Project masaüstünde kaynak iş yüklerini ve kullanılabilirliğini görüntüleme

Proje yöneticisi olarak rolünüzün en önemli yönlerinden biri, iş yüklerini etkili bir şekilde dengeleyebilmek için her kaynağınızın atamalarını izlemektir. Bazı kaynaklar fazla yüklenmiş, bazıları ise az yüklenmiş olabilir. Microsoft Project'te kaynaklarının iş yüklerini ve kullanılabilirliklerini görüntüleyerek projenizde kaynaklarınızın ne kadar verimli kullanıldığını ve ayarlama yapmanız gerekip gerekmediğini gözden geçirebilirsiniz.

Ne yapmak istiyorsunuz?

• Kaynak Kullanımı görünümünü kullanarak kaynak iş yüklerini gözden geçirme
• Project Online kullanarak kurumsal kaynakların kullanılabilirliğini gözden geçirme
• Tek tek iş yüklerini görüntülemek için grafik kullanma
• Fazla yüklenmiş kaynakların listesini görüntüleme
• Fazla yüklenmiş kaynakları gruplandırma
• Kullanılabilir zamanı olan kaynakları bulma

Kaynak Kullanımı görünümünü kullanarak kaynak iş yüklerini gözden geçirme

1. Görev veya Kaynak sekmesinde, Görünüm açılan menüsünde Kaynak Kullanımı'na tıklayın.
2. Kaynak Kullanımı görünümünün tablo bölümünde, kaynak adlarını ve onlara atanan görevleri gözden geçirin.
3. Seçilen dönem boyunca çalışmanın nasıl ayrıldığını görmek için, görünümün zaman ölçeği bölümünü gözden geçirin.

Kaynak Kullanımı görünümü de dahil olmak üzere birçok kaynak görünümünde, fazla yüklenmiş kaynaklar kırmızı ile gösterilir. Herhangi bir dönemde kaynağın en yüksek birim sayısı aşıldığında fazla yükleme gerçekleşir. Kaynak sayfalarında, fazla yüklenmiş kaynakların gösterge alanı, kaynağın dengeleneceğini gösteren Kaynak dengeleme göstergesini de içerir. Göstergeyi denetleyin ve fazla yüklemenin kabul edilebilir olup olmadığını değerlendirmek için görev atamalarını gözden geçirin.

Örneğin, iki görevin süresinin dört saat olduğunu ve aynı anda başlayıp bittiğini varsayalım. İki görevin bulunduğu dört saatlik süre boyunca Ahmet yüzde 200 oranında çalışacağından, bu iki görev için teknik olarak fazla yüklenmiştir. Bununla birlikte, seviyelendirme gündelik olarak ayarlanırsa, Bob'un seviyelendirilmesi gerekmez, çünkü tüm gün boyunca toplam sekiz saatlik çalışma kapasitesini aşmaz.

Ayrıca, tüm kaynak atamalarını ve bunların bir zaman çizelgesindeki çalışma paylaştırma yüzdelerini görmek için Kaynak Kullanımı görünümünü görüntüleyebilir ve değiştirebilirsiniz. Bu görünüm, tüm atamaları kaynağa göre gösterir ve bu kaynakların zaman içinde atanan görevlere ne kadar tam olarak ayrıldığını gösterir.

1. Görev veya Kaynak sekmesinde, Görünüm açılan menüsünde Kaynak Kullanımı'na tıklayın.
2. Biçim sekmesinde Ayrıntı Ekle'yi tıklayın.
3. Kullanılabilir alanlar listesinde, Yükleme Yüzdesi'ni ve ardından Göster'i tıklatın.
4. Görünümün zaman ölçeği bölümünü gözden geçirin. Az önce eklediğiniz Tahsis Yüzdesi satırında, kaynağın toplam kullanılabilir çalışma zamanının seçilen dönem sırasında atamalara ayrılan yüzdesini görebilirsiniz. Buna ek olarak, görünümün zaman ölçeği bölümü kaynağın hem fazla yüklenmiş çalışmasını hem de yükleme yüzdesini kırmızı olarak gösterir ve bu da kaynağın fazla yüklendiğini tam olarak ne zaman saptamanızı sağlar.

Project Online kullanarak kurumsal kaynakların kullanılabilirliğini gözden geçirme

Proje içinde veya projeler arasında fazla veya az yüklenmiş kaynakları bulmak için, Project Online erişebilir, kaynak kullanılabilirliği grafiğini ve tablosunu görüntüleyebilirsiniz.

1. Project Online Proje Merkezi'nde, sol taraftaki menüde Kaynaklar'a tıklayın.

2. Kullanılabilirlik bilgilerini görüntülemek istediğiniz kaynağı veya kaynakları adlarının yanındaki onay kutusunu seçerek seçin ve ardından Kaynaklar sekmesinde Gezinme bölümünde Kapasite Planlaması'na tıklayın.
   Listedeki bitişik kaynakları seçmek için, SHIFT tuşunu basılı tutarak ilk ve son kaynağa tıklayın. Bitişik olmayan kaynakları seçmek için, her kaynağı tıklatırken CTRL tuşunu basılı tutun.

3. Kullanılabilirlik sekmesinin Görünümler bölümünde bir kaynak görünümü seçin.

   • Atama çalışmasını önce kaynaklara ve sonra da kaynağın göründüğü projelere göre gruplandırılmış olarak görüntülemek için Kaynağa Göre Çalışma'yı seçin.
   • Atama çalışmasını kaynağın göründüğü projelere göre gruplandırılmış olarak görüntülemek için Projeye Göre Kaynak Kullanımı öğesini seçin.
   • Kaynağın belirli bir süre boyunca çalışmaya uygun olduğu süreyi görüntülemek için Kalan Kullanılabilirlik'i seçin.
   • Kaynağın yapmak üzere atandığı çalışma miktarını görüntülemek için Kaynak Kullanımı'nı seçin.

4. Önceki sayfada birden çok kaynak seçtiyseniz, grafikte görüntülemek istediğiniz kaynakları seçmek için grafikteki göstergeye tıklayabilirsiniz.
   Grafiğin altındaki Ayrıntılar tablosunda, kaynağın belirtilen dönem boyunca ne kadar çalışmaya atandığını gösteren bir zaman ölçeği gösterilir.

Tek tek iş yüklerini görüntülemek için grafik kullanma

Kaynak Grafı görünümünde, tek bir kaynağın iş yükünün ve kullanılabilirliğinin çubuk grafik görünümü gösterilir. Bu görünüm, seçilen kaynağın belirli bir süre için fazla mı yoksa az mı yüklendiğini hızla bulmanızı sağlar. Ayrıca, kaynağın kullanılabilirlik düzeyi üst sınırının yanı sıra, atamalar için ayrılan birimlerin yüzdesini de görebilirsiniz.

1. Kaynak sekmesinde, Görünüm bölümünde Kaynak Grafı görünümünü seçin.
2. Sol pencerede sola veya sağa kaydırarak Kaynak Grafiği Kaynak Grafı görünümündeki ilk kaynağın adını gözden geçirin.
   Kaynak adı kırmızı renkte listeleniyorsa, kaynak fazladan ayrılmıştır. Siyah renkle listelenen kaynaklar ya tam kapasitelerinde ya da tam kapasitelerinin altında tahsis edilir.
3. Fazla veya az yükleme düzeyini görmek için çubuk grafiği gözden geçirin.
   Mavi çubuklar (varsayılan olarak), kaynağın o dönem için kullanılabilir olduğu en yüksek birim ve çalışma zamanı miktarının altında veya altında olan ayrılmış çalışma miktarını gösterir. Kırmızı çubuklar (varsayılan olarak), kaynağın belirli bir dönem için en yüksek birim ve çalışma zamanı kullanılabilirliğini aşması nedeniyle kaynağın fazla yüklendiğini gösterir.
4. Gösterilen zaman aralığında oluşan en yüksek ayırma yüzdelerini, başka bir deyişle zaman diliminde kaynağın tepe birimlerini gözden geçirin.
   Tepe birimler grafiğin en altında listelenir.
5. Sonraki kaynağın çubuk grafiğini görüntülemek için PAGE DOWN tuşuna basın ya da kaydırma çubuğunu ya da ok tuşlarını kullanın.

Sayfanın Başı

Fazla yüklenmiş kaynakların listesini görüntüleme

Kaynak Sayfası görünümünü veya Kaynak Kullanımı görünümünü görüntüleyerek ve sonra da fazla yüklenmiş kaynakları filtreleyerek, yalnızca fazla yüklenmiş kaynakların listesini görebilirsiniz.

1. Görünüm bölümünde, açılan listeden Kaynak Sayfası'na veya Kaynak Kullanımı'na tıklayın.
2. Görünüm sekmesinde, Veri bölümündeki Filtre açılan menüsüne tıklayın ve sonra Fazla Yüklenmiş Kaynaklar'a tıklayın.
3. Kaynakların tam listesini yeniden görmek için Filtre açılan menüsüne tıklayın ve ardından Filtre Yok'a tıklayın.

Görev görünümleri fazla yüklemeleri görüntülemek için de kullanılabilir, ancak fazla yüklemeleri kaynak görünümlerinde olduğu gibi kırmızı renkte göstermezler. Görev görünümünde çalışıyorsanız, kaynak fazla yüklemeleri olan her görevde adım adım çalışabilirsiniz, ancak görev görünümünde hangi kaynakların (veya ne kadarının) fazla yüklendiği gösterilmez.

Gantt Grafiği veya Ağ Diyagramı gibi herhangi bir görev görünümündeyken, Kaynak sekmesinde, Düzey bölümünde Sonraki Fazla Yükleme'yi tıklatın.

Fazla yüklenmiş kaynakları gruplandırma

Kaynak Sayfası veya Kaynak Kullanımı görünümünde, fazla yüklenmiş kaynakları gruplandırabilirsiniz. Kaynakları, proje sırasında atamalarda yaptıkları en yüksek yüzde ayırmalarını gösteren tepe birimlerine göre de gruplandırabilirsiniz. Fazla yüklenmiş kaynakları, fazla yüklemelerinin boyutlarına göre incelemek, öncelikle en yoğun fazla yüklenmiş kaynaklara odaklanmanıza yardımcı olabilir.

1. Görünüm bölümünde, Kaynak Sayfası'nı veya Kaynak Kullanımı'nı tıklatın.
2. Görünüm sekmesinde, Gruplandırma ölçütü açılır menüsüne tıklayın ve ardından Yeni Gruplandırma Ölçütü'ne tıklayın.
3. Alan Adı kutusunda, Fazla Yüklenmiş'i seçin.
4. Sıra kutusunda Artan veyaAzalan'ı seçin.
   Artılan'ı tıklatırsanız, ilk önce fazla yüklenmemiş kaynaklar grubu, ikinci olarak da fazla yüklenmiş kaynaklar grubu görünür.
5. Tepe birimlerin iç içe gruplandırmasını oluşturmak için, Sonra kutusuna tıklayın ve sonra Tepe'ye tıklayın.
6. Gruplandırma için bir ad sağlayın ve ardından Uygula'yı tıklatın.
   Görünüm, belirtimlerinize göre gruplandırılır. Proje sırasında herhangi bir zamanda ataması tepe birimlerin yüzde 100'ünü aşan tüm kaynaklar Fazla Yüklenmiş: Evet. Tepe birimlerin iç içe gruplandırmasını belirtirseniz, Tepe: %200, Tepe: %300, vb. başlıklar altında ek gruplandırmalarınız olabilir.
7. Gruplandırma ölçütü kutusunda kaynakları özgün sıralarında görmek için [Grup Yok] seçeneğine tıklayın.

Kullanılabilir zamanı olan kaynakları bulma

Fazla yüklenmiş kaynaklarınız varsa, iş yükünü daha dengeli bir şekilde dağıtabilmek için projede kullanılabilir zamanı olan kaynakları belirlemek isteyebilirsiniz. Bu kapasite, atanmamış başka görevler olduğunda ve kimlerin daha fazla iş üstlenmeye uygun olduğunu bulmak istediğinizde de yararlıdır.

Kaynak kullanılabilirliği aşağıdaki formül kullanılarak hesaplanır:

Kaynak Kullanılabilirliği = Kaynak Kapasitesi - (Özet Kaynak Atama + CalendarCalendar Exceptions)

Özet Kaynak Ataması, kaynağın yaptığı tüm çalışmaların toplamıdır ve Calendar Özel Durumlar kaynağın temel takvimindeki özel durumlardır.

Bir işte ek saatler çalışabilecek kaynakları bulmak için Kaynak Kullanımı görünümünü görüntüleyebilir ve değiştirerek kaynağın ek atamalar için kullanabileceği süreyi (saat, gün veya hafta) görebilirsiniz. Bu görünümü, fazla yüklenmiş kaynaklardan az yüklenmiş kaynaklara doğru çalışmayı yeniden dağıtmak için de kullanabilirsiniz.

1. Görünüm bölümünde, Kaynak Kullanımı'na tıklayın.
2. Biçim sekmesindeki Ayrıntılar bölümünde Kalan Kullanım Durumu kutusunu işaretleyin.
3. Kalan Kullanılabilir (kalan kullanılabilirlik) satırında, her dönem için kalan kullanılabilirliği veya az tahsisi temsil eden çalışma miktarını gözden geçirin.

Ayrıca, tek bir kaynağın iş yükünün çubuk grafiğini görüntülemek için Kaynak Grafiği Kaynak Grafı görünümünü görüntüleyebilir ve değiştirebilirsiniz, bu da bir görevde kimlerin ek saatler çalışabileceğini keşfetmenize yardımcı olabilir. Az yüklenmiş bir kaynak hakkındaki bilgileri, Kaynak Grafiği Kaynak Grafı görünümünde bir kerede gözden geçirebilirsiniz. Kullanılabilir çalışma miktarını zaman aralığına göre görebilirsiniz.

1. Görünüm bölümünde Kaynak Grafı tıklayın.
2. Biçim sekmesinde, Grafik açılır menüsüne tıklayın ve ardından İş Kullanılabilirliği'ni seçin.
3. Seçili kaynak için, çubuk grafikte gösterilen kullanılabilir çalışma miktarını gözden geçirin. Farklı zaman aralıklarındaki az yüklemeleri görmek için zaman ölçeğinde ilerleyin.
4. Grafiğin en altında seçili kaynak için kullanılabilir süreyi gözden geçirin.
5. Kullanılabilir zamanı olan bir sonraki kaynağa gitmek için, PAGE DOWN tuşuna basın ya da sol bölmedeki kaydırma çubuğunu veya ok tuşlarını kullanın.

Sayfanın Başı