมายเหตุ
แผ่นป้ายจ่าหน้าจดหมายจะถูกจัดวางเป็นตารางใน Word เมื่อต้องการวางที่อยู่ถัดไปในป้ายชื่อ Word ใช้กฎ ระเบียนถัดไป ในแต่ละเซลล์ตาราง
- วางเคอร์เซอร์ของคุณในตําแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลจากระเบียนถัดไปปรากฏขึ้น
- ไปที่ระเบียนถัดไปของ>กฎ>การส่งจดหมาย
- แทรกเขตข้อมูลผสานสําหรับข้อมูลที่คุณต้องการถัดไป
รายชื่อบริษัทอาจมีลักษณะดังนี้:
«Company_Name»
«Next Record»«Company_Name»
«Next Record»«Company_Name»
ข้อมูลเพิ่มเติม: โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล Next
Next Record If
ตัวอย่างเช่น คุณต้องการรายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุมการเดินทางภายในประเทศบนแผ่นกระดาษแผ่นหนึ่ง และผู้เข้าร่วมการเดินทางระหว่างประเทศที่แสดงอยู่บนแผ่นกระดาษอีกแผ่นหนึ่ง เขตข้อมูล ประเทศ/ภูมิภาค ในแหล่งข้อมูลของคุณอาจว่างเปล่าสําหรับนักเดินทางภายในประเทศ คุณสามารถใช้กฎ 'ระเบียนถัดไปถ้า' เพื่อป้องกันไม่ให้ Word เริ่มหน้าใหม่ได้จนกว่าจะถึงผู้รับที่มีเขตข้อมูล ประเทศ/ภูมิภาค ไม่ว่าง เมื่อต้องการดําเนินการนี้ ก่อนอื่นคุณจะต้องเรียงลําดับแหล่งข้อมูลของคุณตามประเทศ/ภูมิภาค
- วางเคอร์เซอร์ของคุณในตําแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลจากระเบียนถัดไปปรากฏขึ้น
- ไปที่กฎ>การส่ง>จดหมายระเบียนถัดไป
- ในรายการ ชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสาน เช่น เมือง
- ในรายการ การเปรียบเทียบ ให้เลือกวิธีเปรียบเทียบค่าข้อมูล ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการแยกผู้รับออกจากเมืองใดเมืองหนึ่ง ให้เลือก เท่ากับ
- ในกล่อง เปรียบเทียบกับ ให้ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการแยกผู้รับออกจากกลุ่มในโตเกียว ให้พิมพ์ โตเกียว (ข้ามขั้นตอนนี้หากคุณเลือก ว่าง หรือไม่ เว้นว่าง ไว้เมื่อเปรียบเทียบ)
ข้อมูลเพิ่มเติม: โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล NextIf
Set Bookmark
ตัวอย่างเช่น คุณกําลังเตรียมการเชิญให้เข้าร่วมการประชุมที่ผู้บรรยาย Keynote ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถปล่อยให้พื้นที่ที่สํารองไว้สําหรับชื่อของผู้พูดตลอดทั้งเอกสารของคุณ และรวมกฎ ตั้งค่าบุ๊กมาร์ก ไว้ด้วย โดยให้คุณใส่ชื่อผู้พูดหนึ่งครั้ง และจะปรากฏขึ้นในพื้นที่ที่สํารองไว้ทั้งหมด
พื้นที่ที่สํารองไว้คือเขตข้อมูล Ref ซึ่งพื้นที่ที่สํารองไว้คือเขตข้อมูล Ref กฎ ตั้งค่าบุ๊กมาร์ก จะแทรกเขตข้อมูลที่ไม่แสดงในเอกสาร (เว้นแต่ว่าคุณจะกด Alt+F9 เพื่อแสดงโค้ดเขตข้อมูล)
- วางเคอร์เซอร์ของคุณที่ตําแหน่งใดก็ได้ในเอกสาร
- ไปที่กฎ>การส่งจดหมาย>ตั้งค่าบุ๊กมาร์ก แล้วพิมพ์ชื่อ จากนั้นเลือก ตกลง
- วางเคอร์เซอร์ของคุณที่ตําแหน่งใดก็ตามที่คุณต้องการให้ข้อความบุ๊กมาร์กปรากฏขึ้น
- ไปที่ แทรก>เขตข้อมูลส่วนประกอบ>ด่วน แล้วเลือก การอ้างอิง
- เลือกชื่อบุ๊กมาร์กที่คุณเพิ่งสร้าง แล้วเลือก ตกลง
- แทรกเขตข้อมูล Ref ในทุกที่ที่คุณต้องการให้ข้อความบุ๊กมาร์กปรากฏขึ้น
- ก่อนที่คุณจะเรียกใช้การผสาน ให้คลิกขวาที่เขตข้อมูล ตั้งค่า แล้วเลือก แก้ไขเขตข้อมูล แล้วใส่ข้อความที่คุณต้องการในกล่อง ข้อความ
- เลือก ตกลง
ข้อมูลเพิ่มเติม: โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล Set
Skip Record If
ตัวอย่างเช่นคุณเป็นเจ้าของร้านเสื้อผ้าและพบว่าคุณมีเสื้อยืดตัวใดตัวหนึ่งมากเกินไป แต่ไม่ได้อยู่ในขนาดที่นิยมมากที่สุด เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งใบปลิวการขายคุณจะแยกลูกค้าที่สวมใส่ขนาดที่กําหนด ใช้กฎ Skip Record If เพื่อเปรียบเทียบเนื้อหาของข้อมูลขนาดของลูกค้ากับขนาดที่คุณต้องการแยกออก
- ไปที่กฎ>การส่ง>จดหมายข้ามระเบียนถ้า
- ในรายการ ชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสาน เช่น ขนาด
- ในรายการ การเปรียบเทียบ ให้เลือกวิธีเปรียบเทียบค่าข้อมูล ตัวอย่างเช่น หากต้องการแยกลูกค้าที่ใส่ขนาดเฉพาะ ให้เลือก เท่ากับ
- ในกล่อง เปรียบเทียบกับ ให้ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ ตัวอย่างเช่น หากต้องการแยกลูกค้าที่ใส่ขนาดพิเศษเล็กเป็นพิเศษ ให้เลือก XS (ข้ามขั้นตอนนี้หากคุณเลือก ว่างเปล่า หรือไม่ ว่างเปล่า เหมือนการเปรียบเทียบ)
ข้อมูลเพิ่มเติม: โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล SkipIf