Загальні відомості про форми

Форма Access – це об’єкт бази даних, за допомогою якого можна створити інтерфейс користувача для програми бази даних. Зв'язана форма безпосередньо підключена до джерела даних, наприклад таблиці або запиту, і за її допомогою можна вводити, редагувати або відображати дані з цього джерела. Також можна створити вільну форму , яка не зв'язується безпосередньо з джерелом даних, але містить кнопки, надписи або інші елементи керування, необхідні для роботи з програмою.

У цій статті йдеться про зв'язані форми. Їх можна використовувати, щоб керувати доступом до даних, наприклад визначати поля або рядки, які потрібно відображати. Наприклад, деяким користувачам іноді потрібно переглядати лише кілька полів у таблиці, яка містить багато полів. Форма, яка містить лише ці поля, спрощує використання бази даних. Крім того, до форми можна додати кнопки й інші функції, щоб автоматизувати поширені дії.

Уявіть собі, що зв'язані форми – це ніби вікна в базу даних. Ефективна форма допомагає людям працювати швидше, оскільки їм не доводиться шукати те, що їм потрібно. Правильна форма також полегшує використання бази даних і запобігає введенню неправильних даних.

У цій статті

• Створення форми за допомогою засобу "Форма"
• Створення розділеної форми за допомогою засобу "Розділена форма"
• Створення форми, у якій відображаються кілька записів, за допомогою засобу "Кілька елементів"
• Створення форми за допомогою майстра форм
• Створення форми за допомогою засобу "Пуста форма"
• Режим розмітки й режим конструктора
• Налаштування форми в режимі розмітки
• Налаштування форми в режимі конструктора

Створення форми за допомогою засобу "Форма"

За допомогою засобу "Форма" можна створити форму одним клацанням миші. Коли ви використовуєте цей засіб, програма Access розміщує у формі всі поля з базового джерела даних. Нову форму можна почати використовувати просто зараз або змінити її відповідно до потреб у режимі розмітки або в режимі конструктора.

Створення нової форми за допомогою засобу "Форма"

1. В області переходів клацніть таблицю або запит із даними, які мають відображатись у формі.
2. На вкладці Створення в групі Форми натисніть кнопку Форма.

У програмі Access створиться форма, яка відобразиться в режимі розмічування. У режимі розмічування можна змінювати макет форми під час відображення в ній даних. Наприклад, за потреби можна настроїти розмір текстових полів відповідно до обсягу даних.

Якщо Access знаходить одну таблицю, яка має зв’язок "один-до-багатьох" із таблицею чи запитом, що використовувався для створення форми, то програма додає таблицю даних до форми на основі пов’язаної таблиці чи запиту. Наприклад, якщо створити просту форму на основі таблиці "Працівники", коли між таблицями "Працівники" й "Замовлення" визначено зв’язок "один-до-багатьох", то у вікні табличного подання даних відобразяться всі записи з таблиці "Замовлення", пов’язані з поточним записом працівника. Цю таблицю даних можна видалити з форми, якщо вона не потрібна. У разі наявності кількох таблиць, які мають зв’язок "один-до-багатьох" із таблицею, що використовувалася для створення форми, програма Access не додаватиме таблиці даних до форми.

Створення розділеної форми за допомогою засобу "Розділена форма"

Розділена форма передбачає два способи перегляду даних одночасно: у поданні форми та у вікні табличного подання даних.

Розділена форма відрізняється від комбінації з форми та підформи тим, що обидва подання підключено до того самого джерела даних і вони постійно синхронізуються одне з одним. Якщо виділити поле в одній частині форми, це ж поле буде виділено в іншій частині форми. У будь-якій із двох частин можна додавати, редагувати або видаляти дані (за умови, що джерело записів оновлюване, а у формі не налаштовано заборону таких дій).

Робота з розділеними формами дає змогу користуватися перевагами двох типів форм в одній формі. Наприклад, ви можете скористатися вікном табличного подання даних, що швидко знайти запис, а потім поданням форми, щоб переглянути й відредагувати цей запис.

Щоб створити розділену форму за допомогою засобу "Розділена форма":

1. В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які слід відображати у формі. Крім того, можна відкрити таблицю чи запит у вікні табличного подання даних.
2. На вкладці Створення в групі Форми натисніть кнопку Додаткові форми та виберіть Розділена форма.

У програмі Access створиться форма, яка відобразиться в режимі розмічування. У режимі розмічування можна змінювати макет форми під час відображення в ній даних. Наприклад, за потреби можна настроїти розмір текстових полів відповідно до обсягу даних. Для отримання додаткових відомостей про подання форми див. розділи " Режим розмітки" та "Режим конструктора ".

Створення форми, у якій відображаються кілька записів, за допомогою засобу "Кілька елементів"

У формі, створеній за допомогою засобу "Форма", відображається один запис за раз. Якщо потрібно створити форму для одночасного відображення кількох записів, у якій доступно більше можливостей настроювання, ніж для даних у табличному поданні, використовуйте засіб "Кілька елементів".

1. В області переходів клацніть таблицю або запит із даними, які мають відображатись у формі.
2. На вкладці Створення в групі Форми натисніть кнопку Додаткові форми та виберіть Кілька елементів.

В Access створиться форма та відобразиться в режимі розмітки. У режимі розмітки можна змінювати макет форми, коли в ній відображаються дані.

Форма, створена в програмі Access за допомогою засобу "Кілька елементів", нагадує дані в табличному поданні. Дані впорядковано в рядки та стовпці, а в одному поданні можна переглядати кілька записів одночасно. Проте у формі з кількома елементами доступно більше параметрів настроювання, ніж для даних у табличному поданні, наприклад можна додати графічні елементи, кнопки та інші елементи керування. Для отримання додаткових відомостей про настроювання форми див. розділи "Настроювання форми" в режимі розмітки та "Настроювання форми в режимі конструктора".

Створення форми за допомогою майстра форм

Щоб точніше вибрати поля, які слід відображати у формі, використовуйте майстер форм замість різноманітних засобів побудови форм, згаданих раніше. Крім того, можна визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв'язки між таблицями й запитами попередньо визначено.

1. На вкладці Створення в групі Форми натисніть кнопку Майстер форм.

2. Дотримуйтеся вказівок на сторінках майстра форм.

   Примітка.

   Щоб додати до форми поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку "Далі " або " Готово " після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра форм. Повторіть кроки для вибору таблиці чи запиту та виберіть додаткові поля, які потрібно включити до форми. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово, щоб продовжити.

3. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Створення форми за допомогою засобу "Пуста форма"

Якщо потрібну форму не вдалося створити за допомогою майстра або засобу побудови форм, скористайтеся засобом "Пуста форма". Цей спосіб дає змогу швидко створити форму, особливо якщо у формі потрібно відображати лише кілька полів.

1. На вкладці "Створити " в групі "Форми " виберіть " Пуста форма". В Access відкриється пуста форма в режимі розмітки та відобразиться область Список полів.

2. В області "Список полів " виберіть знак "плюс" (+) поруч із таблицею (таблицями) з полями, які потрібно відображати у формі.

3. Щоб додати до форми поле, двічі клацніть його або перетягніть на форму.

   • Додавши перше поле, можна додати кілька полів одночасно. Для цього виберіть кілька полів, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, а потім перетягніть їх до форми.
   • Порядок таблиць в області Список полів може змінюватися залежно від того, яку частину форми вибрано. Якщо поле, яке потрібно додати до форми, не відображається, спробуйте вибрати іншу область форми та додати поле знову.

4. За допомогою засобів у групі "Колонтитули " на вкладці "Конструктор" макета форми можна додати до форми емблему, назву або дату й час.

5. Використовуйте знаряддя у групі "Елементи керування" на вкладці " Конструктор макета форми ", щоб додати до форми ширший вибір елементів керування. Щоб отримати дещо більший вибір елементів керування, перейдіть до режиму конструктора. Для цього клацніть форму правою кнопкою миші та виберіть пункт "Конструктор".

Режим розмітки й режим конструктора

Режим розмічування Інтуїтивно зрозуміло змінювати форми, використовуючи подання макета. Його можна використовувати практично для всіх змін, які потрібно внести до форми в програмі Access.

У режимі розмітки форма фактично працює. Таким чином, ви можете побачити, як відображаються дані під час використання форми. Проте в цьому режимі також можна змінити макет форми. Оскільки ви можете бачити дані, змінюючи форму, у цьому поданні зручно настроювати розмір елементів керування або виконувати практично будь-яке інше завдання, що впливає на оформлення та зручність використання форми.

Якщо завдання не можна виконати в режимі розмічування, перейдіть до режиму конструктора. У деяких випадках відображається повідомлення про те, що для виконання певної зміни потрібно перейти в режим конструктора.

Режим конструктора Режим конструктора надає деталізованіше подання структури форми. Відображаються розділи "Верхній колонтитул", "Відомості" та "Нижній колонтитул" для форми. У режимі конструктора форма не працює. Таким чином, вносячи зміни в макет, ви не зможете переглянути відповіді дані. Проте деякі завдання простіше виконати в режимі конструктора, ніж у режимі розмітки. Ви можете:

• додавати до форми ширший спектр елементів керування, наприклад зв’язані рамки об’єктів, розриви сторінок і діаграми;
• редагувати джерела елемента керування "текстове поле" в самих текстових полях без використання аркуша властивостей;
• змінювати розділи форми, як-от "Верхній колонтитул форми" або "Відомості";
• змінити властивості форми, які не можна змінити в режимі розмітки;

Створення великої форми

Починаючи з версії 2609 Access для Microsoft 365 (збірка 16.0.20430.20146), форма може мати ширину до 5080 см (до 2000 сантиметрів) і до 2000 см (до 2000 см заввишки). Загальна висота всіх розділів і заголовків секцій може сягати 5334 см (2100 дюймів). Елементи керування можна також розмістити за межами попередньої проектної межі (57,79 см).

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму та виберіть режим конструктора.
2. Щоб збільшити ширину форми, перетягніть правий край бланка.
3. Щоб збільшити висоту розділу, перетягніть нижній край цього розділу.
4. Додайте або перемістіть елементи керування до розгорнутої області конструктора, а потім збережіть і перевірте форму в поданні форми.

Більша область макета не змусить форму автоматично реагувати на вікна або монітори різного розміру. Використовуйте прив'язування , коли елементи керування мають переміщатися або змінювати їхній розмір разом із вікном форми. Замість того, щоб розміщувати всю інформацію в одній великій фіксованій формі, доцільно використовувати вкладки, форми навігації та підформи. протестувати форму з розмірами дисплеїв і параметрами масштабування, які використовує ваша аудиторія;

Налаштування форми в режимі розмітки

Створивши форму, ви можете легко налаштувати її структуру в режимі розмітки. Використовуючи фактичні дані з форми як орієнтир, ви можете перевпорядкувати елементи керування та відрегулювати їхній розмір. У формі можна розмістити нові елементи керування, а також визначити властивості форми та її елементів керування.

Щоб перейти в режим розмітки, клацніть форму правою кнопкою миші в області переходів і виберіть Режим розмітки.

Форма відобразиться в режимі розмітки.

За допомогою вікна властивостей можна змінювати властивості форми, її елементів керування й розділів. Щоб відкрити це вікно, натисніть клавішу F4.

Область "Список полів " використовується для додавання полів із базової таблиці або запиту до макета форми. Щоб відобразити область Список полів:

• На вкладці "Конструктор макета форми " в групі "Знаряддя " натисніть кнопку "Додати наявні поля" або натисніть клавішу Alt+F8.

Потім можна перетягнути поля безпосередньо з області Список полів усі разом до форми.

• Щоб додати окреме поле, двічі клацніть його або перетягніть з області Список полів до розділу форми, де його потрібно відображати.
• Для одночасного додавання кількох полів виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl . Потім перетягніть вибрані поля на форму.

Налаштування форми в режимі конструктора

Ви також можете налаштувати макет форми в режимі конструктора. Ви можете додати до форми нові елементи керування та поля, додавши їх до бланка. Аркуш властивостей надає доступ до великої кількості властивостей, за допомогою яких можна налаштувати форму.

Щоб перейти в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші ім’я форми в області переходів і виберіть Конструктор.

Форма відобразиться в поданні конструктора.

За допомогою вікна властивостей можна змінювати властивості форми, її елементів керування й розділів. Щоб відкрити це вікно, натисніть клавішу F4.

Область "Список полів " використовується для додавання полів із базової таблиці або запиту до макета форми. Щоб відобразити область Список полів:

• На вкладці "Конструктор форми " в групі "Знаряддя " натисніть кнопку "Додати наявні поля" або натисніть клавішу Alt+F8.

Потім можна перетягнути поля безпосередньо з області Список полів усі разом до форми.

• Щоб додати окреме поле, двічі клацніть його або перетягніть з області Список полів до розділу форми, де його потрібно відображати.
• Для одночасного додавання кількох полів виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl . Потім перетягніть вибрані поля на форму.