Microsoft 365 пропонує різні типи груп, які допомагають командам ефективніше співпрацювати. Кожен тип групи має унікальне призначення, наприклад керування розмовами електронною поштою, надання спільного доступу до файлів або впорядкування заходів. У цій статті описано різні типи груп у Microsoft 365, для яких їх можна використовувати, щоб ви могли вибрати потрібний для співпраці.
Типи груп у Microsoft 365
-
Групи Microsoft 365 проект для співпраці у вашій організації. Вони постачаються з адресою електронної пошти групи та сайтом SharePoint, де можна надавати спільний доступ до документів, нотаток і порядків денних нарад. За допомогою Групи Microsoft 365 можна керувати проектами, спілкуванням у групі та спільним доступом до документів.
-
Групи розсилки використовуються для трансляції інформації та оновлень для користувачів як в організації, так і за її межами. Вони можуть використовуватися для надання спільного доступу до оновлень завдань, організаційних змін або подій для певного набору клієнтів або працівників.
-
Групи безпеки призначені для надання доступу до ресурсів Microsoft 365 і спрощення адміністрування. Вони можуть використовуватися для надання доступу до важливих корпоративних ресурсів, таких як інструменти, портали, звіти та пристрої, наприклад принтери.
-
Поштові групи безпеки схожі на групи безпеки, але з додатковою можливістю надсилати електронні листи всім учасникам. Вони можуть використовуватися для надсилання новин, рекламних акцій і оновлень компанії вашій команді збуту.
Групи можна створювати в програмах Центр адміністрування Microsoft 365 або Microsoft 365, таких як Outlook, Teams тощо. Залежно від настройок організації групи можна створювати онлайн або локально. Створивши, ви можете додавати учасників, налаштовувати дозволи та використовувати їх для співпраці, спілкування та спільного доступу до ресурсів.
Ролі власників, учасників і гостей у групах
-
Власник – власник групи – це особа, яка створює групу та має повний контроль над нею. Власники можуть додавати або видаляти учасників, змінювати параметри групи та керувати ресурсами групи, такими як файли та календарі.
-
Учасник – учасники – це люди, яких власник додається до групи. Учасники можуть отримувати доступ до ресурсів групи та брати участь у групових розмовах.
-
Гість – це користувачі, які не є учасниками вашої організації, але власники отримують доступ до ресурсів групи. Гостей можна запросити приєднатися до групи для спільної роботи над певними проектами або надання відгуків. Дізнайтеся більше про те, як додавати користувачів-гостей до груп Microsoft 365.
Керування групами в Microsoft 365
У Microsoft 365 можна створювати групи, керувати ними та зрештою списувати їх. Під час створення групи власник може вибрати тип групи, додати учасників і встановити дозволи. Створивши групу, власник може керувати нею, додаючи або видаляючи учасників, змінюючи параметри групи та керуючи ресурсами, такими як файли та календарі. У якийсь момент група може більше не знадобитися, і власник може звільнити групу, яка видаляє її з системи та перешкоджає будь-якому користувачу отримати доступ до її ресурсів.
Важливо зазначити, що групи вимагають від власника належної роботи. Якщо група не має власника або власника видалено, автоматизована система призначає групі нового власника. Цей процес допомагає забезпечити функціональність груп і гарантує, що завжди є власник, відповідальний за керування групою. Дізнайтеся більше про те, як керувати групами Microsoft 365 без власника.
