Використання повторюваних списків завдань

У цій статті 

Огляд

Перетворення списку завдань на повторюваний

Публікація списку повторюваних завдань

Перепланувати екземпляр

Пропустити екземпляр

Редагування повторення для ряду списків завдань

Скасування повторення для ряду списків завдань

Скасування публікації ряду списків завдань

Скасування публікації списку в ряді списку завдань

Огляд

Публікування списку повторюваних завдань – це чудовий спосіб роботи з рутинними завданнями, які потрібно виконати. Нижче наведено загальні відомості про те, як це працює.

• Ви можете додати повторення до стандартного списку завдань у розділі Чернетки , визначивши параметри повторення та дати початку та завершення. У результаті список одноразових завдань буде змінено на повторюваний список завдань. Коли все буде готово, можна опублікувати низку повторюваних завдань.

• Після публікації перший екземпляр повторюваного ряду відображається в розділі Заплановано , доки не настає час публікації. Під час публікації запланованого екземпляра буде автоматично створено наступний екземпляр.

• Коли створюється новий екземпляр, терміни виконання завдання оновлюються автоматично залежно від того, наскільки далеко вони перебувають після вибраної дати початку ряду . Скажімо, наприклад, ви створили повторюваний щомісячний ряд п'ятнадцятого кожного місяця. Якщо вибрати дату початку ряду 15 січня та включити завдання, яке має відбутися 17 січня, другий екземпляр, запланований на 15 лютого, також має дводенний зсув. Завдання має відбутися 17 лютого. Докладні відомості див. в розділі Повторення списку завдань цієї статті.

• Після публікації першого екземпляра в серії список завдань з'явиться в розділі Опублікований. Ви можете розгорнути його, щоб відобразити всі опубліковані екземпляри списку завдань.

• Ви можете редагувати завдання в ряді або запланованому екземплярі. Крім того, завдання можна редагувати в опублікованому екземплярі ряду списків завдань.

• (Очікується незабаром) Команди одержувачів можна редагувати для низки або запланованого екземпляра. Команди одержувачів не можна редагувати для вже опублікованих екземплярів.

• Щоб внести зміни до завдань або одержувачів ряду, де перший екземпляр ще не опубліковано, можна скасувати ряд. Якщо екземпляри ще не опубліковано, ця серія повернеться до чернеток.

• Звітування про екземпляри списку завдань можна переглянути після публікації так само, як і зі списками завдань, які не повторюються.

• Також можна скасувати публікацію екземплярів списку завдань або низки завдань, коли вони більше не потрібні або якщо ви зробите помилку.

Перетворення списку завдань на повторюваний

Застосовуйте інтервал повторення до списку завдань, доступного для публікації, щоб автоматично публікувати його за повторюваним розкладом, наприклад щоденним, щотижневим, щомісячним або щорічним.

1. На сторінці Публікація програми Planner виберіть список у розділі Чернетки або створіть новий список, а потім виберіть Не повторювати.
   
   

2. У діалоговому вікні Повторення списку виберіть параметри повторення для списку.
   
   

   • Інтервал повторення. За замовчуванням день, тиждень і місяць мають дату завершення на два роки від дати початку. Усі інтервали повторення мають максимальну дату завершення в п'ять років від дати початку.

   • Опублікувати час і часовий пояс.

   • Дати початку та завершення. Екземпляри публікуються, лише коли вони відбуваються в день початку або після неї, а також до дати завершення.

     Примітка.: Радимо встановити дату початку публікації першого екземпляра. Якщо дата початку ряду та дата публікації першого екземпляра відрізняються, автоматичне коригування дати базуватиметься на даті початку ряду.
     
     Наприклад, ряд повторюється десятою числа кожного місяця з датою початку 1 січня та містить завдання, яке має відбутися 12 січня. У цьому прикладі завдання має відбутися через 11 днів після дати публікації кожного майбутнього екземпляра, а не через два дні після цього. Це пов'язано з тим, що автоматичне коригування дати базується на даті початку (1 січня), а не на дату публікації першого екземпляра (10 січня). 
     
     Система використовує дату початку для цього обчислення, оскільки це значення, яке ви встановлюєте безпосередньо, що забезпечує більш прямий контроль над поведінкою терміну. 

Публікація списку повторюваних завдань

Коли список завдань буде готовий до роботи, опублікуйте його в командах, учасники яких виконуватимуть цю роботу. 

1. У розділі Чернетки виберіть список повторюваних завдань, а потім у верхньому правому куті виберіть Опублікувати ряд.

2. Виберіть команди, які отримають список завдань. 
   
   Вибір цих команд працює однаково для повторюваних списків і списків, які не повторюються. Ви можете вибрати команди з ієрархії та скористатися основним списком Teams і/або будь-якими доступними фільтрами, щоб знайти команди, які потрібно включити. Крім того, можна передати спеціальний список команд.

3. Укажіть, чи слід сповіщати команди одержувачів.

4. Натисніть кнопку Далі та перегляньте план публікації. Щоб внести зміни, натисніть кнопку Назад.

5. Установіть прапорець Готово, тут усе виглядатиме добре , а потім натисніть кнопку Опублікувати. 
   
   Підготовка списку повторюваних завдань може тривати певний час. Може з'явитися повідомлення про те, що список завдань планується.

6. Список завдань з'явиться в розділі Заплановано на завершення дії. Наступний екземпляр повторюваного списку відображається в розділі Заплановано, і його буде опубліковано в заплановані дату й час.

   Увага!: Якщо з'являються піктограми оповіщень, виберіть елемент Докладно, щоб вирішити цю проблему.

   
   
   Після публікації першого екземпляра список завдань також з'явиться в розділі Опубліковані, де він представляє ряд повторюваних завдань. Ви можете розгорнути його, щоб переглянути опубліковані екземпляри в серії. Коли екземпляр публікується, наступний екземпляр у серії створюється в розділі Заплановано.

Докладні відомості про публікування списків завдань див. в статті Публікація списку завдань.

Перепланувати екземпляр

Ви можете перепланувати майбутній екземпляр повторюваного списку завдань. Наприклад, це може знадобитися, якщо наступна дата публікації припадає на корпоративне свято. 

Ви можете будь-коли перепланувати на дату наступного запланованого екземпляра.

1. У розділі Заплановано перейдіть до списку завдань, який потрібно перепланувати, а потім виберіть Додаткові дії > Редагувати екземпляр.
   
   

2. Виберіть розкривне меню інтервалу повторення (наприклад, Щопонеділка), а потім виберіть Перепланувати цей екземпляр.
   
   

3. У діалоговому вікні Перепланувати цей екземпляр виберіть нову дату публікації, час публікації та/або часовий пояс за потреби та натисніть кнопку Зберегти.

Пропустити екземпляр

Ви можете пропустити майбутній екземпляр списку повторюваних завдань. Наприклад, це може знадобитися, якщо всі співробітники не працюють, оскільки наступна дата публікації припадає на свято компанії.

1. У розділі Заплановано перейдіть до списку завдань, а потім виберіть додаткові дії > Редагувати екземпляр.

2. Виберіть розкривне меню інтервалу повторення та натисніть кнопку Пропустити цей екземпляр.

3. У діалоговому вікні Пропустити екземпляр перегляньте відомості та натисніть кнопку Пропустити екземпляр.
   
   Пропущений екземпляр більше не відображатиметься в розділі Заплановано , і його не буде опубліковано.

Редагування повторення для ряду списків завдань

Якщо потрібно змінити інтервал повторення або інші параметри повторення, змініть повторення для ряду повторюваних завдань. Зміни застосовуються до наступного екземпляра та всіх майбутніх екземплярів.

1. Якщо принаймні один екземпляр уже опубліковано, знайдіть ряд списку завдань у розділі Опублікований, виберіть ряд списку завдань, який потрібно змінити, а потім виберіть Додаткові дії > Редагувати ряд. Обов'язково виберіть ряд, а не один із опублікованих екземплярів у серії.
   
   

2. Виберіть розкривне меню інтервалу повторення, а потім натисніть кнопку Редагувати повторення.
   
   

3. У діалоговому вікні Повторення списку внесіть потрібні зміни для ряду списків завдань.

4. Перегляньте внесені зміни та натисніть кнопку Зберегти. Коли список буде опубліковано, зміни застосовуються до всіх майбутніх екземплярів повторюваного списку завдань.

Скасування повторення для ряду списків завдань

Якщо більше не потрібно, щоб повторюваний список завдань продовжив публікацію, можна припинити (скасувати) повторення.  Усі майбутні екземпляри списку завдань не публікуватимуться.

1. У розділі Опублікований перейдіть до низки повторюваних завдань, а потім виберіть Додаткові дії > Редагувати ряд.

2. Виберіть розкривне меню інтервалу повторення та натисніть кнопку Скасувати ряд.

3. У діалоговому вікні Скасувати ряд переконайтеся, що потрібно скасувати ряд, і натисніть кнопку Так.

• Наступний запланований екземпляр і всі майбутні екземпляри більше не відображаються в розділі Заплановано.

• Наявний шаблон повторюваного списку завдань і відповідні опубліковані екземпляри все ще відображаються в розділі Опубліковані та доступні для звітування.

• Якщо для ряду ще не опубліковано жодного списку, повторюваний список завдань відображатиметься в розділі Чернетки.

Скасування публікації ряду списків завдань

Можна скасувати публікацію ряду списків завдань, щоб видалити непотрібні завдання або виправити помилку під час надсилання ряду. У разі помилки пам'ятайте, що можна редагувати завдання в списку запланованих завдань або опублікованому списку завдань, включно з екземплярами списку завдань, опублікованими як частина повторюваного ряду. Якщо потрібно скасувати публікацію списку завдань через помилку, радимо зробити це якомога швидше, щоб зменшити призначення та виконання знищених завдань.

Якщо потрібно скасувати публікацію ряду списків завдань, виконайте наведені нижче дії. Ряди списків завдань і всі його списки перемістяться до неопублікованого розділу, і їх можна дублювати, але не можна повторно опублікувати.  

1. У розділі Опубліковані поруч із рядом завдань, який потрібно скасувати публікацію, виберіть Додаткові дії > Скасувати публікацію ряду.

2. Переконайтеся, що потрібно скасувати публікацію ряду, і натисніть кнопку Скасувати публікацію ряду.

3. Коли ряд списку та пов'язані списки з'являться в розділі Неопубліковані, їх можна видалити або дублювати, відредагувати копію та опублікувати відредаговану копію.  

Скасування публікації списку в ряді списку завдань

Можна скасувати публікацію певного екземпляра списку завдань у ряді завдань, щоб видалити непотрібні завдання або виправити помилку під час надсилання списку завдань. У разі помилки пам'ятайте, що можна редагувати завдання в опублікованому списку завдань, зокрема екземпляр списку завдань, опублікований як частина повторюваного ряду. Якщо потрібно скасувати публікацію списку завдань через помилку, радимо зробити це якомога швидше, щоб зменшити призначення та виконання знищених завдань.

Якщо потрібно скасувати публікацію списку в ряді завдань, виконайте наведені нижче дії. Список завдань переміститься до неопублікованого розділу, і його можна дублювати, але його не можна повторно опублікувати.  

1. У розділі Опубліковані розгорніть ряди списків завдань, перейдіть до списку, який потрібно скасувати, а потім виберіть додаткові дії > Скасувати публікацію.

2. Підтвердьте скасування публікації списку, а потім натисніть кнопку Скасувати публікацію.

3. Коли список з'явиться в розділі Неопублікований, його можна видалити або дублювати, відредагувати копію та опублікувати відредаговану копію.

Див. також

Публікація списків завдань для визначення та відстеження роботи в організації

Установлення вимог для завершення завдання у списку завдань