Якщо у програмі Outlook використовується обліковий запис Microsoft 365 або Microsoft Exchange, можна скористатися помічником із планування та пошуком приміщень, щоб планувати наради.
Примітка.: Нова версія Room Finder вперше з'Outlook для Microsoft 365 починаючи з версії 2012 (збірка 13530.20316). Функція "Пошук приміщень" має залежність від WebView2, яка почала розгортатися в програмах Microsoft 365 1 квітня 2021 року версії 2101 (збірка 13628.20274) і новіших. Докладні відомості про WebView2 див. в документації адміністратора: Microsoft Edge WebView2 та Програми Microsoft 365.
-
У новій нараді додайте обов'язкових учасників, час початку та час завершення, а потім натисніть кнопку Пошук приміщень у кінці поля Розташування .Крім того, можна вибрати елемент у полі Розташування та вибрати огляд за допомогою засобу пошуку приміщень у нижній частині списку запропонованих розташувань.
-
Виберіть відомості про кімнату в Finder. Ці конференц-зали настроює адміністратор Microsoft Exchange або Microsoft 365.
-
Якщо нарада містить кілька учасників і зайняті конференц-зали, може бути складно знайти час, який підходить для всіх учасників. Щоб знайти доступність для людей і кімнат, натисніть кнопку Помічник із планування на стрічці, а потім виберіть автовибір і виберіть відповідні умови.
Примітка.: Ця функція замінює функцію "Пропоновані години " з попередніх версій Outlook.
-
Знайшовши відповідний проміжок часу та додайте до наради конференц-залу, натисніть кнопку Нарада на стрічці. Потім можна закрити засіб пошуку приміщень. Завершивши настроювання наради, натисніть кнопку Надіслати.
Використання помічника з планування
-
У папці "Вхідні" виберіть елемент Нові елементи > Нарада або в календарі натисніть кнопку Створити нараду. Ви також можете скористатися клавішами Ctrl+Shift+Й, щоб створити нове запрошення на нараду.
-
Додавання учасників у полі Обов'язковий або Необов'язковий аргумент .
-
У полі Тема введіть опис наради або події.
-
Виберіть помічник із планування на стрічці. У полі Кому відображатиметься рядок для кожного одержувача, введеного вами. Якщо потрібно додати інших учасників, можна ввести його ім'я в будь-якому пустому рядку в помічнику з планування.
-
Час, коли учасники зайняті, відображаються темно-синім кольором. Час, коли учасники мають орієнтовну зустріч, відображаються у світло-синьому гешованій блоці, а час поза робочим часом учасників відображається світло-сірим кольором. Виберіть доступний час для всіх учасників.
Використання finder кімнати
-
Під час нової наради натисніть кнопку Помічник із планування на стрічці. Натисніть кнопку Пошук приміщень праворуч від поля Розташування або виберіть Огляд за допомогою Засобу пошуку приміщень у нижній частині списку запропонованих розташувань.
-
Потім знайдіть будівлю в місті, де потрібно зустрітися, за допомогою розкривного меню в полі "Будівля " або введіть у поле "Будівля ".
-
Вибравши будівлю, можна переглянути та відфільтрувати кімнати в цій будівлі за типом, місткістю, поверхом і функціями. Ці списки настроює адміністратор Microsoft Exchange або Microsoft 365.
-
Виберіть доступне приміщення, щоб додати кімнату до помічника з планування та до наради як одержувача.
-
Якщо потрібно повторити нараду, у меню Нарада в групі Параметри натисніть кнопку Повторення, виберіть шаблон повторення, а потім натисніть кнопку OK. Якщо додати шаблон повторення до запрошення на нараду, меню Нарада зміниться на Повторювана нарада.
-
Завершивши настроювання наради, натисніть кнопку Надіслати.
Знайти засіб пошуку приміщень
Під час нової наради натисніть кнопку Огляд із Places в нижній частині пропонованих розташувань.Потім знайдіть будівлю в місті, де потрібно зустрітися, за допомогою розкривного меню в полі "Будівля " або введіть у поле "Будівля ".
Вибравши будівлю, можна переглянути та відфільтрувати кімнати в цій будівлі за типом, місткістю, поверхом і функціями.
Використання finder кімнати
Під час нової наради виберіть елемент Огляд інших приміщень у розділі Додати розташування , а потім виберіть Пошук приміщень.
Потім знайдіть будівлю в місті, де потрібно зустрітися, за допомогою розкривного меню в полі "Будівля " або введіть у поле "Будівля ".
Вибравши будівлю, можна переглянути та відфільтрувати кімнати в цій будівлі за типом, місткістю, поверхом і функціями.
Використання finder кімнати
Знайдіть і забронюйте конференц-зали на екрані Нова подія за допомогою функції Огляд конференц-залів.
Потім знайдіть будівлю в місті, де потрібно зустрітися, ввівши її в полі Будівля .
