SharePoint, içerik yönetimi için ölçeklenebilir ve zengin özelliklere sahip bir deneyim sunar. Yönetmeniz gereken büyük hacimli dosyalarınız varsa, Belge Merkezi site şablonu kullanmayı göz önünde bulundurun. Bu şablon, büyük ölçekli belge yönetimi için en iyi duruma getirilmiştir. Zaman kazandırabilir ve daha verimli olmanıza yardımcı olabilir. Sürümler, belge kimlikleri, belge kümeleri, meta veri gezintisi ve içerik türleri şablona eklenir.
Belge Merkezi sitesi bu senaryoların ikisi için de kullanılabilir:
- Yazma ortamı Belge Merkezi yazma ortamında, kullanıcılar merkezi bir depoda depolanan binlerce belge veya medya varlığını oluşturur ve düzenler.
- İçerik arşivi Kullanıcılar bilgi bankası gibi bir içerik arşivinde, belgeleri depolar veya görüntüler.
Bu makalede, Belge Merkezi site şablonunun özellikleri hakkında bilgi verilmektedir.
Belge merkezi oluşturmak için bkz. Şablonları kullanarak farklı türlerde SharePoint siteleri oluşturma
Belge Merkezi sitesinde neler vardır?
Belge Merkezi site şablonu, büyük belge kümelerini oluşturmayı ve yönetmeyi daha kolay ve verimli hale getiren özellikler içerir. Çoğu durumda, site sahibi bu özelliklerin her birini ayrı ayrı ekleyebilir. Belge Merkezi site şablonu, önerilen belge yönetimi özelliklerini otomatik olarak etkinleştirir. Aşağıdaki bölümlerde bu özellikler kısaca açıklanmaktadır.
Belge Merkezi sitesini bir yazma ortamı veya içerik arşivi olarak kullanabilirsiniz. Yazma ortamında kullanıcılar dosyaları sık sık iade edip kullanıma alır ve bu dosyalar için klasör yapıları oluşturur. Sürüm oluşturma etkinleştirilir ve her belgenin önceki sürümleri korunur. Buna ek olarak, iş akışları belgenin yaşam döngüsünü denetleyebilir.
Buna karşılık içerik arşivinde çok az yazma işlemi yapılır. Kullanıcılar yalnızca belgeleri görüntüler ve karşıya yükler. Belge Merkezi site şablonu, bilgi bankasıbilgi bankası archives adlı bir içerik arşivi türü oluşturmayı destekler. Normalde, bilgi tabanları belgelerin tek sürümlerini içerir ve bir site milyonlarca dosyaya ölçeklendirilebilir. Büyük bir kuruluşun teknik destek merkezi gibi örnek bir senaryoda binlerce kişi öncelikle okuma amaçlı olarak içeriğe erişebilir. Yalnızca bazıları siteye yeni içerik yükler.
Aşağıdaki öğelerde, Belge Merkezi sitesine ekleyebileceğiniz bazı SharePoint özellikleri açıklanmaktadır. Bu özelliklere ek olarak, bazı kuruluşlar Belge Merkezi'nin görünümünü ve gezintisini de özelleştirir. Bazıları özel Web Bölümleri ekler.
Meta veri gezintisi
Yönetilen meta veriler, SharePoint'teki belgelere belirli terimleri atayan bir sistemdir. Daha sonra, belgeleri sınıflandırmak için bu terimleri kullanabilirsiniz. Ayrıca, kullanıcıların istediklerini çabucak bulmalarına yardımcı olabilecek güçlü bir gezinti aracı oluşturmak için meta verileri de kullanabilirsiniz.
Örneğin, şirketinizin, ürünlerle ilgili sorunları gidermeye yardımcı olan makaleler içeren bir bilgi bankası olduğunu varsayalım. Kullanıcıların bilgileri ürüne, sorun türüne veya diğer özelliklere göre filtrelemesine olanak tanıyan meta veri terimleri oluşturabilirsiniz.
Belge Kimlikleri
Belge Merkezi sitesinde, her içerik parçası, URL bağlantısı gibi belgenin konumuyla ilgisi olmayan benzersiz bir kimlik alır. Bu, belgeyi taşıdığınızda veya yeniden adlandırdığınızda kimliğin aynı kalacağı anlamına gelir. Belge için kalıcı bir bağlantı oluşturmak ve bozuk bağlantıları en aza indirmek için kimliği kullanabilirsiniz.
Sürümler
Sürümler, Belge Merkezi sitesinde otomatik olarak etkinleştirilir. Bu, otomatik olarak bir dosyanın tüm farklı sürümlerinin geçmişine sahip olduğunuz anlamına gelir. Örneğin bir belge gözden geçirme sürecinde, gözden geçirme döngüsü sırasında girilen tüm güncelleştirmelerin kaydına sahipsiniz demektir. Güncelleştirmeleri izleyebilir, yanıtlayanlarla iletişim kurabilir vb. Ayrıca, bir makalenin geçerli sürümüyle ilgili bir sorun ortaya çıkarsa, bilinen son iyi sürüme hızlı bir şekilde geri dönebilirsiniz.
İçerik türleri
İçerik türü, belirli bir içerik türüyle birlikte içerik için bir grup ayardır. Birisi tanımlı içerik türünde bir belge oluşturduğunda, bu içerik türünün tüm uygun ayarlarını otomatik olarak alır. Belge Merkezi'nde farklı türde belgeler, videolar, şablonlar gibi çeşitli içerik türleri koleksiyonu bulunabilir.
İçerik Düzenleyicisi
İçerik Düzenleyicisi Belge Merkezi sitesine otomatik olarak eklenmez, ancak birçok kullanıcı ekler. İçerik Düzenleyicisi, öğelerin genel düzenini ve yapısını yönetmenize olanak tanıyan bir SharePoint özelliğidir. İçerik Düzenleyicisi, meta verileri veya içerik türlerini kullanarak belgeleri ve diğer öğeleri otomatik olarak belirli konumlara yönlendirebilir. Örneğin, bir bilgi bankası İçerik Düzenleyicisi'nin tüm yeni gönderimleri otomatik olarak belirli bir ürünün makalelerini toplayan özel bir kitaplığa yönlendirmesini sağlayabilirsiniz.