У програмі Access є кілька способів додавання або видалення стовпців у табличному поданні. У режимі аркуша даних можна додавати та вилучати стовпці та призначати для них типи даних. Поля можна додавати на панелі завдань або в таблиці, на основі якої побудований аркуш, у режимі конструктора. У цій статті пояснюються всі ці способи.
Докладні відомості про створення та використання аркушів даних можна переглянути в статтях про створення форми та роботу з аркушами.
Можливості
- Робота зі стовпцями на аркушах даних
- Додавання стовпців у режимі аркуша даних
- Вилучення стовпців у режимі аркуша даних
- Додавання стовпців у режимі конструктора
- Вилучення стовпців у режимі конструктора
- Автоматичне призначення типів даних в Access
- Призначення типів даних у режимі аркуша вручну
Робота зі стовпцями на аркушах даних
Аркуш даних – це форма візуального представлення інформації, яка міститься в таблиці бази даних чи отримана у відповідь на запит. Стовпець на аркуші – це те саме, що й поле в таблиці бази даних. Якщо додати або вилучити стовпець на аркуші, буде додано або вилучено поле в таблиці, на основі якої побудовано аркуш. Якщо поле містить дані, їх також буде видалено.
Робота зі стовпцями
Програма Access прискорює та полегшує додавання або видалення поля таблиці, оскільки ці завдання можна виконувати у вікні табличного подання даних. За замовчуванням усі таблиці в цьому режимі тепер містять порожній стовпець із заголовком Клацніть, щоб додати. Щоб додати стовпець, введіть дані в першу порожню клітинку під цим заголовком. У порожній стовпець також можна вставити один або кілька фрагментів даних. Тепер не обов’язково переходити в режим конструктора, щоб додавати або вилучати стовпці.
Крім того, новим стовпцям більше не потрібно призначати загальні типи даних. За замовчуванням поля в таблиці бази даних мають містити дані певних типів, як-от текст, дата й час, числа тощо. Зазвичай типи даних потрібно призначати, створюючи таблиці для бази даних. Однак тепер Access автоматично призначає більшість типів даних, коли ви вводите перший запис у новий стовпець. Наприклад, якщо в першому полі нової таблиці ввести ім’я, Access призначить йому тип "Текст". Якщо вставити дату, Access призначить полю тип "Дата/час". Якщо вставити поєднання даних, наприклад поштові індекси з кількох країн або регіонів, Access вибере тип даних, який найкраще підходить для збереження даних (зазвичай це текстовий тип даних). Докладніші відомості можна переглянути в наведеному нижче розділі Автоматичне призначення типів даних в Access.
Більше інформації про призначення типів даних представлено в статті Типи даних у локальних базах даних Access. Якщо ви не знайомі з правилами побудови реляційних баз даних, перегляньте статтю з основними відомостями.
У розділах нижче описано, як додавати й вилучати стовпці на аркушах даних у різних режимах.
Додавання стовпців у режимі аркуша даних
У цьому розділі описано, як у режимі аркуша даних додавати стовпці, створювати їх назви та вводити дані. Пам’ятайте: аналогічні дії (додавання або зміну поля) буде застосовано й до таблиці, на основі якої побудовано аркуш даних.
- В області переходів двічі клацніть таблицю, у якій потрібно додати поле.
Таблиця відкриється в режимі аркуша даних. - Прокрутіть аркуш даних ліворуч або праворуч (залежно від параметрів регіону та мови у Windows) і знайдіть порожній стовпець.
За замовчуванням заголовок порожнього стовпця має назву Клацніть, щоб додати. - Введіть дані в першому порожньому рядку під заголовком.
– або –
Вставте один або кілька фрагментів даних у поле, починаючи з першої порожньої клітинки.
Збережіть внесені зміни.
Access автоматично призначить цьому полю тип даних. Наприклад, якщо ввести ім’я, Access призначить тип "Текст".
Докладніші відомості можна переглянути в наведеному нижче розділі Автоматичне призначення типів даних в Access. Інформацію про ручне призначення типів даних представлено в наведеному нижче розділі Призначення типів даних у режимі аркуша вручну. - Двічі клацніть заголовок стовпця та введіть назву нового поля.
– або –
Правою кнопкою миші клацніть заголовок стовпця та виберіть Перейменування поля в контекстному меню. Введіть назву поля. - Збережіть внесені зміни.
Вилучення стовпців у режимі аркуша даних
Якщо ви збираєтеся вилучити стовпець на аркуші даних, зверніть увагу на таке:
- Якщо вилучити стовпець, усі його дані буде видалено без можливості відновлення. Тому слід зробити резервну копію таблиці, перш ніж видаляти стовпець.
- Щоб видалити певні типи стовпців, потрібно виконати додаткові дії. Наприклад, у режимі аркуша даних не можна видалити поле основного ключа. Це можливо лише в режимі конструктора. Крім того, щоб видалити поле основного ключа або підстановки, потрібно спершу вилучити зв’язок між полем і таблицями, з яких поле використовує дані. У цій статті не пояснюється, як видалити пов’язані поля.
Докладні відомості див. в статтях Основи розробки баз даних, Додавання або змінення первинного ключа таблиці в Access, Створення, редагування або видалення зв'язку та Створення або видалення багатозначного поля.
Вилучення стовпців у режимі аркуша даних
- Правою кнопкою миші клацніть рядок заголовка того стовпця, який потрібно вилучити.
- У контекстному меню виберіть Видалити поле.
- Щоб підтвердити дію, натисніть кнопку Так.
- Збережіть внесені зміни.
Додавання стовпців у режимі конструктора
Якщо ви знайомі з попередніми версіями Access, можливо, у вас уже є певний досвід роботи в режимі конструктора. Цей режим гнучкіший, ніж аркуш, оскільки можна вибирати всі типи даних, а також створювати поля підстановки, не виходячи з нього.
Додавання стовпців у режимі конструктора
- В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно змінити, і в контекстному меню виберіть пункт Конструктор.
– або –
У рядку стану в Access натисніть Конструктор. - У стовпці Ім’я поля виберіть порожній рядок і введіть назву.
- У стовпці Тип даних поруч із назвою поля вкажіть тип даних для нового стовпця.
- Збережіть внесені зміни.
Вилучення стовпців у режимі конструктора
Для режиму конструктора діють ті самі правила, що й для режиму аркуша даних: якщо видалити стовпець, його дані буде вилучено. Крім того, перш ніж видаляти поле основного ключа або підстановки, слід вилучити зв’язок цих полів.
Докладні відомості див. в статтях Основи розробки баз даних, Додавання або змінення первинного ключа таблиці в Access і Створення або видалення багатозначного поля.
Вилучення стовпців у режимі конструктора
- В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно змінити, і в контекстному меню виберіть пункт Конструктор.
– або –
У рядку стану в Access натисніть Конструктор. - Виберіть поле (рядок), яке потрібно видалити.
- На вкладці Конструктор у групі Знаряддя виберіть пункт Видалити рядки.
– або –
Натисніть клавішу Delete. - Збережіть внесені зміни.
Автоматичне призначення типів даних в Access
Якщо ви створюєте порожній аркуш, Access призначає типи всім полям, коли ви вводите в них дані. У таблиці нижче вказано типи даних, які можна вводити і які призначає Access.
Примітка.
Ввівши дані в полі, не можна призначити тип "Вкладення" або "Об’єкт OLE, а також увімкнути підтримку редагування форматованого тексту.
Далі показано, як Access призначає типи даних, коли ви вводите дані в полі в режимі аркуша.
| Введені дані: | Тип даних поля, створеного в Access: |
|---|---|
| Євген | Короткий текст (Текст) |
| Блок тексту або тексту та чисел, що містить понад 256 символів. | Довгий текст (Примітка) Примітка: Не можна використовувати вікно табличного подання даних для ввімкнення форматування форматованого тексту. Крім того, якщо ввімкнути властивість Лише додавання для поля Memo, програма Access за замовчуванням приховує будь-який текст під час розміщення курсору в цьому полі. Відомості про ввімкнення форматування форматованого тексту див. в статті Створення або видалення поля RTF. |
| http://www.contoso.com Access розпізнає такі протоколи Інтернету: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Примітка: Щоб програма Access розпізнала протокол і встановила тип даних "Гіперпосилання", слід дотримуватися протоколу з символами, які не є пробілами. |
Гіперпосилання |
| 50000 | Число, довге ціле число |
| 50 000 | Число, довге ціле число |
| 50 000,99 | Число, подвійної точності |
| 50000,389 | Число, подвійної точності |
| 12/31/2019 Налаштування регіону та мови Windows визначають форматування даних типу "Дата/час" в Access. |
Дата/час |
| 31 грудня 2019 р. Примітка: Щоб визначити тип даних "Дата й час", потрібно ввести або вставити більше імені дня в Access. Наприклад, якщо ввести "Вівторок", Access вибере тип даних "Текст". Слід також указати місяць. |
Дата/час |
| 10:50:23 | Дата й час |
| 10:50 am | Дата й час |
| 17:50 | Дата й час |
| 12,50 ₴ Access розпізнає символ грошової одиниці, вибраної в налаштуваннях регіону та мови Windows. |
Грошова одиниця |
| 21,75 | Число, подвійної точності |
| 123,00 % | Число, подвійної точності |
| 3,46E+03 | Число, подвійної точності |
Призначення типів даних у режимі аркуша вручну
За замовчуванням у режимі аркуша даних певні дії недоступні.
- Не можна призначити тип "Вкладення" або "Об’єкт OLE", просто вставивши дані в порожню клітинку.
- Не можна ввімкнути редагування форматованого тексту для типу "Довгий текст (Примітка)", вставивши дані. Увімкнути підтримку редагування форматованого тексту потрібно в режимі конструктора.
У цьому розділі описано, як це зробити.
Налаштування типу даних "Вкладення"
- На аркуші даних виберіть порожній стовпець (із заголовком Клацніть, щоб додати).
- З розкривного списку виберіть Вкладення.
- Збережіть внесені зміни.
Додавання поля "Довгий текст (Примітка)" в таблицю з підтримкою редагування форматованого тексту
- На аркуші даних виберіть порожній стовпець (із заголовком Клацніть, щоб додати).
- З розкривного списку виберіть Форматований текст.
- Збережіть внесені зміни.
Перетворення стовпця на поле підстановки
За умовчанням у режимі аркуша даних не можна перетворити новий стовпець на поле підстановки. Якщо ви ще не маєте доступу до Access, у полі підстановки відображаються дані з іншого джерела (таблиці або списку елементів) у списку. За умовчанням дані підстановки в Access відображаються в розкривному списку. Однак вони можуть бути представлені й у полі списку (список, який не відкривається та не закривається) у формі.
Ви можете створити два типи полів підстановки – списки на основі таблиці та списки значень. Список на основі таблиці використовує запит, щоб отримати дані з іншої таблиці, а в списку значень відображається набір жорстко кодованих значень. Нижче описано, як створити списки обох типів.
Додавання поля підстановки
В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, на основі якої побудовано новий аркуш даних, і виберіть Конструктор.
– або –
У рядку стану в Access натисніть Конструктор.
Таблиця відкриється в режимі конструктора.Виберіть потрібне поле.
– або –
У стовпці Ім’я поля виберіть порожній рядок і введіть назву.На вкладці Конструктор у групі Знаряддя виберіть пункт Стовпець підстановки.
– або –
У стовпці Тип даних у режимі конструктора клацніть стрілку вниз і виберіть Майстер підстановок.
Запуститься майстер підстановок.Виконайте потрібні дії.
Створення списку на основі таблиці
- Натисніть перемикач Стовпець має шукати значення в таблиці або звіті й виберіть Далі.
- У розділі Подання виберіть потрібний варіант, знайдіть таблицю або запит у списку й натисніть Далі. Наприклад, щоб використовувати значення з таблиці в полі підстановки, натисніть Таблиці. Щоб використовувати запит, натисніть Запити. Щоб переглянути список усіх таблиць і запитів у базі даних, виберіть відповідний варіант.
- Перемістіть поля, які мають відображатися в списку підстановки, з панелі Доступні поля на панель Вибрані поля і натисніть Далі.
- За потреби вкажіть один або кілька варіантів сортування для полів, вибраних на попередньому етапі, і натисніть Далі.
- За потреби відкоригуйте ширину стовпців у списку підстановки й натисніть Далі.
- За потреби в розділі мітки для стовпця підстановок укажіть назву в текстовому полі.
- За потреби поставте прапорець у полі Дозволити кілька значень. Так ви зможете вибирати та зберігати кілька елементів списку.
- Натисніть кнопку Готово. Якщо Access пропонує зберегти таблицю, виберіть Так. Access додасть запит підстановки у вашу нову таблицю. За замовчуванням запит завантажує вибрані вами поля, а також значення основного ключа для вихідної таблиці. Після цього Access призначає полю підстановки тип даних, який відповідає вибраному для поля основного ключа у вихідній таблиці. Наприклад, якщо поле основного ключа у вихідній таблиці використовує тип даних "Автонумерація", Access призначить полю підстановки тип "Число".
- Поверніться в режим аркуша, перейдіть до поля підстановки та виберіть пункт зі списку.
Або
Створення списку на основі значень
- Натисніть перемикач Я введу потрібні значення самостійно та кнопку Далі.
- У полі Кількість стовпців укажіть потрібне значення для списку, перейдіть до першої порожньої клітинки та введіть значення.
Коли ви введете перше значення, під цією клітинкою з’явиться ще одна порожня. - Ввівши перше значення, за допомогою клавіші TAB або стрілки вниз перейдіть до наступної клітинки та введіть друге значення.
- Повторюйте кроки 2 та 3, доки не завершите створення списку, і натисніть Далі.
- За потреби вкажіть назву нового поля та натисніть Готово.