Proje yönetimi nadiren kolaydır. Ancak bu kılavuz, Project'i kullanırken proje yönetimini anlamanıza yardımcı olur. Aşağıda yer alan her bir bağlantı, makalelerin ve kısa öğreticilerin yer aldığı proje yönetimi kavramını keşfeden bir sayfaya gider.
Proje planı başlatma
Bir proje ne kadar karmaşıksa, Project'i kullanmaya başlamadan önce bir o kadar da plan yapmanız gerekir. Projenin başlatma aşamasında, düşünmeniz gerekenlere yardımcı olması için Word, Excel ve SharePoint gibi uygulamaları kullanın.
| Proje hedefi | AÇIKLAMA |
|---|---|
| Proje planı başlatma | Projeler, başlatma aşamasında ön düşünceler olmadığında genellikle başarısız olur. Bu noktada, beyan ifadelerini, ön belirtimleri ve belki bir de bütçeyi hazırlarken paydaşlarınızın ve sponsorlarınızın kimler olduğunu düşünün. Daha küçük projelerde bu çalışmaların büyük bölümünü Microsoft Project'te yapabilirsiniz. Daha büyük projelerdeyse fikirlerinizi geliştirmek için Word, Excel, SharePoint'i ve hatta telefonunuzu kullanabilirsiniz. |
| Planları paydaşlarınıza bildirme | Paydaşlarla iletişim kanallarının korunması her zaman kolay olmasa da Ancak bir projenin başarısı için kritik öneme sahiptir. |
| Proje raporları oluşturma ve paylaşma | İletişimin zaman alıcı kısmına yardımcı olması için Project'te sadece bir tık uzağınızda çok sayıda rapor bulunur. Ana proje kilometre taşları, bütçeleme gereksinimleri çalışan gereksinimleri vb. erken planları hazırlayın. |
Proje zamanlaması oluşturma
Proje zamanlaması oluşturmak vakit alabilir. Adımları dört kategoriye bölerseniz, proje oluşturma daha düzgün gerçekleştirilebilir:
- Görev ekleme
- Görevleri düzenleme
- Kişi ekleme
- Ekibinizle iletişim kurma
| Proje hedefi | AÇIKLAMA |
|---|---|
| Yeni proje zamanlaması oluşturma | İlk düşünme aşamasını tamamladıktan sonra, sıra Project'i başlatıp yeni bir zamanlama oluşturmaya gelir. Boş bir proje ile başlayabilir veya diğer proje yöneticilerinin oluşturmuş olduğu şablonları kullanabilirsiniz; bu kişiler, proje yönetiminde yer alan uzmanlar veya sizinkine benzer bir işte çalışan kimseler olabilir. |
| Görev ekleme | Görevler bir projede yapılan etkinliklerdir. Görev eklemeyi, görevlerin özelliklerini değiştirmeyi ve sürelerini tahmin etmeyi öğrenin. |
| Bunları düzenleme | Görevleri ilk eklediğinizde, yönetilmeleri için en iyi düzende olmayabilirler. Özet görevleri ve alt görevleri kullanarak ve bunları birbirine bağlayarak görevleri düzenlemeyi öğrenin. |
| Kişileri ekleme ve görevlere atama | Projenize görevler ekledikten sonra, bu görevlerde çalışmak istediğiniz kişileri ele alın. Görevlere kişi ekleme ile bu kişileri görevlere atamanın Project'te farklı etkinlikler olduğunu unutmayın. |
| Kaynak havuzlarını ve ana projeleri kullanarak kaynakları paylaşma | Birden çok projede kişileri yönetmeye yardımcı olmak için projelerinizdeki kişilerin tümünü tek bir proje dosyasına yerleştirin. Bu dosya bir kaynak havuzu olarak çalışır. Kaynak havuzu dosyasından, kaynakları birçok proje arasında paylaşabilirsiniz (Project Server olmadan). |
| Projenizin maliyetlerini ayarlama | Proje maliyetlerinin işlenmesi proje yöneticileri için göz korkutucu olabilir. Project ile, bu işin o kadar da zor olmadığını keşfedebilirsiniz. Bütçeye bağlı kalmanızı sağlayacak ipuçlarını öğrenin. |
Projenizi yönetme
Zamanlama oluşturduktan sonra işiniz bitmez. Projenizin yönetilmesi, oluşturulmasına göre daha fazla zaman alır. Örneğin, görevler değişir, kişiler eklenir, bitiş tarihinin geri veya ileri alınması gerekir. Project ile, ilerlemeyi izlemek için tüm araçlara sahipsinizdir; ayrıca başarılı sonuç sağlamak için değişiklik yapabilirsiniz.
| AMAÇ | AÇIKLAMA |
|---|---|
| Zamanlamanız için doğru görünümü seçme | Zamanlamanızın karmaşıklığını basitleştirmek için doğru görünümü bulun. Gantt grafiği, projenizin nereye doğru gittiğinin görünümü sunar. Farklı ayrıntı düzeylerini görmenize yardımcı olması için Takvim görünümü, ağ diyagramı veya zaman çizelgesi de kullanabilirsiniz. |
| Zamanlamanızın ilerleme durumunu izleme | İlk zamanlamanızı oluşturduktan sonra, sıra, işlerin nasıl gittiğini görmeye gelir. Temel oluşturmak ve doğru görünümleri kullanmak, projenizin ilerleme durumunu izlemenize yardımcı olacaktır. |
| Görevler için tamamlanma yüzdesini izleme | İlerleme durumunu izlemek karmaşık görünebilir, ama burada Gantt grafiğindeki ilerleme çubuğunu kullanarak tamamlanma yüzdesini göstermenin hızlı bir yolu verilmiştir. |
| Kaynak atama sorunlarını çözme | Kaynaklardan en iyi performansı ve sonuçları elde etmek için, fazla ve az yüklemeleri önlemek üzere kaynak iş yüklerini yönetmeniz gerekir. |
| Proje bitiş tarihini bulma | Proje yöneticisinin en büyük kabusu, zamanlamada değişiklik yapmanız sonrasındaki bitiş tarihi makbuzlarıdır. Projenin bitiş tarihini kontrolünüz altına almak için stratejiler öğrenin. |
| Proje durumunu bildirme | Özellikle kötü haberler bildirdiğinizde iletişim kurmak zordur. Paydaşlarınız ve yöneticilerinizle iletişim kurmanıza yardımcı olmak için Project, birkaç basit adımda oluşturup gönderebileceğiniz çekici ve profesyonel raporlara sahiptir. |
| Proje maliyetlerini yönetme | Bütçeyi aşıyor musunuz? Maliyetleri ayarlamanız mı gerekiyor? Zamanlamanızdaki maliyet sorunlarını çözmeyi öğrenin. |
| Kazanılan değer analizi raporlarını görüntüleme | Kazanılan değer, gelişmiş bir izleme yöntemidir. Ama bu sadece uzmanlar için değil. Projenizi izleyebilmeniz için siz de kullanabilirsiniz. |
| Riski yönetme | Projenizin her aşamasında risk bulunur. Büyük sorunlarla karşılaşmadan önce sorunlu noktaları önceden tanımlayın ve bunlara yanıt verin. |
| Birden fazla projeyle çalışma | Project, projeler arası bağımlılıkları, hatta bir projedeki görevlerden başka bir projenin tamamlanmasına bağlı olanları yönetmenize yardımcı olacak araçlar sağlar. |