Projeyi yönetmenin ilk adımlarından biri, projenizin tamamlanmasını sağlayan görevleri eklemektir. Görev listeniz, yapılması gereken işlerin yer aldığı bir denetim listesi kadar basit olabileceği gibi, başlangıç ve bitiş tarihleri, diğer görevlerle ilişkiler ve diğer ilişkili görev bilgileriyle biraz daha kapsamlı da olabilir. Basit görev denetim listesi ve zamanlanmış görev listesinin her ikisi de sitenizdeki aynı listeyi kullanır; dolayısıyla basit bir denetim listesiyle başlayabilir ve daha sonra görevlere ayrıntı ekleyerek bunu zamanlanmış görevler listesi haline getirebilirsiniz.
Basit bir görev denetim listesi ekleme
Proje planlamanıza yeni başlıyorsanız veya bu projenin özellikle karmaşık olacağını düşünmüyorsanız, projenizi etkili bir şekilde yönetebilmeniz için basit bir görev denetim listesi yeterli olabilir. Denetim listeniz projenizdeki görevlerin son tarihlerini ve proje ekibi üyelerine verilen atamaları içerebilir.
Basit bir görev denetim listesi eklemek için:
- Sitenizin Hızlı Başlat'ında Görevler'e tıklayın.
- Görevler sayfasında Düzenle'yi tıklatın.
- Görev Adı sütununa, projenizde tamamlanması gereken her görev için bir ad yazın. Görev ekledikten sonra bir sonraki satıra geçmek için Enter tuşuna basın.
İpucu
Zaten listelenen iki görev arasına yeni bir görev eklemek mi istiyorsunuz? Var olan bir göreve ait onay kutusunun solundaki boşluğu tıklatın ve sonra Insert tuşuna basın. Seçtiğiniz varolan görevin üzerine yeni bir satır eklenir. Görevler sekmesinin Hiyerarşi grubunda Ekle'ye de tıklayabilirsiniz.
Son Tarih sütununda, listedeki her görevin tamamlanması gereken tarihi yazın veya seçin. Bir görevin ne zaman tamamlanması gerektiğinden emin değilseniz, o görev için bu sütunu boş bırakın.
Atanan sütununda, listedeki her görev üzerinde çalışacak her kişinin adını yazın veya seçin.
İpucu
En iyi uygulama, her göreve yalnızca bir kişi atamaktır. Birden fazla kişi atamanız gerekirse, bu durum görevlerin tamamlandı olarak işaretlenmesinde sorunlara yol açabilir. Ann görevdeki çalışmasını bitirirse, Görevlerim sayfasında tamamlandı olarak işaretlemesi mantıklı olur. Öte yandan, bu işlem görevi yalnızca Ann için değil, atanan herkes için tamamlandı olarak işaretler. Görevdeki başka birinin hala yapması gereken işler olabilir. Göreve yine birden fazla kişi atamanız gerektiğine karar verirseniz, adları noktalı virgülle (;)) ayırabilirsiniz.
Basit görevler denetim listenizi eklemeyi bitirdiğinizde, Durdur'u tıklatın.
Basit bir görev denetim listesi eklemenin bir başka hızlı yolu da Excel çalışma sayfasından bir liste yapıştırmaktır. Çalışma sayfasında kullandığınız sütunlar Görevler sayfasında görüntülenen sütunlarla aynı hizada olduğu sürece, görev listesini tıklatıp çalışma sayfası verilerinizi yapıştırmanız yeterli olur. Adlar, mümkünse Atanan sütunundaki hesaplarla eşleştirilir.
Projenizde çalışırken, görev tamamlandığında her görev adının yanındaki onay kutusunu seçebilirsiniz.
Basit denetim listenizdeki görevler üzerinde daha fazla denetime ihtiyacınız olduğunu fark ederseniz, görevlerinizin ayrıntılarını eklemek, daha sağlam bir zamanlanmış liste yapmak için sonraki bölümde yer alan adımları kullanabilirsiniz.
Zamanlanmış görev listesi ekleme
Projeniz biraz karmaşıksa, zamanlanmış görev listesinin işi daha yönetilebilir bir şekilde izlemenize yardımcı olduğunu fark edebilirsiniz.
Görevlerin zamanlanmış listesini eklemek için:
Sitenizin Hızlı Başlat'ında Görevler'e tıklayın.
Görevler sayfasında Yeni Görev'i tıklatın. Ya da şeridin Görevler sekmesinde Yeni Öğe'ye tıklayın.
Not
Başlangıçta görevler için basit bir denetim listesi oluşturduysanız ancak işin biraz daha karmaşık hale gelmesiyle mevcut görevlerinize kolayca daha fazla ayrıntı ekleyebilirsiniz. Görev seçmek için, görev onay kutusunun solundaki boşluğa tıklayın ve sonra şeritteki Görevler sekmesinde Öğeyi Düzenle'ye tıklayın. Bu işlem, daha fazla zamanlama ayrıntısı ekleyebilmeniz için görevi açar.
Görev Adı kutusuna göreviniz için bir ad yazın.
Başlangıç Tarihi ve Son Tarih kutularına göreviniz için bir başlangıç ve bitiş tarihi yazın veya seçin. Bu tarihlerden herhangi birinden emin değilseniz, bu bilgiyi şimdilik dışarıda bırakın. Daha sonra istediğiniz zaman geri dönebilir ve görevi düzenleyerek bilgi ekleyebilirsiniz.
Atanan kutusuna, görev üzerinde çalışmasını istediğiniz kişinin adını veya e-posta adresini yazın.
İpucu
En iyi uygulama, her göreve yalnızca bir kişi atamaktır. Birden fazla kişi atamanız gerekirse, bu durum görevlerin tamamlandı olarak işaretlenmesinde sorunlara yol açabilir. Ann görevdeki çalışmasını bitirirse, Görevlerim sayfasında tamamlandı olarak işaretlemesi mantıklı olur. Öte yandan, bu işlem görevi yalnızca Ann için değil, atanan herkes için tamamlandı olarak işaretler. Görevdeki başka birinin hala yapması gereken işler olabilir. Göreve yine birden fazla kişi atamanız gerektiğine karar verirseniz, adları noktalı virgülle (;)) ayırabilirsiniz.
Görev üzerinde çalışma zaten başlamışsa, yaklaşık olarak ne kadar çalışmanın yapıldığını ve yapılacak kalan işi belirtmek için Tamamlanma Yüzdesi kutusuna bir yüzde girin.
İpucu
Bu, projenizdeki ekip üyelerinin düzenli olarak güncelleştirmeleri için harika bir alandır. Projenizdeki çalışmanın nasıl ilerlediğini ve projenizin zamanında bitmek üzere olup olmadığını anlamanıza yardımcı olabilir.
İlgili çalışma hakkında daha fazla ayrıntı vermek istiyorsanız, Açıklama kutusuna görevin kısa bir açıklamasını yazın. Bu, projenizi anlamaya çalışan yöneticiler ve diğer hissedarlar için yararlı olabilir.
Geçerli görevin başlayabilmesi için projenizdeki hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini belirtmek için Öncüller'in yanındaki kutuları ve düğmeleri kullanın.
Örneğin, "Basın bülteni yaz" görevi tamamlanana kadar başlayamayan "Basın bülteni yayınla" adında bir görev oluşturduğunuzu varsayalım. Soldaki kutudan "Basın bülteni yaz" görevini seçin ve ardından sağdaki kutuya taşımak için Ekle'ye tıklayın. Bu, "Basın bülteni yaz" görevinin "Basın bülteni yayımla" görevinin öncülü olduğunu (yani öncesinde) gösterir.Öncelik listesinden uygun öncelik düzeyini seçin.
Görev Durumu listesinden uygun durum düzeyini seçin.
İpucu
Bu da proje ekip üyelerinizin düzenli olarak güncelleştirmesine yardımcı olacak başka bir alandır. İş tıkanıklıkları, program gecikmeleri ve diğer kritik zamanlama sorunlarının üstesinden gelmenize yardımcı olabilir.
Kaydet'e tıklayın.
Görev listenizle çalışma
Görev listenizle çalışırken, son tarihleri kırmızı ile listelenenler gecikiyor. Gecikmiş bir görevi, görevin yanındaki onay kutusunu seçip tamamlandı olarak işaretledikten sonra, son tarih artık kırmızı metin olarak görünmez.
Ayrıca, listenin üst kısmındaki görünüm bağlantılarına tıklayarak görev listenizin farklı görünümleri arasında geçiş yapabilirsiniz. Tüm Görevler, Calendar, Tamamlandı, Gantt Grafiği, Geç Görevler, Görevlerim ve Gelecek arasından seçim yapabilir veya varolan bir görünümü değiştirebilir ya da görev listeniz için kendi görünümünüzü oluşturabilirsiniz. Kullanmak istediğiniz görünüm görev listesinin üst kısmında listelenmiyorsa, görünüm bağlantılarının yanındaki Ek seçenekler için tıklatın (...) seçeneğini tıklatın ve kullanmak istediğiniz görünümü seçin. Kendi görünümünüzü oluşturma hakkında daha fazla bilgi için bkz. Liste veya kitaplık görünümü oluşturma, değiştirme veya silme.
Projenize ayrıntılı görevler ekledikten sonra şunları yapmak isteyebilirsiniz: