Excel'den Vardiyalar'a zamanlama içeri aktarma
Applies To
Teams Microsoft TeamsBu makale ön cephe yöneticileri için geçerlidir.
Zamanlamalarınızı Vardiyalar'a getirmek için bir Excel çalışma kitabı kullanabilirsiniz. Zamanlamanızı Excel'den Vardiyalar'a aktarmak, özellikle büyük bir ekibi yönetiyorsanız ekibinizin daha hızlı ayarlanmasına yardımcı olabilir.
Bu makalede
1. Adım: Excel şablonunu indirme
2. Adım: Excel'de zamanlamanızı doldurma
3. Adım: Excel dosyanızı karşıya yükleme
Genel bakış
Excel içeri aktarma işlemi aşağıdaki eylemleri gerçekleştirebilir; aksi takdirde Vardiyalar'da el ile yaparsınız:
-
Ekibinizin her üyesi için vardiyalar ve izinler atayın.
-
Açık vardiyalar ekleyin.
-
Vardiyaları gruba göre düzenleyin.
-
Gruplara ekip üyeleri ekleyin.
-
Günün notlarını ekleyin.
Bir zamanlamayı el ile doldurmayı tercih ediyorsanız bkz. Vardiyalar'da ekip zamanlaması oluşturma ve Vardiyalar'da zamanlamaya vardiya ekleme.
Notlar:
-
Excel içeri aktarma, vardiyalar, izin ve açık vardiyalar gibi zamanlama bilgileri eklemenize olanak tanır. Vardiyalar'da zaten var olan zamanlama bilgilerini düzenlemek veya silmek, Excel içeri aktarma işlemiyle mümkün değildir.
-
Vardiyalar ayarlarında açık vardiyaları devre dışı bırakdıysanız veya Vardiyalara grup ekleme izniniz yoksa, Excel içeri aktarma işlemiyle açık vardiyalar ekleyemez veya vardiyaları gruplara göre düzenleyemezsiniz.
-
Geçerli tarihten iki yıldan uzun bir zamanlamayı içeri aktaramazsınız.
İlk olarak, zamanlama bilgilerinizi bir Excel çalışma kitabına girersiniz ve sonra çalışma kitabını karşıya yükleyerek Shifts'e aktarırsınız. Vardiyalar, zamanlama bilgilerinizi girmek için indirip kullanabileceğiniz bir Excel şablonu içerir.
Şablonu temel alan yeni bir dosya oluşturabilir veya zamanlama bilgilerinizi doğrudan bu dosyaya ekleyebilirsiniz. Şablonu kullanıyorsanız, dosyayı karşıya yüklemeden önce içindeki örnek verileri sildiğinizden emin olun.
Önemli: Cihazınızda ayarlanan dilin ve Excel'deki sayı biçiminin aynı bölgeye ayarlandığından emin olun. Bu, Teams'deki tarih biçimlerinizin Excel'e girdiğiniz biçimlerle eşleşmesini sağlar. Teams, cihazınızın dil, tarih ve saat ayarlarıyla aynı tarih ve saat biçimini yansıtır. Örneğin, cihazınız ve Excel İngilizce (Birleşik Devletler) olarak ayarlandıysa, 11.08.2024 excel tarih biçimi Teams'de 8 Kasım 2024'i doğru şekilde temsil eder. Cihazınız İngilizce (Birleşik Krallık) ve Excel İngilizce (Birleşik Devletler) olarak ayarlandıysa, 11.08.2024 excel tarih biçimi Teams'de 11 Ağustos 2024 olarak yorumlanır.
1. Adım: Excel şablonunu indirme
-
Vardiyalar masaüstü veya web'de, zamanlamanın sağ üst kısmındaki Zamanlamayı içeri aktarma > Diğer seçenekler'e gidin.
-
Zamanlamayı içeri aktar sayfasında, Şablonu indir bağlantısını seçerek Excel şablonunu indirin.
Varsayılan olarak, dosya bilgisayarınızdaki İndirilenler klasörüne şu adla kaydedilir: ImportScheduleTemplate_<ekip kimliği>.xlsx.
2. Adım: Excel'de zamanlamanızı doldurma
-
Zamanlama bilgilerinizi ekleme hakkında ayrıntılı bilgi için şablondaki yönergeleri okuyun ve bu makalenin Excel şablonu bölümüne bakın.
-
Excel'de zamanlamanızı doldurun.
3. Adım: Excel dosyanızı karşıya yükleme
-
Zamanlama bilgilerinizi ekledikten sonra Shifts'e aktarmaya hazır olursunuz. Zamanlamayı içeri aktar sayfasında Karşıya Yükle'yi seçin.
-
Excel dosyasını karşıya yükle iletişim kutusunda Dosyayı karşıya yükle'yi seçin. Excel çalışma kitabınızı kaydettiğiniz yere gidin ve Aç'ı seçin.
-
Dosyanızı karşıya yükledikten sonra karşıya yükleme durumunu ve ayrıntıları İçeri aktarma geçmişi tablosundan de kontrol edebilirsiniz. Durum sütununda aşağıdaki durumlardan birini görürsünüz:
-
İçeri aktarıldı , zamanlamanızın başarıyla içeri aktarıldığını ve artık Vardiyalar takviminizde görüntülendiğini gösterir.
-
Hata , zamanlamanızda hatalar olduğunu ve içeri aktarılmadığını veya kısmen içeri aktarıldığını gösterir. Zamanlamanız kısmen içeri aktarıldıysa Durum sütununda Raporu indir bağlantısını görürsünüz. İçeri aktarma hatalarını görüntülemeyi ve düzeltmeyi öğrenin.
Önemli: Tabloda, son 30 gün içinde ekibinizden yapılan son 10 karşıya yüklemenin durumu gösterilir. Sizin ve ekibinizdeki diğer ön cephe yöneticilerinin karşıya yüklemelerini görebilirsiniz. Ekibinizdeki birden çok ön cephe yöneticisi zamanlamaları Vardiyalar'a aktarıyorsa, yüklemeniz tablodan kaldırılmadan önce durumunu kontrol edin.
-
Notlar:
-
Tek bir Excel dosyası en fazla 30.000 zamanlama varlığını, her varlığın 10.000'ini (vardiyalar, açık vardiyalar ve izin) destekler. Daha fazla öğe içeri aktarmanız gerekiyorsa başka bir dosya oluşturun.
-
24 saatten uzun bir izin zamanlayabilirsiniz. Ancak, 24 saatten uzun vardiyalar ve açık vardiyalar desteklenmez.
İçeri aktarma hatalarını görüntüleme ve düzeltme
excel dosyanızı içeri aktardığınızda İçeri aktarma geçmişi tablosunda Hata durumu görünüyorsa, içeri aktarma hatalarını görüntülemek ve düzeltmek için bu adımları izleyin.
-
Excel hata dosyasını indirmek için Durum sütununda Raporu indir'i seçin.
Varsayılan olarak, dosya bilgisayarınızdaki İndirilenler klasörüne şu adla kaydedilir: ImportScheduleErrors_<ekip kimliği>.xls. -
Dosyayı açın ve Hatalar çalışma sayfasına gidin. Her satır bir hatanın konumunu ve düzeltilmesi gerekenleri gösterir.
-
Vardiyalar, Açık Vardiyalar veya kapalı zaman çalışma sayfasına gidin ve hataları düzeltin. Hata konumları kırmızı renkle vurgulanır.
Bu örnekte vardiya 24 saatten uzundur. Hatayı düzeltmek için vardiya başlangıç veya bitiş tarihini değiştirin. -
Hataları düzeltmeyi bitirdiğinizde dosyayı kaydedin ve sonra yeniden Shifts'e aktarın.
Excel şablonu
Zamanlamanızı Excel'e yerleştirmenize yardımcı olması için Excel şablonunu kullanın. Şablon aşağıdaki çalışma sayfalarını içerir:
-
Yönergeler: Zamanlama bilgilerinizi girme yönergeleri.
-
Vardiyalar, Zaman kapalı ve Açık Vardiyalar: Vardiyalar, izin ve açık vardiyalar eklemek için.
-
Gün Notları: Belirli bir güne karşılık gelen notları girmek için.
-
Üyeler: Ekibinizdeki vardiyaları atayabileceğiniz kişilerin salt okunur listesi.
Ayrıca Shifts, Time Off, Open Shifts ve Day Notes çalışma sayfalarında açıklanan yapıyı kullanarak kendi Excel çalışma kitabınızı da oluşturabilirsiniz.
Önemli:
-
Çalışma sayfalarındaki sütunların sırasını kaldıramaz veya değiştiremezsiniz. Aksi takdirde, dosyayı karşıya yüklerken hata alırsınız.
-
Gerekli sütunlar her çalışma sayfasında kalın olarak işaretlenir ve boş olamaz.
Vardiyalar çalışma sayfası
Vardiyalar çalışma sayfasında, her vardiya 12 sütunlu bir satır olarak görünür. Sütunlar ve bunların nasıl kullanılacağıyla ilgili ayrıntılar aşağıdadır.
Sütun |
Özellik |
Tür |
Açıklama |
Giriş |
Örnek |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Üye |
İsteğe bağlı |
Vardiyaya atanan ekip üyesinin adı. |
Ekip üyesinin adını girin. |
Martin Fitzgerald |
|
B |
İş Email |
Gerekli |
Ekip üyesinin adresini Email. |
Ekip üyesinin e-posta adresini girin. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
C |
Grup (Group) |
Gerekli |
Ekip üyesinin ait olduğu zamanlama grubu. |
Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. Yeni veya var olan bir grup ekleyebilirsiniz. |
Deri ürünler |
|
D |
Başlangıç Tarihi |
Gerekli |
Vardiyanın başladığı tarih. |
Biçim: aa/gg/yyyy dd/aa/yyyy |
13.08.2024 13/08/2024 |
|
E |
Başlangıç Saati |
Gerekli |
Vardiyanın başladığı saat. |
Biçim: 12 saat 24 saat |
08:30 08:30 8:30 |
|
C |
Bitiş Tarihi |
Gerekli |
Vardiyanın sona erdiği tarih. |
Biçim: aa/gg/yyyy dd/aa/yyyy |
13.08.2024 13/08/2024 |
|
G |
Bitiş Saati |
Gerekli |
Vardiyanın sona erdiği zaman. |
Biçim: 12 saat 24 saat |
15:45 15:45 15:45 |
|
H |
Tema Rengi |
İsteğe bağlı |
Vardiyayı kategorilere ayırmak için renk. |
Aşağıdaki seçeneklerden birini girin: 1. Beyaz 2. Mavi 3. Yeşil 4. Mor 5. Pembe 6. Sarı 7. Gri 8. Mavi 9. Koyu Yeşil 10. KoyuPurple 11. KoyuPink 12. Koyu Renkli |
2. Mavi |
|
I |
Özel Etiket |
İsteğe bağlı |
Vardiyayı özelleştirmek için etiket. |
Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 23 karakter. |
Küçük deri ürünler |
|
J |
Ödenmemiş Kesme (dakika) |
İsteğe bağlı |
Vardiya sonunun dakika cinsinden süresi. |
Vardiya süresinden daha kısa bir sayı (dakika cinsinden) girin. |
45 |
|
K |
Notlar |
İsteğe bağlı |
Ekip üyeleri için bu belirli vardiyayla ilgili notlar. |
Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 500 karakter. |
Mağazamıza teslim edilecek öğeleri istemek için yeni sistemimizi kullanın. |
|
L |
Paylaşılan |
Gerekli |
Bilgiler içeri aktarıldıktan hemen sonra vardiyayı ekiple paylaşma seçeneği. |
Paylaşılan veya Paylaşılmayan'ı seçin. Paylaşmamayı seçerseniz, Vardiyalar'daki Ekiple paylaş seçeneğini kullanarak içeri aktarıldıktan sonra vardiyayı paylaşabilirsiniz. |
Paylaşılmıyor |
çalışma sayfası için izin
kapalı zaman çalışma sayfasında, her izin öğesi 11 sütunlu bir satır olarak görünür. Sütunlar ve bunların nasıl kullanılacağıyla ilgili ayrıntılar aşağıdadır.
Sütun |
Özellik |
Tür |
Açıklama |
Giriş |
Örnek |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Üye |
İsteğe bağlı |
zaman izinli olan ekip üyesinin adı. |
Ekip üyesinin adını girin. |
Martin Fitzgerald |
|
B |
İş Email |
Gerekli |
Ekip üyesinin adresini Email. |
Ekip üyesinin e-posta adresini girin. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
C |
Başlangıç Tarihi |
Gerekli |
zaman aşımının başladığı tarih. |
Biçim: aa/gg/yyyy dd/aa/yyyy |
13.08.2024 13/08/2024 |
|
D |
Başlangıç Saati |
Gerekli |
izin zamanının başladığı zaman. |
Biçim: 12 saat 24 saat |
12:00 12:00 00:00 |
|
E |
Bitiş Tarihi |
Gerekli |
izin süresinin sona erdiği tarih. |
Biçim: aa/gg/yyyy dd/aa/yyyy |
20.08.2024 20/08/2024 |
|
C |
Bitiş Saati |
Gerekli |
izin süresinin sona erdiği zaman. |
Biçim: 12 saat 24 saat |
12:00 12:00 00:00 |
|
G |
zaman aşımı nedeni |
Gerekli |
zaman izinlerini haklı gösteren sebep. |
Ekibiniz için Vardiyalar ayarlarında kullanılabilen izin nedenleri listesinden bir izin nedeni girin. |
Tatil |
|
H |
Tema Rengi |
İsteğe bağlı |
izin süresini kategorilere ayırmak için renk. |
Aşağıdaki seçeneklerden birini girin: 1. Beyaz 2. Mavi 3. Yeşil 4. Mor 5. Pembe 6. Sarı 7. Gri 8. Mavi 9. Koyu Yeşil 10. KoyuPurple 11. KoyuPink 12. Koyu Renkli |
7. Gri |
|
I |
Notlar |
İsteğe bağlı |
Ekip üyesine izinleriyle ilgili notlar. |
Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 500 karakter. |
Tatillerinizin keyfini çıkarın. |
|
J |
Paylaşılan |
Gerekli |
Bilgiler içeri aktarılır aktarıldıktan hemen sonra takım üyesiyle izin paylaşma seçeneği. |
Paylaşılan veya Paylaşılmayan'ı seçin. Paylaşmamayı seçerseniz, Vardiyalar'daki Ekiple paylaş seçeneğini kullanarak içeri aktarıldıktan sonra vardiyayı paylaşabilirsiniz. |
Paylaşılan |
Vardiyalar çalışma sayfasını açma
Vardiyaları Aç çalışma sayfasında, her açık vardiya 11 sütunlu bir satır olarak görünür. Sütunlar ve bunların nasıl kullanılacağıyla ilgili ayrıntılar aşağıdadır.
Sütun |
Özellik |
Tür |
Açıklama |
Giriş |
Örnek |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Grup (Group) |
Gerekli |
Açık vardiyanın istenebileceği zamanlama grubu. |
Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. Yeni veya var olan bir grup ekleyebilirsiniz. |
Deri ürünler |
|
B |
Başlangıç Tarihi |
Gerekli |
Açık vardiyanın başlatıldığı tarih. |
Biçim: aa/gg/yyyy dd/aa/yyyy |
13.08.2024 13/08/2024 |
|
C |
Başlangıç Saati |
Gerekli |
Açık vardiyanın başladığı saat. |
Biçim: 12 saat 24 saat |
08:30 08:30 8:30 |
|
D |
Bitiş Tarihi |
Gerekli |
Açık vardiyanın sona erdiği tarih. |
Biçim: aa/gg/yyyy dd/aa/yyyy |
13.08.2024 13/08/2024 |
|
E |
Bitiş Saati |
Gerekli |
Açık vardiyanın sona erdiği zaman. |
Biçim: 12 saat 24 saat |
15:45 15:45 15:45 |
|
C |
Açık Yuvalar |
Gerekli |
Grup üyelerinin isteğinde bulunabilecek açık vardiya sayısı. |
1 ile 255 arasına bir sayı girin. |
2 |
|
G |
Tema Rengi |
İsteğe bağlı |
Açık vardiyayı kategorilere ayırmak için renk. |
Aşağıdaki seçeneklerden birini girin: 1. Beyaz 2. Mavi 3. Yeşil 4. Mor 5. Pembe 6. Sarı 7. Gri 8. Mavi 9. Koyu Yeşil 10. KoyuPurple 11. KoyuPink 12. Koyu Renkli |
6. Sarı |
|
H |
Özel Etiket |
İsteğe bağlı |
Açık vardiyayı özelleştirmek için etiket. |
Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 23 karakter. |
Küçük deri ürünler |
|
I |
Ödenmemiş Kesme (dakika) |
İsteğe bağlı |
Vardiya sonunun dakika cinsinden süresi. |
Vardiya süresinden daha kısa bir sayı (dakika cinsinden) girin. |
45 |
|
J |
Notlar |
İsteğe bağlı |
Ekip üyeleri için bu özel açık vardiyayla ilgili notlar. |
Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 500 karakter. |
Mağazamıza teslim edilecek öğeleri istemek için yeni sistemimizi kullanın. |
|
K |
Paylaşılan |
Gerekli |
Bilgiler içeri aktarıldığında vardiyayı ekip üyesiyle paylaşma seçeneği. |
Paylaşılan veya Paylaşılmayan'ı seçin. Paylaşmamayı seçerseniz, Vardiyalar'daki Ekiple paylaş seçeneğini kullanarak içeri aktarıldıktan sonra vardiyayı paylaşabilirsiniz. |
Paylaşılmıyor |
Gün Notları çalışma sayfası
Her gün için bir not ekleyebilirsiniz.
Sütun |
Özellik |
Tür |
Açıklama |
Giriş |
Örnek |
---|---|---|---|---|---|
A |
Tarih |
Gerekli |
Notu zamanlamada görünmesini istediğiniz tarih. |
Biçim: aa/gg/yyyy dd/aa/yyyy |
13.08.2024 13/08/2024 |
B |
Not |
Gerekli |
Ekibinize ileti gönderin. |
Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 500 karakter. |
Yerinde eğitim |
Vardiyalar'da, notlar zamanlamanın en üstünde, tarihin altında görünür.