Microsoft Office InfoPath, veri girişi ve koleksiyon için form şablonları oluşturmanıza olanak tanır. Microsoft Office Excel 2007 kullanıcıların verileri hesaplamasını, grafiğini ve çözümlemesini mümkün kılar. Bu programların ve XML 'in her ikisini de kullanarak, bir şirketteki varlıkları izlemek için kolay ancak etkili, kod içermeyen bir iş çözümü oluşturabilirsiniz.
Bu makalede
Varlık Izleyici çözümü oluşturmaya giriş
InfoPath ve Excel arasında XML verileri alışverişi yapabilirsiniz. InfoPath dışarı aktarma komutu form verilerini Excel 'e göndermenin basit ve kolay bir yoludur, ancak daha fazla esneklik sağlayan bir başka yaklaşım daha vardır. Excel 'de InfoPath XML şema dosyasını (. xsd) açıkça eşleyerek ve InfoPath form dosyalarını (. xml) Excel 'e aktararak, verilerinizin düzenini özelleştirebilir ve Excel 'de özellikleri kullanarak verilerinizi daha verimli şekilde yönetmenizi ve çözümlemenize yardımcı olur.
Bu makalede, InfoPath, XML ve Excel 'i birlikte nasıl kullanabileceğinizi göstermek için InfoPath varlık Izleyicisi örnek form şablonunu kullanacağız. Kuruluşunuzun her bir yılın iş ofisi içindeki kıymetleri envanterde olduğunu varsayın. Ardından bir Excel raporu, gelecek yıl için ekipman bütçesini tahsis etmeye karar vermeye yardımcı olur. Aşağıdaki diyagram, bölümünüzdeki varlık verilerini nasıl toplayabileceğiniz, izleyebileceğiniz ve bildirebileceğiniz bir genel bakış.
1. varlık Izleyici form şablonu oluşturulur.
2. şema dosyası bir Excel tablosuyla eşleştirilir ve Tablo düzeni özelleştirilir.
3. boş bir PivotTable ve PivotChart özet raporu oluşturulur.
4. varlık Izleyici formu kullanıcılardan verileri toplamada kullanılır.
5. tüm form verileri Excel tablosuna aktarılır ve PivotTable ve PivotChart raporları yenilenir.
Bu çözüm aşağıdaki kullanıcı rollerini ve ürünlerini içerir:
|
Yazılım gereksinimleri |
|||
|
Roller |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
|
Çözüm Tasarımcısı |
|
|
|
|
Karar veren |
|
|
|
|
Çalışanlar |
|
|
|
Adım 1: varlık Izleyici form şablonunu özelleştirme
InfoPath 'e dahil edilen varlık Izleyici form şablonu, çalışan ofisi, çalışanın ait olduğu departman, kategori kategorileri ve her bir kıymetle ilgili ayrıntılar hakkında bilgi toplamanıza imkan verir. Bu çözümde, form Tasarımcısı, form şablonunu Office Outlook 2007 kullanarak karar veren e-posta hesabına gönderir.
Görev 1: varlık Izleyici form şablonunu açma ve özelleştirme
Form şablonunu e-posta alıcıları listesine yayımlayamadığınızdan bağlantılı görüntüler içeren bir zengin metin kutusu denetimi varsa, varlık Izleyicisi örnek şablon formunda küçük bir değişiklik yapmanız gerekir.
-
Dosya menüsünde form şablonu Tasarla'ya tıklayın.
-
Form şablonu Tasarla iletişim kutusunda, form şablonu aç'ın altında örneği Özelleştir'i tıklatın.
-
Başlarken Iletişim kutusunda örnek varlık İzleyicisi'Ne tıklayın ve ardından form görevleri'nin altında Bu formu Tasarla'ya tıklayın.
-
Assetnotlar denetimini sağ tıklatın, zengin metin kutusu özellikleri 'Nin üzerine gelin, görüntü sekmesini tıklatın ve kullanılabilir biçimlendirme'nin altında, bağlantılı görüntüler onay kutusunu temizleyin.
Görev 2: gönderme seçeneklerini tanımlama
Sonraki görev, çalışanların benzersiz bir adlandırılmış form dosyasını (. xml) eklenmiş dosya olarak karar veren bir e-posta hesabına gönderebilecekleri gönderme seçeneklerini tanımlamaktır.
-
Araçlar menüsünde gönderme seçenekleri'ne tıklayın.
-
Gönderme seçenekleri iletişim kutusunda, kullanıcıların bu formu göndermesine izin ver kutusunu seçin.
-
Form verilerini tek bir hedefe gönder'e tıklayın ve sonra listede e-posta' ı tıklatın.
-
Ekle'ye tıklayın.
Veri bağlantı Sihirbazı görüntülenir.
-
Kime kutusuna, gönderilen tüm formları alacak karar veren kullanıcı adını yazın.
-
Benzersiz bir konu satırı belirtmek için Konu kutusunda:
-
Formül
-
Aşağıdaki formülü yazın:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Formülü doğrula'ya tıklayın ve ardından Iki kez Tamam 'a tıklayın.
-
Giriş kutusuna uygun bir ileti yazın veya bu çözüm için önemli yönergeler ekleyin.
-
İleri'ye tıklayın.
-
Sihirbazın bir sonraki sayfasında, form verilerini ek olarak gönder'e tıklayın ve sonra da kullanıcıların formu açmasını sağlamak Için form şablonunu Ekle 'yi seçin.
Bu, çalışanların ağ konumundan erişmeyeceğinden çalışanların form şablonu dosyasına (. xsn) erişmesini sağlamaya yardımcı olur.
-
Ek adı kutusunda her form dosyası (. xml) için benzersiz bir dosya adı belirtmek için:
-
Formül
-
Konu satırı ile aynı formülü yazın:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Formülü doğrula'ya tıklayın ve ardından Iki kez Tamam 'a tıklayın.
-
İleri'ye tıklayın.
-
Sihirbazın bir sonraki sayfasında, Bu veri bağlantısı için bir ad girin kutusuna bu veri gönderme bağlantısı için açıklayıcı bir ad yazın.
-
Özet bölümünde bilgilerin doğru olduğundan emin olun ve sonra da bitti'ye tıklayın.
-
Bu formu, karar veren ve tüm çalışanlara erişilebilen ortak bir ağ klasörüne kaydedin.
Adım 2: Excel 'de şema dosyasını eşleyin ve tablo düzenini özelleştirin
InfoPath ile Excel arasında bağlantıyı kurma üç görev gerektirir: varlık Izleyici form şablonunun şema dosyasını ayıklama, bu şema dosyasını Excel 'de eşleme ve Excel tablosunun tüm içeri aktarılan XML 'yi içerecek varsayılan düzenini özelleştirme Form veri dosyaları.
Görev 1: şema dosyasını InfoPath 'ten çıkarma
-
InfoPath 'te varlık Izleyici formu şablon dosyasını açın.
-
Araçlar menüsünde Bu formu Tasarla'yı tıklatın.
-
Dosya menüsünde kaynak dosyası olarak kaydet'e tıklayın.
-
Klasöre Gözat iletişim kutusunda, şema dosyasını depolamak istediğiniz klasörü seçin veya yeni bir klasör oluşturun.
Tüm kaynak dosyaların kaydedildiği klasörün konumunu ve bu örnekte şema dosyasının adını (Bu örnekte, XML verilerinin şema tanımını içeren MySchema. xsd) not alın.
Görev 2: Excel 'de InfoPath şema dosyasını eşleştirme
-
Yeni bir Excel dosyası oluşturun ve karar veren tarafından erişilebilen bir konuma kaydedin.
-
Excel 'de Geliştirici sekmesi görünmüyorsa aşağıdakileri yapın:
-
Microsoft Office Düğmesi'ne
-
Popüler kategoride, Excel 'Le çalışmak için üst seçenekler'In altında, Şeritte Geliştirici sekmesini göster iletişim kutusunu seçin ve Tamam'ı tıklatın.
Not: Şerit, Microsoft Office Fluent kullanıcı arabiriminin bir bileşenidir.
-
-
Geliştirici sekmesinin XML grubunda Kaynak'a tıklayın.
XML kaynağı görev bölmesi görüntülenir.
-
XML eşlemeleri'ne tıklayın ve XML eşlemeleri iletişim kutusunda Ekle'ye tıklayın.
-
Windows Vista çalıştıran bir bilgisayarda
-
Adres çubuğunda, bölümün 2 adımında oluşturduğunuz MySchema. xsd dosyasını içeren sürücüyü veya klasörü tıklatın, Görev 1: şema dosyasını InfoPath 'ten ayıklayın.
Microsoft Windows XP çalıştıran bir bilgisayarda
-
Konum listesinde, bölümün 2 adımında oluşturduğunuz MySchema. xsd dosyasını içeren sürücüyü veya klasörü tıklatın, Görev 1: şema dosyasını InfoPath 'ten ayıklayın.
-
-
Dosyayı tıklatın ve sonra Aç'ı tıklatın.
-
Birden çok kök iletişim kutusu göründüğünde MySchema. xsd dosyasında tanımlanan assettracking kök düğümünü ve ardından Tamam'ı tıklatın.
XML eşlemesi XML kaynağı görev bölmesinde görüntülenir.
-
Yinelenen bir XML öğesi olan ns1: varlık düğümü öğesini Excel tablosunun görünmesini istediğiniz çalışma sayfası konumuna sürükleyin.
Görev 3: Excel tablosunun düzenini özelleştirme
Varsayılan olarak Excel, XML öğe adlarını tablo için sütun başlıkları olarak kullanır. Ancak, sütun başlığı hücrelerini düzenleyerek sütun başlıklarını değiştirebilirsiniz.
-
Varsayılan sütun başlıklarını değiştirmek için, Excel tablosunu seçili durumda bırakın, aşağıdaki dize önekini bulun, ns1: varlıkyapın ve kaldırın. Örneğin, ns1: omktolarak değiştirirsiniz.
-
Sütun genişliğini ayarlamak için Tümünü Seç düğmesini tıklatın ve sonra herhangi bir sütun başlığı sınırını çift tıklatın.
Adım 3: PivotTable ve PivotChart özet raporu oluşturma
Karar mekanizmaları özet verileri çözümlemek, araştırmak ve görselleştirmek için PivotTable ve PivotChart raporlarını kullanır. Bu senaryoda kullanmak istediğiniz PivotTable ve PivotChart raporlarını ayarlarken, daha sonra tamamlanmış verilerle raporu çalıştırmak için bir karar veren basit bir işlem olacaktır.
-
Excel tablosundaki bir hücreyi seçin.
-
Ekle sekmesinin Tablolar grubunda PivotTable'ı ve ardından PivotTable'ı tıklatın.
Excel, PivotTable Oluştur iletişim kutusunu görüntüler.
-
PivotTable raporunu yeni bir çalışma sayfasına a1 hücresinden başlayarak yerleştirmek için, Yeni çalışma sayfası'nı ve ardından Tamam'ı tıklatın.
Excel belirtilen konuma boş bir PivotTable raporu ekler ve PivotTable alan listesi 'ni görüntüleyerek alanlar ekleyebilir, düzen oluşturabilir ve PivotTable raporunu özelleştirebilirsiniz.
-
Verilerin çapraz tablolu raporunu oluşturmak için, kimlik alanını değerler alanına, Departman alanı sütun etiketleri alanına, Kategori alanı ise satır etiketleri alanına ve atanan alanını rapor filtresi alanına sürükleyin.
-
Özet Tablo raporunu tıklatın.
-
Ekle sekmesinin grafikler grubunda çubuk grafik türüne tıklayın.
-
2-b çubukaltında, kümelenmiş çubuk'u seçin.
-
PivotChart raporunun boyutunu ve konumunu tercihlerinize ayarlayın.
Adım 4: kullanıcılardan varlık bilgilerini toplayabilirsiniz
Artık, form şablonu tüm çalışanların doldurulmaya hazır olduğundan, formu yayımlamanız ve her çalışana göndermeniz gerekir. Her çalışan tamamlanmış formu gönderdiğinde, bir e-posta iletisinde karar veren e-posta hesabına eklenen bir XML veri dosyası (. xml) olarak gönderilir. Karar veren, tüm iletileri Outlook 'ta adanmış bir InfoPath klasörüne taşıyabilir. Bu senaryoda, tüm kullanıcıların formları tamamlaması için belirli bir zaman aralığı atamanız önerilir; böylece, veri toplama son tarihine ulaşıldığında karar veren tüm tamamlanmış formlarla birlikte raporu çalıştırabilir.
-
InfoPath 'te, adım 1 ' de kaydettiğiniz form şablonunu (. xsn) açın : varlık izleyici örnek form şablonunu tasarlama
-
Araçlar menüsünde Bu formu Tasarla'yı tıklatın.
-
Dosya menüsünde Yayımla'ya tıklayın.
-
Yayımlama sihirbazında, e-posta alıcılarının listesinetıklayın ve İleri'ye tıklayın.
-
Sihirbazın bir sonraki sayfasında, form şablonu adı kutusuna form şablonu için bir ad yazın ve İleri'ye tıklayın. Form şablonu adı, e-posta iletinizin alıcılarına gönderilen iletinin konu başlığında görüntülenecektir.
-
İsteğe bağlı olarak, sihirbazın bir sonraki sayfasında e-posta iletilerinizi düzenlemenize yardımcı olması için Outlook klasörlerinizde görünecek sütunlar oluşturabilirsiniz.
-
İleri'ye tıklayın.
-
Yayımla'ya tıklayın.
-
Yayımlama Sihirbazı form şablonunu yayımlamayı bitirdikten sonra, forma sahip bir e-posta iletisi açılır.
-
İletiyi doldurun, çalışan adlarını yazın veya bir dağıtım listesi kullanın ve iletiyi gönderin.
Outlook 'ta, karar veren tüm gönderilen XML formlarını iki yoldan biriyle düzenleyebilir:
-
İlk kez açıldığında InfoPath form klasörleri ileti kutusu görüntülenirse, Form klasörü oluştur'u tıklatın.
-
Outlook 'ta ilgili tüm InfoPath formlarını InfoPath klasörüne taşımak için bir kural oluşturun.
Daha fazla bilgi için, kuralları kullanarak Iletileri yönetmekonusuna bakın.
Adım 5: formları Excel 'e aktarma
Daha önce 2 ve 3 Excel çalışma kitabını oluşturduğunuz için, karar veren 'in form verilerini dışarı aktarma ve gözden geçirmeleri basit bir önemi vardır. Karar veren, XML dosyalarını (. xml) Outlook 'tan dışarı aktarmak, form dosyalarını (. xml) tüm Excel çalışma kitabına aktarmanız ve sonra da verileri yenilemeniz yeterlidir.
Görev 1: Outlook 'tan Windows klasörüne formları dışarı aktarma
-
Outlook 'ta, çalışanlardan aldığınız tüm formların bulunduğu klasörü seçin ve ardından CTRL + A tuşlarına basarak tüm form e-posta iletilerini seçin.
-
Seçime sağ tıklayın, InfoPath eylemleriüzerine gelin ve formları dışarı aktar'a tıklayın.
-
Formları dışarı aktar iletişim kutusunda bir klasör seçin ve Tamam'a basın.
Görev 2: formları Excel 'e aktarma
-
Adım 2 ' de oluşturduğunuz Excel çalışma kitabında, şema dosyasını eşleyin ve Excel 'de tablo düzenini özelleştirin, Excel tablosundaki eşlenmiş hücrelerden birini seçin.
-
Geliştirici sekmesinin XML grubunda içeri aktar'ı tıklatın.
XML Al iletişim kutusu görüntülenir.
-
Windows Vista çalıştıran bir bilgisayarda
-
Adres çubuğunda, görev 1 ' de oluşturulan XML veri dosyalarının (. xml) bulunduğu klasöre tıklayın : formları Outlook 'Tan Windows klasörüne dışarı aktarın.
Microsoft Windows XP çalıştıran bir bilgisayarda
-
Konum listesinde, görev 1 ' de oluşturulan XML veri dosyalarının (. xml) bulunduğu klasörü tıklatın : formları Outlook 'Tan Windows klasörüne dışarı aktarın.
-
-
Aşağıdakilerden birini yapın:
-
Dosyalar bitişik durumdaysa, SHIFT tuşuna basın ve ardından listedeki ilk ve son dosyayı tıklatın.
-
Dosyalar bitişik değilse, CTRL tuşuna basın ve ardından listede içeri aktarmak istediğiniz her dosyayı tıklatın.
-
-
İçeri Aktar’a tıklayın.
Varsayılan olarak, Excel eşlenmiş hücrelerde varolan verilerin üzerine yazar ve bu iş çözümünün istenen nihai sonucu budur. Ancak, bir karar veren Örneğin, zamanlanan son tarihten önce ilerlemeyi ölçmek için verileri birkaç kez içeri aktarabilirsiniz.
Not: Excel 'de, yeni verileri varolan XML tablolarına Ekle seçeneğini kullanarak da verileri ekleyebilirsiniz ( Geliştirici sekmesinin XML grubunda, harita özellikleri'ni tıklatın) ve diğer çözümler için uygun olabilir.
Daha fazla bilgi için bkz .
Görev 3: PivotTable ve PivotChart raporlarını yenileme
-
PivotTable raporundaki bir hücreye tıklayın.
-
Seçenekler sekmesindeki veri grubunda, Tümünü Yenile'nin yanındaki oka tıklayın ve sonra da Yenile'ye tıklayın.
Excel çalışma kitabı, gelecek yıl için ekipman bütçesini tahsis etmenize yardımcı olmak için ihtiyacınız olan tüm veri ve Özet raporları içerir. Kuşkusuz, verileri sıralama, filtreleme veya koşullu biçimlendirme gibi, gerekirse Excel çalışma kitabınızda daha fazla çözümleme yapabilirsiniz.
Son düşünceler: SharePoint listesi veya Access veritabanı kullanmayı düşünebilirsiniz
Alternatif olarak, InfoPath ile Excel arasında veri aktarmak için, XML yerine SharePoint listesi veya Access veritabanı kullanmayı düşünebilirsiniz.
SharePoint listesi kullanma
InfoPath 'ten, bir SharePoint listesini salt okunur veri kaynağı olarak kolayca kullanabilirsiniz. İki seçenekten birini yapabilirsiniz:
-
SharePoint listesinde, Excel 'de veri bağlantısını otomatik olarak oluşturan verileri Excel 'e aktarın.
-
Excel 'den SharePoint listesine açık olarak bir veri bağlantısı oluşturun.
Veri bağlantısı oluşturulduğunda, güncel verileri almak için Excel 'de verileri yenileyebilirsiniz.
Verileri eklemek ve güncelleştirmek için bir SharePoint listesi kullanabilir, bir InfoPath formunu kullanarak listeden bir öğeyi görüntüleyebilir (örneğin, en iyi dikey olarak görüntülenen karmaşık veya uzun bir öğe) ve sonra da Excel 'i kullanarak verileri daha ayrıntılı bir şekilde çözümleyebilirsiniz.
1. InfoPath 'te kolayca gözden geçirmek için tek bir öğe görüntüleyin.
2. SharePoint listesine veri ekleme ve verileri güncelleştirme.
3. Excel ile yenileme ve güncel rapor alma.
Daha fazla bilgi için SharePoint belge kitaplığına veya listesine veri bağlantısı ekleme konusuna bakın
Access veritabanı kullanma
InfoPath 'ten bir Access veritabanıyla okuma/yazma bağlantısı oluşturabilirsiniz. Excel 'den, güncel verileri almak için yenileyebileceğiniz Access veritabanıyla açık bir şekilde veri bağlantısı oluşturabilirsiniz. Çalışma kitabı açıldığında otomatik olarak yenilenecek bağlantıyı veya her 5 dakika gibi düzenli aralıklarla yenileyebilirsiniz.
Bir Access veritabanını InfoPath ile Excel arasında bir aracı olarak kullanabilirsiniz. Bir InfoPath formunu Access 'e gönderdiğinizde, Access veritabanını güncelleyin. Excel 'de veri bağlantısını yenilediğinizde, güncelleştirilmiş verileri Access 'ten geri alabilirsiniz. Aslında, verileri InfoPath 'den bir Excel çalışma kitabına dolaylı olarak gönderiliyor.
1. bir formu Access veritabanına görüntüleme ve gönderme.
2. Access veritabanında verileri depolayın.
3. Excel ile yenileme ve güncel rapor alma.
Daha fazla bilgi için Microsoft Access veritabanına dayalı bir form şablonu tasarlamakonusuna bakın.
İpucu: Doğrudan Access 'ten InfoPath formu oluşturabileceğiniz biliyor muydunuz? Kullanıcılarınız bilgisayarlarında Outlook 2007 veya 2010 ve InfoPath 2007 veya 2010 yüklüyse, e-posta iletilerini kullanarak veri topla sihirbazını kullanarak, Access 'ten farklı kullanıcılardan veri toplayabilirsiniz. Daha fazla bilgi için Access Yardım konusuna bakın, e-postalar aracılığıyla toplanan verileri Access veritabanınıza ekleyin.
