Başka bir kişi zaten kendi Office sürümünde dosya üzerinde çalışıyorsa, paylaşılan konumdan açtığınız belge, çalışma kitabı veya sunuda değişiklik yapamazsınız. Son kaydedilen sürümü görüntüleyebilirsiniz, ancak diğer kişi dosyayı kapatana kadar dosyayı düzenleyemezsiniz. Bu, iki veya daha fazla kişinin dosyada çakışan değişiklikler yapmasını, örneğin bir kişinin sildiği bir metne diğerinin açıklama eklemesini önler.
Dosyada hemen değişiklikler yapmanız gerekiyorsa, dosyanın yeni bir kopyasını oluşturmak için Dosya > Farklı Kaydet'i kullanabilir ve değişikliklerinizi kendi kopyanızda yapabilirsiniz. Sonra da, diğer kişilerin kendi kopyalarında yaptıkları değişikliklerle kendi değişikliklerinizi uyumlu hale getirmeniz gerekir.
Paylaşılan dosyayı herkesin ücretsiz Office Online uygulamalarından birinde açması durumunda, dosya üzerinde aynı anda birden çok kişi çalışabilir çünkü söz konusu uygulamalar tüm kullanıcıların değişikliklerini gerçek zamanlı olarak anında birleştirir. Office Online hakkında daha fazla bilgi edinin.