Kabul edersiniz ki projelerinizi yönetmek için Microsoft Excel elektronik tablosu kullanıyorsunuz ve değişiklik yapmak için iyi bir neden görmüyorsunuz. Yalnız değilsiniz.
Excel'de bir proje planı başlatmak cazip gelebilir çünkü tüm projelerinizi hızla listelemenize, istediğiniz şekilde düzenlemenize ve hatta Gantt Grafiği görünümüne benzer bir şey oluşturmanıza yardımcı olur. Ancak, projenizdeki değişikliklerin hesaplanması konusunda bir elektronik tablo yetersiz kalır.
Birden çok projeyle, kesintiye uğramış zamanlamalarla ve paylaşılan kaynaklarla uğraşıyorsanız, bir elektronik tabloda zamanlamayı sürdürmek bunaltıcı bir görev haline gelir. Dinamik zamanlama altyapısı, kaynak yönetimi araçları ve daha iyi iletişim desteği ile Microsoft Project, doğru yolda kalmanıza yardımcı olabilir.
Ne yapmak istiyorsunuz?
- Kurumsal çapta kaynak yönetiminden yararlanın
- Project'in tarih değişikliklerinin etkisini hesaplamasına izin verin
- Esnek raporlama yöntemleri kullanın
- Excel ile tümleştirme
Kurumsal çapta kaynak yönetiminden yararlanın
Projeleri izlemek için elektronik tabloları kullanırken, tek bir kaynak birden çok projeye atanırsa ne olur? Proje planınızın dışındaki kaynakları el ile veya üçüncü taraf bir programla yönetmeniz gerekir. Kaynaklar çoğu zaman istemeden fazla yüklenir ve işi yeniden zamanlamak için çok zaman harcayabilirsiniz.
Microsoft Project Server kullanarak, kuruluşunuzdaki tüm projeler merkezi ve tüm kuruluşu kapsayan bir kaynak havuzundan yararlanabilir. Bu, proje yöneticilerinin bir kaynağı bir göreve atamadan önce o kaynağın kullanılabilirliğini hemen görebilmelerini sağlar.
Project'in tarih değişikliklerinin etkisini hesaplamasına izin verin
Bir projeyi e-tabloda izlediğinizi varsayalım. Bu projede, başka bir proje belirli bir teslim edilebilir üretene kadar başlayamayan bir görev var. Bu teslimatın 18 Haziran'da yapılması planlanıyor. Şimdi 25 Haziran ve hala onu bekliyorsunuz. Teslim edilebilir öğeye bağlı olan göreve ait yeni bir tarihle elektronik tablonuzu güncelleştirmeniz ne kadar sürer? Görev projenin sonuna yaklaştıysa belki çok uzun sürmez, ama ya görev başlangıcına yakınsa? Peki ya projenizde 50'den fazla görev varsa? 100'den fazla göreviniz mi var?
Project, dinamik zamanlama altyapısıyla proje zamanlamanızı ve kaynak atamalarınızı hızla ayarlamanıza yardımcı olabilir. Tarih değişikliğini ve etkilerini sorunsuzca ele alır, tüm bağımlılıkları, teslim edilebilir öğeleri ve kaynak atamalarını hesaba katar. Project, zamanlamayı otomatik olarak yeniden hesaplamakla kalmaz, değiştirildiği tarihleri vurgular ve böylece her zamanlama değişikliğinin etkisini hızlı bir şekilde görebilirsiniz.
Esnek raporlama yöntemleri kullanın
Projenizin durumunu konuşmak üzere yöneticinizle on dakika içinde hazırlıksız bir toplantı yaparsınız. Projenizin ilerleme durumunun bir raporunu getirmek istiyorsunuz, ancak bu kadar kısa sürede yapabileceğiniz en iyi şey elektronik tablonuzu yazdırıp tüm verilerin doğru olduğunu ummaktır. Yöneticinize projenizle ilgili daha sağlam bir rapor sunmak istersiniz, ancak elektronik tablo kullanırken bu kadar kısa sürede bunu yapmanız mümkün değildir.
Project ile, verileri Microsoft Visio Professional'daki bir Özet Diyagrama aktaran bir şablon kullanan görsel raporu hızlı bir şekilde oluşturabilirsiniz. Projeniz için ayarladığınız özel alanlar da dahil olmak üzere raporda hangi alanları vurgulamak istediğinizi seçebilir ve yönetimle yapacağınız toplantı için temiz, kısa bir rapor sunabilirsiniz.
Excel ile tümleştirme
Proje verilerinizi Excel'e aktararak, güçlü elektronik tablo işlevselliğini kullanmaya devam ederken bir yandan da projenizin zamanlamasını ve kaynaklarını izlemek için Project'ten yararlanabilirsiniz. Ayrıca, Excel verilerini de proje planınıza aktarabilir veya ekleyebilirsiniz.