Спільний доступ до бази даних Access можна надавати кількома способами залежно від потреб і доступних ресурсів. У цій статті розглядаються доступні варіанти, переваги кожного з них, а також місця для докладнішої інформації.
У цій статті
- Огляд способів спільного використання даних Access
- Спільний доступ до однієї бази даних
- Спільний доступ до розділеної бази даних
- Спільний доступ до даних на сайті SharePoint
- Надання спільного доступу до даних за допомогою сервера бази даних
Огляд способів спільного використання даних Access
Програми баз даних постійно змінюються та зростають. На потреби та продуктивність впливає багато факторів, зокрема кількість одночасних користувачів, мережеве середовище, пропускна здатність, затримка, розмір бази даних, піковий час використання та очікуване зростання. Якщо рішення бази даних успішне, імовірно, воно має потребувати вдосконалення. На щастя, програма Access пропонує еволюційний шлях від простого до просунутого, тож ви зможете масштабувати рішення з часом. У таблиці нижче наведено сценарії та навантаження Access, що полегшує вибір цього шляху.
Спільний доступ до однієї бази даних
Цей варіант найпростіший і має найменшу кількість вимог. Він також має найменшу функціональність. У цьому методі файл бази даних зберігається на спільному мережевому диску, і всі користувачі одночасно мають до нього спільний доступ. Якщо кілька користувачів одночасно змінюють дані, це накладає певні обмеження, зокрема на надійність і доступність. Цей метод також може призвести до погіршення продуктивності, оскільки всі об'єкти бази даних надсилаються через мережу.
Цей варіант може спрацювати, якщо базою даних одночасно користуватимуться лише кілька користувачів і їм не потрібно настроювати структуру бази даних. Проте цей метод менш безпечний, ніж інші способи спільного доступу, оскільки кожен користувач має повну копію файлу бази даних. Це підвищує ризик несанкціонованого доступу.
Надання спільного доступу до бази даних за допомогою спільної папки
Якщо вдома або на підприємстві ви працюєте на дому, так і на підприємстві надайте спільний доступ до папки певним користувачам. Додаткові відомості див. в статті "Надання спільного доступу до файлів через мережу у Windows".
Переконайтеся, що за настройками на комп'ютерах усіх користувачів програма Access відкривається в режимі спільного доступу. Це параметр за замовчуванням, але перевірте точність. Якщо користувач відкриє базу даних у режимі монопольного доступу, це перешкоджатиме доступності даних.
- Запустіть програму Access і виберіть пункт "Параметри файлу>".
- У діалоговому вікні "Параметри Access " виберіть "Параметри клієнта".
- У розділі "Додатково " в розділі "Режим відкриття за замовчуванням" виберіть " Спільний", натисніть кнопку "OK", а потім вийдіть із програми Access.
Скопіюйте файл бази даних до спільної папки. Після цього переконайтеся, що атрибути файлу дозволяють читання та записування файлу бази даних. Для використання бази даних користувачам необхідний доступ на читання та записування.
На комп’ютері кожного користувача створіть ярлик файлу бази даних. Докладні відомості див. в статті "Створення ярлика для програми або файлу Office" на робочому столі.
Спільний доступ до розділеної бази даних
Цей варіант доцільно вибирати, якщо у вас немає веб-сайту SharePoint або сервера баз даних. Розділену базу даних можна спільно використовувати через локальну мережу. Розділити базу даних означає перегрупувати її у два файли: файл серверної бази даних (який містить таблиці даних) і файл клієнтської бази даних (який містить усі інші об'єкти бази даних, наприклад запити, форми та звіти). Кожен користувач взаємодіє з даними, використовуючи локальну копію клієнтської бази даних.
Нижче наведено переваги розділення бази даних.
- Покращена продуктивність: У мережі надається спільний доступ лише до даних, крім таблиць, запитів, форм, звітів, макросів і модулів.
- Більша доступність: Транзакції бази даних (наприклад, редагування записів) завершуються швидше.
- Посилена безпека: Користувачі отримують доступ до серверної бази даних через зв'язані таблиці. Імовірність того, що зловмисники отримають несанкціонований доступ до даних через клієнтську базу даних, знизиться.
- Підвищена надійність: Якщо у користувача виникає проблема, і база даних несподівано закривається, зазвичай усі пошкодження файлу бази даних обмежуються копією клієнтської бази даних, яку користувач відкрив.
- Гнучке середовище розробки: Користувачі можуть незалежно розробляти запити, форми, звіти та інші об'єкти бази даних, не впливаючи на роботу інших користувачів. Можна також розробити та розповсюдити нову версію клієнтської бази даних, не перешкоджаючи доступу до даних, що зберігаються в серверній базі даних.
Докладні відомості див. в статті "Розділення бази даних Access".
Спільний доступ до даних на сайті SharePoint
Є кілька способів надання спільного доступу до даних Access на сайті SharePoint.
- Зв'язування: Зв'язування передбачає підключення до даних в іншій програмі, що дає змогу переглядати й редагувати останні дані як у SharePoint, так і в Access, не створюючи й не зберігаючи копію даних в Access. Щоб замість копіювати список SharePoint до бази даних Access, натомість потрібно виконувати запити та створювати звіти на його основі, можна встановити зв'язок із даними.
- Переїзд: Якщо перемістити дані з Access до сайту SharePoint, на ньому буде створено списки, пов'язані з таблицями в базі даних. Майстер експорту таблиць до сайту SharePoint дає змогу перемістити дані одночасно з усіх таблиць і зберегти всі зв'язки.
Докладні відомості див. в статті "Імпорт, зв'язування або переміщення даних до SharePoint".
Попередження
Хоча файл бази даних Access можна зберегти у OneDrive або бібліотеці документів SharePoint, радимо не відкривати базу даних Access із цих розташувань. Файл може бути завантажено локально для редагування, а потім передано ще раз після збереження змін на сайті SharePoint. Якщо кілька користувачів відкривають базу даних Access із SharePoint, це може призвести до створення кількох копій бази даних і неочікуваної поведінки. Ця рекомендація стосується всіх типів файлів Access, зокрема однієї бази даних, розділеної бази даних, а також форматів .accdbфайлів , .accde.accdc, а також .accdr файлів. Докладні відомості про розгортання програми Access див. у статті "Розгортання програми Access".
Надання спільного доступу до даних за допомогою сервера бази даних
Для спільного використання бази даних застосунок Access можна застосовувати разом із сервером баз даних (наприклад, програмою SQL Server). Цей метод має багато переваг, але й вимагає додаткового програмного забезпечення: сервер бази даних.
Цей метод подібний до розділення бази даних, оскільки таблиці також зберігаються в мережі й кожен користувач має локальну копію файлу бази даних Access, яка містить посилання на таблиці, запити, форми, звіти та інші об’єкти бази даних. Переваги цього методу залежать від програмного забезпечення сервера баз даних, яке для цього використовується, але загалом вони передбачають можливість створення облікових записів користувачів, вибірковий доступ до даних, ефективну доступність даних та інтегровані засоби керування даними. Крім того, більшість програмного забезпечення серверів баз даних добре працює з попередніми версіями програми Access, тому не всі користувачі мають використовувати ту саму версію програми. Спільний доступ надається лише до таблиць. Докладні відомості див. в статтях "Перенесення бази даних Access до SQL Server", "Імпорт даних у базі даних SQL Server або створення зв'язку з ними", "Зв'язування або імпорт даних із бази даних Azure SQL Server".
Переваги спільного використання бази даних за допомогою сервера бази даних
- Висока продуктивність і масштабованість: У багатьох ситуаціях сервер баз даних забезпечує кращу продуктивність, ніж сам файл бази даних Access. Крім того, багато серверів баз даних підтримують бази даних дуже великого, терабайтового обсягу, який приблизно в 500 разів перевищує поточне максимальне значення для файлу бази даних Access (два гігабайти). Сервери баз даних зазвичай працюють ефективно: вони обробляють запити паралельно та потребують мінімальну додаткову пам'ять, коли додано більше користувачів.
- Підвищена доступність: Більшість серверів баз даних дають змогу створювати резервні копії бази даних під час її використання. У результаті не потрібно змушувати користувачів вийти з бази даних для резервного копіювання даних. Сервери баз даних також зазвичай ефективно виконують одночасне редагування та блокування записів.
- Поліпшена безпека: Жодна база даних не може бути цілком безпечна. І все ж сервери бази даних забезпечують надійний захист даних від несанкціонованого використання. У більшості серверів баз даних діє система безпеки на основі облікових записів – завдяки цьому можна вказувати, кому які таблиці дозволено переглядати. Навіть якщо хтось неналежним чином отримує зовнішній доступ до Access, система безпеки на основі облікових записів допомагає запобігти несанкціонованому використанню даних.
- Можливість автоматичного відновлення: Деякі сервери баз даних обладнано механізмами автоматичного відновлення, які відновлюють базу даних до останнього узгодженого стану за лічені хвилини в разі відмови системи, наприклад аварійного завершення роботи операційної системи або припинення електроживлення.
- Серверна обробка: Використання Access у конфігурації клієнт-сервер допомагає зменшувати мережевий трафік: запити до бази даних обробляються на сервері, перш ніж надсилають результати клієнту. Обробка на сервері зазвичай ефективніша, особливо під час роботи з великими сукупностями даних.
- Azure SQL Server: На додаток до переваг SQL Server, він пропонує динамічну масштабованість без простоїв, інтелектуальну оптимізацію, глобальну масштабованість і доступність, відсутність витрат на апаратне забезпечення та менше адміністрування.