Наведені нижче дії можуть вплинути на конфіденційність, зробивши потенційно конфіденційну інформацію доступною для третіх осіб або дозволивши вам контролювати, які відомості можуть бути доступні.
На вкладці Створити (перейдіть на вкладку Файл і натисніть кнопку Створити) можна надати актуальну допомогу, завантажену з Office.com книг на основі шаблонів. Ви також можете надіслати відгук про шаблони та надати числову оцінку для кожного завантаженого шаблону.
Коли ви відкриваєте шаблон або файл на основі шаблону, контакти Excel (залежно від настройок онлайнової довідки) Office.com. Він надсилає ідентифікатор цього шаблону, програму та версію, яка зараз використовується, разом зі стандартними відомостями про комп'ютер.
Ідентифікатор шаблону використовується для визначення вихідного шаблону як завантаженого з Office.com або для інсталяції Excel. Вона не ідентифікує вашу книгу унікальним чином. Ідентифікатор однаковий для всіх користувачів одного шаблону.
Якщо ви вирішите створити посилання на зображення, файл, джерело даних або інший документ на жорсткому диску або на сервері, шлях до цього файлу буде збережено в книзі. У деяких випадках посилання може містити ваше ім'я користувача або відомості про сервери у вашій мережі. У разі зв'язку з даними можна зберегти ім'я користувача або пароль у зв'язку з даними.
Крім того, коли ви застосовуєте XML-схему до книги, у книзі зберігається шлях до створеної XML-схеми. У деяких випадках цей шлях може містити ваше ім'я користувача.
Коли ви створюєте функцію даних аркуша або звіт зведеної таблиці із зовнішнього джерела даних, дані, які ви запитуєте з цього джерела, зберігаються як частина аркуша разом з унікальним ідентифікатором джерела даних. Також зберігається ім'я користувача, який востаннє оновив кеш.
Залежно від того, як налаштовано книгу або звіт зведеної таблиці, може відображатися лише підмножина збережених даних. Щоб видалити всі збережені дані, видаліть зв'язок із джерелом даних із функцій даних аркуша та видаліть усі зведення, що посилаються на дані.
Створюючи діаграму в програмі Excel, можна відфільтрувати вибрані для діаграми дані, щоб відображалася лише частина даних. Проте всі вибрані дані зберігаються разом із діаграмою. Щоб інші користувачі не могли змінювати діаграму або переглядати її дані, вставте діаграму як точковий рисунок, коли ви копіюєте її в програму Microsoft. Якщо дані в діаграмі походить із зовнішнього джерела даних, ви можете захистити діаграму паролем, щоб інші користувачі не могли оновити діаграму найновішими даними із зовнішнього джерела. Якщо діаграма базується на даних у книзі, захист діаграми паролем може завадити іншим користувачам змінювати дані, які відображаються на діаграмі.
Коли ви друкуєте книгу Excel, а потім зберігаєте її, програма Excel зберігає шлях до принтера разом із документом. У деяких випадках шлях може містити ім'я користувача або ім'я комп'ютера.
Програма Excel дає змогу додавати та редагувати текст заміщення для таблиць, фігур, зображень, діаграм, рисунків SmartArt та інших об'єктів у книгах. Текст заміщення зберігається разом із книгою та може містити особисті відомості, додані будь-яким співавтором презентації. Для деяких об'єктів, наприклад зображень, вставлених у книгу, стандартний текст заміщення містить шлях до файлу об'єкта, який ви вставляєте.
Текст заміщення можна використовувати за допомогою спеціальних можливостей, наприклад невізуальних екранів. Текст заміщення доступний для всіх, хто має доступ до файлу.
Програма Excel дає змогу отримати доступ до робочої області для документів у Службі SharePoint. Робоча область для документів – це спільний простір, у якому можна співпрацювати з іншими учасниками групи над однією або кількома книгами.
Коли ви отримуєте доступ до робочої області для документів, Excel завантажує дані із сайту робочої області для документів, щоб надавати вам відомості про цей сайт. Ці дані включають:
-
ім’я сайту;
-
URL-адреса або адреса сайту
-
Імена, адреси електронної пошти та рівні дозволів користувачів сайту
-
Списки документів, завдань та інших відомостей, доступних на сайті
Програма Excel також зберігає список сайтів робочої області для документів, які ви відвідали на комп'ютері у вигляді файлів cookie. Цей список використовується для швидкого доступу до сайтів, які ви відвідували раніше. Список відвіданих сайтів недоступний корпорацією Майкрософт і не надається в Інтернеті, якщо ви не вирішите зробити список більш широко доступним.
Факсимільна служба дає змогу надсилати факс через Інтернет і впорядковувати надіслані факси в Microsoft Outlook. Щоб скористатися факсом, потрібно зареєструватися в постачальника факсимільний зв'язку окремо від корпорації Майкрософт, який обробляє факси та надсилає їх через Інтернет. Корпорація Майкрософт не збирає дані за допомогою функції факсимільні служби.
Під час реєстрації факсимільного зв'язку постачальник факсимільний зв'язку створює реєстраційний пакет, який зберігає постачальник факсимільний зв'язку та Excel. Пакет складається з адреси веб-сайту постачальника факсимільний зв'язку та маркера, який підтверджує ваш доступ до постачальника факсимільний зв'язку. Коли ви надсилаєте факс із програми Excel, цей реєстраційний пакет додається до документа.
Крім того, за допомогою служби факсу можна обчислити ціну факсу, не надсилаючи факс. Якщо ви вирішите обчислити ціну факсу, програма Excel надішле вам маркер реєстрації за допомогою зашифрованого підключення, номер телефону, на який потрібно надіслати факс, а також кількість сторінок факсу постачальнику факсу. Корпорація Майкрософт не отримує та не зберігає ці відомості.
Програма Excel дає змогу запитувати відомості про певний термін або фразу від низки постачальників вмісту преміум-класу. Коли ви запитуєте пошук за певним словом або фразою, Програма Excel використовує Інтернет, щоб надіслати запитаний текст, програмний продукт, який ви зараз використовуєте, локалізація, на яку встановлено систему, і відомості про авторизацію, яка вказує на те, що ви маєте право завантажувати довідкові відомості, якщо це необхідно від третьої сторони.
Програма Excel надсилає ці відомості до вибраної служби корпорації Майкрософт або стороннього постачальника. Ця служба повертає відомості про запитане слово або фразу.
Часто отримана інформація містить посилання на додаткові відомості з веб-сайту служби. Якщо вибрати це посилання, постачальник послуг може додати файл cookie до вашої системи, щоб ідентифікувати вас для майбутніх транзакцій. Корпорація Майкрософт не несе відповідальність за принципи конфіденційності сторонніх веб-сайтів і служб. Корпорація Майкрософт не отримує та не зберігає ці відомості, якщо ви не запитуєте службу, що належить корпорації Майкрософт.
Ви можете вимкнути довідкові матеріали та посилання, виконавши такі дії:
Адміністратор може обмежити цей параметр. У такому разі ви не зможете ввімкнути або вимкнути його самостійно.
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Натисніть кнопку Обліковий запис.
-
У розділі Конфіденційність облікового запису натисніть кнопку Керування настройками.
-
У розділі Необов'язкові підключені служби зніміть прапорець Увімкнути необов'язкові підключені можливості .
Увага!: Це вимкне всі необов'язкові підключені служби, а не лише довідкові матеріали та довідкові матеріали.
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Виберіть пункт Параметри.
-
Виберіть категорію Центр безпеки та конфіденційності.
-
Натисніть кнопку Настройки центру безпеки та конфіденційності.
-
Натисніть кнопку Параметри конфіденційності, а потім зніміть прапорець Дозволити області завдань Довідкові матеріали перевіряти наявність нових служб і інсталювати їх .
Програма Excel дає змогу перекладати весь документ або його частину за допомогою двомовного словника або машинного перекладу. Ви можете вибрати спосіб перекладу документа.
Ви можете вибрати або ввести слово чи фразу, які потрібно перекласти, або перекласти весь документ у будь-якому випадку, вибравши відповідний варіант перекладу в області Довідкові матеріали та посилання.
Якщо вибрати або ввести слово чи фразу, які потрібно перекласти, введену фразу буде порівняна з двомовним словником. Деякі двомовні словники входять до складу програмного забезпечення, а інші – з Office.com. Якщо введеного слова або фрази немає в двомовному словнику, включеному до програмного забезпечення, слово або фразу буде надіслано незашифровано до корпорації Майкрософт або сторонньої служби перекладу.
Якщо потрібно перекласти всю книгу, вона надсилається незашифровано до корпорації Майкрософт або сторонньої служби перекладу. Як і будь-яка інформація, надіслана через Інтернет, інші користувачі зможуть побачити слово, фразу або книгу, яку ви перекладаєте.
Якщо ви вирішите використовувати один зі словників, доступних у службі перекладу Office.com або сторонньої служби перекладу, Програма Excel використовує Інтернет, щоб надсилати запитаний текст, тип програмного забезпечення, а також мову та мову, на яку встановлено систему. Для сторонніх служб перекладу програма Excel також може надсилати раніше кешовані відомості про автентифікацію, які вказують на те, що ви раніше зареєструвалися для доступу до веб-сайту.
Microsoft SharePoint надає функції аудиту, які дають змогу адміністраторам надійно відстежувати роботу користувачів із певним вмістом.
Коли адміністратори SharePoint активують функцію аудиту, сервер автоматично записує в базі даних вмісту SharePoint певні дії, які виконав користувач. Ці дії включають перегляд, редагування, повернення з редагування та взяття на редагування. Для кожної записаної дії сервер записує відомості про файл, дію та ідентифікатор SharePoint користувача. Дані до корпорації Майкрософт не надсилаються в рамках цієї функції.
Цю функцію вимкнуто за замовчуванням і вона доступна лише адміністраторам сайтів SharePoint, де зберігається вміст.
Програма Excel дає змогу надсилати миттєві повідомлення з самої програми та надавати оповіщення, коли користувачі перебувають у мережі або коли певні зміни вносяться до спільних книг або робочих областей.
Програма Excel може використовувати клієнт обміну миттєвими повідомленнями, щоб надавати можливість бачити присутність інших людей в Інтернеті та надсилати їм повідомлення. Програма Excel містить веб-елемент керування, який дає змогу відображати дані про присутність миттєвих повідомлень на веб-сторінці. Сторінки Microsoft SharePoint використовують цей елемент керування. Ці сторінки не передають дані про присутність назад на веб-сервер.
Цей веб-елемент керування можна використовувати, щоб передавати дані про присутність із програми обміну миттєвими повідомленнями на веб-сервер. За замовчуванням дані про присутність можна надсилати лише на сайти інтрамережі, надійні сайти та сайти на локальному комп'ютері.
Програма Excel використовує формати файлів на основі XML. Ці формати файлів XML розширюються, тобто користувачі можуть указати додаткові схеми або теги у файлах. Надбудова або інший код стороннього постачальника також може вкладати додаткові відомості про метадані до цих форматів файлів XML, які не можна переглянути в програмі Excel.
Ви можете перевірити метадані, пов'язані з XML-файлом, переглянувши їх у засобі перегляду тексту.
За замовчуванням, якщо зберегти примітки у файлі, програма Excel додасть ініціали до кожної примітки. Ці відомості зможуть переглядати всі користувачі, які мають доступ до вашого файлу.
Ви можете видалити свої особисті відомості з цих приміток, виконавши такі дії:
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Натисніть кнопку Відомості.
-
Клацніть елемент Перевірити на наявність проблем, а потім – елемент Перевірити документ.
За замовчуванням, якщо внести зміни до файлу з увімкнутим функцією "Виправлення", ім'я користувача та/або ініціали зберігаються в книзі та пов'язані зі змінами, які ви вносити. Ця інформація, включно з вихідним і зміненим текстом, буде доступна всім, хто має доступ до файлу.
Коли ці зміни буде прийнято або відхилено, ваше ім'я буде видалено. Ви також можете видалити свої особисті відомості з цих змін, виконавши такі дії:
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Натисніть кнопку Відомості.
-
Клацніть елемент Перевірити на наявність проблем, а потім – елемент Перевірити документ.
У деяких випадках програма Excel зберігає ваше ім'я, щоб забезпечити кращу роботу під час використання деяких функцій. Наприклад, ваше ім'я зберігається в таких розташуваннях:
-
Поля «Автор»
-
Властивість файлу AuthorName
Ви можете видалити своє ім'я з цих полів і властивостей, виконавши такі дії:
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Натисніть кнопку Відомості.
-
Клацніть елемент Перевірити на наявність проблем, а потім – елемент Перевірити документ.
Рішення Microsoft Office, створені іншими компаніями, також можуть містити ваше ім'я або інші особисті відомості в настроюваних властивостях, пов'язаних із файлом.
Якщо використовується веб-елемент керування Microsoft Office, доступ до даних Microsoft Excel, DataCalc або інші функції, які дають змогу підключатися безпосередньо до іншого джерела даних, відомості про авторизацію (ідентифікатор користувача та пароль) можуть зберігатися в книзі. Щоб змінити або видалити ці відомості авторизації, потрібно змінити властивості підключення за допомогою методу, характерного для методу підключення.
Записування макросів дає змогу записати послідовність дій, щоб відтворити їх пізніше. Якщо ви вирішите записати макрос, ім'я користувача буде збережено як примітку в коді під час створення макросу. Ім'я користувача можна видалити з цього розташування вручну.
Цифровий підпис – це необов'язкова функція, яка дає змогу автентифікувати особу особи, яка надіслала вам книгу. Цифровий підпис – це унікальне зашифроване значення даних у книзі, яку ви підписуєте. Коли ви надсилаєте книгу з цифровим підписом, підпис надсилається одержувачу разом із даними в книзі та надійним цифровим сертифікатом від вас (відправника). Цифровий сертифікат видається центром сертифікації, наприклад VeriSign, і містить відомості для автентифікації відправника та перевірки, чи вихідний вміст книги не змінено. Програма Excel може автоматично зв'язатися з центром сертифікації в Інтернеті, щоб підтвердити цифровий підпис.
Коли ви підписуєте книгу, відобразиться діалогове вікно з відомостями, включеними до цифрового підпису, наприклад датою й часом системи, номером версії операційної системи, номером версії Microsoft Office і номером версії Excel.
Керування правами доступу до інформації (IRM) дає змогу надати певним користувачам або групам право на доступ до книги та їх змінення. Незважаючи на деякі подібності, функція IRM відрізняється від захисту документів. Засіб IRM дає змогу встановити дозволи для всієї книги для певних дій, наприклад для друку документа або пересилання документа іншим користувачам, а також для читання або редагування книги.
Коли ви зберігаєте книгу з увімкнутим IRM, Excel зберігає в книзі список усіх користувачів, які мають права на доступ до цієї книги та їхні дозволи. Ці відомості зашифровано, щоб лише власники книги могли отримати доступ до цієї інформації.
Крім того, книги з увімкнутим IRM містять ліцензії на вміст. Ліцензія на вміст містить адресу електронної пошти, дозвіл і відомості для автентифікації. Щоразу, коли будь-хто намагається відкрити книгу за допомогою засобу IRM, програма Excel перевіряє ліцензії на вміст, збережені в книзі, на відповідність ідентичності користувача. Якщо користувач ніколи не відкривав книгу раніше, Excel зв'язуватиметься із сервером IRM, перевіряє ідентичність користувача, завантажує нову ліцензію на вміст для користувача (за умови, що користувач має необхідні права) і зберігає цю ліцензію на вміст у книзі.
Власники книг можуть не зберігати ліцензії на вміст у книзі. Однак, якщо цю ліцензію на вміст не збережено в книзі, excel має зв'язуватися із сервером IRM щоразу, коли книгу відкрито. Якщо Excel не підключено до мережі або не вдалося підключитися до сервера IRM, книгу відкрити не можна.
Функція "Захист книги" дає змогу захистити книгу Excel різними способами, наприклад надати лише певним користувачам права на редагування, створення приміток або читання книги.
Коли ви використовуєте захист книги, вам буде запропоновано ввести ідентифікатори користувачів. Ці ідентифікатори користувачів можуть бути у вигляді облікових записів домену Windows NT (наприклад, DOMAIN\ім'я користувача) або адрес електронної пошти Windows Live ID (наприклад, someone@example.com). Ці ідентифікатори користувачів зберігаються щоразу, коли ви надаєте користувачу права на читання або змінення діапазону тексту.
Книгу Excel можна захистити, не використовуючи пароль. Якщо ви вирішите захистити книгу без пароля, будь-який користувач, який читає книгу, зможе побачити ідентифікатори користувачів, яким надано доступ. Крім того, якщо книгу збережено як XML або HTML, ідентифікатори користувачів будуть доступні всім користувачам, які зчитують файл.
Якщо потрібно додатково обмежити доступ до ідентифікаторів користувачів, можна зберегти цей файл за допомогою пароля або за допомогою засобу керування правами доступу до інформації (IRM). Ці ідентифікатори користувачів можуть бачити лише ви та інші користувачі, яким надано доступ.
Під час відкриття певних попередніх версій файлів Excel у microsoft Office перевірка файлів Office перевіряє, чи відповідає структура файлу специфікації від корпорації Майкрософт для цього формату файлу. Якщо файл не проходить перевірку, microsoft Office відкриє його в безпечному поданні.
Копія кожного файлу, який не проходить перевірку файлу Office, зберігається на комп'ютері після виходу з Excel. Засіб звітування про помилки (Microsoft) періодично запитує, чи згодні ви надсилати копії цих файлів до корпорації Майкрософт. Докладні відомості про звітування про помилки Microsoft, зокрема повну декларацію про конфіденційність, див. в декларації корпорації Майкрософт про конфіденційність для звітування про помилки.
Excel автоматично зберігає копії книги під час їх редагування. Це дасть змогу відновити книги, якщо книгу було випадково закрито без збереження змін. Ви можете не зберігати копії книг автоматично, виконавши такі дії:
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Виберіть пункт Параметри.
-
Натисніть кнопку Зберегти.
-
У розділі Збереження книг зніміть прапорець Зберігати останню автоматично відновлену версію, якщо я закриваю без збереження .
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Виберіть пункт Параметри.
-
Натисніть кнопку Зберегти.
-
У розділі Збереження книг зніміть прапорець Зберігати останню автозбережену версію в разі закриття без збереження .
Щоб отримати доступ до останніх збережених версій раніше збережених книг і видалити їх, перейдіть на вкладку Файл , виберіть пункт Відомості та виберіть потрібну книгу в розділі Версії. Щоб отримати доступ до останніх автоматично збережених версій для новостворених книг і видалити їх, перейдіть на вкладку Файл , виберіть пункт Відомості, клацніть Керування версіями, а потім – Відновити незбережені книги. Excel періодично видаляє автоматично збережені книги, якщо вони не відкриваються та не використовуються. Докладні відомості див. в статті Відновлення файлів Office.
