Визначення записів, які мають найбільше або найменш останні дати

Використання фільтру замість запиту на запити найвищого значення

Фільтр зазвичай краще, якщо у вас є певна дата. Щоб визначити, чи потрібно створити запит на визначення найвищого значення або застосувати фільтр, зверніть увагу на таке:

• Якщо потрібно повернути всі записи, у яких збігається дата, до якої потрібно додати дату, а не пізніше певної дати, використовуйте фільтр. Наприклад, щоб переглянути дати для збуту в період між квітнем і липнем, можна застосувати фільтр.

• Якщо потрібно повернути вказану кількість записів, які мають найновішу або найпізнішу дату в полі, а точні значення дати не відомі, або вони не мають значення, ви створюєте запит на найпоширеніші значення. Наприклад, щоб переглянути п'ять найкращих кварталів збуту, використовуйте запит на пошук за верхнім значенням.

Щоб отримати докладні відомості про створення та використання фільтрів, перегляньте статтю Застосувати фільтр, щоб переглянути вибір записів у базі даних Access.

На початок сторінки

Вставте зразок даних на аркуші Excel

1. Запустіть програму Excel. Відкриється пуста книга.

2. Натисніть сполучення клавіш Shift + F11 щоб вставити аркуш (вам знадобляться чотири).

3. Скопіюйте дані з кожної таблиці-зразка в пустий аркуш. Додайте заголовки стовпців (перший рядок).

Створіть таблицю бази даних із робочих аркушів

1. Виберіть дані з першого аркуша, включно з заголовками стовпців.

2. Клацніть правою кнопкою миші в області переходів і виберіть пункт Вставити.

3. Натисніть Так, щоб підтвердити, що перший рядок містить заголовки стовпців.

4. Повторіть кроки 1-3 для кожного з решти робочих аркушів.

Створення основного запиту на початок для основних значень

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Двічі клацніть таблицю "працівники", а потім натисніть кнопку закрити.

   Якщо ви використовуєте зразок даних, додайте таблицю працівників до запиту.

3. Додайте поля, які потрібно використовувати в запиті, до сітки конструктора. Можна двічі клацнути кожне поле або перетягнути кожне поле до пустої клітинки в рядку поля .

   Якщо ви використовуєте зразок таблиці, додайте поля "ім'я", "Прізвище" та "Дата народження".

4. У полі з верхнім або нижнім значенням (поле «Дата народження», якщо використовується зразок таблиці), клацніть рядок сортування та виберіть пункт за зростанням або за спаданням.

   Порядок сортування за спаданням повертає найновішу дату, а порядок сортування за зростанням повертає найранішу дату.

   Увага!: Потрібно встановити значення в рядку сортування лише для полів, які містять дати. Якщо вказати порядок сортування для іншого поля, запит не поверне потрібні результати.

5. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою Усі (список верхніх значень ) і вкажіть кількість записів, які потрібно переглянути, або виберіть параметр зі списку.

6. Натисніть кнопку виконати , щоб виконати запит і відобразити результати у вікні табличного подання даних.

7. Збережіть запит у форматі Nexdonднів.

Ви можете побачити, що цей тип запиту "основні значення" може відповідати на прості запитання, як-от найстарішу або наймолодшим особам у компанії. Далі описано, як використовувати вирази та інші умови, щоб додати живлення та гнучкість до запиту. Умови, наведені в наступному кроці, повертають три дні народження, наведені в наступних трьох працівників.

Додавання умов до запиту

Ці дії використовують запит, створений у попередньому процедурі. Ви можете слідкувати за використанням різних значень верхнього значення, доки вона містить фактичні дані дати й часу, а не текстові значення.

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші запит Nexdonднів, а потім виберіть Конструктор.

2. У сітці макета запиту в стовпці праворуч від дати _ народження виконайте такі дії:
   MonthBorn: DatePart ("m", [Дата _ народження]).
   Цей вираз витягує місяць від дати _ народження за допомогою функції DatePart .

3. У наступному стовпці сітки конструктора запиту виконайте такі дії:
   DayOfMonthBorn: DatePart ("d"; [Дата _ народження])
   цей вираз витягує день місяця від дати _ народження за допомогою функції DatePart .

4. Зніміть прапорці в рядку відображення кожного з двох виразів, які ви щойно ввели.

5. Клацніть рядок сортування для кожного виразу, а потім виберіть пункт за зростанням.

6. У рядку критерії стовпця дата народження введіть такий вираз:
   місяць ([Дата народження]) > місяць (Date ()) або місяць ([Дата народження]) = місяць (дата ()) і день ([Дата народження]) >Day (Date ())
   . у цьому виразі буде наведено такі дії:

   • Місяць ( [Дата народження]) > місяць (Date ()) вказує на те, що дата народження кожного працівника припадає на майбутній місяць.

   • Місяць ( [Дата народження]) = місяць (дата ()) і день ([Дата народження]) >Day (Date ()) указує на те, що якщо дата народження настає в поточному місяці, день народження припадає на або після поточного дня.

     Одним словом, цей вираз виключає будь-які записи, у яких день народження відбувається між 1 січня та поточною датою.

     Порада.:  Додаткові приклади виразів умов запиту наведено в статті Приклади умов запиту.

7. На вкладці Конструктор у групі Настроювання запиту введіть 3 у полі повернення .

8. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск .

На початок сторінки

Створення запиту підсумків

У цій процедурі використовується таблиця "приклади подій" , а також зразок таблиці "подія " для відповіді на це запитання:

Коли була остання подія кожного типу події, за винятком концертів?

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Двічі клацніть таблиці події та типи подій.
   Кожна таблиця відображається у верхній частині конструктора запитів.

3. Двічі клацніть поле "подія" в таблиці "подія" та поле "подія" з таблиці "події", щоб додати поля до сітки макета запиту.

4. У бланку запиту в рядку критерії в полі " тип події" введіть <>концерт.

   Порада.:  Докладні приклади виразів умов наведено в статті Приклади умов запиту.

5. На вкладці Конструктор у групі Відображення або приховання натисніть кнопку Підсумки.

6. У бланку запиту клацніть рядок підсумків поля "Дата _ події", а потім натисніть кнопку Max.

7. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Подання та виберіть пункт Режим SQL.

8. У вікні SQL в кінці речення SELECT одразу після ключового слова замініть Maxofeventdate за допомогою функції mostrecent.

9. Збережіть запит як файл MostRecentEventByType.

Створення другого запиту для додавання додаткових даних

У цій процедурі використовується запит MostRecentEventByType від попередньої процедури для відповіді на це запитання:

Хто був клієнтом на останньому подію кожного типу події?

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. На вкладці запити двічі клацніть запит "MostRecentEventByType".

3. На вкладці таблиці двічі клацніть таблицю "події" та таблицю "клієнти".

4. У конструкторі запитів двічі клацніть наведені нижче поля.

   1. У таблиці "події" двічі клацніть елемент "подія".

   2. У запиті "MostRecentEventByType" двічі клацніть елемент "Mostнедавні".

   3. У таблиці "клієнти" двічі клацніть елемент "компанія".

5. У сітці макета запиту в рядку сортування стовпця " тип події" виберіть пункт "за зростанням".

6. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

На початок сторінки