Огляд робочих циклів, передбачених у SharePoint

Робочі цикли SharePoint – це попередньо запрограмовані міні-програми, які впорядковують і автоматизують різноманітні бізнес-процеси. Робочі цикли можуть варіюватися від збирання підписів, відгуків або затверджень для плану чи документа до відстеження поточного стану звичайної процедури. Робочі цикли SharePoint дають змогу заощадити час і зусилля, а також забезпечити узгодженість і ефективність завдань, які виконуються регулярно.

Що таке робочий цикл SharePoint?

Можливо, ви вже знаєте, що таке блок-схема. Це графічна карта процесу з інструкціями про те, що відбувається на кожному кроці.

Робочий цикл SharePoint – це ніби автоматизована блок-схема, яка займає багато роботи, припущення та випадковості стандартних робочих процесів.

Наприклад, погляньте на процес затвердження документа на ілюстрації. Виконання цього процесу вручну може означати велику кількість перевірок і відстеження, пересилання документів і надсилання нагадувань, і кожне з цих завдань має виконати ви або один або кілька ваших колег. Це означає багато додаткової роботи і постійний потік переривань.

Але коли для запуску процесу використовується робочий цикл затвердження документів SharePoint, увесь цей робочий цикл виконується автоматично, перевіряючи та відстежуючи, а також нагадуючи й пересилаючи їх. Якщо хтось із запізненням виконує завдання або виникає якась інша проблема, більшість включених робочих циклів створюють сповіщення, щоб повідомити про це. Моніторинг процесу зменшується.

Запустити робочий цикл SharePoint дуже просто. Виберіть тип робочого циклу, виберіть потрібні параметри та дозвольте запустити робочий цикл. Якщо потрібно, скасуйте або завершіть робочий цикл.

Які процеси можна автоматизувати за допомогою робочого циклу SharePoint?

Кожен із типів робочих циклів, включених, діють як шаблон. Ви додаєте екземпляр робочого циклу для одного списку чи бібліотеки або для всієї колекції сайтів, використовуючи форму ініціалювання , щоб указати потрібні параметри та параметри для цього екземпляра. До цих параметрів і вибраних параметрів належать, кому робочий цикл призначає завдання, крайні терміни завдань, як можна запускати й ким запускати робочий цикл, а також інструкції для включення до сповіщень про завдання. Створіть новий робочий цикл, перейшовши дорозділу Параметри> робочого циклу списку>Додати робочий цикл. Докладні відомості див. в статті Робочі цикли 2010 і 2013 років.

Є п'ять попередньо запрограмованих типів робочих циклів.

Затвердження (спрямування документа або елемента для затвердження або відхилення)

Робочий цикл затвердження спрямовує документ або інший елемент до призначених осіб для затвердження або відхилення. Також можна використовувати робочий цикл затвердження, щоб керувати затвердженням вмісту в списку або бібліотеці. Докладні відомості та покрокові вказівки див. в статті Усе про робочі цикли затвердження.

Збирання відгуків (спрямування документа або елемента для відгуку)

Робочий цикл збирання відгуків спрямовує документ або інший елемент призначеним користувачам для відгуків користувачів. Робочий цикл збирання відгуків об'єднує всі відгуки учасників робочого циклу та надає записи про процес перевірки. Докладні відомості та покрокові вказівки див. в статті Усе про робочі цикли збирання відгуків.

Збирання підписів (спрямування документа, книги або форми для цифрових підписів)

Робочий цикл збирання підписів спрямовує документ Microsoft Office до призначених користувачів для створення їхніх цифрових підписів. Зверніть увагу, що робочий цикл збирання підписів працює лише з Word документами, книгами Excel і формами InfoPath. Докладні відомості та покрокові вказівки див. в статті Усе про робочі цикли збирання підписів.

Three-State (відстеження питання, проекту або завдання через три області або етапи)

Триетапний робочий цикл призначено для відстеження стану елемента списку за трьома станами (етапами). Він може використовуватися для керування бізнес-процесами, які вимагають від організацій відстежувати великий обсяг питань або елементів. Приклади: питання служби підтримки клієнтів, потенційні клієнти або завдання за проектом.

Під час кожного переходу між станами робочий цикл призначає завдання особі та надсилає цьому користувачу оповіщення електронною поштою про завдання. Після завершення цього завдання робочий цикл оновлює стан елемента та перебіг виконання до наступного стану. Триетапний робочий цикл призначено для роботи із шаблоном списку відстеження питань, але його можна використовувати з будь-яким списком зі стовпцем вибору , який містить три або більше значень.

Докладні відомості та покрокові вказівки див. в статті Використання триетапного робочого циклу.

Затвердження публікації (автоматизація маршрутизації вмісту для рецензування та затвердження)

Робочий цикл затвердження публікації схожий на інші робочі цикли SharePoint у тому, що він автоматизує маршрутизацію вмісту для експертів і зацікавлених сторін у питаннях, які потрібно переглянути та затвердити. Унікальний робочий цикл затвердження публікації полягає в тому, що його розроблено спеціально для сайтів публікації, на яких публікування нових і оновлених веб-сторінок жорстко контролюється. На таких сайтах новий вміст не можна публікувати, доки його не затвердить кожен затверджувач у робочому циклі. Докладні відомості та покрокові вказівки див. в статті Робота з робочим циклом затвердження публікації.

Хто може додавати й починати робочий цикл SharePoint?

Щоб додати або запустити робочий цикл, потрібно мати правильний дозвіл для списку, бібліотеки або колекції сайтів, де запущено робочий цикл:

• Додавання робочого циклу За замовчуванням для додавання робочого циклу потрібно мати дозвіл на керування списками. (За замовчуванням у групи "Власники" та "Учасники" є дозвіл "Керування списками", а група "Відвідувачі" – ні).)
• Запуск робочого циклу Крім того, за замовчуванням для запуску вже доданого робочого циклу потрібно мати дозвіл на редагування елементів. (За замовчуванням для групи "Власники" та "Учасники" є дозвіл "Редагувати елементи", а група "Відвідувачі" – ні).)
  Крім того, власники можуть настроїти певні робочі цикли, щоб їх могли запускати лише учасники групи власників. Якщо підсайт має унікальні дозволи, власники повинні переконатися, що користувачам робочого циклу явно призначаються необхідні дозволи. Див . статтю Настроювання дозволів для списку або бібліотеки SharePoint.

Як додати й запустити робочий цикл SharePoint?

На схемі нижче наведено основні етапи планування, додавання, виконання та змінення робочого циклу SharePoint. Окремі розділи про кожну з наведених нижче дій.

• План Переконайтеся, що ви знаєте, які параметри потрібні та які відомості будуть доступні під час використання форми ініціалізація для додавання версії робочого циклу.
• Додати Заповніть форму ініціювання, щоб додати свою версію робочого циклу до списку, бібліотеки або колекції сайтів.
• Почати Запустіть новий робочий цикл у документі або іншому елементі списку чи бібліотеки вручну або автоматично. (Якщо запустити її вручну, ви зможете змінити деякі параметри форми зв'язування робочого циклу в короткій формі ініціалації.) Коли робочий цикл запускається, він створює завдання, надсилає повідомлення зі сповіщеннями та починає відстежувати дії та події.
• Монітор Під час виконання робочого циклу можна переглянути сторінку Стан робочого циклу , щоб дізнатися, які завдання виконано та які ще дії виконано. За потреби можна настроїти поточні та майбутні завдання тут і навіть скасувати або припинити виконання цього робочого циклу.
• Відгук Коли запуск завершиться, на сторінці Стан робочого циклу можна переглянути весь його журнал. Крім того, на сторінці стану можна створювати статистичні звіти про загальну продуктивність цього робочого циклу.
• Змінити Якщо робочий цикл працює не так, як потрібно, можна відкрити вихідну форму зв'язування, яку ви використовували, щоб додати її, і внести там зміни.