Керування даними за допомогою запитів

Початок роботи із запитами

Ваш браузер не підтримує відео. Інсталюйте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player або Internet Explorer 9.

Спробуйте!

За допомогою запитів можна відповісти на ділові або інші запитання на основі даних, а також швидко й легко вносити групові оновлення або видаляти відомості з бази даних.

Що таке запити?

Запити в Access схожі на запитання, які потрібно знайти в базі даних, навіть конкретні, пов'язані з цією інформацією.

У запитах інколи використовуються дані лише з однієї таблиці та кілька разів. Наприклад, можна просто знайти номер телефону контакту, для якого потрібен простий запит поля номера телефону для певної особи в таблиці контактів. Або можна об'єднати дані з кількох таблиць, наприклад відомості про клієнтів і замовлення, щоб дізнатися, що замовив клієнт.

В Access запит – це об'єкт бази даних. У ньому не зберігаються дані. Натомість відобразяться дані, які зберігаються в таблицях, і ці дані будуть доступні для роботи. Запит може відображати дані з однієї або кількох таблиць, з інших запитів або з однієї комбінації з них. Наприклад:

  • Перегляд даних за допомогою вибіркового запиту. Знайдіть і перегляньте відомості з однієї або кількох таблиць, указавши умови, яким мають відповідати дані, і вибравши значення для відображення. Наприклад, можна попросити переглянути всі продукти, створені за допомогою tailspin Toys.

  • Введіть умови та виконайте пошук у льоту. Створення запити для повторного використання, які завжди запитують умови пошуку. Наприклад, можна створити запит, у якому користувач запитає ім'я постачальника для пошуку, а потім відображає всі продукти, придбані в цього постачальника.

  • Оновіть або додайте дані на основі запиту. Запит на дані, а потім за допомогою результатів автоматично вводьте або оновіть відомості. Наприклад, якщо tailspin Toys додав "TT" на початку назв усіх своїх продуктів, знайдіть усі продукти компанії, а потім оновіть назви продуктів, щоб кожен запис починався з "TT" – усе це через запит на оновлення.

  • Видалення даних на основі запиту. Знайдіть відомості або записи та видаліть їх. Наприклад, якщо tailspin Toys виходить з бізнесу, а продукція компанії більше не доступна для продажу, знайдіть усі свої продукти та автоматично видаліть їх із відповідних таблиць.

Скористайтеся майстром запитів, щоб створити вибірковий запит, який відображає відомості у вікні табличного подання даних.

Примітка.: Деякі елементи конструктора недоступні під час використання майстра. За потреби змініть запит у режимі конструктора після його створення.

Примітка.: Перш ніж створювати запит, переконайтеся, що зв'язки між таблицями в базі даних встановлено, оскільки вони використовуються під час запиту даних. Докладні відомості див. в статті Початок роботи зі зв'язками таблиць і пов'язаними модулями в цьому навчальному посібнику.

Створення запиту

  1. Виберіть майстер Створення > запитів.

  2. Виберіть майстер простих запитів, а потім натисніть кнопку OK.

  3. Виберіть таблицю або запит із полем, а потім додайте поле до списку Вибрані поля . Завершивши, натисніть кнопку Далі.

    Додайте потрібну кількість полів із будь-якої кількості таблиць.

    Якщо ви додали числове поле

    Якщо числові поля додано, майстер запитає, у якому вигляді запит має повертати дані: докладному або зведеному. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб переглянути окремі записи, натисніть кнопку Докладно, а потім – Далі. Перейдіть до кроку 4.

    • Щоб відобразити зведені числові дані, наприклад середні значення, виберіть Елемент Зведення , а потім – Параметри зведення. Укажіть поля, які потрібно підсумувати, і спосіб підсумування даних. Буде відображено лише числові поля. Для кожного числового поля виберіть функцію:

      • Сум:   запит обчислює суму всіх значень поля.

      • Срдн:    запит обчислює середнє значення поля.

      • Міні:    запит повертає найменше значення поля.

      • Макс:   запит повертає найбільше значення поля.

    • Якщо потрібно, щоб результати запиту включать кількість записів у джерелі даних, виберіть для цієї таблиці значення Кількість записів у таблиці .

      Якщо ви додали поле дати й часу

      Майстер запитає, як групувати значення дат. Наприклад, ви додали до запиту числове поле, наприклад ціну, а також поле дати й часу, наприклад час транзакції, а потім указано в діалоговому вікні Параметри зведення , яке має відображати середнє значення поля ціни. Оскільки ви включили поле дати й часу, можна обчислити зведені значення для кожного унікального значення дати й часу для кожного дня, місяця, кварталу або року.

      Виберіть період часу, за допомогою якого потрібно згрупувати значення дати й часу, а потім натисніть кнопку Далі.

      Примітка.: У режимі конструктора доступні додаткові параметри групування значень дати й часу.

  4. Надайте запиту назву.

  5. Укажіть, чи потрібно відкрити запит (у вікні табличного подання даних) чи змінити запит (у режимі конструктора). Потім натисніть кнопку Готово.

Бажаєте отримати додаткову інформацію?

Створення й виконання запиту на оновлення

Навчальні курси з Excel

Навчальні курси з Outlook

Потрібна додаткова довідка?

Потрібні додаткові параметри?

Ознайомтеся з перевагами передплати, перегляньте навчальні курси, дізнайтесь, як захистити свій пристрій тощо.

Спільноти допомагають ставити запитання й відповідати на них, надавати відгуки та дізнаватися думки висококваліфікованих експертів.