Başarılı sitelerin ve mutlu kullanıcıların formülü, site ve kullanıcı yönetimine iyi planlanmış ve sürdürülebilir bir yaklaşımdır. Kuruluşunuzda siteleri planlamak ve kullanıcıları yönetmek için kullanabileceğiniz bazı önemli görevler ve kavramlar şunlardır.
Site koleksiyonları hakkında
SharePoint'i kullanmaya yeni başlamış olmanız veya birçok sürümünü kullanmış olmanız fark etmeksizin, modern SharePoint deneyimi size daha fazla esneklik, daha kolay gezinti sağlar ve tüm siteler mobil uyumludur. Kuruluşunuzdaki her iş yükü için site koleksiyonları oluşturmanızı öneririz. Modern SharePoint deneyimi, her site artık bir site koleksiyonu olduğundan gezinmeyi ve bakımını kolaylaştırır. SharePoint'teki modern deneyim ve Merkez sitelerini kullanmanın avantajları hakkında daha fazla bilgi edinin. Her iş yükü için site koleksiyonları oluşturmanızı ve sonra hepsini bir merkez sitesiyle ilişkilendirmenizi öneririz. Bu, daha fazla esneklik sağlar ve kuruluşunuzun değişen ihtiyaçlarına kolayca uyum sağlar. Daha fazla bilgi için bkz. SharePoint merkez sitesi nedir?.
SharePoint yöneticisi, site koleksiyonlarının yönetimi için kuruluşunuzdaki farklı kişilere temsilci atayabilir. SharePoint izinleri modeli, site koleksiyonu yöneticisi, site sahibi ve diğer roller gibi farklı rollere izinler atamanıza olanak tanıyarak size yardımcı olur. Site koleksiyonu yöneticilerini eklemeyi ve kaldırmayı öğrenmek için bkz. Site koleksiyonu yöneticilerini yönetme.
Site koleksiyonu yöneticisi, site koleksiyonu üzerinde Tam Denetim izin düzeyine sahiptir. Bu, site koleksiyonu içinde site ekleyip silebileceğiniz ya da sitenin ayarlarını değiştirebileceğiniz anlamına gelir. Ayrıca, bu sitelerdeki tüm içeriği görüntüleyebilir, ekleyebilir, silebilir veya değiştirebilirsiniz. İkincil site koleksiyonu yöneticisi, site koleksiyonu yöneticisi tarafından belirlenebilir. Site koleksiyonu yöneticisi olarak, Ayarlar sayfasından başka bir site koleksiyonu yöneticisi ekleyebilir veya site koleksiyonu yöneticisini değiştirebilirsiniz. Bu görev hakkında daha fazla bilgi için bkz: Site koleksiyonu yöneticilerini yönetme.
Geleneksel site koleksiyonu, sahibi aynı olan ve izinler gibi yönetim ayarlarını paylaşan bir SharePoint siteleri grubudur. Alt siteler, site koleksiyonundan gezintiyi, izinleri ve site tasarımını devralır. Dolayısıyla site üyeleriniz ve projeleriniz değiştikçe sizin sitelerinizin de değişmesi gerekir.
Her iş yükü için site seçme
İş yükleriniz için ihtiyacınız olan SharePoint site koleksiyonunun türünü planlamanız önemlidir. Ardından, kullanıcılarınızın gezinmesini ve ihtiyaç duyduklarını bulmasını kolaylaştırmak istersiniz. Bu bölümde, kullanılabilen bazı modern SharePoint siteleri hakkında ayrıntılar verilir ve ayrıca bu sitelerde gezinti hakkında da bilgi verilir. Gezinti planlama hakkında harika bir makale , modern SharePoint deneyimi için Gezintiyi Planlama makalesidir.
SharePoint merkez sitesini , farklı ekip ve iletişim sitelerini düzenlemenize yardımcı olan bir çerçeve veya temel olarak düşünün. Kuruluşunuzdaki her iş yükü için site koleksiyonları oluşturduğunuzda, merkez sitesi bu site koleksiyonlarını bulmayı ve yönetmeyi kolaylaştıracak mantıksal yollarla bağlar. Bundan sonra, iş yükleriniz her değiştiğinde site koleksiyonlarını merkez siteler arasında taşıyabilir ve yönetebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. SharePoint merkez sitelerinizi planlama.
SharePoint ekip sitesi ve bu site altında oluşturduğunuz tüm sayfalar, yalnızca siteye giriş izni vererek davet ettiğiniz kullanıcıların kullanımına açıktır. Ekip Sitesini bir Microsoft 365 Grubuna da bağlayabilirsiniz. Ekip Sitesi sayesinde, kuruluşunuz, ekibiniz ya da grubunuz birbirlerine bağlanabilir, belgeler ve diğer dosyalar üzerinde birlikte çalışma, duyuru yapma, toplantı zamanlama, görev oluşturma, sorunları ya da eylem öğelerini izleme, listelerde bilgi depolama işlemlerini gerçekleştirebilir. Daha fazla bilgi için bkz . SharePoint ekip sitesi nedir?
SharePoint iletişim sitesi haberler, raporlar ve durum gibi bilgileri başkalarıyla paylaşmanıza olanak tanır. Bir iletişim sitesinin genellikle birkaç katılımcısı olsa da birçok üyesi vardır.
Yönetim
Yönetim, bir kuruluşun iş bölümlerinin ve teknik ekiplerinin iş hedeflerine ulaşmak için birlikte çalışmasına kılavuzluk eden, yöneten ve denetleyen ilkeler, roller, sorumluluklar ve işlemler kümesidir. SharePoint site koleksiyonuyla ilgili olarak bir yönetim planı, site koleksiyonunuzu desteklemek için gerekli olan rolleri, sorumlulukları ve ilkeleri planlamanıza yardımcı olan bir kılavuz olabilir. Bu, sınırlı olmamak kaydıyla, aşağıdaki dikkate alınacak noktaları içerebilir:
- Web sayfaları, belgeleri, listeleri ve veri dahil olmak üzere, bilgi mimarisi
- Kullanıcı hesaplarını yönetme de dahil olmak üzere bakım etkinlikleri
- Markalama ve özelleştirme ilkeleri
- Eğitim
Kuruluşunuz için bir yönetim planının hazırlanması önemlidir. Yönetim planının oluşturulmasına katkı sağlayarak, sistemin hangi alanlarından kimin sorumlu olduğunu tanımlayan, hem ticari hem teknik ekipler için sahiplik belirleyebilirsiniz. Yönetim planı geliştirme hakkında daha fazla bilgi için bkz. Genel bakış: kişilerin ekip sitenizi kullanma şeklini yönetmek için en iyi yöntemler.
Kullanıcıları yönetme
Not
Kullanıcıları yönetmek için SharePoint yöneticinizle birlikte çalışmanız gerekebilir. Örneğin, SharePoint yöneticisi kullanıcı profillerini yönetir.
Microsoft 365'te kullanıcı hesapları
Genel yönetici, kullanarak Microsoft 365'e yeni kullanıcılar ekler Microsoft 365 yönetim merkeziMicrosoft 365 yönetim merkezi, kullanıcıların yönetilmesi ve hizmetlerin yapılandırılmasına yönelik portaldır. Daha fazla bilgi için bkz. Kullanıcılar ve roller. Yeni bir kullanıcı eklerken genel yönetici aşağıdakileri yapar:
- Bu kullanıcının da yönetim merkezine erişip erişemeyeceğini belirtir
- Kullanıcının coğrafi konumunu ayarlar
- Kullanıcı lisansının türünü seçer
- Kullanıcı için bir kullanıcı adı ve parola oluşturur
Ekip sitesi kullanıcıları
Ekip sitenize kullanıcı ekleyebilir ve kullanıcıların izinlerini ayarlayabilirsiniz. İzin düzeyleri ve SharePoint grup üyeliği Ayarlar altında bulunabilir. Ancak Microsoft 365 artık Microsoft 365 dizinindeki herkesi içeren dış kullanıcılar hariç herkes adlı bir güvenlik grubu oluşturur (kuruluşunuzun dışından olan ve dış paylaşım özelliği aracılığıyla davet edilen kişiler hariç). Bu güvenlik grubuna otomatik olarak SharePoint'te bir Üye olarak erişim verilir. Bu, Microsoft 365 Dizini'ne eklediğiniz kullanıcıların varsayılan olarak siteleri, listeleri ve kitaplıkları düzenleyebileceği anlamına gelir.
İzin düzeyleri ve grup üyeliği
İzin düzeyleri, kullanıcıların bir dizi ilişkili görevi gerçekleştirmesine olanak tanıyan SharePoint hakları koleksiyonudur. Örneğin, Okuma izin düzeyi başka izinlerin yanı sıra Öğeleri Görüntüleme, Öğeleri Açma, Sayfaları Görüntüleme ve Sürümleri Görüntüleme izinlerini içerir, bütün bu izinler bir SharePoint sitesinde sayfaları, belgeleri ve öğeleri görüntülemek için gereklidir. İzinler, birden çok izin düzeyi içinde yer alabilir. Daha fazla bilgi için bkz: İzin stratejinizi planlama.
İzin düzeylerini doğrudan tek tek kullanıcılara atamanızı önermiyoruz, çünkü bu sitelere kimlerin eriştiğini izlemeyi ve yönetmeyi zorlaştırabilir. Bazen gereklidir, ancak karmaşıklığı önlemek için minimumda tutulmalıdır. Bunun yerine, izinleri gruplara atayın ve ardından tek tek kullanıcıları uygun gruplara atayın. Grup, izinlerin kolay yönetilmesi için site koleksiyonu düzeyinde tanımlanan kullanıcılar kümesidir. Daha fazla bilgi için bkz. Varsayılan SharePoint grupları ve Site izinlerini özelleştirme. Her grup varsayılan bir izin düzeyine atanır. Örneğin, bazı temel varsayılan SharePoint grupları aşağıdaki izin düzeylerini içerir:
| Grup | İzin düzeyi |
|---|---|
| Sahipler | Tam denetim |
| Ziyaretçiler | Okuma |
| Üyeler | Katkıda Bulunma |
Tam Denetim izni olan herkes özel gruplar oluşturabilir.
İzin düzeylerini site koleksiyonu düzeyindeki SharePoint gruplarına atadığınızda, varsayılan olarak tüm siteler ve site içeriği bu izin düzeylerini devralır. Bu varsayılan davranışa izin devralma denir. Alt site oluştururken benzersiz izinler ayarlanıp ayarlanmayacağını veya site, liste, kitaplık veya öğede izin devralmanın kesilip kesilmeyeceğini belirtebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz . İzin devralma nedir?
Bir kullanıcının site içinde neleri görebileceğini ve nelere erişebileceğini izin düzeyi belirlediğinden, kullanıcının grup üyeliğini dikkatli şekilde düşünmeniz gerekir. Örneğin, siteleri oluşturma ve özelleştirme sorumluluğu olan bir kullanıcı en azından Tasarımcı grubunun bir üyesi olmalıdır. Diğer yandan, yalnızca içeriği okuması ve indirmesi gereken bir kullanıcı olabilir ve yalnızca Ziyaretçiler grubunun bir üyesi olması gerekebilir. Daha fazla bilgi için bkz: SharePoint'te izin düzeylerini anlama.
Site ve site koleksiyonu özelliklerini kullanmayı planlama
Bir site koleksiyonu yöneticisi olarak şunları yapmanız gerekebilir:SharePoint, site koleksiyonu ve site düzeylerinde özellikleri yönetme. Bu görevler, yönetim planınıza göre özellikleri etkinleştirme veya devre dışı bırakmayı içerebilir. Daha fazla bilgi için bkz. Site koleksiyonu özelliklerini etkinleştirme veya devre dışı bırakma. Ayrıca bkz. SharePoint site koleksiyonunun Geri Dönüşüm Kutusu'nu yönetme.