SharePoint'e eklenen iş akışlarına genel bakış

SharePoint iş akışları, çok çeşitli iş süreçlerini kolaylaştıran ve otomatikleştiren önceden programlanmış mini uygulamalardır. İş akışları, bir plan veya belge için imza, geribildirim veya onay toplama işleminden rutin yordamın geçerli durumunu izlemeye kadar değişiklik gösterebilir. SharePoint iş akışları size zaman ve emek tasarrufu sağlamak ve düzenli olarak gerçekleştirdiğiniz görevlere tutarlılık ve verimlilik getirmek için tasarlanmıştır.

SharePoint iş akışı nedir?

İş akışının ne olduğunu büyük olasılıkla zaten biliyorsunuz. Her adımda ne olacağı hakkında yönergelere sahip işlemin grafik bir haritasıdır.

SharePoint iş akışı, standart çalışma sürecinizdeki emeği, tahminleri ve rastlantısallığı önemli ölçüde azaltan otomatik bir akış planı gibidir.

Örneğin, çizimdeki belge onaylama işlemine bakın. Bu işlemi el ile gerçekleştirmek çok fazla denetleme ve izleme, belgeleri iletme ve anımsatıcılar gönderme anlamına gelebilir ve bu görevlerin her biri sizin tarafınızdan veya bir veya daha çok iş arkadaşınız tarafından gerçekleştirilmek zorundadır. Bu da, ek çalışma ve işinizin sürekli kesilmesi demektir.

Ancak işlemi gerçekleştirmek için SharePoint belge onay iş akışı kullandığınızda, tüm denetleme ve izleme, anımsatma ve iletme otomatik olarak iş akışı tarafından yapılır. Biri görevini tamamlamakta geciktiyse veya başka bir sorun ortaya çıkarsa, bulunan iş akışların çoğu size haber vermek için bir bildirim oluşturur. Sürecin izlenmesi azalır.

SharePoint iş akışını çalıştırmak kolaydır. İş akışı türünü seçin, seçeneklerinizi belirleyin ve iş akışının çalışmasına izin verin. Gerekirse iş akışını iptal edin veya sonlandırın.

SharePoint iş akışını kullanarak hangi işlemleri otomatikleştirebilirim?

Eklenen iş akışı türlerinden her biri bir şablon gibi davranır. Tek bir liste veya kitaplık için veya tüm site koleksiyonu için iş akışının bir örneğini eklemek isterseniz, örnek için istediğiniz seçenekleri ve seçimleri belirtmek amacıyla bir başlatma formu kullanırsınız. Bu seçenekler ve seçimler, iş akışının görevleri kime atadığını, görev son tarihlerini, iş akışının nasıl ve kim tarafından başlatılabileceğini ve görev bildirimlerinde bulunacak yönergeleri içerir. Liste Ayarları>İş Akışı Ayarları>İş akışı ekle'ye giderek yeni bir iş akışı oluşturun. İsterseniz, 2010 ve 2013 iş akışları hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Önceden programlanmış beş iş akışı türü vardır.

Onay (bir belgeyi veya öğeyi onay veya ret için yönlendirme)

Onay iş akışı, belirli kişilerin onaylaması veya reddetmesi için belge veya başka bir öğeyi bu kişilere yönlendirir. Onay iş akışını bir liste veya kitaplıktaki içerik onayını denetlemek için de kullanabilirsiniz. Daha fazla bilgi edinmek ve adım adım yönergeler için bkz. Onay iş akışları hakkında her şey.

Görüş Topla (bir belgeyi veya öğeyi geri bildirim için yönlendirme)

Görüş Topla iş akışı, belirli kişilerin geri bildirimi için belge veya başka bir öğeyi bu kişilere yönlendirir. Görüş Topla iş akışı, iş akışı sahibi için katılımcılardan gelen tüm görüşleri birleştirir ve gözden geçirme işleminin bir kaydını sunar. Daha fazla bilgi edinmek ve adım adım yönergeler için bkz. Görüş Topla iş akışları hakkında her şey.

İmzaları Topla (bir belgeyi, çalışma kitabını veya formu dijital imzalar için yönlendirme)

İmzaları Topla iş akışı, Microsoft Office belgesini belirlenen kişilere dijital imzaları için yönlendirir. İmzaları Topla iş akışının yalnızca WordWord belgeleri, Excel çalışma kitapları ve InfoPath formlarıyla birlikte çalıştığını unutmayın. Daha fazla bilgi edinmek ve adım adım yönergeler için bkz. İmzaları Topla iş akışları hakkında her şey.

Three-State (bir sorunu, projeyi veya görevi üç durum veya aşama boyunca izleme)

Üç Durumlu iş akışı, bir liste öğesinin durumunu üç aşama (durum) boyunca izlemek için tasarlanmıştır. Kuruluşların büyük miktarda sorunu veya öğeyi izlemesini gerektiren iş süreçlerini yönetmek için kullanılabilir. Örnekler: Müşteri desteği sorunları, satış fırsatları veya proje görevleri.

Durumlar arasındaki her geçişle, iş akışı bir kişiye görev atar ve o kişiye görevle ilgili bir e-posta uyarısı gönderir. Bu görev tamamlandığında, iş akışı öğenin durumunu güncelleştirir ve duruma ilerler. Üç Durumlu iş akışı Sorun İzleme liste şablonu ile çalışmak üzere tasarlanmıştır, ancak üç veya daha fazla değere sahip bir Seçim sütunu içeren herhangi bir liste ile kullanılabilir.

Daha fazla bilgi edinmek ve adım adım yönergeler için bkz. Üç durumlu iş akışı kullanma.

Yayımlama Onayı (gözden geçirme ve onay için içerik yönlendirmeyi otomatikleştirme)

Yayımlama onayı iş akışı, içeriği gözden geçirme ve onay için konuyla ilgili uzmanlara veya katılımcılara otomatik olarak yönlendirdiğinden, diğer SharePoint iş akışlarına benzer. Yayımlama onayı iş akışının benzersiz olan yönü, yeni ve güncelleştirilmiş web sayfalarını yayımlama işleminin sıkı bir denetim altında tutulduğu yayımlama siteleri için özel olarak tasarlanmış olmasıdır. Bu tür sitelerde, iş akışındaki onaylayıcılardan her birinin onayını almayan hiçbir yeni içerik yayımlanamaz. Daha fazla bilgi edinmek ve adım adım yönergeler için bkz. Yayımlama onayı iş akışıyla çalışma.

SharePoint iş akışını kim ekleyebilir ve başlatabilir?

Bir iş akışını eklemek veya başlatmak için, iş akışının çalıştığı liste, kitaplık veya site koleksiyonu için doğru izne sahip olmanız gerekir:

• İş akışı eklemek için Varsayılan olarak, iş akışı eklemek için Listeleri Yönet izniniz olmalıdır. (Sahipler grubu ve Üyeler grubu varsayılan olarak Listeleri Yönetme iznine sahiptir; Ziyaretçiler grubu bu izne sahip değildir.)
• İş akışı başlatmak için Ayrıca varsayılan olarak, önceden eklenmiş bir iş akışını başlatmak için Öğeleri Düzenle izniniz olmalıdır. (Hem Sahipler grubu hem de Üyeler grubu varsayılan olarak Öğeleri Düzenleme iznine sahiptir; Ziyaretçiler grubu bu izne sahip değildir.)
  Alternatif olarak, Sahipler belirli iş akışlarını yalnızca Sahipler grubunun üyeleri tarafından başlatılabilecek şekilde yapılandırmayı seçebilirler. Benzersiz izinlere sahip bir alt site olması durumunda, Sahiplerin gerekli izinlerin iş akışı kullanıcılarına açıkça atandığından emin olmaları gerekir. Bkz. SharePoint listesi veya kitaplığı için izinleri özelleştirme.

Nasıl INasıl yaparım? SharePoint iş akışı ekler ve çalıştırır?

Aşağıdaki diyagramda, SharePoint iş akışını planlama, ekleme, çalıştırma ve değiştirme için temel aşamaların üst düzey görünümünü gösterilir. Her adımla ilgili ayrı bölümler birbirini takip eder.

• Planlayın İş akışının size ait sürümünü eklemek için başlatma formunu kullanırken, hangi seçenekleri istediğinizden ve hangi bilgilere ihtiyacınız olacağını bildiğinizden emin olun.
• Ekle Listeye, kitaplığa veya site koleksiyonuna iş akışının kendi sürümünüzü eklemek için başlatma formunu doldurun.
• Başla Listedeki veya kitaplıktaki bir belgede veya başka öğede el ile veya otomatik olarak yeni iş akışınızı başlatın. (El ile başlatırsanız, daha kısa başlatma formundaki iş akışı ilişkilendirme formu ayarlarından bazılarını değiştirme şansınız olur.) İş akışı başlatıldığında görevler oluşturur, bildirim iletileri gönderir ve eylemleri ve etkinlikleri izlemeye başlar.
• Monitör İş akışı çalışırken hangi görevlerin tamamlandığını ve hangi eylemlerin yapıldığını görmek için İş Akışı Durum sayfasını görüntüleyebilirsiniz. Gerekirse, geçerli ve gelecekteki görevleri buradan ayarlayabilir hatta bu iş akışının çalışmasını iptal edebilir veya sonlandırabilirsiniz.
• İnceleme Çalışma tamamlandığında tüm geçmiş İş Akışı Durum sayfasından incelenebilir. Ayrıca durum sayfasından bu iş akışının performansı hakkında istatistiksel raporlar oluşturabilir.
• Değiştir İş akışı istediğiniz gibi çalışmıyorsa, eklemek için kullandığınız özgün ilişkilendirme formunu açıp değişiklik yapabilirsiniz.