Teki İçerik türlerinin ve iş akışlarının SharePoint 2013 belge yönetimi çözümünde nasıl tümleştirileceğini öğrenin.
Bu makalede içerik türleri ve iş akışları açıklanmakta ve bunları SharePoint Server 2016 belge yönetimi çözümünüz ile tümleştirme planının nasıl yapılacağı hakkında rehberlik sağlanır. İçerik türü , bir liste veya belge kitaplığındaki bir öğe SharePoint Server 2016 veya belge kategorisi için meta veri (sütunlar), iş akışı, davranış ve diğer ayarlar topluluğudur. İçerik türleri, bir bilgi kategorisinin ayarlarını merkezi, yeniden kullanılabilir şekilde yönetmenizi sağlar. İş akışı , SharePoint Server 2016 öğelere iş süreci eklemenize olanak tanır.
Makale başlıkları:
İçerik türlerini ve iş akışınızı planlamak için bu makalede yer alan içerik türü ve iş akışı planlaması (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) çalışma sayfasını kullanmadan önce, SharePoint 2013 'te kullanıcıları tanımla ve belge kullanımını incele ve "belge kullanımını çözümle" ve bu makaleyle ilişkili "belge katılımcıları" çalışma sayfalarını tamamladığınızdan emin olun.
İçerik türüne genel bakış
İçerik türü, liste öğesi, belge veya klasör özniteliklerini tanımlar. Her içerik türü aşağıdakileri belirtebilir:
-
Türü öğelerle ilişkilendirilecek Özellikler.
-
Türü öğelerle ilişkilendirilecek meta veriler.
-
Türünün öğelerinden başlayabileceğiniz iş akışları.
-
Türü öğelerle ilişkilendirilecek bilgi yönetimi ilkeleri.
-
Belge şablonları (belge içerik türleri için).
-
Özel Özellikler.
Bir içerik türünü liste veya kitaplıkla ilişkilendirebilirsiniz. Bunu yaptığınızda, liste veya kitaplığın, bu içerik türündeki öğeleri içerebileceğini ve bu liste veya kitaplıktaki Yeni komutun kullanıcıların bu türde yeni öğeler oluşturmasına izin vermeyeceği belirtilmelerini belirtebilirsiniz.
Not: Ayrıca, özellikleri, iş akışlarını, ilkeleri ve şablonları doğrudan bir liste veya kitaplıkla ilişkilendirebilirsiniz. Bununla birlikte, bu ilişkilendirmeleri liste veya kitaplıkla sınırlayabilir ve çözümünüzde yeniden kullanılamaz. SharePoint Server 2016, site düzeyindeki iş akışları birden çok liste veya kitaplık ile ilişkilendirilebilir.
Belge kitaplıkları ve listeler birden çok içerik türü içerebilir. Örneğin, bir kitaplık hem belgeleri hem de projeyle ilgili grafikleri içerebilir. Bir liste veya kitaplık birden çok içerik türü içerdiğinde, aşağıdakiler uygulanır:
-
Varsayılan olarak, bu liste veya kitaplıktaki Yeni komutu, kullanıcıların yeni bir öğe oluştururken kullanılabilir tüm içerik türlerinden seçim yapmanızı sağlar. İçerik türü sahipleri Yeni komutu yalnızca belirli içerik türlerini görüntüleyecek şekilde yapılandırabilir.
-
Kullanılabilir içerik türleriyle ilişkili sütunlar görüntülenir.
Sitenin içerik türü galerisinde özel içerik türleri tanımlayabilirsiniz. Özel bir içerik türü, belge veya öğe gibi bir temel içerik türünden doğrudan veya dolaylı olarak türetilmelidir. Bir sitede tanımlandıktan sonra, özel içerik türü bu sitede ve bu sitenin altındaki tüm sitelerde kullanılabilir. Bir site koleksiyonunun tamamında en yaygın şekilde kullanılabilmesini sağlamak için, en üst düzey sitenin içerik türü galerisinde tanımlayın. SharePoint Server 2016, yönetilen meta veri hizmeti örneğinde tanımlanan bir içerik türü hub 'ında özel bir içerik türü de oluşturabilirsiniz. İçerik türü hub 'da oluşturulduğunda, içerik türü, bu yönetilen meta veri hizmeti örneğiyle ilişkilendirilmiş Web uygulamalarının parçası olan diğer site koleksiyonlarında kullanılabilir.
Not: Yönetilen meta veri hizmeti ve içerik türü hub 'ı SharePoint Foundation 2013 'da kullanılamaz.
Örneğin, kuruluşunuzda belirli bir sözleşme şablonu kullanılıyorsa, site koleksiyonundaki en üst düzey sitenin içerik türü galerisinde, sözleşmenin meta verilerini tanımlayan bir içerik türü oluşturabilir, sözleşmenin şablonu ve sözleşmeyi gözden geçirmek ve tamamlamak için gereken iş akışları oluşturabilirsiniz. Ardından, site koleksiyonunuzdaki sözleşme içerik türünü ilişkilendirdiğiniz tüm belge kitaplıkları tüm bu özellikleri içerir ve yazarların şablona dayalı olarak yeni sözleşmeler oluşturmasına olanak tanır.
SharePoint Server 2016 tabanlı sitelerde, kişi, görev veya belge gibi her varsayılan liste öğesi veya kitaplık öğesi, sitenin içerik türü galerisinde ilgili bir temel içerik türüne sahiptir. İçerik türlerini planlarken, bu temel içerik türü tanımlarını başlangıç noktaları olarak ve yeni içerik türlerini gerektiğinde mevcut olanlara göre kullanabilirsiniz.
İçerik türleri, bir içerik türünün özelliklerini başka bir içerik türünden devralmasını sağlayan bir hiyerarşide düzenlenir. Bu devralma, belge sınıflarının bir kuruluş genelinde özellikleri paylaşmasına izin verir ve ekiplerin belirli sitelerde veya listelerde bu özellikleri özelleştirmesini olanaklı hale getirir.
Örneğin, bir kuruluştaki tüm Kullanıcı teslim edilebilir belgeleri için hesap numarası, proje numarası ve proje yöneticisi gibi bir meta veri kümesi gerekebilir. Diğer tüm müşteri teslim edilebilir belge türlerinin devraldığı bir üst düzey müşteri teslim edilebilir içerik türü oluşturarak, hesap numaraları ve proje numaraları gibi gerekli bilgilerin kuruluşunuzdaki müşteri teslim edilebilir belgelerinin tüm türevlerle ilişkilendirildiğinden emin olun. İçerik türü sahibinin, en üst düzey müşteri teslim edilebilir içerik türüne gerekli başka bir sütunu eklerse, içerik türü sahibinin değişiklikleri, tüm müşteri teslim edilebilir belgelerine ekleyen yeni sütunu bu öğeden devralan tüm içerik türleriyle yayabilir.
Office 2016 ile Özellikler tümleştirmesi
Microsoft Office sistemi, Kullanıcı SharePoint Server 2016 belge yönetimi sunucusundan belge düzenlediğinde, belgenin en üstünde belge bilgileri bölmesi gösterilir. Belge Bilgileri Bölmesi, sunucudaki belge özelliklerinin düzenlenebilir biçimini görüntüler.
SharePoint Server 2016, içerik türünün Özellik formunu özelleştirmek kolaydır. Bir içerik türü yapılandırdığınızda, içerik türünün özelliklerine dayalı olarak varsayılan bir özellik formu üreten InfoPath 2016 başlayabilirsiniz. Varsayılan form, özel form tanımlanmazsa InfoPath 2016 aynı denetimleri, düzeni ve şemayı içerir. Böylece formu başka InfoPath 2016 formları gibi özelleştirebilir ve dağıtabilirsiniz. Örneğin, şirket logonuzu, yazı tiplerini ve renk düzeninizi forma ekleyebilirsiniz; özel bir veri kaynağına bağlama; Koşullu mantık ekleme; Kullanıcıların rollerine göre kullanabildiği form özelliklerini tasarlama.
Belge bilgileri panelindeki düzenleme özelliklerinin yanı sıra Word 2016 kullanan yazarlar, sunucuda tanımlanan özellikleri kendi belgelerine ekleyebilir. Örneğin, belge özellikleri proje yöneticisi adı içermişse, bu ad, başlık sayfasına, altbilgiye veya başka herhangi bir yere eklenebilir. Projeye yeni bir proje yöneticisi atanmışsa, Proje Yöneticisi özelliği belge yönetim sunucusunda güncelleştirilebilir. Bu güncelleştirilmiş Proje Yöneticisi adı, bu özelliğin belgeye eklenmiş her örneğine yansıtılır.
İçerik türleriyle meta veri kullanma
Meta veriler, içeriğinizi kategorilere ayırmak ve sınıflandırmak için kullanılan bir belge hakkında bilgi. Meta veriler bir içerik türüyle sütun olarak ilişkilendirilir. Meta veriler, bir yazar, konu, hedef kitle, dil vb. ile ilişkilendirerek belgeniz hakkında bağlamsal bilgiler sağlayabilir. Özelliklerden farklı olarak, meta veriler sütunlar olarak depolanır ve SharePoint arama altyapısı tarafından dizine eklenebilir ve arama yapılabilir.
Site koleksiyonu düzeyine eklenecek meta veriler içerik türleriyle ilişkilendirilebilir. İçerik türleriyle meta veri kullanarak, daha sonraki tüm içerik türleri, site koleksiyonu düzeyindeki üst içerik türünden bir kısmını veya tümünü devralabilir. Daha sonra, tek bir belge gibi daha düşük bir düzeyde ek meta veriler eklenebilir.
Sütun şablonları
İçerik türüyle ilişkilendirilmiş her meta veri öğesi, bilgilerin depolanacağı bir konum olan sütundur. Listeler veya kitaplıklar genellikle bilgi sütunu olarak grafiksel olarak görüntülenir. Bununla birlikte, listeyle ilişkilendirilmiş görünüme bağlı olarak, sütunlar bir takvim görünümündeki günler gibi diğer formlarda görünebilir. Liste veya kitaplıkla ilişkili formlarda, sütunlar alanlar halinde görüntülenir.
Birden çok içerik türünde kullanmak üzere sütunlar tanımlayabilirsiniz. Bunu yapmak için, bunları bir sütun şablonları galerisinde oluşturun. Site koleksiyonundaki her sitede bir sütun şablonları galerisi vardır. İçerik türlerinde olduğu gibi, sitenin sütun şablonları galerisinde tanımlı sütunlar, bu sitede ve altındaki tüm sitelerde kullanılabilir.
Klasör içerik türleri
Klasör içerik türleri, bir liste veya kitaplıktaki bir klasörle ilişkilendirilmiş meta verileri tanımlar. Bir liste veya kitaplığa klasör içeriği türü uyguladığınızda, bu liste veya kitaplıktaki Yeni komutu, kullanıcıların bu türde klasörler oluşturmasına olanak sağlayan klasör içerik türünü içerir.
Liste veya kitaplıkta yalnızca belirli bir içerik türünün klasörlerinde bulunan görünümleri tanımlayabilirsiniz. Bu, klasörün belirli türde bir belge içermesini ve bu klasördeki görünümlerin yalnızca bu klasörde yer alan belge türüyle ilgili sütunları görüntülemesini istiyorsanız kullanışlıdır.
SharePoint ürünleri nesne modelini kullanarak, bir klasör içerik türünün Yeni komutunu özelleştirerek, bir Kullanıcı bu türde yeni bir klasör oluşturduğunda, klasör sunucuda depolanan şablonları temel alan birden çok dosya ve belgeyle önceden doldurulur. Bu, örneğin, tek bir teslim edilebilir belgeye katkıda bulunmak için birden çok dosya gerektiren bir bileşik belge türü uygulamak için kullanışlıdır.
Belge kümeleri , birden çok belgeye yayılan teslim edilebilirleri yönetmek için Office 2016 kullanmanıza olanak sağlayan bir SharePoint Server 2016 özelliğidir. Belge kümeleri, tek bir teslim edilebiliri veya iş ürünüyönetmek için kullanılan, birden çok konumda birden çok belge içerebilen özel klasörler türleridir. Belge kümelerini SharePoint Server 2016 ile sağlanan uzatılabilir şablonları kullanarak oluşturursunuz. Belge kümesi şablonlarını, kuruluşunuzla ilgili iş ürünlerini gösterecek şekilde özelleştirebilirsiniz. Belge kümeleri Ayrıca, yaşam çevriminin çeşitli noktalarında tam belge kümesinin durumunu almanızı sağlayan sürüm denetimini içerir. Belge kümeleri hakkında daha fazla bilgi için 2010bkz.
Belge içerik türlerini planlama
Belge içerik türlerini planlama bölümündeki ilk aşama, varolan bir belge türünün bu tür bir belge için çalışıp çalışmamasını belirlemek için belge kullanımı Her belge içerik türü, doğrudan temel belge içerik türünden veya belge içerik türünden devralınan bir içerik türünden ayarlarını devralır. Bu, başlık ve oluşturma gibi belge türleriniz için temel sütunların bulunmasını ve bir şablonu içerik türüyle ilişkilendirebilmenizi sağlar. Temel içerik türü (belge gibi) yeterliyse, "belge kullanımını çözümle" çalışma sayfasının Içerik türü sütununa içerik türü adını girin.
Not: Desteklenen temel içerik türleri PDF dosyalarını içermez.
Çekirdek içerik türlerini değiştirme hakkında daha fazla bilgi için, "önceden tanımlanmış içerik türlerini ve site sütunlarını düzenleme kılavuzu" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922) adlı teknik incelemeyi indirin.
Liste içerik türlerini planlama
Liste içerik türünün öğeleri, içerik türüyle ilişkili meta veri sütunlarını ve bu içerik türündeki öğelerde çalıştırılabilecek iş akışlarını içerir. Çözümünüz için benzersiz olan bir liste öğesi türü tanımlamak için liste içerik türünü kullanın. Örneğin, bir müşteri çağrı merkezi çözümünde, destek uzmanlarının müşterilerin teknik sorunlarının araştırılmasına ve çözümlerinde, her bir destek olayına yönelik verileri standartlaştırmak ve bir iş akışı kullanarak olayı izlemek için bir liste içerik türü kullanılabilir.
Planlama iş akışları
Iş akışları , SharePoint Server 2016 belgelerdeki belgeler, Web sayfaları, formlar ve liste öğeleri için iş süreçleri uygular. Kitaplıklar, listeler veya içerik türleriyle ilişkilendirilebilir.
Belge yönetiminde, iş akışlarını kullanarak belgeleri gözden geçirme, yayımını onaylama veya bunların bırakılmasını yönetme gibi belge yönetimi görevlerini tamamlayabilmeleri için iş akışlarını kullanın. Ayrıca, belgeleri bir siteden veya kitaplıktan diğerine taşımak için özel iş akışları 'nı kullanın. Örneğin, belge arşivlenecek şekilde zamanlandığı zaman bir siteden diğerine belge kopyalamak için bir iş akışı tasarlayabilirsiniz.
SharePoint Server 2016, bir öğenin durumunu üç durum veya aşama ile izleyen iş süreçlerini yönetmek için kullanabileceğiniz üç durumlu iş akışını içerir. SharePoint Server 2016, belge yönetimi ihtiyaçlarına uygun aşağıdaki iş akışlarını da içerir:
-
Geri Bildirim Topla Belgeyi gözden geçirilmek üzere gönderir.
-
Onay Bir belgeyi onaya, genellikle yayımlama önkoşulu olarak gönderir.
-
Eğilimi Belge süre sonu ve eğilimini yönetir.
-
İmzaları Topla Bir belgeyi imzalar için yönlendirir.
Bu içerik türü kullanılırken iş akışını kullanılabilir duruma getirmek istediğinizde, bir içerik türüyle iş akışını ilişkilendirin. Örneğin, bir satın alma siparişi içerik türü işlemin tamamlanabilmesi için bir yönetici tarafından onaylanması gerekebilir. Bir satın alma siparişi başlatıldığında onay iş akışının her zaman kullanılabilir olduğundan emin olmak için, bir satın alma siparişi içerik türü oluşturun ve onay iş akışını onunla ilişkilendirin. Ardından satın alma siparişi içerik türünü satın alma emirlerinin depolandığı herhangi bir belge kitaplığına ekleyin.
Belge yönetimi çözümünüzün iş akışlarını planlamak için, uygulamayı planladığınız her belge içerik türünü çözümleyin ve bu tür içerikte çalışmak için kullanılabilir olması gereken iş süreçlerini belirleyin. Ardından, bu içerik için gerekecek iş akışlarını tanımlayın.
Aşağıdaki örnek bir tablo, bir sözleşme içerik türü için iş akışlarını çözümler.
|
Sözleşme süreci |
Sözleşme iş akışı |
|---|---|
|
Taslakları inceleyin. |
Görüşlerinizi bildirme |
|
Yöneticiyi ve yasal Counsel 'i öğrenin. |
Onay |
|
Açık sorunları çözün. |
Sorun izleme |
|
İmzaları alın. |
İmzaları Collect |
Daha fazla bilgi için SharePoint 2013 Iş akışı'na bakın.
Çalışma Sayfası
Bu makalede açıklanan bilgileri kaydetmek için aşağıdaki çalışma sayfasını kullanın:
-
İçerik türü ve iş akışı planlama çalışma sayfası (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
