Зведення: Виріште, який спосіб керування записами вибрати на SharePoint Server 2013.
У SharePoint можна керувати записами в архіві або керувати записами в тому самому сховищі документів як активними документами. Використовуючи SharePoint на місці, коли ви заявляєте, що документ стає записом, він залишається на місці, але тепер він SharePoint керує ним як запис. Наприклад, якщо документ оголоситься записом, він може отримати іншу політику збереження, або користувачі не можуть його редагувати.
Крім того, можливий гібридний підхід. Наприклад, можна зберегти записи з активними документами протягом двох років, а потім перемістити записи до архіву записів після завершення проекту.
Як ви думаєте, що потрібно зробити: керувати записами на окремому сайті Центру записів або на тому самому сайті для співпраці, на якому створено документи, розглянемо такі запитання:
-
Чи підходить сайт співпраці для керування записами? Чи відповідає ваша галузевим вимогам нормативні вимоги, які керують записами, відокремленими від активних документів? Якщо адміністратор сайту для співпраці має бути надійним, щоб керувати сайтом, який містить записи? Можна зберігати записи на сайті, який використовує більш обмежений доступ, ніж на сайті для співпраці, або на сайті, для якого використовується додаткова резервна копіювання за іншим розкладом.
-
Як довго сайт співпраці використовуватиме цей сайт? Якщо записи зберігатимуться довше, ніж проект, вибираючи стратегію керування записами на місці, це свідчить про те, що сайт співпраці доведеться зберігати навіть після того, як він більше не використовується.
-
Чи потрібно учасникам проекту часто отримувати доступ до документів після того, як вони стануть записами? Якщо використовується підхід на місці, учасники проекту можуть отримати доступ до документів так само, незалежно від того, чи вони активні або чи є записи.
-
Чи відповідають керівники записів у вашій організації лише за записи або несуть відповідальність за всю інформацію, незалежно від того, чи вона активна, чи запис? Якщо керівники записів відповідають лише за офіційні записи, простіше створити окремий сайт Центру записів.
У таблиці нижче описано відмінності між записами в Центрі записів і записами, якими керуються на місці на сайті для співпраці. Відмінності представлено з точки зору керівників записів і співробітників, які спільно працюють над групою проекту.
|
Коефіцієнт |
Архів записів |
Записи на місці |
|---|---|---|
|
Керування збереженням записів |
Організатор вмісту автоматично розміщує нові записи в правильній папці в плані файлів архіву на основі метаданих. |
Політики для записів і активних документів можуть відрізнятися залежно від поточного типу або розташування вмісту. |
|
Обмеження доступу до записів для певних користувачів |
Так. Архів визначає дозволи для запису. |
Ні. Дозволи не змінюються, коли документ перетворюється на запис. Проте ви можете обмежити, які користувачі можуть редагувати та видаляти записи. |
|
Зручність знадоблення записів (для керівників записів) |
Ще простіше. Усі записи розташуються в одному розташуванні. |
Важче. Записи розподіляються на кількох сайтах для співпраці. |
|
Збереження всіх версій документів як записів |
Користувач повинен явно надіслати кожну версію документа в архів. |
Автоматично ввімкнуто керування версіями. |
|
Зручність шуканої інформації (для співавторів) |
Важче, хоча посилання на документ можна додати до сайту для співпраці, коли документ перетвориться на запис. |
Ще простіше. |
|
Несуттєві відомості про сайт для співпраці |
Сайт співпраці містить лише активні документи. |
Сайт співпраці містить активні та неактивні документи (записи), хоча можна створювати подання, щоб відображати лише записи. |
|
Можливість перевіряти записи |
Так. |
Залежить від політики аудиту сайту співпраці. |
|
Безпека адміністратора |
Диспетчер записів може керувати архівом записів. |
Адміністратори сайту співпраці мають дозвіл на керування записами та активними документами. |
У таблиці нижче описано відмінності між двома способами керування записами, які можуть вплинути на керування IT-ресурсами.
|
Коефіцієнт |
Архів записів |
Записи на місці |
|---|---|---|
|
Кількість сайтів, які потрібно керувати |
Інші сайти. Тобто, крім сайтів для співпраці, також доступний окремий архів. |
Менше сайтів. |
|
Розширюваність |
Зменшує тиск розміру бази даних на сайтах співпраці. |
Максимальний розмір колекції сайтів досягнуто раніше. |
|
Зручність адміністрування |
Окремий сайт або ферма для записів. |
Додаткова робота з підготовки сайту більше не потрібна для сайтів, на яких є активні документи. |
|
Сховище |
Може зберігати записи на різних носіїв. |
Активні документи та записи, збережені разом. |
