За допомогою звітів можна переглядати, форматувати та підсумовувати дані. Наприклад, можна створити простий звіт, у якому будуть представлені номери телефонів усіх ваших контактів, або зведений звіт за даними про збут у різних регіонах і за різні часові проміжки.
У цій статті наведено огляд звітів у застосунку Access. Крім того, в загальних рисах описано, як створювати звіт і використовувати такі параметри, як сортування, групування та зведення даних, а також користуватися попереднім переглядом і друкувати звіт.
Загальні відомості про звіти в програмі Access
Можливості використання звіту
Звіт – це об’єкт бази даних, яким зручно користуватися для представлення відомостей у базі даних для будь-яких із зазначених нижче цілей.
- Відображення або розповсюдження зведення даних.
- Архів знімки даних.
- Надання докладних відомостей про окремі записи.
- Створення підписів.
Частини звіту
Хоча можна створювати вільні звіти, які не містять даних, у цій статті припускається, що звіт пов'язано з джерелом даних, наприклад із таблицею або запитом. За своєю структурою звіт ділиться на розділи, які можна переглянути в режимі конструктора. Розуміння принципу дії кожного розділу допоможе створювати ще досконаліші звіти. Наприклад, частина, у якій розміщується обчислюваний елемент керування, визначає, як у програмі Access обчислюються результати. У наведеному нижче списку підсумовано типи розділів і їх використання.
| Розділ | Відображення розділу під час друку | Місце використання розділу |
|---|---|---|
| Верхній колонтитул звіту. | На початку звіту. | Верхній колонтитул звіту використовується для даних, які зазвичай розміщуються на титульній сторінці, наприклад емблеми, назви або дати. Якщо у верхньому колонтитулі звіту розмістити обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для всього звіту. Спочатку друкується верхній колонтитул звіту, а потім – верхній колонтитул сторінки. |
| Верхній колонтитул сторінки. | У верхній частині кожної сторінки. | Верхній колонтитул сторінки використовується для повторення заголовка звіту на кожній сторінці. |
| Верхній колонтитул групи. | На початку кожної нової групи записів. | Він використовується для друку назви групи. Наприклад, у звіті, згрупованому за товарами, верхній колонтитул групи використовується, щоб друкувати назву товару. Якщо у верхньому колонтитулі групи розташувати обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для поточної групи. Залежно від кількості рівнів групування звіт може містити кілька частин із верхнім колонтитулом групи. Докладні відомості про створення верхніх і нижніх колонтитулів групи див. у розділі, присвяченому додаванню групування, сортування та підсумовування. |
| Подробиці. | Відображається один раз для кожного рядка у джерелі записів. | Саме тут розміщуються елементи керування, які становлять тіло звіту. |
| Нижній колонтитул групи. | Наприкінці кожної групи записів. | Нижній колонтитул групи використовується для відображення зведених даних для групи. Залежно від кількості рівнів групування звіт може містити кілька частин із нижнім колонтитулом групи. |
| Нижній колонтитул сторінки. | Наприкінці кожної сторінки. | Верхній колонтитул сторінки використовується для друку номерів сторінок або даних, які стосуються кожної сторінки. |
| Нижній колонтитул звіту. | Наприкінці звіту. Примітка. У режимі конструктора нижній колонтитул звіту розташовується під нижнім колонтитулом сторінки. Але під час друку або попереднього перегляду нижній колонтитул звіту розташовуватиметься над нижнім колонтитулом сторінки, відразу після нижнього колонтитула останньої групи або після рядка з подробицями на останній сторінці. |
Нижній колонтитул звіту використовується для друку підсумків або інших зведених даних для всього звіту. |
Набагато простіше створювати змістовні звіти, коли база даних має добре спроектовану структуру таблиці та правильно визначені зв'язки. Основні відомості про планування та розробку бази даних див. в статті "Основи розробки баз даних".
Створення звіту в програмі Access
Ви можете створити звіти для класичної бази даних Access, виконавши кроки, описані в цьому розділі.
Крок 1. Вибір джерела записів
У ролі джерела записів може виступати таблиця або іменований чи вбудований запит. Джерело записів має містити всі рядки та стовпці, дані з яких необхідно відобразити у звіті.
Якщо дані отримано з наявної таблиці або запиту, виберіть цю таблицю або запит в області переходів і перейдіть до кроку 2.
Якщо джерело записів ще не створено, виконайте одну з таких дій:
- Перейдіть до кроку 2 та скористайтеся засобом «Пустий звіт»:
- Створіть таблицю або запит із потрібними даними. Виберіть запит або таблицю в області переходів і перейдіть до кроку 2.
Крок 2. Вибір засобу для створення звітів
Засоби для створення звітів можна знайти на вкладці " Створити " стрічки в групі "Звіти ". Параметри описані в наведеній нижче таблиці.
| Засіб | Опис |
|---|---|
| Звіт | Створює простий табличний звіт, який містить усі поля вибраного в області переходів джерела записів. |
| Конструктор звітів | Відкриває пустий звіт у режимі конструктора. До цього звіту можна додавати потрібні поля й елементи керування. |
| Пустий звіт | Відкриває пустий звіт у поданні макета та відкриває список полів, за допомогою якого можна додавати поля до звіту. |
| Майстер звітів | Запускає покроковий майстер, у якому можна вказати поля, рівні групування й сортування та параметри макета. |
| Підписи | Запускає майстер, у якому можна вибирати стандартний або настроюваний розмір підписів, а також указувати, які поля потрібно відображати та як їх слід сортувати. |
Крок 3. Створення звіту
Натисніть кнопку потрібного звіту. Якщо запуститься майстер, виконайте його вказівки та на останній сторінці натисніть кнопку "Готово ". У програмі Access відобразиться звіт у поданні макета.
Відформатуйте звіт, щоб надати йому потрібного вигляду:
- Змініть розмір полів і етикеток, перетягуючи їхні краї.
- Перетягніть поле (і, за наявності, його підпис) в інше місце.
- Клацніть правою кнопкою миші поле та виберіть у контекстному меню відповідну команду, щоб розділити або об’єднати клітинки, видалити або вибрати поля чи виконати інше форматування.
Крім того, щоб зробити звіт привабливішим і читабельнішим, скористайтеся функціями, описаними в наступних розділах.
Примітка.
Починаючи з версії Access для Microsoft 365 2609 (збірка 16.0.20430.20146), ширина звіту може сягати 5080 см, а кожен розділ звіту – до 2000 дюймів. Загальна висота всіх розділів і заголовків секцій може сягати 5334 см (2100 дюймів). У попередніх версіях Access збережено колишнє обмеження: 22,75 дюйма (57,79 см) для ширини звіту та висоти окремих секцій і 200 дюймів (508 см) для змішаної висоти секцій. Звіти з більшими вимірами можуть бути несумісні з попередніми версіями, тому перевірте, які версії застосували всі користувачі, які відкривають базу даних.
Збільшення області розробки звіту не призводить до збільшення області друку вибраного розміру паперу. Скористайтеся параметрами попереднього перегляду й параметрами сторінки, щоб підтвердити, як звіт буде розділено на сторінки. Докладні відомості див. в статті "Попередній перегляд і друк звіту".
Групування, сортування та підсумовування
Найшвидший спосіб додати до звіту локальної бази даних групування, сортування або підсумовування – це клацнути правою кнопкою миші поле, до якого потрібно застосувати групування, сортування або підсумок, і вибрати в контекстному меню потрібну команду.
Групування, сортування та підсумовування також можна додавати за допомогою області " Групування, сортування й підсумок", коли звіт відкрито в режимі розмічування або конструктора:
- Якщо область "Групування, сортування й підсумок " не відкрито, на вкладці "Конструктор звітів " у групі "Групування й підсумки " натисніть кнопку " Групувати" & "Сортування".
- Виберіть команду "Додати групу" або " Додати сортування", а потім виберіть поле, у якому потрібно виконати групування або сортування.
- У рядку групування або сортування виберіть команду " Додатково ", щоб установити додаткові параметри та додати підсумки.
Докладніші відомості про групування, сортування та підсумовування див. в статті "Створення згрупованого або зведеного звіту".
Виділення даних за допомогою умовного форматування
Програма Access містить знаряддя для виділення даних у звіті. Для кожного елемента керування або групи таких елементів можна додавати правила умовного форматування, а у звітах клієнтської програми – також гістограми для порівняння даних.
Щоб додати умовне форматування до елементів керування:
Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт Подання макета.
Виберіть потрібні елементи керування. На вкладці Формат у групі Форматування елементів керування натисніть кнопку Умовне форматування.
Порада.
Щоб вибрати кілька елементів керування, під час вибору елементів керування утримуйте натиснутою клавішу Ctrl.
У діалоговому вікні Диспетчер правил умовного форматування натисніть кнопку Створити правило.
У діалоговому вікні Нове правило форматування в області Виберіть тип правила виберіть потрібне значення:
- Щоб створити правило, яке обчислюватиме кожний запис окремо, виберіть параметр "Перевірити значення в поточному записі" або скористайтеся виразом.
- Щоб створити правило, яке порівнюватиме записи між собою за допомогою гістограм, виберіть значення Порівняти з іншими записами.
У розділі "Змінення опису правила" вкажіть правило застосування форматування та форматування, яке слід застосувати, а потім натисніть кнопку "OK".
Щоб для цього ж елемента керування або набору елементів керування створити додаткове правило, повторіть цю процедуру, починаючи із кроку 4.
Настроювання кольору та шрифтів
Спробуйте скористатися параметром "Тема програми ", щоб настроїти колір і шрифти.
- Відкрийте звіт у режимі розмічування, клацнувши його правою кнопкою миші в області переходів і вибравши пункт «Подання макета».
- На вкладці " Конструктор макетів звітів " натисніть кнопку "Теми " та наведіть вказівник на різні теми в колекції, щоб переглянути ефекти. Клацніть тему, щоб вибрати її, а потім збережіть звіт.
- У колекціях Кольори та Шрифти кольори та шрифти можна вибирати окремо.
Додавання емблеми або зображення тла
До звіту можна додати зображення емблеми або тла. Якщо оновити зображення, програма Access автоматично оновить його там, де воно використовується в базі даних.
Додавання або видалення зображення емблеми:
- В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, а потім виберіть режим розмічування.
- У звіті клацніть місце, куди потрібно додати зображення. На вкладці " Конструктор " у групі "Колонтитули " натисніть кнопку "Емблема".
- Перейдіть до зображення та натисніть кнопку "Відкрити". Застосунок Access додасть зображення до звіту.
- Щоб видалити зображення, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть команду ' 'Видалити '' в контекстному меню.
Додавання зображення тла
- В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, а потім виберіть режим розмічування.
- На вкладці Конструктор у групі Тло натисніть кнопку Рисунок тла.
- Виберіть зображення зі списку колекції зображень або натисніть кнопку «Огляд», виберіть зображення, а потім натисніть кнопку «OK».
Попередній перегляд і друк звіту
Попередній перегляд звіту
Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт "Попередній перегляд". Команди на вкладці "Попередній перегляд " дають змогу:
- надрукувати звіт;
- змінити розмір сторінки або макет;
- збільшити або зменшити масштаб зображення або одночасно переглянути кілька сторінок;
- оновити дані у звіті;
- експортувати звіт до файлу іншого формату;
Натисніть кнопку "Закрити вікно.
Друк звіту
Друк звіту без попереднього перегляду
Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть пункт "Друк". Звіт буде надіслано на принтер за замовчуванням.
Примітка.
Якщо вибрати звіт в області переходів і вибрати команду "Друк " на вкладці "Файл ", можна вибрати додаткові параметри друку, наприклад кількість сторінок і копій, а також визначити принтер.
- Щоб відкрити діалогове вікно, у якому можна вибрати принтер, указати кількість копій тощо, натисніть кнопку Друк.